资料的管理办法.doc

资料的管理办法一、 合同资料合同资料有商签单、传真、合同文本、备忘录等1、 商签单的管理 商签单当使用后，为了便于管理及以后查阅，根据广东大唐潮州三百门电厂的编码规定进行编号，建立档案。如需要借阅或者复印，需经项目经理签字。2、 传真的管理 3、 合同文本的管理合同文本当签订后。设立台帐把相关内容录入，然后根据合同的专业分类和签订顺序进行存档。4、 备忘录的管理 二、 现场资料现场资料有验收单、交接单、到货清册、简报、会议纪要、协调会等1、 验收单的管理（1）验收单编号格式：DTP-CZFD-。编号说明：第1位DTP-大唐国际；第2位CZFD-潮电二期；第第3位专业分类：B-锅炉、T-汽机、E-电气、K-热控、Q-其它、TL-脱硫装置、TX-脱硝装置；第5位为合同流水号，从001始。为避免重号，验收单号由各个专业负责人统一编号。（2）归档要求： 当设备开箱验收结束后办理的验收单，经过各个专业审核无问题， 2、 交接单的管理3、 设备清册的管理4、 简报的管理5、 会议纪要的管理6、 协调会议的管理三、 其他资料四、 管理流程资料管理办法第一章 总则第一条（目的） 为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用资料档案信息资源，加强资料档案管理，提高档案管理水平，实现档案工作的标准化、规范化，充分发挥档案工作的作用。制订本办法。第二条 资料档案是指对电厂以后使用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第二章 领导体制和机构设置第三条 资料档案工作由项目经理监督及资料管理员实施。第四条 资料管理领导下做好档案工作，由一名副校长分管，建立档案资料室。第五条 学校档案部门的基本任务如下：（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管利用全校的各类档案及有关资料；（四）负责编辑档案参考与资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；（五）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；（六）负责对全校档案工作人员的业务培训。第六条 各部门主要负责人负责本部门、各分管行政负责本条口的档案的收集、整理和移交工作。学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律。第三章 文件材料的归档、移交和接收工作第七条 各部门及相关人员应建立和完善归档制度，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第八条 各分管校长做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第九条 学校对基建工程、重要设备等进行鉴定或验收时，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收。第十条 学校实行文件材料形成部门、课题组整理归档制度。按规范要求系统整理，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交，档案部门应派人指导立卷工作。第十一条 学校文件材料的归档范围：（一）管理类：主要包括学校党支部、行政、工会、团支部等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。（二）教育教学类：主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、教师培养等活动的文件材料。（三）后勤保障类：主要指校园安全、后勤保障、后勤服务、基本建设、设备仪器添置等方面的文件材料。其中，基本建设类文件材料，按国家档案局、国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19886号）执行；设备仪器类文件材料，主要包括各种购置的教学与办公设备仪器的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（四）会计档案类：按市区财政局、档案局发布的有关规定执行。第十二条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照（胶）片及实物等各种载体形式，并应符合质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。第十三条 归档人员及时间：（一）管理类：在学期结束后一周内由党支部、校长室、工会、团支部等组织负责人牵头整理归档。（二）教育教学类：由教导处负责教学管理、教学实践；教科室负责教学研究、教师培养；由德育处负责德育活动、少先队工作的文件材料。在学期结束后一周整理归档。（三）后勤保障类：在学期结束后一周内，由总务处负责将校园安全、后勤保障、后勤服务等方面的文件材料整理归档。基本建设类文件材料应在项目鉴定或竣工后三个月内归档，设备仪器类文件材料应在设备开箱验收后及时归档；（四）会计档案类：在次年3月底前由会计室整理归档；（五）特殊载体材料随时归档。第十四条 凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。第十五条 学校档案原则上档案资料室永久保管。列入国家档案馆接收范围的，应按规定向国家档案馆移交。第十六条 学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校有关部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案资料室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案资料室捐赠档案的，学校予以奖励。第十七条 学校档案资料室要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。第四章 文件材料的整理第十八条 学校档案资料室要对档案进行分类、编号和排列。学校档案按内容分为：1.管理类；2.教育教学类；3. 后勤保障类；4、.会计档案类； T特殊载体。除管理类文档外各类档案应根据实际情况，增设二级或二级以下类目。（一）管理类、教学类文件材料根据江苏省实施办法（苏档200314号），按保管期限年度分类，以件为单位进行整理装盒。件号按永、长、短分别以文件排列顺序从“1”开始标注。教学类档案以文件的形成年度归档，跨年度的按文件起始年度归档。（二）基本建设类、设备仪器类文件材料按中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）执行，分别以每项工程、每种型号组卷并编制流水号。（三）会计档案分别按凭证、帐簿、报表的年度流水号排列，具体遵照市区有关规定执行。（四）特殊载体材料的整理：1、照片按年度或专题分类排列，由各部门视具体情况办理。2、电子文件、录音带、录像带按专题或年度整理，单独存放。3、实物按年度或类别整理。第五章 档案保管和使用第十九条 学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十条 档案资料室负责进行下列统计工作：（一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。对已破损和字迹已褪色的档案，应及时修复或复制。第二十一条 学校档案资料室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，对已破损和字迹已褪色的档案，应及时修复或复制。遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。 第六章 档案的利用第二十二条 学校档案资料室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经分管副校长同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。第二十三条 学校档案部门必须编制必要的检索工具。学校档案部门应积极开展档案的编研工作。出版和公布