接待管理制度.doc

接待管理制度一、目的为规范公司接待标准和流程，有效维护和促进公司公共关系，提高公司整体形象，提高服务质量，严控费用成本，结合公司实际，特制订本制度。二、适用范围接待制度适用于集团公司及集团所有子公司的接待管理。三、接待原则公司公务接待遵循“礼貌待客、文明迎送、对口陪同、控制成本”的原则。四、管理职责4.1集团行政部负责集团公司及所有子公司公务接待的统一管理和协调，行政部具体负责集团公司相关的接待业务，各子公司财务后勤科具体负责各子公司的具体业务接待工作。4.1.1具体接待部门负责联系与统筹公司的对外接待工作，包括客户、政府人员、公司业务往来的客人等等；4.1.2接待部门负责接待酒店的预定、就餐安排、退房、结算4.1.3接待的具体安排及接待台账的登记，接待费用的结算及报销。4.2财务部负责接待费用标准的制定和控制。5 管理内容与要求5.1接待规格接待事务住宿、用餐坚持分级限标的原则，由集团行政部统一安排在指定饭店、宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。具体规定如下：5.1.1 嘉宾级别：a) 普通来宾：一般业务类考察人员、技术人员、普通意向投资商、客户等。b) 高级来宾：市厅级以下政府领导，董事长、总经理等邀请的客人、朋友、包括一般政府官员、聘请的专家、各行业合作客户等。c) 特级嘉宾：市厅级以上政府领导，以及董事长、总经理特别吩咐的重要客人。5.1.2接待陪同人员：a) 普通嘉宾：相关部门负责人、业务人员。b) 高级嘉宾：各公司总经理、相关部门负责人。c) 特级嘉宾：由天瑞集团总经理安排相关陪同人员。5.1.3 陪同人员的人数视情况而定，原则上少于来宾人数，特殊情况请示所在公司总经理批准。接待人员一般情况下由对口职能科室负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。原则上陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。5.1.4接待标准a) 公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待；b) 地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；c) 其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）5.1.5用餐规定a）公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待；地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）。b）未经批准而超出标准的接待费，由接待申报人自负。c）接待人员一般情况下由对口职能部门负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。d）凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。e）一般情况下需在外酒店、宾馆安排用餐（或住宿）必须在定点宾馆，以降低接待费用。5.2接待审批程序5.2.1有客户来访时，联系部门应至少在来访前两天填写 “业务接待用餐申请单”“接待方案”，并由部门领导、所在公司总经理（集团公司由集团公司总经理）审核批准后，将来访贵宾的职务、性别、人数、到访的时间及有关接待要求（如是否要车辆接送，是否要安排食宿等）通知行政部或所在公司财后科（部），协调后做出相应安排。5.2.2原则上应将审批后的“业务接待用餐申请单”“接待方案”，提前两天交行政部或所在公司财后科（部）审核，特殊情况需先口头报告后补办审批。如因出差等条件约束，所在公司总经理可以口头批准，随后补充记录。5.3接待费用审批程序5.3.1 大型接待任务，由接待部门填写 “招待费用预算单”报所在公司总经理，由总经理签批后实施，特殊情况需在接待结束后及时补办。5.3.2 宾馆、酒店（餐饮）的签单人员，须经所以公司总经理授权后方可有签单权，签单人员名单报财务部备案。由行政部统一向可办理签单的协议宾馆、酒店提供确认的签单人员名单，以提供接待服务的方便。5.3.3接待人员负责客户接待时，在无签单权的情况下，不能擅自与宾馆、酒店进行消费签单，须由在场的可签单领导确认签单或由接待人员直接办理买单手续。如在消费过程中擅自作签单处理所发生的费用和造成的不利因素由该员工自行与宾馆、酒店处理解决。5.4接待实施5.4.1 大型的接待，行政部或所在公司财后科(部)须提前编制接待方案，内容包括接待工作的组织分工、陪同人员和迎送人员的名单、食宿地点、交通工具、活动方式及日程安排等。5.4.2接待方案确定后，由行政部或所在公司财后科（部）协助接待部门准备接待所需的各种企业宣传资料或资源。企业宣传资料包括：企业社会责任报告、企业形象画册、企业宣传专题片、员工手册等。5.4.3如果接待工作涉及礼品赠送，需按以下要求进行申领：a)填写“工作联系单”，说明礼品的具体用途及所需申领礼品的信息，报天瑞集团总经理审批并交于行政部。b)行政部在发放礼品时应进行登记，领用人需签名。5.4.4 来访结束后，陪同人员应将接待的实际情况向上级领导作汇报。5.4.5行政部及各公司财务后勤科（部）要做好接待费用的核对、结算、报销工作，建立住宿、用餐管理台账。5.5接待费用报销管理5.2.1报销接待费用时须凭相关单据，按财务报销流程办理。5.5.2 特殊接待费用的处理，须报天瑞集团总经理审批后方可处理。5 考核激励5.16 检查与考核6.1本制度由行政部、各公司财务后勤科（部）组织实施。6.2 本制度的实施由行政部检查与考核。7 附表附件一、业务接待用餐申请单业务接待用餐申请单申请部门餐请单位用餐事由用餐人数用餐时间用餐标准实际消费 经办人签字 部门负责人审批（财后科）行政部审核集团总经理审批年 月 日 年 月 日 年 月 日年 月 日附件二、接待方案接 待 方 案 有限公司 年 月 日接待类别： （ ）普通来宾（ ）高级来宾（ ）特级嘉宾接待时间： 年 月 日 点 分（星期 ）接待对象：来宾人数：主 题：接待部门：协助部门：流程安排： 1、