8成本管理软件操作指引.doc

成本管理软件操作指引1.目的为提高集团成本管理软件应用水平，促进成本管理软件的全面使用，特制定本指引。2.范围本指引适用于某某集团所属各地产公司。3.职责3.1 某某集团财务管理部负责本指引的制订、修改、指导、解释并检查执行情况。3.2 某某集团所属各地产公司负责贯彻实施。4.方法与过程控制 4.1 成本管理软件使用总体要求4.1.1 成本管理软件能够及时、准确、完整地反映项目成本情况，成为成本数据的反馈中心、存储中心。4.1.2 各部门在操作成本管理软件过程中应分工合理、运作协调，提高效率并减少重复劳动；4.1.3 成本管理软件应涵盖各地产公司在建和新建的所有项目。4.2 成本管理软件各功能模块的使用要求4.2.1 基础资料设置： 开发项目设置为三级：一级为公司名称，二级为项目名称，三级为跨期分摊、一期、二期、，能确定开发期数的项目应尽量将各期列出，一般不设后期，如项目期数和方案较难确定，可设置后期。 三级即为开发项目设置的最低级，其下不设置子级项目，不同类型产品（多层、商业等）的成本反映由软件的成本功能分摊模块完成。开发项目设置结果及核算内容如下： 项目设置核算内容深圳地产（SZ） 四季花城（SJ）核算项目的全部成本，为三级之和。 跨期分摊（KQ）核算跨期合同，目标成本本项目为零 一期（1Q）核算各期直接成本以及由待分摊转入的成本 二期（2Q） 后期HQ（一般不设）核算暂未确定开发规划方案的后续土地成本 金域蓝湾（JY） 跨期分摊（KQ） 一期（1Q） 二期（2Q） 开发项目及机构简码如下：名称简码名称简码深圳地产SZX项目X取项目名称前二字拼音首字母上海地产SH跨期分摊XKQ北京地产BJY期YQ （Y为数字）沈阳地产SY后期HQ天津地产TJ成都地产CD南京地产NJ武汉地产WH长春地产CC南昌地产NC 集团成本科目及代码统一设置， 具体参照某某集团房地产企业成本核算指导，一级(如401)、二级(如01)成本科目及代码不能改变，三级成本科目以下（如4301.401.01以下科目）可根据项目的具体情况自行增减，但应与财务核算保持一致。 设置情况如下表：成本科目代码成本科目名称合计4301开发成本4301.401 土地获得价4301.401.01 政府地价4301.401.02 合作款项4301.401.03 红线外市政配套费 4301.402 开发前期费4301.403 主体建筑工程费4301.404 主体安装工程费 4301.408 开发间接费4302期间费用基础资料“项目及成本科目设置”结果参见下图： “跨期分摊”（KQ）的成本项目设置土地获得价款、开发前期准备费、配套设施费三大类成本科目，录入并归集所有开发分期均受益的成本合同及事项，在录入成本事项的同时，应根据规划分期情况，及时拆分到相应期别的成本科目，平时该项目下成本合同应“完全拆分”状态，当规划条件变化引起拆分标准变化，在本软件没有应用“自动拆分”功能之前，应立即手工再行拆分。 虽属上述三大类科目但非为所有开发期别受益的成本事项，不归集到“KQ”项目，直接记入开发当期，如分期发生的土地出让金、分别开展的施工图设计费等。 主体建安、社区管网、园林环境、开发间接费等科目发生的成本事项，如在受益当期的同时也受益于其他开发期，该成本合同或事项直接录入合同发生的开发当期，并按当时标准拆分相应成本给其他受益的开发期，此后若建筑规划面积调整，引起分摊标准变化，也可不再重新改变成本拆分金额。 同一开发期中，包含不同类型的产品，应在基础资料中设置成本分摊对象：成本对象可为：别墅、多层、小高层、高层、车库、商业、幼儿园等；按给定分摊标准“占地面积、建筑面积、可售面积”输入参数，当规划和设计数据变动，应及时更新该基础数据。 应输入分摊对象及参数如下表：分摊对象建筑面积可售面积占地面积其他别墅多层小高层高层商业 4.2.2 目标成本：估算录入模块录入可行性研究报告成本测算数据（暂可不使用），并直接将可行性研究报告成本测算表上传到目标成本录入模块的项目文档中。 目标成本必须分期确定，不设置跨期分摊成本（即跨期分摊为0），目标成本应录入工作量、单位、单价、说明等项目，并应将施工图阶段最终确定目标成本电子文档（集团统一格式）上传至相应项目各期项目文档。在项目概念设计和规划设计阶段，目标成本测算一稿、二稿等各可作为一次修订反映，施工图确定后的测算稿为最终目标成本，目标成本除规划条件变化、政府政策变化等情况外，一经确定，不得随意修订。 目标成本录入时，可研报告成本测算表的引入由成本管理部完成。目标成本中土地成本、工程管理费、利息、物业完善费、配套设施的分摊等由财务管理部完成，其余由成本管理部完成。成本管理部和财务管理部应对目标成本进行交叉审核。4.2.3 预算管理：本模块可暂不使用。4.2.4 合同管理： 合同录入应及时，一般应在合同签订后3个工作日完成。 合同录入信息必须全面，其中合同类型、合同编号、合同名称、签约乙方、合同金额、造价性质、合同性质、签约时间、形成方式以及招标项目的招标信息必须填完整。 合同在录入的同时必须上传相应的电子文档。电子文档的存储及上传程序如下：A、工程合同书面文稿签定的同时，应提供电子文档底稿。B、办公室经办人员在工程合同文稿签章时，应同时检查电子文档是否提供（可直接发送工程合同专储邮箱或由办公室经办人员转发）、电子文档与书面文稿是否相符，未提供电子文档或所提供电子文档与书面文稿不符者，不得签章。C、对于政府部门出版之书面的格式化文件，由总办人员在盖章后 3 天内扫描输入；D、工程合同电子文档存储办法：在各地产公司邮件服务器上新建一个邮箱（例如：）用于专储工程合同电子文档，设置该邮箱的相关权限并授权相关人员可在Outlook上打开该邮箱，该邮箱显示地址列在各地产公司成本管理部地址簿后。成本管理软件合同录入人员在录入工程合同摘要时必须将工程合同电子文档同时上传至成本管理软件。（邮箱具体设置权限及使用方法请各地分公司电脑管理员协助设置。） 直接录入各期的合同，原则上应在合同的录入同时进行拆分，对于不能立即拆分的合同（仅限于金额不能确定或预计变化很大的合同）可在合同金额确定后再拆分。录入待分摊的合同在各期分摊标准确定以后进行拆分。分摊至后期的成本，待规划方案确定后对待分摊合同进行二次分摊，后期更改为相应各期。4.2.5 合同执行： 变更与签证按对应的合同录入，其中合同调整类型、调整单编号、调整单名称、调整时间、提出部门、调整金额、调整说明、归属成本科目等项必须填写。如果现场签证较多，不能做到一单一结的，可以按合同汇总录入合计数，但每月月末必须汇总录入一次。 合同结算：所有录入的合同必须进行结算，合同执行完成后应及时进行合同的结算，并将结算录入成本管理软件。 结算拆分：在合同结算录入的同时应进行结算拆分，结算拆分条件一般与合同拆分条件相同。4.2.6 资金计划： 付款计划暂不作要求。 付款录入：每次合同付款时均应将付款金额录入，并生成付款凭证，付款录入需填写编号、付款说明、合同完成摘要、金额、付款日期、对应计划ID和审核人，没有付款计划的付款录入应将“对应计划ID”后的空格双击打开再关闭即可保存。 付款数据引入：从金蝶财务软件录入的付款应及时从本模块引入。4.2.7 动态成本： 非合同性成本录入引入：非合同性成本应及时从本模块录入引入。 待发生成本预测：待发生成本必须经常调整，否则动态成本反映不准确，待发生成本预测时，应详细列出待发生成本的工程量、单价，并作必要的说明；待发生成本的调整至少每月一次，并在月初的3个工作日内完成；待发生成本预测中的土地成本、工程管理费、利息、物业完善费等由财务管理部完成，其他成本预测由成本管理部完成。 同一开发期中，包含不同类型的产品，应使用 “功能分摊成本表” 模块将各期动态成本分摊到各类型产品，分摊时各成本费用项目应按不同的标准进行选择，各产品成本的分摊遵循配比性原则，无经营净收入（或甚微）的配套设施均计入成本科目的配套设施费，不分摊保留成本。成本分摊方案参考如下：成本项目多层TOWNHOUSE商业地上车库地下室幼儿园土地获得价按占地面积分摊；若各区容积率相差不大按可售分不能取得租售收入，不保留成本； 可租售，留部分成本，但不超过售价50或10年净租金收入总和。 可获稳定出租净收入，按建筑面积300元/平米保留成本其中：市政配套费按建筑面积或可售面积分摊前期准备费按可售面积分摊主体建筑工程费（1）扣除直接费用后，按建筑面积分摊；（2）根据经验系数和建筑面积，确定标准分摊；主体安装工程费（1）扣除直接费用后，按建筑面积分摊；（2）根据造价经验系数和建筑面积相乘，确定标准分摊；社区管网工程费按可售面积分摊；若能区分可按占地面积分摊园林环境工程费公享性强，按可售面积分摊；公享性不强并可区分，按占地面积分摊配套设施费按可售面积分摊开发间接费按可售面积分摊 全项目动态成本表必须能准确地反映项目实际动态成本情况，成本管理软件使用过程中发现动态成本表出现错误时，应及时查找原因并进行修正。 其他功能模块如万能报表、数据查询、数据引出等功能可根据使用人员需求操作。4.3 成本管理软件执行程序4.3.1 成本管理软件使用人员相关领导：总经理、分管财务/成本的副总经理、财务总监、成本总监；相关部门及人员：成本管理部、财务管理部、总办合同管理员、工程管理部4.3.2 权限设置各公司应设置一名成本管理软件用户管理员（由成本经理指定），由用户管理员给各用户设置权限，具体权限设置参考如下：使用人员权限用户管理员权限设置、查询权、管理权公司领导查询权、管理权财务总监查询权、管理权财务经理查询权、管理权成本经理查询权、管理权成本操作员所操作模块的查询权、管理权其他人员查询权（可设置公共用户）Dbadministrator可删除工程项目，密码仅提供给公司除总经理外的成本最高负责人4.3.3 职责划分成本管理软件的使用由地产公司成本管理部负责协调，由财务管理部、成本管理部及其他相关部门负责录入相关功能模块，具体职责划分如下： 系统维护、预算管理、合同管理、合同执行主要由成本管理部完成，财务管理部进行必要的配合，系统维护由电脑系统管理员配合完成。其中用户管理员应定时对成本帐套数据备份，备份方法为：“开始”“程序”-k3系统中间层金蝶帐套管理菜单帐套帐套自动批量备份，选中成本帐套，时间间隔24小时，自动每天定时备份数据。 资金计划由财务管理部完成。 动态成本中非合同性成本引入/录入由财务管理部完成；成本功能分摊表由成本管理部和财务管理部共同完成。 成本管理软件职责明细表：功能模块功能明细责任部门（人）目标成本估算录入、估算修订暂不执行目标成本录入、修订成本部 / 财务部预算管理预算录入、修订、拆分暂不执行合同管理合同录入、修订、拆分成本部 / 财务部合同执行变更与签证成本管理部结算录入、拆分成本部 / 财务部资金计划付款计划、付款录入财务管理部付款引入财务管理部动态成本非合同性成本引入、录入财务管理部待发生成本预测成本部 / 财务部成本功能分摊表成本部 / 财务部系统维护基础资料设置成本管理部用户管理成本经理指定万能报表使用人4.3.4 成本管理软件操作要求各使用部门分清责任、有机协调与相互配合。 4.3.5 集团财务管理部负责成本管理软件使用的考核，成本管理软件的使用将作为各公司部门年度考核重点之一。 集团对成本管理软件应用考核参考评分表：功能模块功能明细分值评分标准总体 5职责明确、页面设置美观5目标成本目标成本录入、修订10可行性测算成本电子文档上传2，目标成本及明细录入5，电子文档上传3预算管理预算录入、修订、拆分0暂不要求合同管理合同录入、修订、拆分25合同录入及时4，信息完