存货管理及盘点制度.doc

10上海安洋木业有限公司 财务部存货管理业务流程存货管理流程制度存货是企业在生产经营过程中为销售或生产消耗而持有的处于生产经营过程中的各种资产，它包括为产品生产和商品销售而持有的原材料、包装物、低值易耗品、在产品和产成品等，它是企业流动资产的重要组成部分。一、存货的范围和存货核算控制的目标：1、 存货的范围：凡是所有权归属于公司且不以存货存放地点为依据的，都属于公司的存货范围。它主要包括：（1）、库存待销售的、待消耗的存货（包括目前公司生产车间二级材料仓）；（2）、在生产过程中使用以及处于加工过程中的存货（包括目前公司生产车间的二级仓及现场物料）；（3）、已支付货款，购入处于运输过程中的存货及结算凭证以到尚未办理入库手续的存货；（4）、委托其他单位加工、代销售的存货；但是要注意，凡是收到货款并开出销售发票，暂存于本公司的商品产品，不属于公司的存货范围，同时其他单位委托本公司加工的、代销的商品产品也不属于本公司的存货范围。2、 存货管理和控制目标：（1）、保证存货资产的安全和完整，是存货管理的重要目标；（2）、保证购入的存货在数量、价格上合理，以符合生产和销售的要求，减少不合理存货积压，提高存货的周转次数。（3）、合理确定存货的价值：、购入的存货由买价加上运输、运杂费用和合理损耗；、生产加工的存货为投入的材料成本加上分摊的直接人工和制造费用；、委托加工的存货为发出的材料成本加上支付的加工费用；二、存货管理的ABC法1、公司对存货的管理进行重点分类管理，对存货分为ABC三大类：（1）、对产成品、原料、半成品等价值较大的存货划分为A类；（2）、对价值较小的原料、包装材料、辅料等划分为B类存货：（3）、对价值较小、数量较多的低值易耗品、配件等划分为C类存货：2、ABC类存货的管理公司对A类存货作为重点管理，每月必须盘点，其抽盘比率不得低于30%，对B类存货作次重点管理，每月进行抽查盘点比例不得低于15%，以C类存货每年终盘点一次。三、 存货出入库管理：1、为加强公司的存货管理，规范存货的采购、领用、销售与核算，结合公司管理需要，特制定本制度。2、本制度是公司经营管理制度的重要组成部分，适用于公司各部门。3、存货的范围：以公司对存货是否具有所有权为依据，凡是在盘存日法定所有权属于公司的一切物品，无论存放于何处，且处于何种状态，都属于公司的存货。4、存货的分类： 存货划分为原材料、半成品、成品、低值易耗品、配品配件等。其仓别分别设置“原材料仓、原材料不良品仓、原材料呆滞仓、原材料报废品仓库、半成品仓、成品仓（下设：工程、经销、零售、待处理仓、呆滞和报废品仓）、代管品仓、原材料车间二级仓（下设：板材、木皮、PVC、油漆、开料和辅材二级仓）、客服零件备用仓和样品展示仓；5、存货的入库：（1）、购入材料的入库流程：流程说明：、供应商送货到公司仓库，原材料仓库仓管员根据采购订单和供应商的“送货单”，核对是否相符，相符后对实物数量进行清点，并在供应商送货单上对数量进行确认；如果不符的拒收，并及时通知MC执行采购； 、货物待收后，通知品质部对待收货物进行检验（上ERP后要生成“待检单”），仓库根据品检人员出具的IQC检验报告中合格数量开具收料单（一式三联，一联存根、二联财务、三联采购），并办理合格物料的入库；、对品质检验不合格的物料，由品质部将IQC检验报告交MC执行采购，由执行采购通知供应商及时处理；、凡是购入的存货，必须在入库前办理验收手续，仓库在清点数量时，要以采购订单为依据，从购进的品种、规格、数量上核对是否相符，对超过采购订单（对每一物料的超收标准由MC负责制定，经付总经理审批后交仓库一份，在六月二十五号前完成）以上的，超过部分不得办理入库。对特殊情况的超出部分须经付总经理批准；、只有对验收合格的才办理入库手续；验收入库手续完成后，仓库统计员每天将收料单采购联交财务部材料会计；、实物验收后，仓库进行整理归类和标识，并记录于实物帐卡。（2）、生产入库生产半成品或成品的入库流程：流程说明：、生产车间半成品或成品完工后，由生产车间开具产品入库通知单，交品质部品质人员对产品进行检验；对产品包装前的检验（成品全检、半成品抽检）由品质出具成品、半成品检验日报表。、品质部根据产品入库通知单，对产品进行检验后，出具OQC检验日报表，生产车间根据OQC检验日报表的合格数量，填制产品入库单，交品检签字；、生产车间将产品入库单和实物一起交仓管员验收，并在产品入库单上签字确认；、产品入库单一式四联（一联自存、二联财务、三联仓库）；产品入库单上必须有生产经办人、品检及仓库验收人员的签字。同时将财务联交成本会计；、仓库验收后，对其整理归类，标识清楚，记于帐卡上。（3）、退回产品的入库：、对品质部判定需退回公司处理的产品，由储运部根据品质异常单或客诉单将产品运回公司，放入待处理品仓；、仓库根据品质部的品质异常单或客诉单上对产品的判定结果，由PMC或客服部开具的退货产品入库单，仓库办理退回产品的入库（根据退回产品判定入不同的仓别：报废产品入报废品仓，不良返修的入不良品仓）；、对返修产品领用材料，由车间开具领料单，到仓库或车间二级仓领料；（4）、委外加工产品入库：委外加工厂商将加工产品送到公司，经品质检验后，仓库根据品质检验报告中的合格数量，开具委外加工入库单，并办理入库；（5）、研发用材料、低值易耗品入库管理：、研发部门用材料、零星采购材料（如试样）和设备维修购买的低耗材料，由采购部统一交储运部仓库办理入库手续，经品质检验后，仓库开具收料单，并办理入库；、对行政部购买的办公用品，由行政部办理验收入库手续。6、存货出库管理：（1）、生产领用材料出库流程：流程说明： 、仓库根据审核后的调拨单，限额领料单、补料单和委外加工单内容，进行备料； 、生产车间等部门根据调拨单、限额领料单、补料单和委外加工单到仓库领料；双方对所领物料与单据相符后，在相关领料单据上签字确认； 、对生产车间到车间二级仓领取物料也需有相关的出库单据，二级仓库管理人员在发料后也需双方签字确认； 、仓库和生产车间统计人员每天将材料出库单据交财务部材料会计（目前为应付账款会计）进行核对后登记材料出入库明细账；、对低耗品（刀具管理除外），按正常领料处理，对刀具开具领料单后，同时设备部门建立相应的台账进行后续管理。（2）、销售出库流程： 流程说明：、仓库根据业务管理部提交的发货通知单备货；品质部对产品放置时间较长或者对批量出货且产品质量不稳定的产品要进行抽检；、制造部PC根据审核的发货通知单，编制工程发货单和内部流转单交财务部审核；（在ERP上线后，可能改为业务管理部做）、仓库根据审核的工程发货单和内部流转单发货，发货后将相关的单据交财务部和业务管理部一联；、仓库对品检不合格品，调入到不合格品仓，由品质部将“品质异常处理单”交制造部PMC处理。（3）、其他出库处理： 、研发领用材料：对研发部门到仓库领用材料，由研发经办人开具领料单（上ERP是“其他出库单”），注明领料部门，经领用部门主管审核后，到仓库领取材料；、对生产车间领用低耗品：生产车间领用低值易耗品、修理用配件，由车间开具领料单（上ERP是“其他出库单”），注明领料部门，经制造部主管审核后，到仓库领取消耗品；、营销等其他部门：由经办部门到仓库开具领料单（包括生产部的客诉维修领料）（上ERP是“其他出库单”），经部门主管审核后，到仓库领取材料。（4）、客服部领用材料：、客服部对售后服务领用的材料由客服部开具调拨单，经主管审核后，到仓库领取材料；、客服部对上门维修或发给经销商的维修材料，需开具领料单，经客服主管审核后，将“客诉单”和“领料单”交财务部各一联；、每月底客服部将编制客诉仓客诉材料领用存表交财务部材料会计；（5）、报废出库：仓库根据财务部和总经理审核后报废物资出库单，并将财务联交财务部材料会计进行账务处理。（6）、外购材料的退货出库：储运部仓库根据品质部品质异常单，在确定材料供应商后，开具退货单，将相关单据交制造MC或采购部和财务部，并将实物进行归类堆放。四、 存货盘点管理： 1、每月终了，储运部仓管员、行政人员与财务人员必须对A类存货进行抽盘（抽盘比率为30%以上），对B类（抽盘比例不低于15%）和C类物料进行抽盘；年度（中）终了，对公司所有的存货进行全面清查，对年度盘点由财务部编制盘点计划，并组织全面盘点。 2、盘点前按以下程序进行：（1）、盘点的截止时间为每月的最后一天，月底前一天储运部将其当月（当月结算期间为1-31日，对月底最后一天的出入库单据做到下月1号）的所有进出库的单据录入完毕，并结出结存数量，下班前将报表交财务部核对，双方在盘点前核对一致；在每月末的最后一天上午十点进行盘点；（2）、月底最后一天生产不办理领料，生产车间作调休放假处理（生产车间自行安排），同时在月底前一天，生产车间统计在上午九点将车间结存数量交财务成本会计；（3）、盘点前仓库和车间对物料进行整理和归类，要求堆放整齐。3、存货的盘点流程流程说明：、每月的盘点，盘点计划可以省略，但对年（中）终盘点，财务在十二月中旬拿出“盘点计划”，对盘点做出具体安排；盘点计划审批后，对盘点时需要的账、卡由行政部准备；仓库和车间等部门进行盘点前实物的整理和归类。、每月的盘点只需财务会同仓储组和车间人员参与，但年终盘点为静态盘点，盘点期间停止生产，公司全体人员共同参与盘点。、财务部根据仓库和车间提供的结存报表进行核对，核对一致后，将盘点表打印后（如果为抽盘方式，将抽盘的盘点表进行打印,在上ERP前由仓库打印）交盘点人员； 、盘点后，仓库、车间统计人员与财务部材料和成本会计将存货盘盈盘亏表进行整理，并对盘盈盘亏的存货进行核查；、财务部将存货盘盈盘亏表交总经理审批后，财务和仓库做相应的调账处理；、对办公用品的盘点由行政提供经财务审核的进耗存报表，并对其抽查；、对存货盘亏在处理调帐前，必须对存货损失原因在进行追查，要追究当事人的责任。五、存货报废管理流程：1、存货的报废管理：（1）、公司对存货的报废处理必须实行保管与处理人员职责分离，仓库和财务记账人员不能负责对报废实物的处理。（2）、每月仓库对报废品仓进行全面清理，对清理后需编制“报废物资进耗存表”交财务部；2、存货报废流程：流程说明：（1）、每月底储运部仓管员对所管报废品仓库全面清理一次，对需要报废的存货，填制报废物资出库单一式两份，说明报废原因，交部门主管审核； （2）、储运部内勤将报废出库单交财务审核后，转付总经理或总经理核准；（3）、仓库对核准的报废出库单，会同行政人事部共同进行处理，如有变卖价值的，由行政出售后，将货款交财务出纳开具收据；（4）、储运部和财务部根据核准的报废物资出库单作销账处理。对报废品、呆滞品的定义如下：报废品：指经过品质部和生产技术部判定，该物料或成品无法修复或修复后已失去使用价值，不能使用或出售。对报废品由品质部出具“报废申请单”，并判定为报废品的物料，对所有的报废物料（包括成品）必须有付总经理的审批；仓库根据审批的“报废申请单”进行报废品的入库或调拨到报废品仓。呆滞品：指超过库存周期没有使用（PMC部门在七月份要制定出物料使用周期）或后续会使用的合格品物料；对呆滞物料仓库要定期清查，对超过规定期限的，由品质部检验合格的物料，由仓库通过调拨单从原材料仓库调拨到呆滞品仓；对半成品和成品呆滞品每月必须清理，查明原因，上报处理。 六、存货的保管制度： 1、凡入库的材料、商品物资，应指批派专人保管，并建立仓管人员的岗位责任制； 2、入库的材料、商品产品按指定的仓位、应分类堆放整齐，有明确的标识，并登记明细账卡； 3、仓管员须随时核对实物与帐卡记录，做到卡实相符，如有不符，及时查明原因； 4、仓管人员随时检查存货有无过期变质、残损、超储积压，短缺和包装破损等情形，如有发现，及时报告储运主管，及时处理； 5、所有储存的物品，必须定期清查；财务部应负责监督检查库存状况，将库存明细账与仓库帐卡核对，做到帐卡与实物相符。 6、公司存放于外单位的存货，应取得相应的证明凭单，单独由财务部设帐控制，对存放于销售、生产部门的材料、商品产品物资分别由销售、生产部门保管，由财务部门设帐控制； 7、仓管员随时检查防水、防火、防盗等安全设施，如发现失效，应及时报告。8、仓储要求： （1）、仓储物资必须按照规定存放，先进先出的原则，每种存货必须要有明确、清晰的标识； （2）、严禁无关人员进出仓库，因业务需要，必须有仓储人员的陪同； （3）、保持库房清洁卫生，库容整齐美观； （4）、库房设施符合防火、防盗、防潮标准，货架应达到安全要求； （5）、要经常核对帐、物、卡一致，如有差异，及时查表原因；七、委托加工物资和代管物资的管理1、委托加工存货的管理：（1）、公司因生产条件限制或自身加工不划算的情况下，才允许委外加工处理；（2）、对委外加工存货的管理按“采购与付款业务管理流程”中的“委外加工材料”处理（即：所有发给加工厂商的加工材料由储运部开具委外加工单，如果材料在二级库要调拨到原材料仓库，统一由材料仓库发出；对加工厂商加工好送回公司，经品质检验合格后，仓库开具委外加工入库单，并办理入库）；2、代管物资和客供产品的管理：（1）、代管物资的管理：代管物资指客户把组成产品的零部件自已购买后，交给公司进行批量组装的材料；客户将代管物资交公司，由品质检验合格后，由仓库开具收料单办理入库；代管物资不属于公司的存货，但是对代管物资需进行出入库管理，对代管物资储运部仓库设置代管仓，并建立相应的进出库台帐进行管理。每月底对代管仓库也要进行清查盘点，并与客户核对；对代管物资的代管期限不能超过六个月，对生产结束后有结存的代管物资由仓库书面通知业务管理，客户在一个月内必须将代管物资运走。 （2）、客供产品的管理：客供产品指客户提供且数量很少的物料（样品除外），客供物料由品质部检验合格后，由PC开具手工入库单交仓库办理入库；由仓库开具手工出库单办理出库手续，此单由MC与仓库负责与客户交接，并建立相应的手工帐。八、存货的账务核对及单据传递规定：1、各部门间的帐务核对：（1）、储运部与财务部的账务核对：每月底盘点前一天，仓储内勤将本月1日至30日该期间的存货入库、发出单据录入完毕，按仓别编制存货进耗存报表（电子档），交财务部材料会计或成本会计，每月分两阶段核对（即16号核对115号的出入库及结存，30号核对1630号的出入库及结存）； 财务部材料或成本会计对仓库提交的存货进耗存报表进行核对，对有差异的要求储运部内勤共同核对，核对无误后，双方签字确认；（2）、生产车间及车间二级仓库与财务部对二级仓材料及车间在产品的核对：每月底盘点前一天，生产车间统计按车间将月末未完工产品统计报表交财务成本会计，同时车间二级仓库按仓别编制存货进耗存报表交成本会计核对，每月