酒店管理系统说明书.doc

第一章 前言3第二章 述语及概念5第一节 基本概念5一、 客房类型5二、 客房状态5三、 客房区域5四、 租季(或称为房价类型)与房价代码5五、 团体及散客团(或称为联房)5六、 全日租/半日租/钟点房费6第二节 帐单基本结构6一、 帐单类形6二、 帐单状态6三、 帐单明细项目表示(借贷式)7第三节 收银交帐模式7第三章 公共界面8第一节 房态图8一、 房态图功能说明8二、 房态图界面布置9三、 房间显示区操作说明10第四章 预订11第一节 预订界面11一、 预订界面介绍11二、 查找预订11三、 打印预订登记单12四、 编辑及查看预订单13第二节 预订操作13一、 散客预订13二、 团体预订17三、 修改预订17四、 其它操作对预订状态的影响18第三节 未来房态18一、 未来房间状态18二、 未来房类状态19第五章 前台接待20第一节 散客入住20一、 界面说明20二、 输入字段说明21三、 功能按钮说明22四、 多种快速入住方式23第二节 团体入住26一、 界面说明26二、 输入字段说明26三、 其它入住方式26第三节 接待其它操作27一、 修改客人资料27二、 续住28三、 调整房价28四、 换房29五、 留言30六、 制钥31七、 联房与解除联房31第六章 前台收银32第一节 收银画面32一、 收银界面介绍32二、 查找及定位帐单32第二节 消费项目与按金操作33一、 输入按金33二、 输入消费项目34三、 作废项目35四、 转帐35五、 团体分类转帐36六、 拆帐37第三节 在住帐单操作38一、 查找帐单38二、 打印帐单38三、 结帐39四、 快速结帐41五、 团转结41六、 暂挂41七、 新帐单42第四节 暂帐帐单操作42一、 暂帐帐单基本操作42二、 重入住42第五节 历史帐单操作42一、 查询历史帐单42二、 作废历史帐单43第六节 收银班结日结44一、 班结操作流程44二、 普通班的班结44三、 夜班的班结44第七章 夜审与财务核数44第一节 夜审过租44一、 概念44二、 夜审流程44第二节 截数与反截数45一、 截数45第三节 反截数46一、 反截数46二、 登录历史营业日47第四节 审核报表47一、 收银报表47二、 审核所看报表47第五节 应收应付款48一、 应收款管理48二、 应付款管理49第八章 房务管理49第一节 修改房态49一、 普通房态修改49二、 维修及锁房房态50三、 其它模块操作对房态的自动修改50第二节 输入项目50一、 房务中心输入项目解说50二、 房务中心输入消费操作50第九章 营销管理51第一节 销售协议51一、 输入界面51二、 协议类型51三、 协议公司51四、 协议房价53五、 提成设置53六、 协议附属卡54第二节 贵宾会员管理55一、 输入界面55二、 会员分类55三、 编辑会员资料56四、 充值与扣分56五、 会员卡管理57第三节 历史客人管理57一、 历史客的生成57二、 输入界面57三、 编辑历史客人58第四节 房价套票管理59一、 进入界面59二、 租季管理59三、 房价管理60四、 套票管理60第十章 附录：南冠客房前台系统热键表61第十一章 难点解说64一、 财务如何根据收银报表做帐64第一章 前言经过近三年艰苦设计、改良、试验，南冠酒店管理系统 6.0 终于面世了。它不仅保留了南冠原有版本(V1.01998 年面世V5.02005 年面世)所有优点，也同时参考了不少在市场上及经验上处于我们前面的软件的功能及报表，去其糟粕，取其精华，经过我们工程师的努力及客户群的宝贵意见精心打造成的，面向中端酒店，适合中国国情的酒店管理软件。南冠酒店前台系统6.0 之先进的理念、严谨的设计、全面的功能、优异的性能、非常的稳定、友好的界面、快捷的操作等等，必将令你眼前一亮、怦然心动，为你带来无尽的乐趣和动力。它有以下特点：（一）、系统平台先进性：1.采用业界先进的客户机/服务器(Client/Server)及三层结构模式；2.服务器端操作系统简单易用的 WINDOWS 平台；3.数据库采用现在占有率及易于维护的 SQL SERVER 及 ORACLE；4.采用面向对象的分析方法设计系统，开发过程中，充分利用了 Rationral Rose，Powerdesign 等分析工；5.开发工具采用先进的Delphi 7、VC 6、PL-SQL Developer ；6.客户机端采用Windows用户界面。（二）、功能综合完善。南冠酒店前台系统由前台接待,前台收银,客房管家,公关销售,财务核数,电话计费,系统维护,经理查询等模块组成。它覆盖了酒店大部分功能部门的需求，包括前厅部（接待，问讯），收银部，销售部，房务部，工程部，电脑部，财务部，经理室等部门。经过多年发展，我们的系统已经应用近百间酒店、300 间餐饮娱乐场所。南冠酒店系统还有非常丰富的产品线，包括餐饮管理系统（支持触摸屏点餐，PDA 无线点餐）、夜总会娱乐系统（支持VOD房间点酒水，量贩式计费）、桑拿沐足管理系统（支持钟房、技师管理）、VOD 点歌系统（最新界面、5万首歌曲）、仓库管理系统（强大的二级库存管理、与收银数据联动）、人事工资考勤系统（工资计算任意定义、支持非常复杂变化多端的酒店考勤制度）、一卡通系统（支持员工操作卡、会员打折卡、会员充值现金卡、考勤卡、饭堂记次卡）。上述模块同前台系统结合成一个有机整体，可实现一间综合性酒店的统一管理。而软件接口方面，我们的收银系统、仓库系统可以同金蝶、用友等财务软件做接口；前台可实现同其它客房 VOD 系统的接口（朝歌，中国视频，北京视翰）。另外，还提供了丰富的外围硬件接口，包括多种门锁支持（支持第吉尔IC、奥尔良IC 、必达、华能 、深圳爱迪尔、力维等门锁）；数十种程控电话计费接口，支持汇线通（华为，铁通）；支持贵宾卡，会员卡，消费卡等一卡通功能；支持 E 验通身份证扫描识别系统、二代证读卡器；支持公安扫描系统转前台系统数据（广东、北京）等。（三）、操作简便快捷。 本系统行运于Microsoft Windows 2003、Windows XP环境，采用友好、直观的视窗界面，鼠标、键盘两种操作方式任意选择，方便快捷。各操作界面采用统一的界需设计，学习一个界面，其它界面无须再学习，另外，每个界面均有提示或向导，一见就会，大大减轻培训成本。（四）、对速度的完美追求。提高操作速度，工作效率是企业应用计算机系统的重要原因。我们的系统在这方面下了非常大的功夫，每一个步骤，每一个操作都是开发人员及实际操作人员的无数次验证的结晶。我们为顾客提供的是最简易，最快速的操作界面及步骤。此外，统计分析的性能问题是现在市场上许多系统无法解决的问题，由于技术或者采用平台方面的原因，使用它们作一个大的分析统计时，要消耗非常多的时间。而我们的系统是由曾设计中国电信多个大型计费系统的资深数据库管理员设计，对性能问题作了专门优化，使进行统计分析时，速度飞快。（五）、数据安全稳定。 由于本系统采用Delphi7.0并结合大型数据库Oracle/SQL SERVER编写，系统性能十分稳定、安全，数据很难破坏。而且，我们公司为一般用户提供了最少两种备份数据的方法，对于高要求用户，我们还可以提供专业的硬件备份与容错方案，确保数据的安全。（六）、支持多用户、多任务、多界面。 本系统具有完善的网络功能，能够很好地处理各种冲突问题，并且本系统采用MDI的界面设计，在程序中，可以随时打开多个操作窗口，能很方便的进行各种所需的操作。另外，我们的系统采用网络信息服务来实现重要信息交流，确保的资料更新的实时性。(七)、严密的权限管理。我们的系统提供了角色，用户管理的功能。对每个用户的权限可以限制到窗口及窗口中每一个按钮；另外，为了确保数据操作的安全性，我们对重要的操作进行了事件跟踪，并发送到我们提供的消息监视平台中，以便监控；所有报表及报表分类可自定义及分配权限。（八）、完善灵活的报表。我们的系统提供了非常强大的报表功能，可以提供多种接待，收银及财务报表，标准的报表模板提供了近 100 个现成的常用报表。我们最独特的部分是所有报表都可以进行自定义、并且有一个统一的报表管理平台、客户及我们实施的工程师可根据要求自行制作非常复杂的报表、而且报表平台的数据可以通过简单的方法升级。第二章 述语及概念第一节 基本概念一、 客房类型按酒店的实际情况，客房可为分标准双人房、豪华双人房、商务套房、总统套房等房类，并可以对不同的房类甚至房间登记其房间特征，例如朝向、风景、无烟等。当然，不同酒店有不同房间分类要求。而对于一些大中型酒店，还对每类房间进行编码，例如 “标准双人房”，根据其英文名(Standard Double Site)，可编码为 “SD“等，另外，每一类客房，可能还有一个标准的价钱（Standard Price ），而客人来住店时，通常都是有标准价打折出来的折后价。这些都需要在我们的系统中进行设置。 二、 客房状态每一间客房，在入住(CheckIn)，退房(CheckIn)，维修等过程中，会产生各种不同的房态变化，我们的房态可以简单分为这几种状态: HU自用房House UseLR锁房Locked RoomOC在住净房Occupied CleanOD在住脏房Occupied DirtyOM在住待修Occupied MaintenanceVC空已洁房Vacant CleanVD空未洁房Vacant DirtyVM空待修房Vacant Maintenance每种房态都用不同图标及颜色来表示。三、 客房区域一些大型酒店，客房通常分为多个区域。这时，我们可以为房间引入区域的概念，把不同客房分到不同区域，以便操作及统计更方便。四、 租季(或称为房价类型)与房价代码我们的价钱采用大部分酒店管理软件所采用的房价代码式，而非某些软件的输入数字式折扣然后再折算打折房价式的处理方式。所谓房价代码，即我们为每天类房（例如标准双人房），规定了它的标准 8 折价为 180，则我们可以为它编一个码 “80”，然后规定它的价钱，而且我们的价钱非常灵活，可以规定输入价码的权限（不同人可打不同折），房价有效期（如星期一四有效，五六无效）等。这些都是数字折扣式所不能相比的。而租季实际上就是一组房价代码的统称，即每一个租季，其实是包括多个房价代码，这样，我们就可以实现不同时期，切换“租季”，实现成批调整价钱。另外租季还有一个用法，就是协议价也可以设计为一个租季，而租季还有一个属性是“是否本期”，是“本期”的租季前台接待才可以使用（当然，如果你使用协议公司入住，自动会调入协议价，则不受此限制）。五、 团体及散客团(或称为联房)散客团：在我们的系统中，入住登记时选择散客，我们称之为散客团。当然，最少的散客团客人只登记一间房间。而有些散客他也可以要一间以上的房间，这时，这些房间我们系统会自动为之建立一种关联关系（具体表示形式就是在接待及收银视图中，他们的主房号是相同的，并且调用他们的接待单时，系统会同时把关联的接待单显示出来）。所以，在我们的系统中，只要你是散客，就一定属于一个散客团。团体：在我们的系统中，入住登记时选择团体，我们称之为团体。团体具有散客的所有特点（即同团的房间会建立关联），但也有自己的特点，包括团体比散客团多了一张帐单“团体主单”，并且在登记后，还可以建立无数张“团体副单”。团体可以设置团员房间到团体主单的转帐关系。六、 全日租/半日租/钟点房费全日租：即客人过夜后，酒店要收取客人一天的房租，称为全日租。在我们的系统中，全日租在消费项目中编码为“01”，名称为“房租”。我们的全日租不能由手工输入，只能通过“夜审自动过租”这一程序生成。半日租：客人在第二天超过 12 点（这个时间可根据酒店规定不同可有所不同）后结帐，酒店要收取的半天房租。半日租不能由“夜审自动过租”程序生成，而是由收银输入。对于一些客人，如果他们在“夜审”前离开酒店，而我们如果要收他一天的房租，也只能输入到“日租”这个科目里，在我们的系统中，“半日租”在消费项目中的编码为 “02”。钟点房费：钟点房同日租房一样，也是不会通过夜审自动过房租，需要收银输入。钟点房需要在房价套票管理中，设置一个房价类型为“钟点”的房价来进行入住登记。而我们的系统还有一个例外的情况，就是钟点房可以在接待开房后自动生成到客人帐单上，而无须由收银输入（这种情况只能在接待选择了一个钟点的房价才有效）。在我们的系统中，“钟点房”在消费项目中的编码为 “021”。第二节 帐单基本结构一、 帐单类形我们系统常用的单据一共有三种，一种是“预订登记单”、“入住登记单”、“收银帐单”。而收银单又分为“团体主单”、“团体副单”、“客房主单”、“客房副单”四种类型。（这种分类方法是我们公司独有的分类方式，可以简化帐单操作的结构，而其它系统采用的帐页式设计导致操作非常复杂，也非常难理解，不适合于中小型酒店不太高的操作员素质使用）预订登记单： 它是做预订时生成的，一笔预订就需要一张预订登记单，我们一张预订登记单可以预订多个不同房类（很多系统只能一张单登记一种房类）； 入住登记单：是入住时生成的，入住登记单一间房最少有一张，即使是团体也一样。收银帐单： 即用于存放客人消费及付款的收单。团体主单：是团体入住时生成的，一个团体只有一张主单。它要等团体所有客房的帐单及团体所有副单结帐完成后它才可以最后结帐。客房利用自动转帐规则向团体转帐只能转到团体主单。团体副单：一个团体可以建立无数副单，它需要我们收银自己建立。我们用帐单号来区别他们（团体副单之间）。客房主单：一间客房只有一张主单，也一定有一张主单，它是入住时生成的，内容同“入住登记单”基本一样。它要等所在客房的所有副单结帐完成后它才可以最后结帐。而客房主单用于存放其它部门的转帐（例如你是 303 房的，做了一张主单（单号 000101）,一张副单（单号 00102 ），那么，电话费、其它部门（中餐）、VOD 费 等只会自动转到主单，而不会转到副单 。客房副单：一个客房可以有无数副单，它需要收银自己建立，一般用于存放一些其它费用或者用于做临时结帐用的。它也是告帐单号来区别其它副单。二、 帐单状态1 入住登记单入住登记单有两种状态，入住及离店。2 预订单预订单记单有以下几种状态：预订：预订未入住入住：预订后，已经通过预订入住进行了登记入住了预订取消：即由操作员主动操作取消的预订，通常是因为客房通知取消的这种算良性客户。预订未到：即不由操作员取消，而是一直没有取消，在夜审时，客人还未到，被系统自动取消的预订，这种我们认为是未到的预订，这种客酒店一般认为其信用不太好，考虑入黑名单。预订等待：当预订房间超预订时，我们的系统会限制不能保存预订单，这时，就可以选择预订等待的状态，这种状态的订单不参与未来房态预测的计算。预订等待的订单当确认有房分配时，要改为“预订”状态（即正常有效的订单）才会生效。3 收银帐单未结：即在住未结帐的帐单。挂起：即客人已经离开（离店），但未 CheckOut ，也未结帐，收银通过“暂挂”操作把它挂起的帐单。另一种情况，你把已结帐单作废后，生成的新帐单也算入暂挂帐单中。一些人也把这种情况称之为迟付。已结：已经结帐的帐单。其金额会计算入“当天结帐”项目中。作废：已结帐单被作废后的单称为作废单，它有一个“备注单号”，会指向它作废后新生成的帐单。退单：通过“退单”结帐生成的帐单，通常是因为入住记录错误后，而又未输入任何费用时，才可以执行退单。三、 帐单明细项目表示(借贷式)1 借方项目即客人消费的项目，从财务的角度来说就是借方项目。2 借方项目子项表示方式我们的借方项目一般是指大项目(即收费的科目)，而复杂的情况下，它会有子项。(1) 电话费：我们一张单里面，一天的电话费只会汇总到一条记录（例如我一天内打了 12 个电话，但帐单里只有一条记录，它记录的是你这一天内的电话费，而不会有 12 个记录），但是，我们的系统其实是可以显示这 12 个电话的明细的，这就是它的子项。(2) 酒水及赔偿、洗衣费：同样，一些酒店的酒水及赔偿非常多，我们不把明细反映在项目里，而是把明细放在它的明细里(3) 其它部门的转帐（例如中餐，西餐，夜总会）：同样，这些部门转帐前，它的帐单里有客人的消费项目明细，我们也是把消费明细放在子项里。上述明细都可以在帐单上选择打印出来，也可以通过双击项目看到它们的明细。3 贷方项目即客人付款的项目，一般为按金，从财务的角度来说就是贷方项目。第三节 收银交帐模式由于国内酒店管理起步较晚，而酒店在经营上有有其特殊性，一般客人会住多天，从而帐单要等多天才可以结帐，而这其间又有各种费用的产生（最基本的就是每天有房租），所以客人需先交付一定按金。这样，对于客房的收入的计算方式（即如何计算当天客房的收入）就是一个难题，我们经过多年的总结及了解，总结出大多数酒店基本上计算收入可以分为以下三种方式：1 权责发生制对于收银来说，他们交帐时，把当天收钱及找钱的总和上交(这个总和有时正有时负，通过中班，夜班收按金较多，而退房客人较少，通常为正数；而早班通常退房客人多而入住客人少，通常为负数)，而前台总是保留固定金额的备用金，这种方法交帐时，财务一般采用权责发生制来做帐。 (即财务把客人 按金-退房时找付+退房客人付款 收上来)。这种方法的好处是前台备用金金额可以较少，便于收银计算及管理。使用这种方法做帐，需看我们的“收银日结报表”中的“本日发生”一列(CASH10报表)。2 收付制对于收银来说，他们交帐时，把当天客人退房后，帐单上的金额作为上交的金额，而客人按金是一直保管在前台，这种制度称为收付制（即财务收已经付款结帐的金额）。这种方法好处是上交的单据是结帐的单据，上交时，借贷方是平衡的，比较符合财务平时的习惯。缺点是不能准确反映酒店当天实际发生的业务收入，另外就是有大量按金放在前台，风险较大，不适合于大型酒店的管理需求。 利用这个方法收款，一般财务把当天结帐金额作为酒店收入做凭证。如果采用这个方法做帐，主要看我们收银日结报表中的“本日结帐”这个数据。3 变相收付制这种方法是把当天客房的发生借方金额作为应交的款项上交财务，即例如一个客人今天入住，交了 500 元按金，而他当天的房价是 200 元，那么收银交帐时，就把其 500 元中抽出 200 上交财务。从行为上看，这种方法等于把客人的按金当作收入上交了，所以我们称为预收制。这种方法如果客人都交了按金，而且都是现金，是可行的(显然这种方法是结算电子化前，酒店常用的一种方法)，但这种方法在客人用信息卡交按金时，计算客房收入非常复杂，已经不适合现代酒店管理的需求了。我们的系统的收银报表支持收按制及收付制，而且是同时支持这两种方式的报表显示（详细情况可参考我们的报表系统的说明）。而对于预收制，我们的系统是不支持的。第三章 公共界面第一节 房态图一、 房态图功能说明它是一个快速操作的可视化窗口,接待,收银,房务等大部分常用操作都可以在它上面完成。二、 房态图界面布置1 键盘操作区1. 在左上角，有“房号”字样部分为键盘操作区，在该区可以进行键盘操作。2. 如果你的模块是“接待”，则当你在“房号”中输入一间房号后，如果该房间处于“可以入住”状态，则电脑会自动调用“入住登记”的画面。如果你输入的房间有客人住，则电脑自动调用“客人资料”的画面； 如果你的模块是“收银”，则当你在“房号”中输入一间房号后，如果该房间处于“入住”状态，则电脑会自动调用“收银”的画面。3. 键盘操作区提供多个热键，它们是：上箭头 ：房态图向上移下箭头 ：房态图向下移CTRL+A ：选择全部当前可以看到的房间，不在当前区域的房间不选择。CTRL+D ：取消选择全部房间，包括不在当前区域的都会取消。CTRL+K ：快速门钥制作。F5 ：把光标移到键盘操作区（即房号位置）。2 排列方式1. 在左上有“排列方式”的部分为排列方式区域。2. 这提供了房态图的四种排序方式，包括“按楼层排列”，“按房态排列“，”按房类排列“”接区域排列”。电脑默认是按”楼层排列“。 上图就是按楼层排列的方式。3 房类过滤1. 在“排列方式”下面的是“房类过滤”区域。2. 它提供了你只显示当前区域某一类房的功能。例如，你只想显示“标准房”，则你选择标准房就可以了。电脑默认是显示“所有”的房类。4 房态过滤1. 在“房类过滤”下面是“房态过滤”区域。2. 它提供了每一种房态的颜色表示方式及图例，并且实时显示了该种状态的房数。3. 它提供了你只显示当前区域某种状态的房的功能。例如，你只想显示“VC”房，则你只需点中 “VC” 房就可以了。4 在右上角还提供了 “过滤方案“ 可以提供 全部房，当日预离，订当天预到，保密房，VIP房等5 房间显示区1. 在房态图的右边大部分为房间显示区。2. 每一个方框表示一个房间，直接可以在房态图上显示：房号，客人姓名（如果有多个客人，可以显示多个客人姓名），房态（可以利用不同颜色，图标来显示 VC,VD,VM,OC,OD,OM,LC,HU 等房态），当天预期到达客人信息(预订客人的姓名，并且图标上有个红色“订”字，房间是否保密（图标上有个会显示一个黑色的人像，在住房间是否团体（团体房在客人姓名是显示有下划线）等。另外，请注意，只有房间的高度大于 42 时，才可以显示两个客人姓名；只有房间高度大于 50 时，才可以显示“房间类型”的信息。如果客房客人是预期离店的,则在客人姓名中,显示为蓝色。如果客人有留言，则显示房号显示为红色。如果该房是插住房，则在图标右上角会显示插住的单数，一般会是 (2) 或者 (3) 字样的符号。如果客人是钟点房，则房间类型会显示为红色。3. 当你把鼠标停在房态图标上，则自动显示：在住客详细信息（包括姓名，入住日期，离店日期，折扣，房价，公司名，客人留言，客房类型等信息，如果客房是维修房，则自动显示维修原因，如果是锁房，则自动显示锁房原因），如果有预订，则会显示预订人的姓名。如果有同住客人的输入或者插住客人，也会显示同住客人的姓名。4. 由于有些酒店客房较多，所有房间不可能在一个画面上全部显示出来，所以房间显示区可以有多个区域，你可以通过“”来翻页。（有关房间区域的定义，请参考设置功能）。5. 在下面的提示行，会显示当前显示房数，预期抵达的房数。6 常用功能如下图三、 房间显示区操作说明1 选择或反选择房间1. 当你用鼠标点击一个房间时，房间背景会显示为红色，表示房间处于选择状态。你可以选择多间房间来操作。2. 当你用鼠标点击一个已经选择房间时，房间背景会显示回原来颜色，表示房间取消选择状态。3. 你可以通过键盘 CTRL+A 全选房间，CTRL+D 全部取消选择房间。2 右键菜单1. 当你选择一个房间后，按鼠标右键，就可以出现操作功能菜单。2. 功能菜单包括：入住登记，操作在住客，修改房价，客人换房，客人续住，修改房态，输入消费，输入按金，帐单综合操作、实时房态销售情况表、常用报表等。3. 功能菜单是根据房间状态来进行匹配的。例如：一间房处于 VC ( 空已结房) 状态，则只能操作的是“入住登记”，“修改房态”，“门钥制作”。其它“换房”，“输入消费”不能做，因为房间未用人住，这些操作不可能做。4. 如果你选择多间房，则功能菜单会根据已选择的多间房来匹配。这里要注意的是：入住登记，操作在住客，续住，修改房价，操作在住客人，房态改为维修只能选择一间房，只有房态改为其它状态才可以操作多间房。3双击操作 1 可以通地双击房间图标来操作系统，如果你的模块是“接待”，则当你双击“房间图标”后，如果该房间处于“可以入住”状态，则电脑会自动调用“入住登记”的画面。如果你双击“房间图标”有客人住，则电脑自动调用“客人资料”的画面； 如果你的模块是“收银”，则当你双击“房间图标”后，如果该房间处于“入住”状态，则电脑会自动调用“收银”的画面。第四章 预订第一节 预订界面一、 预订界面介绍在“房态图”中的第三个页面就是“预订”界面，可能通过鼠标进入该界面，该界面如下图所示：它按“入住日期”+“团体散客分类”+“客人姓名”排列，而对于同一个“团体”（我们的散客统统被称为一个叫“散客”的团体）电脑会自动分组显示。你可以在这个界面中进行筛选及自定义排序的操作。另外，系统还提供一个较简单的筛选功能，就是左上角的“有效”，“取消”，“入住”，“未到”，“等待”等，实际上就对应我们预订的五种状态的单据。二、 查找预订按“查找”按钮就可以实现在当前的表格中，找到你所需要的预订记录，热键是CTRL+F。如上图，你可以通过多种条件组合查找预订客人，当你按回车键后，电脑会根据你的条件进行模糊查询预订客人，找到后就会定位在客人表格，在表格中你再按回车就会自动定位到该客人上。高级技巧：从上面的界面中，可能你以为系统只支持上左面的查询条件，其实不是的，你可以在右边的表格中，通过右键的“设置表格格式”设置显示某些字段，这样下次进入时，左边的查询条件就会自动增加或者减少相应的查找字段了。三、 打印预订登记单你双击预订登记单，就能查看这预订登记单详细资料，你按“打印”按钮就可以打印当前预订登记单，预订登记单的格式可以自定义，具体操作可以参考“通用打印”功能。如下图四、 编辑及查看预订单你可以通过双击预订登记单（或者按 F2）就可以进入编辑预订单的功能（如果你没有编辑权限，就只能打开预订单来查看）。第二节 预订操作一、 散客预订1 进入预订你在房态图的“预订客人”页面中，可以进入“预订“，或者通过双击房态图的房间图标来进入“预订”， 或者通过“营销管理”中的“预订”菜单也可以进入本功能。如团体预订请在是否团体区域选择团体：。 注：灰色部份是团体项目，如下图2 界面说明1. 最上面是工具条。2. 上面区域是预订单需要填写的内容。3. 中间表格是指预订的房类的详细资料，如定价及需要预订的房数。我们的系统支持一张预订单预订多种房类。4. 下面是客人的详细信息。5. 有下拉箭头的，可以让你选择。有问号的地方是要有资料设置，请参考系统设置。3 输入字段说明客人姓名：输入客人姓名。入住日期：是指预订入住的日期。入住天数你应该输入预订人的预订天数，电脑自动根据上述输入计算离店日期。由于离店日期是利用 入住的日期+入住天数 计算出来，所以是只读的。身份证号：国内居民身份证输入后，电脑自动会计算客人发生日，籍贯，客人联系地址。客人分类：你可以指明客人的分类，这样把该客人归入历史客时，电脑就会进行相应的分类了。协议单位：双击或者按“？”按钮可以调出快速查找协议的功能，当然，你也可以利用弹出式窗口利用编码定位协议。4 历史客预订如果你输入的客人姓名在历史客档案中有资料，电脑会自动跳出一个对话框，叫你选择历史客。如下图所示：1. 你可以在这个画面中核对客人资料，然后按“选择”按钮，电脑就会把该历史客的资料调入预订登记单中。2. 你如果双击该历史客（或者按“明细”按钮，电脑会显示该历史客的所有入住登记记录的资料）。3. 在这个画面中，你可以重新输入客人姓名，英文名，房号，公司名，然后按“查询”按钮来查询其它历史客。4. 万能按钮是上面“查询条件”中不能满足要求，可能利用万能查询找到相应历史客。5 协议预订1. 你在预订画面中，双击“协议单位”或者按“协议”按钮。就会调出协议公司查找的功能。2. 该功能是一个通用查找功能，具体使用方法可以参考“第四章第一节的第二个栏目”。3. 你选择了该协议公司后，电脑会自动设置协议公司的名称，公司名称，营销人员（当然你要在协议中输入好该协议是那个营销人员签的），协议房价（当然你要设置好该协议公司每类房的房价），还有协议公司的提成金额（协议公司相应的提成方式）。6 VIP 卡预订1. 按“VIP”按钮可调出 VIP 卡预订，通常预订时，由于客人卡不在，通常只能通过卡号定位，如下图你可以通过“定位”按钮找到 VIP 卡，当然，也可以直接通过读卡器读客人的 VIP 卡。找到后，按“确认”就可以把卡上客人姓名等资料，客人相应的折扣房价自动调入到客人预订单上。7 复制预订1. 你在预订画面上按“复制”按钮，就可以把历史预订资料调出来。2. 你选择相应预订后，电脑自动把历史预订单的所有资料复制到当前订单上。8 预订房价确定1. 你做预订时，一个非常重要的步骤就是确定预订房价，确定房价有下因素：(1)如果你是历史客预订，电脑会自动找出历史折扣，然后再确定房价表（画面右上角）。（2）如果你是 VIP 卡预订，电脑自动根据卡上折扣自动确定房价表。（3）如果你是协议预订，电脑自动根据协议价确定房价表。（4）如果你不是上述三种情况，电脑会根据你在预订单上输入的“折扣”字段，自动确定房价表。2. 预订房价是可以修改的，你在右上角“预订房类”表格中，可以定位到任何一个房类中，修改相应的折扣及房价。修改不同折扣后，有些房价可以修改（当然要设置了），有些房价是定制的，不能修改。9 预订房数确定1. 你在右上的“预订房类中”，确定要订的房的房价后，需要输入房数。2. 输入完成房数后，可以按“确定”按钮保存，保存后，该行为变成绿色，表示该房类预订资料已经完整，可以进行分房了。10 预订分房1. 你预订房类资料完整后，就可以分房了。分房时，要一个一个房类的分。例如你订标单及标双各一间，需要在“标单”房类上按一次分房，电脑先分好标单，再在标双上房类分一次房。2. 预订分房画面如下：1. 房态预测： 如果你的订单的预订天数是 2 天，（如上图），电脑分房时，会自动预测未来两天该类房的房态，可以分的是白色的，不可以分的是其它颜色，你可以看上画。电脑只能分全部格子是白色的房，其它的房不能选择。2. 自动分房：按“自动分”按钮可以由电脑按房号大小次序自动为你分配可用房，通常是当你房数非常多时，可以叫电脑自动排房。3. 过滤房间：“楼层”及“区域”可以来过滤房间。不选择上述过滤条件，则是分配全部房间。4. 显示全部房及可用房：上图中是显示“全部房”，你也可以不看不可用房，按“可用房”按钮就可以看到可使的房间了。5. 键盘输入房号：你也可以通过键盘操作，就是在房号中，直接输入房号，按回车后就会选择/或者反选择该房。11 清除及修改预订分房如果你想把已经分配的预订分房清除掉，可以按“清除”按钮就可以清除所有已经预订分配的房间。如果你想修改预订分房，可以按“分房”按钮，然后得新选择所需要的房间。二、 团体预订1 同上，注：灰色部份是团体。三、 修改预订1 进入修改预订功能在房态图下的“预订客人”画面中，按“编辑”或者双击该预订单，就可以可以进入预订修改功能。2 预订修改画面1. 如果你的预订是散客预订，电脑会自动调用“散客预订”的画面。散客预订的画面同新增“散客预订”的画面是一样的，操作同新增预订一样。2. 如果你的预订是团体预订，电脑会自动调用“团体预订”的画面。团体预订的画面同新增“团体预订”的画面是一样的，操作同新增预订一样。3 取消预订在房态图下的“预订客人”画面中，按“取消”按钮就可以取消当前选择的预订了。预订被取消后，状态会改为“取消”，不会再出现在“预订”一类中了。四、 其它操作对预订状态的影响新建的预订它的状态是处于“预订”（即预订有效状态的），便它的状态会因以下情况而改变：1 预订入住当你的有效预订进行“入住”操作后，如果预订的全部房已经入住，或者全部房未入住，而你在进行预订入住操作（详细情况可参考预订入住一节）时，虽然全部房未到齐，但你选择该预订已经完成，则预订单的状态会被改为“入住”。2 预订取消当你利用“取消”按钮修改预订状态时，预订单状态为变为“取消”。3 预订未到当一个预订单在它“入住日期”到达时，还未到达，而营销部又不去修改它的“入住日期”，也不把它取消，电脑在过夜审时（过夜审时电脑会切换日期，如果该预订到切换日期时未到，夜审程序会检测出来，并提示），会提示未到的预订，如果你不作相应操作（修改或者取消预订），电脑会把该预订状态改为“未到”，一些大酒店称之为（No Show）。上述三种状态我们的系统都有相应的报表反映。第三节 未来房态一、 未来房间状态1 进入未来房态预测由于客房系统是一个实时性很强的系统，在住客人（包括续住）、预订客人（包括远期预订，近期预订）、维修状态（维修房的计划性），都会影响未来房间状态，而客房部，营销部要根据未来可用房的情况来调整房价及预订情况，所以未来房态非常重要。你可以通过“公共界面”的 第四个画面的按钮”可以进入本功能。2 未来房间状态画面开始日期：即预测的开始日期，开始日期不能小于当天。天数：即从开始日期起，预测多少天，理论上，天数是无限的，但由于机器的性能及内存的问题，我们建议 715 天预测的速度都是可以接受的。房类，房态，楼层：通过它们，你可以过滤房间。图例：该处显示了各种不同状态的颜色显示。表格：表格中如果有客人姓名，有在住的，是在住客人，有预订的，是预订客人姓名。3 查看在住及预订资料你可以在房间表格中，通过右键查看在住客或者预订客的资料。例如上图中，你点中 422 房，双击左键后，就可以调用它的在住客单，同样也可以调用有效的预订客单来查看，如果你有修改在住客或者预订客的功能，这个调用还可以提供修改功能。实际上它提供了一种在未来房态图中进入“修改及查看在住客单”及“修改及查看预订客单”的功能。二、 未来房类状态1 进入未来房类预测在未来房间预测同一个页面就是未来房类预测。2 界面介绍如上图，它可以分房类预测第一种房的在住数，预订数，预离数及可用数。第五章 前台接待第一节 散客入住一、 界面说明1 进入散客入住(1) 可以通过房态图中，选择一间 VC 房，然后按双击(2) 在房态图的左上的“房号”中，直接输入需要入住的房号，按回车(3) 在房态图的“在住客人”视图中，按“新入住”按钮。(4) 利用菜单的“前台接待”的“客人入住登记”菜单按钮。通常采用 （1）、（2）种方式操作较方便。2 界面介绍1. 上面是工具条。2. 工具条下面是“ 客人的基本信息”。3. 中间的是客人的开房数。4. 左下边是一间房的客人入住登记单信息输入区域。5. 左下边的另一个页面是“同住客成员/挂房帐设置”信息输入页面。6. 上边的是表示必须输入的项目，你要输入全部必须项目才可以存盘。7. 有下拉箭头表示可以选择输入的项目。二、 输入字段说明团体名称：如果是团体，则输入团体名称；如果是散客，系统自动把该名称设置为“散客”。领队姓名：散客不用输入，团体可输入。客人姓名：输入客人的姓名 。折扣 : 我们的系统已经在“营销管理”中的“房价套票设置”中，定义好每一种房的折扣的房价，服务费等信息。 另外,折扣与接待员输入级别有关，某些折扣某些操作员是不可以输入的。,折扣还与租季相关，有些折扣在某段时间范围有效，其它时间就无效。,折扣也同星期相关，我们可以定义有些折扣星期一星期四有效，星期五，六无效等。 折扣是否可以手工输入。房租: 它自动根据折扣输入,不同房类,不同折扣可能有不同价。有些折扣可以手工输入房租，有些折扣不可以输入。该房租输入后，在夜审时，电脑会根据该金额，自动生成科目代码为01，科目名称为“房租”的项目到该房的第一张帐单上。服务费：该项目输入后，在夜审时，电脑会根据该金额，自动生成科目代码为04，科目名称为“服务费”的项目到该房的第一张帐单上。加床：该项目输入后，在夜审时，电脑会根据该金额，自动生成科目代码为03，科目名称为“加床费”的项目到该房的第一张帐单上。包餐：如果该房价是已经含了包餐费，则请钩上“包餐”，而且可输入包餐的成本金额。夜审过租时，包餐会自动过租到客人帐单上，但是包餐不纳入计算（即自动为赠送状态），只有统计报表的意义，不会反映在客人帐单上。帐务规则：该项目其实是可输入客人，它的作用是在客人房价中，增加N个可变的夜审过租项目。例如可以增加一些什么税金、餐费等自动过租科目。显然，客人入住时，他每住一晚的费用=房租+服务费+帐务规则从上面的结构你可以看到，我们的系统支持N个项目的费用来构成客人房租。我们认为，它可以满足大部分酒店的要求。入住日期: 不可修改，电脑自动设置当前时间。入住天数：根据入住日期，入住天数，电脑自动算出离店日期。离店日期：自动由入住天数算 , 一般入住，离店日期=入住日期+入住天数，但是,如果你的凌晨房, 离店日期=入住日期+入住天数-1。如果你输入的折扣是属于钟点房，则离店日期可以修改。协议单位: 输入时,如果该单位对你输入的房间的房类有销售协议，电脑自动调出协议房价。 你也可以通过双击协议或者通过“协议”按钮调出销售协议。证件号码: 它支持国内身份证解释，支持 15 ,18 位两种身份证。它自动计算客人性别，籍贯，生日，居住地。保密房: 保密房在房态图上有个密字显示。叫醒时间: 说明可以为总机制作叫醒时间表及自动叫醒提示(未来还可实现电脑自动打电话)，另外，如果你在本机参数设置中，打开“接待参数”的“自动叫醒提示”，则到点时，电脑会自动弹出窗口进行提示。客人种类: 主要用于查询及转做历史客时的客人分类。证件图样: 自动根据姓名调出上一个图样,支持扫描仪。并且支持二代证自动读取（需在本机参数设置）。三、 功能按钮说明1 增加如果你入住时，多于一间房，就需要按“增加”来增加新的房号，当你增加新房号后，电脑自动复制上一间房的所有信息，包括房价。但是，如果你下一间房的房类同上一间房不同，则电脑自动找出下一间房的房价，即如果上一间的标准单人房的 8 折，下一间房是标准双人房，则电脑自动找出标准双人房的 8 折来设置房价。但是，如果标准双人房没有 8 折，则电脑会把房价清空，要求你输入新的房价。2 删除如果你发现团体房间有一间输入错误，你要取消它，则删除它就可以了。3 确认确认并非保存入住登记单据,只是保存当前记录资料。4 保存保存是保存入住登记资料，客人自动入住到房间。电脑并且会发信息到其它电脑，要它们自动更新房态。5 复制请参考复制入住6 客史请参考历史客入住7 VIP 请参考 VIP 卡入住8 预订请参考预订入住。9 挂帐授权1. 如果你的酒店有多个营业部门，例如中餐，西餐，KTV 等，而希望客人可以在上述收银点签单，则需要授权。2. 你需要按“挂帐”按钮，就可以定义“授权”签单的收银点，如下图：你可以授权同一团体某些房可以签单，还可能授权它可以在什么收银点签单。 10 制钥1. 你在入住登记时，可以同时制作门钥。2. 你按制钥按钮就可以调出该功能。如下图：电脑会根据你的离店日期制卡。我们的制卡功能还支持一房多卡，消卡，制取消卡，读卡等功能。11 分房对于于团体来说,快速输入数十个房间是必须的，所以要求有快速分房的功能。我们的系统当你输入完成第一个客人的资料后，按“确认”按钮后，就可以调用分房的功能，通过点击当前可选房间来快速分房。分房的界面可以按房类，楼层，朝向来快速过滤。四、 多种快速入住方式1 历史客入住对于历史客入住，我系统是支持的。如果你在客人姓名中输入一个历史客人的名，而电脑在历史客档案中找到他的资料，则电脑会自动提供历史客入住。你也可以按“历史”按钮，自动决定查询历史客的方法。如下图：你可以通过上述条件查询历史客，找到一个历史客后，你就可以按“选择”（F11） 来选择一个历史客。这样电脑就会自动调入历史客的资料及上次入住的房价。你也可以通过“明细”按钮看到客人以前明细入住的资料。另外，如果你输入的客人是黑名单或者 VIP ，电脑会有对话框弹出来提示。2 协议入住你按“协议”按钮或者双击“协议公司”就可以调出协议查找功能。该功能属于一个万能定位（前面通用界面已经介绍）。当你选择一个协议后，电脑会自动把公司名称及协议公司设置为协议公司的名称，同时，把协议公司的备注复制到当前的备注中