行政管理制度20111105.doc

行政管理制度20111105一、考勤管理（一）、总则1）各部门配合行政部及人力资源管理部相关工作，严抓员工工作效率及考勤；2）行政部统筹各部门相关工作，并每月月底统计各部门考勤情况提交总经办考核。（二）、考勤管理细则1、日常考勤 1）根据公司规定，员工日常上班时间为09:00-12:00，14:00-18:00；2）09:10之前打卡上班均不视为迟到；3）09:10-09:30未打卡上班，视为迟到，每月累计超过三次，从第四次开始，每次扣除工资30元；4）09:30以后未打卡上班，视为旷工，09:30-10:00打卡扣除半天工资，10:00以后打卡扣除当天工资；5）17:50之前打卡下班视为早退，每次扣除工资30元；6）16:50之前打卡下班视为旷工，扣除当日工资；7）18:00之后打卡，从18:00算起为加班时间，为调休申请依据，忘记打卡者不视为加班，不累计加班时间，同时也不报销相关交通费用（其他相关细则参见加班考勤规定）；8）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报行政部备案，否则按相关处罚规定处理。2、加班考勤 1）每日18:00至次日上班时间视为加班时间； 2）各部门每日15:30之前统计加班人数及时间，统一填写加班申请单并由相关领导签字提交至行政部备案报餐，否则不予与加班、报餐及相关费用报销，并自行承担由此造成延误工作的责任； 3）加班至21:30前由部门领导批示；超过21:30由常务总经理或常务副总经理批示；连续加班三天及三天以上由总经理批示； 4）特殊情况者，第二天下班之前由部门领导签字补交申请单，否则不报销相关交通费； 5）在不影响工作的情况下，加班至23:00者，隔天可推迟半小时打卡上班；加班至24:00者，隔天可推迟1小时打卡上班；加班超过24:00的,根据加班时长继续往后推，最多不能超过中午14:00上班时间；加班至第二日05:00以后，可申请调休一天； 6）加班预期超时及隔日需推迟上班者，必须在隔日上班之前以短信或电话的形式告知部门负责人，并在隔日下班之前补交加班申请单（延时部分）； 7）加班超过24:00，次日中午上班未打卡及申请调休者，视为旷工，扣半天工资； 8）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报行政部备案，否则按相关处罚规定处理。 3、外出考勤 1）工作时间范围内需要外勤者，必须报上级领导批示并到行政部登记方可外出，否则视为旷工；2）外出不超半天不报者，扣除工资30元；外出超过半天不报者，扣除当天工资；3）外出超过下班时间不回公司打卡者，隔天必须到行政部登记说明，否则视为早退，扣除工资30元；4）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报行政部备案，否则按相关处罚规定处理。4、请假考勤 1）日常请假并须填写请假单由部门领导批示，报行政部备案，否则视为旷工，扣除缺勤期间所有工资；2）请病假的必须在回岗当天向公司出示“医院证明”或“购药小票”； 3）临时有突发事件需请假者，必须第一时间以短信或电话报上级领导批示，并在回岗当天补填请假申请单报行政部，否则视为旷工，扣除缺勤期间所有工资； 4）假期标准如下：国家法定节假日按国家规定执行，需加班者事后调休处理，公司不给予其他补偿；结婚员工凭结婚证申请可享有三天有薪婚假，晚婚（男年满25周岁，女年满23周岁）增加五天；员工的直系亲属（父母、配偶、子女、配偶之父母）去世，公司将给予三天有薪假； 5）结婚员工必须凭结婚证明文件申请假期，否则不给予审批，试用期内的员工不享有婚假；6）员工因病或突发事件请假，如本人提出申请，可将其年休假的天数与相应缺勤天数相抵； 7）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报行政部备案，否则按相关处罚规定处理。5、调休考勤 1）日常调休由行政部根据考勤打卡记录核实加班调休时间，填写调休申请单报上级领导签字批示，再报行政部备案，否则视为旷工，扣除缺勤期间所有工资； 2）临时有突发事件需调休者，必须第一时间以短信或电话报上级领导批示，并在回岗当天补填调休申请单报行政部，否则视为旷工，扣除缺勤期间所有工资；3）年休假标准如下：国家规定休假日按国家规定执行；连续工作满一年以上，五年以下，每年享有5天有薪年休假；连续工作满五年以上，每年享有7天有薪年休假；不跨年累积，未休者作自动放弃处理，公司不予任何补偿；4）休产假必须于预产期十周前填写员工休（请）假申请单交人力资源部，并出示医院出具的证明； 5）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报行政部备案，否则按相关处罚规定处理。6、出差考勤 1）因公需出差者，必须填写出差申请单及费用申请单报上级领导签字批示，并报行政部备案，否则视为旷工，扣除缺勤期间工资，并不予以报销相关费用； 2）因紧急情况无法及时提交加班申请单集费用申请单者，必须在出差回岗两天内补交加班申请单及费用申请单，否则视为旷工，扣除缺勤期间工资，并不予以报销相关费用； 3）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报行政部备案，否则按相关处罚规定处理。二、费用管理（一）总则1）各部门配合总经办相关工作，严格按照公司规定执行费用审批及支出；2）总经办统筹各部门相关工作，由行政部协助每月月底统计核实各项费用，审批合格方可报销。（二）费用管理细则1、费用标准1.1交通费 1.1.1 加班的士费 1）员工加班至22:00以后方可打的，同一路线同一路线的同事乘坐同一辆车，行政部根据员工“加班申请单”进行核实； 2）员工加班的士费实报实销，每月不得超过100元，超出部分不予以报销； 3）工作繁重特殊时期，员工加班的士费不受以上条款限制，由行政部酌情处理给予报销相关费用； 4）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报总经办备案，否则按相关处罚规定处理。 1.1.2 外出办公交通费 1）部门经理级及以上级别员工因公外出办事，打的费用实报实销；2）部门经理级及以上级别员工私车公用外出办事，由行政部根据其当月因公行驶记录及各款车耗油量、现时油价核定油费实报实销； 3）部门经理级及以上级别的员工因公外出办事产生的路桥费、停车费实报实销； 4）任何个人任何情况下发生的违章罚款，公司不予报销；累积三次以上发生交通违章行为的公司将取消其驾驶资格； 5）部门经理级以下员工外出办事，根据行程按公交费用标准报销；6）多名员工一起外出办事，由行政部统一安排公司车辆，私车公用的相关费用报销标准均按以上条款1）、2）、3）、4）执行；7）工作紧急又无法安排车辆的，必须填写“的士申请单”经部门领导审批报行政部备案后方可打的，实报实销； 8）如前往人数较多，折算后打的费用与公车费用差额在5元以内的的士费可以报销； 9）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报总经办备案，否则按相关处罚规定处理。 1.1.3 差旅交通费 1）城际交通费根据相关交通管理部门当时规定价格实报实销； 2）差旅当地市内交通费用标准按【1.1.1 员工加班的士费】【1.1.2 外出办公交通费】相关规定执行； 3）省际交通的火车票、飞机票、汽车票等必须报行政部统一预定购买，否则不给予报销相关费用； 4）由总经理特批员工或事项可不受以上制度限制，但必须报总经办备案，否则按相关处罚规定处理。1.2 餐饮费 1）员工外出办事或临时加班无法在公司用餐者， 按15元/人/餐标准实报实销； 2）差旅餐费标准按以下标准实报实销：省级、一级城市（含港澳）：50元/人/天；二级城市：30元/人/天；3）公关餐饮费用标准按以下标准实报实销：招待对象为副总级别以上的，按80-120元/人/餐；总监级50-100元/人/餐；部门经理及以下30-60元/人/餐；其他公关费由总经理审批为准；4）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报总经办备案，否则按相关处罚规定处理。1.3团建费1）各部门或项目团队建设聚餐费费等必须填写费用申请单报常务总监或常务副总审批，500元以上者必须报总经理审批，违者不给予报销相关费用；2）由总经理特批事项可不受以上制度限制，但必须报总经办备案，否则按相关处罚规定处理。1.4 差旅费1）出差差旅费用标准按【1.1.3差旅交通费】标准执行；2）出差餐饮费用标准按【1.2餐饮费】条款2）和条款3）执行；3）出差住宿费标准按以下标准实报实销：省级、一级城市：300-400元/天；二级城市：200-300/天；4）同行出差，同性必须2人同住一间标准双人间，否则不报销超额部分；5）其他突发事件临时产生的费用必须报总经理审批为准；6）由总经理特批员工可不受以上制度限制，但必须报总经办备案，否则按相关处罚规定处理。1.5 行政办公费用1）公司所有行政办公用品由行政部每月盘点存量及需要填写申购单报总经办审批统一采购；2）粤C60788、粤C79682的正常保养费、洗车费、车辆因老化产生的维修费由公司统一安排结算；因个人原因造成车辆损坏产生的维修费，公司不予报销。3）由总经理特批事项可不受以上制度限制，但必须报总经办备案，否则按相关处罚规定处理。2、费用申请1）加班的士费、外出办公交通费及加班餐饮费每月月底由行政部核算实报实销；2）公关费、差旅费用、团建费及其他行政办公费用必须填写相关费用申请单报总经办审批申请，若情况突发或紧急无法及时申请者，必须提前口头报常务总监或副总监申请，并事后两个工作日之内补填申请单报常务总监或副总监签字确认，否则不予以报销相关费用；3）由总经理特批事项可不受以上制度限制，但必须报总经办备案，否则按相关处罚规定处理。3、费用报销1）所有费用报销，必须每月月底凭原始票据及带有税务章的发票，并在发票背面注明费用产生时间、事由、参与人员，否则不给予报销；2）必须填写费用申请单的报销时必须附上原始申请单方可报销，否则不给予报销；3）超出费用标准而没有请示上级领导批准的，一律不给予报销；4）办公用品、设备、打印耗材、书籍等物品报销，必须附有行政部入库单；5）对外加工费用必须附有公司与业务单位签定的合同或报价单（出货单）等；6）由总经理特批事项可不受以上制度限制，但必须报总经办备案，否则按相关处罚规定处理。三、行政办公管理（一）总则1）各部门配合行政部相关工作，严格按照公司规定执行行政管理工作；2）所有条款涉及的罚款将作为公司慈善基金，用于员工抚恤或社会救助，任何人不得挪作他用；行政部作为基金的主管部门，有义务做好罚款收支登记，必要时对员工公开款项明细；3）总经办统筹各部门相关工作，由行政部落实执行及监督相关事项。（二）行政管理细则 1、品行规范 1.1 日常行为要求 1）文明、礼貌、诚信、厚道； 2）禁止在办公室内外随地吐痰、丢垃圾、大声喧哗，违者罚款50元/次； 3）禁止践踏草地，采摘花草绿植等，违者罚款50元/次； 4）禁止在办公室内任何一个区域吸烟，违者罚款50元/次； 5）禁止在吸烟区或办公室外其他地区乱扔烟头，违者罚款50元/次；拒不供认者，集体处罚50元/人； 6）禁止随便停车及横穿马路，违者罚款100元/次； 7）禁止上班时间播放非工作相关音乐，影响其他员工工作，违者罚款50元/次； 8）禁止在办公区吃零食及随便摆放零食，影响公司卫生及容貌，违者罚款50元/次； 9）禁止在公共办公区制造其他噪音，如大声打电话、讨论、急促走路等，影响其他员工工作或休息，违者罚款50元/人； 10）禁止任何人私自进入总经理办公室、财务室等机关要地，违者罚款200元/次； 11）禁止以任何名义或形式索取或收受业务关联单位的利益，违者没收并处罚同等额度或价值的款项；严重者同时解除劳动合同； 12）禁止在任何场合诋毁任何单位和个人，违者罚款200元/次，严重者承担一切损失并解除劳动合同。 1.2日常仪表要求 1）日常仪表必须保持整洁、大方、得体； 2）禁止男职员留长发（设计人员除外），穿无领上衣，违者罚款50元/次； 3）禁止穿拖鞋上班，违者罚款50元/次； 4）禁止穿无袖背心、超短裤、超短裙、低胸装、露脐装、露背装、透视装、镂空装及破烂装等奇装异服，违者罚款50元/次； 5）禁止穿破旧、破损、污渍明显及过于褶皱的服装及鞋子，违者罚款50元/次。 2、办公用品使用规范 2.1 文具使用规范 1）每月25号之前，各部门统计日常办公文具用品需要报行政部申领统一发放，禁止私自领取，违者罚款50元/次； 2）常用文具申请及配备最高标准如下：签字笔1支/2月/人；铅笔1支/季度/人；笔记本1本/2月/人；文件架1个/人；笔筒1个/人；计算器1部/部门；剪刀1把/部门；胶水1瓶/3月/部门；便签本1本/月/部门；长尾夹1盒/月/部门；（丢失或损坏不给予补发） 3）其他非常用办公文具如文件夹、文件袋、信封、档案袋、图钉、胶带等，根据实际需要填写申领单报行政部申请采购，禁止私自领取或购买，违者罚款50元/次或不给予报销相关款项； 4）公共文具用品如订书机、打孔机、A4纸、白板、白板笔、白板檫、戒刀、钢尺、拉尺、激光笔、墨盒、回形针等，由行政部统一配备及管理，任何人不得私自领取或占用，违者罚款50元/次，若遗失则由当事人或部门赔偿； 5）以上办公用品标准可由行政部根据公司发展需要报总经办适时调整。 2.2 电脑使用规范 1）员工使用电脑由行政部统一调配管理，任何人不得私自更换； 2）任何员工未经上级领导批准并填写申请单报行政部备案，禁止擅自下载QQ、MSN等聊天软件或与工作无关的软件，违者罚款50元/次； 3）未经上级领导允许，禁止对外传送公司文件，违者罚款200元/次，情节严重者承担一切损失或同时解除劳动合同； 4）任何员工未经使用者允许，不得私自打开其他员工的电脑查看及传送电脑文件，违者罚款200元/次； 5）任何员工离开座位半小时以上，必须关闭显示器，违者罚款50元/次； 6）任何员工下班或者外出，若非传送工作文件，必须关闭电脑及显示器，违者罚款100元/次； 7）每日最后一个离开办公室者，必须关闭总控电脑及打印机电脑，违者罚款100元/部/次。 2.3 打印机及复印件等公共设备使用规范 1）打印机、复印机、传真机等公共办公设备由行政部统一配备管理，任何人不得私自挪用或占有，违者罚款100元/次； 2）原则上打印或复印内部交流文件使用再生纸，有必要还需缩板打印，禁止浪费，违者罚款50元/次； 3）打印或复印超100张者，必须报行政部拿到外面打印或复印，情况紧急或涉及机密文件者方可申请在公司打印或复印，违者罚款100元/次； 4）禁止使用公司资源大量打印或复印与工作无关的个人文件，违者罚款50元/次； 5）复印完毕必须按“OFF”键使复印机进入待机状态，违者罚款50元/次； 6）使用彩色打印机必须填写申请单报行政部申请，由行政部安排打印，违者罚款100元/次。 2.4 空调等电器使用规范 1）空调的使用由行政部统一管理，任何人不得私自调试，违者罚款50元/次； 2）各办公室、办公区采用区域管理责任制，中午吃饭及下班最后一个离开所在区域者必须关闭所在区域的空调，违者罚款50元/次，拒不供认的集体罚款，50元/人/次； 3）加班最后一个离开办公室者，必须检查确保所有用电设备，包括空调、饮水机、电脑（含显示器）、打印机、复印机、电灯等已关闭，违者罚款200元/次；拒不供认的集体罚款，200元/人/次； 4）使用会议室最后一个离开者必须关闭空调、电灯、电脑、投影仪等电器，违者罚款200元/次，拒不供人的，集体罚款200元/人/次； 5）公司采取22: