档案管理规定.doc

档案管理规定为了加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，促进档案工作为公司各项工作服务，特制定本规定。一、档案管理机构：总公司企业发展部负责全公司的档案综合管理工作。具体负责全公司各种档案管理规定的制定、档案监管及监督档案销毁工作；各分（子）公司综合办公室负责本公司档案的具体管理工作，主要负责组织本公司文件、资料等的归档、立卷、保管、调阅和销毁等工作，以及当年存放在各部门尚未归档资料的监管工作。二、归档范围 1.行政管理类：企业综合性行政事务工作文件2.经营管理类：（1）经营决策：企业发展规划、方针目标管理等；（2）计划工作：年（季）度计划、全面计划管理工作等；（3）统计工作：各种统计报表、综合性统计分析工作等；（4）产品销售：市场分析、用户调查、产品销售、广告宣传、售后服务工作等；（5）企业管理：企业管理现代化工作等； 3.生产管理类：（1）生产调度：生产组织，调度指挥工作等；（2）质量管理：企业全面质量管理、产品质量检测和质量控制工作等；（3）能源管理：能源消耗定额管理，节能降耗工作等；（4）安全管理：安全生产、工伤事故处理、职工安全教育等；（5）科技管理：新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等；（6）环境保护：环境保护检测与控制，污染治理等；（7）研发管理：新产品开发，科技成果管理、技术引进等；（8）标准化工作：企业标准化管理工作，各种标准文件等；（9）合同类：生产经营过程中产生的各种合同。4.产品类：同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、加工制造、检验、包装的全过程文件等5.科学技术研究类：同一项目内，包含课题立项、研究准备、试验、总结鉴定、成果报告、推广应用等项目研究和管理的全过程文件等6.基建类：同一工程项目内包含工程的测绘、设计、施工、竣工验收全过程文件等 7.设备仪器类：同一设备仪器内，包含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程文件等8、会计档案类：凭证、账簿、报表、其他需要归档的财务文件 9、人事档案类：工资报表、保险报表、公积金报表、员工管理，工人招聘、录用、调配工作文件等三、档案归档、立卷1、总公司企业发展部、各分（子）公司综合办公室应于每年第一季度内将上一年度各部门应归档文件资料搜集、整理、立卷、归档。并编制归档档案清册上交总公司企业发展部备案。2、归档的文件资料必须按年度立卷。档案分类应按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，后依案卷性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。3、每一归档文件必须按年度、部门、类别规范编号。并登入“归档案卷目录”中。目录中应记载：档案归档日期、文件发生日期、档案类别、移交部门及人员、档案编号、档案名称、保存期限、保密级别等内容。四、档案保管1、总公司及各分（子）公司应设立档案室统一存放档案。在条件不具备情况下，除财务档案和人事工资档案可存放在各自部门外，其他档案必须每年由所在部门整理后送交各分公司综合办公司存放或总公司企业发展部。2、各分公司及总公司必须设立档案管理部门必须设立档案管理岗，指定档案管理人员。并根据档案存放地分别指定分类档案保管员。分类档案保管员对所保管档案的安全完整负有责任。 3、档案存放地及存放设施必须满足防火、防蛀、防潮要求，保证档案的安全。 五、档案调阅各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“档案调阅单”，经其部门主管核准后向档案管理人员调阅。跨部门调阅档案必须经原归档部门负责人或公司总经理审批后方可调阅。 六、档案的销毁对超过保管期限的档案要组织专业人员进行鉴定，确定其确实没有保存和利用价值，编制销毁清册，经总公司总经理批准方能销毁。销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。七、处罚有下列行为之一的根据情节轻重给予批评、处分；造成损失的责令赔偿；构成犯罪的依法追究刑事责任。 1、档案人员玩忽职守造成档案损失的