公司接待工作管理规定.doc

一 目的本规定制订之目的，系为提供本公司接待工作、接待人员的相关作业规定，提高接待人员专业技能，规范公司相关部门接待的配合度，以提升工作品质，提高工作效率。二 适用范围本规定适用于公司接待工作的接受、传递、准备、执行与管理等一系列作业相关规定。三 权责本规定由总务课负责制/修订，经管理部经理审查，各部经理会审，呈总经理室核准后实施。四 参考资料无五 执行内容1 服务台人员职责标准1.1 热爱本职工作，在接待工作中不断积累经验，提高业务能力。1.2 对待工作应主动、热情，用语应礼貌、规范。1.3 做好总机转接；各类信件、报刊杂志的登记发放；公司简介、广告图片的更新、管理工作。 1.4 做好公司每个会议室协调安排工作。1.5 做好会议室各类器具、固定资产的登记管理工作。1.6 督促大厅勤务人员做好大厅、会议室的清洁卫生工作，做到勤洗、勤擦、勤检查。勤 洗：对茶杯、器具、饮水机等经常清洁消毒，椅子套定期清洗。勤 擦：经常擦抹窗玻璃、沙发、桌子、椅子、地面，不留灰尘、污迹，保持干净如新。 勤检查：经常检查会议室的清洁卫生工作，发现问题及时清除，起到监督促进作用。1.7 做好领导交办的其他各类事项，配合公司及各部门举办的各类会议、活动的筹备、礼仪服务工作。1.8 做好省、市领导、各类国内外团体、贵宾及配套厂商的接洽、参观工作。1.9 认真执行公司制定的各项规章制度。2 服务台人员会务标准 2.1 会议提前到场制：每次会议前30分钟把会议室门打开，空调开启，杯子、茶叶、热水准备齐全，茶水倒好后方可离开。2.2 会议巡回制：定时到会议室检查热水供应情况，并主动添加茶水。2.3 休息时间值班制：服务台人员中午休息时间，实行轮流值班制。2.4 工作保密制：在接待及会务工作的任何场所，听到的各类消息应严格保密，不可外传。3 接待规则3.1 一般性的业务洽谈与会见：3.1.1 服务台人员凭会客单，问清来访人员的需求后，应立即电话联系公司被访人，经被访人确认后，安排客人于大厅接待处入座等侯。 3.1.2 来访人员拜访课长级以上人员，经被访人确认后，引导客人至公司会议室入座等侯、并主动递送茶水。 3.2 来宾参观流程：3.2.1 根据来宾身份（市、省、中央领导等）、职位区分：市级（含副市级）以上领导率团来访，由总经理亲自出面接待；市级以下人员率团来访，由总经理指定人员负责接待。3.2.2 服务台与相关部门（生产部、生管部）负责人进行联系，以便了解情况，做好准备工作。3.2.3 来宾进入公司，指定接待人员应事先至大厅门口迎接客人，根据职位、人数不同，引导客人至公司贵宾室或培训教室入座，分发公司简介、递送茶水。3.2.4 由接待人员致简短欢迎辞，并请来宾观看公司简介DV影像，让客人加深对公司的了解，留下深刻印象。3.2.5 引导来宾至样车展示厅并讲解每款样车的型号、主要性能特点。3.2.6引导来宾按指定参观路线进入现场参观并作介绍。3.2.6一般来宾：作简要介绍。3.2.7 特别/特定来宾（含高级长官）：进入公司现场参观途中，接待人员对各部门生产状况作简单介绍（必要时由各部门经理出面说明）。并根据公司现状，阐述公司经营之优劣势，对公司今后的发展和设想作简要汇报。3.2.8 现场参观完毕，接待人员应陪同送至来宾上车，挥手、目送客人离去。3.2.9 来宾参观访问，公司摄影人员应及时摄下珍贵而有意义的照片，并妥为保管存