第8章 文件管理.doc

第八章 文件8.1 概述8.1.1 文件的基本概念8.1.1.1 文件是指一切涉及药品生产和管理的书面标准和实施的记录。8.1.1.2文件管理是企业质量保证体系的重要部分，企业应对管理体系中采用的全部要素、要求和规定编制成各项制度、标准或程序形成文件体系，并保证企业有关员工对文件有正确一致的理解。在实施中及时正确地记录执行情况且保存完整的执行记录。8.1.1.3 文件管理的目的是保证企业生产经营活动的全过程规范化运转，使企业在遵循国家各种有关法规的原则下，一切活动有章可循、责任明确、照章办事、有案可查，以达到有效管理的最终目标。8.1.2 文件类型文件可以分为以下几种类型： （1) 阐明要求的文件如规范、标准、规定、制度等； （2) 阐明推荐建议的文件如指南； （3) 规定组织质量管理体系的文件如质量手册； （4) 规定用于某一具体情况的质量管理体系要素和资源的文件如质量计划； （5) 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件如记录、凭证、报告等。 8.1.2.1 关于阐明要求的文件，一般分为技术标准、管理标准、和工作标准三个方面。 （1) 技术标准是指药品生产技术活动中，由国家、地方、行政及企业颁布和制订的技术性规范、准则、规定、办法、规格标准、规程和程序等书面要求如产品质量标准、产品工艺规程和质量标准等；（2) 管理标准是指由国家、地方或行政所颁发的有关法规、制度或规定等文件以及企业为了行使生产计划、指挥、控制等管理职能，使之标准化、规范化而制订的规章制度、规定、标准或办法等书面要求，如厂房、设施和设备的使用、维护、保养和检修等制度，物料管理制度，规范培训制度等； （3) 工作标准是指企业内部对每一项独立的生产作业或管理活动所制订的规定标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考核所规定的标准、程序等书面要求，如各种岗位操作规程和各种标准操作规程（SOP）等。 8.1.2 2 关于阐明结果或证据的文件，一般分为记录、凭证和各种报告等。 1） 记录：如岗位操作记录、批生产记录、批包装记录、批档案、日报、月报、批报、产品留样检验记录、各种台帐等； 2 ） 凭证：如表示物料、物件、设备和操作室等状态的单、证、卡、牌以及各类证明文件等；3） 报告：如药品申请报告、各种工作总结报告、产品质量综合分析以及各类报告书等。 8.1.3 文件的相关性 法定 种类文件的关联图 法定 质量手册技术标准管理标准工作标准记录专题报告 8.1.4 根据各类文件的相互关系,企业应建立文件系统，明确文件的主要起草部门、管理部门、执行部门和检查部门。见参考图：文件系统批档案汇总批档案运行记录趋势分析技术标准工艺规程质量标准检验规程其它管理标准生产管理质量管理物料管理设备管理计量管理环境管理验证管理其它工作标准岗位操作法、SOPS（生产操作、辅助操作、检验操作、管理等）管理标准岗位操作记录批生产记录批包装记录批检验记录物料记录计量记录设备记录验证记录环境记录其它专题报告 表示非每批必需的内容8.2 生产管理文件和质量管理文件8.2.1 产品生产管理文件产品生产管理文件分为以下几种类型：8.2.1.1 生产工艺规程、岗位操作法、或标准操作规程（SOP）（1） 工艺规程是指为生产一定数量成品所需起始原料和包装材料的数量,以及工艺加工说明、注意事项、包括生产过程中控制的一个或一套文件。原料药的工艺规程应按每个产品分别编制，制剂的工艺规程除可按产品编制外，也可按剂型（或单元操作）编制有关工艺操作的，阐明生产过程中的共性规定，再按具体品种的技术要求写成产品工艺规程或产品工艺卡片，或按品种将工艺规程和岗位操作的内容结合，设计成工艺规程、操作要求和生产记录为一体的产品生产记录表，作为生产活动和原始记录的凭证。参考：工艺规程的主要内容1）原料药工艺规程 产品名称及概述； 原辅材料、包装材料规格及质量标准； 化学反应过程（包括副反应）及生产流程图（工艺及设备流程，包括该工艺操作所需的净化级别）； 工艺过程（包括工艺过程中必须的SOP名称以及需验证的工艺过程及说明）； 生产工艺和质量控制检查（包括中间体检查），中间体和成品质量标准； 技术安全与防火（包括劳动保护环境卫生）； 综合利用（包括副产回收品的处理）与“三废”治理（包括“三废”排放标准）； 操作工时与生产周期； 劳动组织与岗位定员； 设备一览表及主要设备生产能力（设备包括仪表规格型号）； 原材料、动力消耗定额和技术经济指标； 物料平衡（包括原料利用率的计算）；制剂工艺规程 产品名称、剂型、规格； 处方和依据； 生产工艺流程； 操作过程及工艺条件； 工艺卫生和环境卫生（包括对净化级别要求）； 本产品工艺过程中所需的SOP名称及要求； 原辅材料、中间产品和成品的质量标准和技术参数及贮存注意事项； 中间产品的检查方法及控制； 需要进行验证的关键工序及其工艺验证的具体要求； 包装要求、标签、说明书（附样本）与产品贮存方法及有效期； 原辅材料的消耗定额、技术经济指标、物料平衡以及各项指标的计算方法； 设备一览表、主要设备生产能力； 技术安全及劳动保护； 劳动组织与岗位定员； 附录（有关理化常数、曲线、图表、计算公式、换算表等）； 附页（供修改时登记批准日期、文号和内容用）。1.2 岗位操作法是指经批准用以指示生产岗位的具体操作的书面规定.原料药岗位操作法 岗位操作法名称； 编号、颁发部门、生效日期； 所属产品名称、岗位名称； 本岗位化学反应及副反应； 原材料、上工段中间体名称、规格、每批投入量及性能； 生产操作方法与要点（包括停、开车注意事项）； 重点操作的复核制度，以及防止混药、差错的注意事项； 工艺卫生和环境卫生，以及防止污染的注意事项； 主要设备或工器具的名称、规格要求以及其维护、使用与清洗； 安全防火和劳动保护； 异常现象的报告及处理； 中间体（本岗位制成品）质量标准； 度量衡器的检查与校正； 综合利用与“三废”治理； 本岗位物料平衡及收率的指标与计算； 附录（有关理化常数、计算公式、换算表等）； 附页（供修改时登记批准日期、文号和内容用）。制剂岗位操作法 岗位操作法名称； 编号、颁发部门、生效日期； 所属生产车间名称（如必要，指明产品名称）、岗位名称； 原辅材料、上工段中间产品名称、质量标准、性能及每批使用量； 生产操作方法及要点； 重点操作的复核制度，以及防止混药、差错的注意事项； 工艺卫生与环境卫生，以及防止污染的注意事项； 主要设备或工器具的名称、规格要求以及维护、使用与清洗及检查方法及验收标准； 安全防火和劳动保护； 异常情况的报告及处理； 本岗位制成品的名称及质量标准； 度量衡器的检查与校正； 本岗位的物料平衡、技术经济指标及其计算； 附录（有关理化常数、计算公式及换算表等）； 附页（供修收时登记批准日期、文号和内容用）。（3） 标准操作规程（SOP）是指经批准用以指示操作的通用性文件或管理办法。也可作为组成岗位操作法的基础单元。SOP包括生产操作、辅助操作以及管理操作规程（SMP）。企业可根据产品或岗位的操作需要制订SOP或岗位操作法，只要能满足生产和质量管理的要求，不强求岗位操作法或SOP的名称或数量。8.2.1.1（3）参考SOP主要内容 操作名称： 编号、颁发部门、生效日期； 所属生产（或管理）部门、产品、岗位、适用范围； 操作方法（或工作方法及程序； 采用原辅材料（中间产品、包装材料）的名称、规格； 采用工器具的名称、规格及用量； 操作人员； 附录； 附页。8.2.1.2 岗位操作记录、批生产记录和批包装记录（1） 岗位操作记录是指执行岗位操作法或SOP的记录。岗位操作记录可与岗位操作法或SOP合在一起，便于对照操作要求及检查；也可以表格形式作为执行岗位操作内容填写。以表格形式记录时必须按岗位操作法或SOP要点设计，防止关键操作记录的遗漏，以充分体现操作过程的受控情况及记录的可追溯性。岗位操作记录主要内容 岗位操作法或SOP的名称； 编号、颁发部门、生效日期； 产品名称、所属部门及本岗位名称； 本岗位半成品名称及批号、规格； 操作开始及完成时间； 上批清场工作记录、操作人及检查人姓名； 本岗位投入物料的品名、批号、规格、数量、质量情况及来源、投料及复核人姓名，（签名）； 本岗位操作过程、工艺条件及参数； 设备的清洗、运转情况； 本岗位半成品（或成品）质控内容及结果，质控人员姓名及报告单编号； 物料平衡及差异情况说明； 特殊情况纪要及注释； 本岗位操作人员、检查人员及岗位负责人姓名；(2) 批生产记录是指每批药品生产各工序全过程（包括质量检验）的完整记录，可全面反映产品工艺规程的执行情况，且具有生产数量及质量的可追溯性。 8.2.1.2(2)参考批生产记录主要内容 编号； 产品名称、规格； 生产批号；生产指令； 开始生产日期和时间，各工序半成品及成品完成的日期； 各工序生产负责人、操作者及检查员姓名； 各工序清场操作记录，操作者及检查员姓名； 各工序采用的原物料名称、规格、质量及数量； 工艺过程各种关键参数及产出数量； 各工序使用的设备及使用情况； 各工序生产过程质控记录及质控人员姓名； 各工序的物料平衡及评估和说明； 本批产量； 本批产品成品检验记录及报告单号码； 对特殊情况的纪要和注释； 该产品生产负责人签名。（3） 批包装记录是指每批产品的包装工序的操作内容的记录。8.2.1.2（3）参考 批包装记录的主要内容 编号； 产品名称、规格、包装规格； 生产批号； 操作开始及完成日期； 上一批清场操作记录（副本）及本次包装清场记录（正本）； 重要阶段操作者和检查者姓名； 待包装产品的数量、计划生产成品量与实际产成量及说明； 包装过程质控记录及质控人员姓名，以及包装完成后的检验核对结果，核对人签名； 包装操作过程，包括设备及包装生产线的使用情况； 使用的包装材料记录，包括印有批号的标签和使用说明书样张及产品合格证； 领、退料及销毁记录及发放、领用、核对人员的签名； 装箱记录，有无并批，并批的批号记录以及本批的零头去向； 包装工序负责人签名。 8.2.1.3 批档案批档案是指每一批物料或产品与该批质量有关的各种必要记录的汇总，产品批档案的建立有利于产品质量的评估以及追溯查考。批档案分为原物料批档案和产品批档案。产品批档案可由批生产相关的记录、质量检验记录及成品销售等相关记录组成。 8.2.1.3参考1原物料批档案的组成 原物料批档案供应商检验证书收料单取样单批检验报告合格证小样试验报告领料单退料单及其它产品批档案质量记录成品销售记录生产记录批生产记录批包装记录有关物料记录及凭证有关环境及介质报告批检验记录原物料供应商检验证书原物料检验记录原物料小试报告各种有关报告单其他有关单据凭证成品质量评估及发放记录包括原物料有关资料和数据8.2.2 产品质量管理文件8.2.2.1 药品的申请和审批文件。8.2.2.2 物料、中间产品和成品质量标准及其检验操作规程。8.2.2.2参考质量标准主要内容 名称和代码、规格、性状、用途； 制订标准的参考资料及来源； 有合格限度的定性和定量要求及检验方法； 取样、测试或程序的说明； 贮存条件和注意事项； 有效期或重新检查前的最长贮存期； 如为成品质量还应阐明：活性组分的名称、处方或处方的参考资料以及剂型和包装的详细说明。检验方法应经验证。 8.2.2.3. 产品质量稳定性考察文件8.2.2.3参考稳定性试验书面程序内容 全面描述该产品的稳定性研究要求; 对含量、纯度、物理特性进行测试的参数及测试方法的描述，以及参考文件； 规定足够的批号及抽样数量； 测试计划； 规定特殊的贮存或加速试验条件； 规定足够的留样； 当生产过程有重大更改时需进行稳定性考察；稳定性试验的记录包括：检验记录（物理、化学、生物），汇总小结以及考察的评估和结论。留样观察记录内容包括：编号、产品代号及名称、留样日期、留样批号、检验项目、不同时期的观察结果物理外观、检验项目（化学及生物）、贮存条件、备注说明等。4. 批检验记录批检验记录是指原辅料、中间产品及成品的每批检验结果的记录在案，包括原辅材料检验操作记录及报告单、中间产品的检验操作记录及报告单以及成品的检验操作记录及报告单等。批检验记录主要内容 原辅材料、中间产品或产品的名称、规格、剂型及批号； 生产商和（或）供应商的名称、送验人； 规格标准及检验方法的依据； 采用的分析仪器，检验项目、标准（限度）结果及计算； 检验日期； 检验人员姓名； 对检验及计算进行核对人员或部门负责人的姓名； 合格或不合格或其他结论，以及专人的签名和签署日期。三 文件管理一） 文件制订要求1. 文件的编制应符合以下原则1.1 系统性:质量体系文件要从质量体系总体出发，涵盖所有要素及活动要求作出规定,反映质量体系本身所具有的系统性。1.2 动态性：药品生产和质量管理是一个持续改进的动态过程，因此，文件必须依据验证和日常监控的结果而不断修订。1.3 适应性：企业应根据本企业的实际情况，按有效管理的要求制订出切实可行的文件。1.4 严密性：文件夹书写应用词确切，不模棱两可，标准应量化。1.5 可追溯性：文件中的标准涵盖了所有要素，记录反映了执行的过程，文件的归档要充分考虑其可追溯性要求，为企业的持续改进奠定基础。2. 文件的标题应能清楚地说明文件的性质。文件的内容文字应简练，条理清楚，且用词确切。3. 企业编制各类文件时宜统一格式、统一编号，编号系统应能方便地识别其文本类别和序列，便于归类及查找。文件的表头格式如下 （1）文件编号版次文件名称制订部门制订日期审核部门审核日期批 准 人批准日期颁发部门颁发日期执行部门生效日期分发部门取代 2）编 号 规 程复制份数颁布日期 年 月 日复 制 号生效日期 年 月 日 页 码分发部门起 草职 务审 核职 务批 准职 务（3）题 目 规 程文件编码制定人颁发部门颁布日期年 月 日审核人复 制 号生效日期年 月 日批准人页 码分发部门8.3.2文件的标识文件的标识包括文件的名称及编号。编号格式应统一，按性质分门别类且标示其相关性，便于归档、追溯和查考。 8.3.2参考文件的编号示例： SSOPPXYZ 标准类 文件 生产用 产名 单元 版本号 文件 类别 代号 代号 操作 SSOPQXYZ 标准类 标准 质量 产名 中间品 版本 文件 类别 代号 工序 RBPXY批号 记录类 批生产 产品 中间品 文件 代号 工序 RBQXY批号 记录类 批质量 产品 中间品 文件 代号 工序 8.3.3 文件管理8.3.3.1 文件管理制度 企业应制订文件管理制度。内容包括各类文件的标识、起草、修订、审查、批准、印制、分发、执行、保管、检查、撤消和归档等程序和规定。 8.3.3.2 文件的变更 文件应定期审阅,及时修订,并按文件的修改、撤消程序办理。文件修改、审阅、批准程序应与制订时相同。