办公用品制度.doc

文件编号办公用品管理制度版本：A/0WS-04-024页码：第1页，共3页一、 目的：为规范办公用品的适用与管理特制定本制度。二、 适用范围：公司全体员工三、 办公用品的管理1、各部门办公用品的管理由行政文员或部门指定人员负责，办公用品负责人由各部门确定后将名单交由行政人事部存档。2、行政文员或部门指定人员负责本部门办公桌椅、电脑、文件柜、空调、饮水机等办公用品的领用、维护及保管；负责本部门办公用易耗品的统计、申购、领用、保管。四、 办公用品领用流程1、 办公物品的领用（1）办公桌椅、文件柜的领用部门行政文员填写领用单交部门经理签字后，递送到行政人事部。行政人事部审核后及时给予回复。申请部门在办公桌椅管理人处登记领用。表一：行政人事部专用序号编号物品描述价值领用部门签字名字/时间部门经理签字备注注：编号参考附表一表二：部门专用序号编 号物品描述部门使用人注：记录原则由部门到个人，每年清查一次，行政人事部随时抽查；编号参考附表一 （2）高档办公桌椅、电脑、空调的领用需要总经理批准认可。（具体规定与财务商议后，经总经理批准执行）。2、 办公易耗品的领用流程（1） 定义 公司定义的办公易耗品主要指：文件夹、复印纸、办公用笔、墨盒、各种印刷单据等。3、流程 （1）部门行政文员或指定人员在当月的25日前统计部门下月办公文件,并于25日前将部门经理签字确认的办公文具清单送至行政人事部。（2）行政人事部收到各部门送达的办公用品清单后进行审核汇总，对采购有异议的部分及时与相关部门沟通、并确定申购清单。审核汇总期不超过3个工作日。（3）行政人事部将审核后采购清单汇总，送交财务部审核签字。（4）财务部收到办公用品申购单，及时给予回复。行政人事部取得财务签字后送交总经理审核认可。（5）行政人事部将总经理认可的办公文具申购单交由采购部实施采购。采购期不超过5个工作日。（6）采购部与行政人事部验收办公文具。行政人事部做好入库工作后，通知各部门领取。行政人事部验收入库工作不超过2个工作日。各部门在5个工作日内领用完毕。（7）行政人事部负责在月底送达各部门办公文具费用清单。三、办公用品领用原则 1、公司员工需具有成本意识，在办公用品的使用中，爱护公司财物，对公司财物不得随意刻画、涂写，发现用品有损坏及时通知相关人员进行处理。 2、办公文具原则上一个月只领用一次，对部门使用估计有误的，移至下次的申购中做调整。由于公司业务调整而导致当月办公文具估计不足的，经部门经理说明后可单独申请领用。 3、办公用品的领用，要求员工以已用完的文具为凭，领取新的文具，具体标准参见下表：（具体标准将根据公司发展做更改补充）种 类更 换 标 准一次性的笔将用完的笔交行政文员更换可更换笔芯的笔将用完的笔芯交行政文员更换四、责任1. 本制度监督责任部门为公司总经办，第一责任人为各部门指定办公物品管理员；第二责任人为办公物品管理员所在部门经理。行政人事部不定期抽查，每年在财务部的监督下盘点一次。五、处理条例1. 毁损、丢失办公桌椅、电脑、空调等办公物品的，根据物品价值及折旧率赔偿给公司。2. 未按规定流程操作的，相关部门有权不予办理；经告知三次仍不按规定操作的，处于50100元罚款。三个月内如有相同错误再犯的，行政人事部给予记过处分。六、附表1.办公用品编号：公司+类别+物品代码+购买日期+序号+部门代码例：行政人事部办办公桌的代码为：OF + T + 03 + 001+ A类别 物品 购进年份 序号 部门 （1）类别代码办公室设备清洁物品OFC（2）物品代码办公桌办公椅空调文件柜饮水机TCACFCW（3）部门代码经办办行政人事部财务部市场部采购部工艺质量部生产部设备工程部ZJBXZRSCWSCCGGYZLSHCHSBGC2.办公文具申购流程及表单：（1）行政仓库入库出库记录，按物流仓库管理方法实施。（2）各部门填写采购单（文具用品专用），部门经理签字认可后送行政人事部审核汇总。行政人事部（电子文档）审核汇总，打印一份总表（以各部门的申购单做支持文件）交财务审核-总经理审批-采购部采购。注：入库：按部门申购单入库 品名：品牌种类、型号，如斑马圆珠笔1520 出库：以