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秘书组织与参加会议技巧例题分析题一、如何组织非正式会议（IFM） 二、讨论非正式会议常用的两种方法？ 三、如何成为一名有效会议组织者？ 四、如何当好一名与会者(howtobearealparticipant) 参考答案 一、 、非正式会议与正式会议区别：非正式会议没有繁杂的准备工作。 、特征： ）即时召开(promptness)随时随地 ）形式随意(casualstyle)。 、非正式会议在形式上是非正式的，但实质上却是严肃的。为使非正式会议开得更好，有以下建议： ）要始终心有所思 ）保持语调轻松 ）限定与会者人数 ）保证会议不要“离轨” ）结束会议时应表示感谢 二、常用非正式会议常用的两种方法 ）集体自由讨论法(brainstorming)。 、不要对任何想法作任何评价， 、限定时间和目标， 、鼓励所有与会者参与意见， 、安排人员作记录。 ）66制讨论法(discussion66)。每一个讨论组织由六个组员；每个特定问题的讨论每组限时为六分钟。 ）两种方法比较。自由讨论法得到的想法多，花费时间长，能在问题的解决上进到最大努力；66制讨论法效率比较高，但在特定问题上的解决方案上无法做到最大化 三、 （一）会议开始前认真检查会议开始前，会议组织者应对会议作最后一分钟的检查，以保证所有工作准备就绪，没有出现遗漏或出问题的情况。 （二）开始会议 、为了避免浪费时间和让与会者感到不厌烦，应按时开会纵然有一些参加者还没有到。 、会议应该以分钟的介绍作为开始，包括： ）会议的目标和时间长度： ）问题的背景； ）可能的解决方案和约束条件； ）暂时的日程安排； ）议事程序 最后问一下与会者是否同意你的安排。 、安排一名与会者作会议记录。会议开始以后，你的话讲得越少越好，有效率的领导人“就像一名谈话节目主持人，它要确保每一位与会者都有机会发言，而同时又不让某一个人大出风头。”记住会议的目的是交换意见，而不是听某个人，尤其是会议主持人在哪里喋喋不休。 、按照议程和时间表进行会议是非常重要的。 （三）会议中的控制技巧 、所有与会者是否都参加了讨论 、会议是否按既定方式进行 、处理冲突及不同意见 、防止健谈者“垄断”会议发言 、要有时间意识 （四）收尾好、一切好(alliswellthatendswell)会议的结尾同样需要很好的控制，会议主持人应对会上所讨论的问题及所形成的决议作一总结；此外，会议组织者还应该强调会后所应采取行动的意义。 四、 （一）事先该做什么（whatshouldbedonebeforehand） 、对议事日程的主题和目标有很好的理解； 、与会者应考虑自己所应作的准备工作，有时要做一些调查研究，以保证会上所谈看法的质量； 、应该注意说话的逻辑性，尽量将其思想系统化，意识其他与会者易于理解和信服； 4、应该考虑一下其他与会者可能提出的问题(或疑问)。 （二）当一名认真的听众(trytobeaseriouslistener) 、就会议的本质而言，会议讨论是一种双向的沟通活动听和说。 、当一名认真的听众是指在别人说话时，听话人应该注意听（而不是心不在焉）。这样有利于对说话人的全部观点有一个整体性的评价。 、一个真正出色的想法来自于与会者认真并且有效的听的态度。 （三）作一名好的合作者(beagoodcooperator) 、应主动按照组织者所提要求去做。 、若与会者有时有自己的想法，在可能的情况下，可以向主持人提一些建议；在被接受及得到认可之前，你仍应该按要求去做。 、与会者应认真记录会议主持人的话，并按其要求去做。 、除了贡献自己的想法，可以协助主持人保持整个会议围绕着会议的目标。 （四）选好发言的时机选好发言的时机，可能希望别人先说，等待最好的时机公布于众。在自己的观点确信无疑时，先发言；如果缺乏信心，可在后面发言。来源:多智教育- 秘书资格考试站秘书跨文化商务沟通例题分析 一、如何进行有效跨文化商务沟通 二、如何克服文化障碍 参考答案 一、 （一）学会尊重彼此间的文化 、每一个民族有自己的文化。我们不难发现：世界各民族的人不管到哪里，他们都带去了各自的文化，并且按其文化行事。 、我们应该明白一点，即：我们应始终做到有文化意识；任何对于某种文化的忽略和无知，都可能会给我们的业务带来麻烦或是损失。 （二）在跨文化商务沟通中，没有谁愿意有任何的误解，我们应注意以下几个方面： 、客观看待文化差异： 1)尊重各自的社会价值观； 2)对角色和地位的态度区别看待； 3)尊重彼此的决策的方式； 4）了解各自的文化背景； 5）尊重社会习俗 、注意语言障碍（payattentiontothelanguagebarriers） 语言是信息的载体；然而，在跨文化的商务沟通中，语言障碍引起了许多问题。克服语言障碍有以下几种做法： 1）聘请顾问(employingaconsultant)； 2）聘请翻译（usinganinterpreter） 3）学习目标语言(learningthetargetedlanguage) 、跨文化沟通时注意运用技巧 1）共性和差异； ）文化的敏感性； ）文化偏见； ）灵活性与耐心 二、防止产生跨文化交流误会的重要的第一步，就是了解自己的文化并知道它与其他文化的不同点。在培养对不同文化的宽容心的同时，要避免种族中心主义和照搬本土文化的做法，这有助于商务沟通者们进一步克服文化的障碍。 、避免种族中心主义 种族中心主义相信自己种族优越高贵，这在各种文化中都是一种自然继承下来的观念。种族中心主义导致我们以自己的价值标准来对别人做出判定。 、培养宽容心 与不同文化背景的人工作时，要具有相应的宽容心胸和接收不同事物的能力。思想闭塞僵化的人是无法克服狭隘的种族中心主义的。为了增强你的宽容心，应该尝试站在别人的立场来考虑问题。这意味着以别人的视角来看这个世界；意味着不抱偏见的认识事物的真实面；意味着以适当的方式接收不同文化背景的人所提出的建议、认可他们所作的贡献。 、避免模式化 我们对其他文化所形成的观念有时候会导致我们以一种模式化的呆板方式来认识生活在其中的人们。当你与不同文化的人交往与合作的时候，请记住他们也不愿意自己被划分到某一类型之中，被你模式化。你要能透过模式化的表面，去发现对方独特的个性特征例题分析一、简述沟通的过程。 二、如何克服人际沟通障碍？ 三、如何进行沟通形式的选择？ 四、“内部传递”的特征以及优点与缺点？ 五、如何克服组织沟通障碍？ 参考答案 一、 、发送者有某种意图 、发送者将意图编码成信息 、信息在渠道中传递 、接收者对信息进行解码 、反馈 二、 、认识到沟通过程并不是完美无缺的。 如果能够认识到整个沟通过程是敏感而易中断的，那么沟通就已经成功了一半。 、改编信息以适应信息接收者的需要。 成功的沟通者重视接收者所处的环境和他们的个人判断标准。 、提高语言表达能力和倾听能力 成功的沟通不仅包括将自己的意思准确表达出来，而且包括进行倾听这一重要内容。 、消除成见 成功的沟通者会不断的检查自己的基本判断。在信息编码的过程中，沟通者越注意细微之处、越对自己的立场有一个明确的认识，沟通者的沟通也就越容易取得成功。 、筹划反馈 效率高的沟通者会为有效的反馈创造良好的环境。在口头沟通中，传送者会问一些诸如“你明白吗”和“你有我的电话号码吗”或者“请在我的信上写下你的意见并封入信封邮给我”。 三、为了选择最佳的沟通形式，你应该回答如下问题： 、这条信息需要书面记录吗？如果需要，在办公室之间传递信息就使用电子邮件或备忘录；与客户或公司外其他人沟通就使用书信。如包括较多数据，协议与报告。 、是否需要立即反馈或者多方的参与？当需要对方立即反馈时，电话、电子邮件或者个人拜访是最快捷的。对于向多人传递信息，集体会议和讨论会是最佳方式。而且，这些形式同时适合于运用“头脑风暴”和在集体讨论的基础上达成一致意见。 、这条信息是否需要精心组织和提供说明文件？包含复杂数据或程序的信息要使用较长的备忘录或报告，并附有一些生动的辅助材料。 、对信息传递速度有何要求？紧急信息通常需要口头传达，一般信息可以使用备忘录或者书信。 、沟通对象是多还是少，是远还是近？ 、沟通对象是否容易接受信息？ 、是否需要表露同情、友善或者其他的一些感情？面对面的交谈在传递积极和消极信息时，能让沟通者表达出丰富的情感来。在传达坏消息时，如批评和解聘员工，许多经理认为应在私下进行。而当表扬和鼓励时，书面信息更周全一些。 、这条信息需要采取非常正式的形式吗？ 一些文件、如建议、合同、章程等，正式一些能够增加它的可信度。处罚事实调查结果和申诉处理通常需要采取正式文件的形式，而且，一些常规信息，如信贷或者通知订货的信息，采用亲自书写的正式书信而不是不太正式的明信片或通用书信更加有效。 四、 特征 不可预测性(unpredictability) 跨层渗透(cross-levelinvolvement) 积极分子的影响(thrivedby“messenger”) 成员挑选严格(highlyselective) 迅捷性(speediness) 优点与缺点 优点：沟通形式不拘，直接明了。速度快，容易及时了解到正式沟通难以提供的“内幕新闻”。 缺点：沟通信息难以控制，传递的信息不确切，容易失真，而且，他可能导致小集团、小圈子，影响组织的凝聚力和人心稳定。 五、 、鼓励形成内部合作与反馈的公开环境 组织内部氛围对沟通具有重大影响。 、减少管理层次 今天的工商企业，推行流水化作业、减少不必要的管理层次，也缩短了沟通链。 、增进平行沟通 平行沟通使员工之间建立起连接的纽带，提高士气、减少人事变动，并且由于信息的交换而使公司得益。 、建立谣言控制中心 在美国各行业中，每天都至少有3300万条谣言在流传。许多公司使用电话或者语言邮件谣言控制系统来对付失实的和有害的谣言，员工可以向谣言控制中心询问有关的谣言情况。 、通过正式渠道提供大量信息 大多数员工更愿意通过正式渠道而不是小道传播来获得公司的信息。员工从会议、简讯和公告获得公司信息，管理者使用电子邮件、录像和卫星联播传递公司信息。来源:多智教育- 秘书资格考试站例题分析二 一、简答沟通要素 二、比较积极反馈和消极反馈的特征 三、如何提高非语言沟通技能 参考答案 一、沟通具有动态性的特征，沟通过程中涉及到一系列的要素，包括：信息、发出者、接收者、渠道、看法以及反馈。 二、 、积极反馈：语言信息多、沟通多、鼓励多、印象深 、消极反馈：语言信息少、沟通少、提醒多、印象浅 积极反馈与消极反馈犹如一个硬币的两面，彼此间并无优劣之分；两者各有特点。我们希望沟通中能有积极反馈，同时我们也需要得到消极反馈所传递的修正性信息。 三、 、运用目光交流。在美国，适当的目光交流表明你对话题感兴趣并且在专心倾听，显得你情绪很高而且真诚可信。 、运用身体语言。用身体前倾、挺胸、保持敏捷的反应等身体语言鼓励沟通对象。 、减少或者消除有形的阻碍。从桌子或者讲台后走出来；缩短沟通路线；开会时将座椅按照圆圈形状进行排列。 、提高你的解码技能。注意观察对方的面部表情和身体语言的变化，从而理解整个语言和非语言的信息的含义。 、探寻更多的信息。当你感到语言信息与非语言信息互相矛盾的时候，有礼貌的问一下“我还不太明白，请告诉我更多的关于”或者“你是说”等问题，以澄清含混之处。来例题分析八 一、与口头沟通相比较，书面沟通有何作用？ 二、简述的写作过程 三、如何根据对方的反应决定采用的组织模式 四、商务沟通具有商务特征，彼此间的沟通也是专业型的。为保证专业语气，应注意哪些方面？ 五、最好的友好信息不论感谢、祝贺、赞扬还是同情强调一下个。这些友好信息的特征是什么？个是什么？ 六、在写表达同情的信件中注意哪些方面？ 七、在写表达感谢的信件中注意哪些方面？ 八、写销售信一般按照“爱达模式”（AIDA），请详细解释AIDA代表什么？ 九、揭露坏消息应以什么模式进行，简述其组成部分。 参考答案 一、 、沟通信息容易记录，并能得到永久保存； 、由于保存性强，且不易“污染”，可以保证在信息扩散过程中，使不在沟通现场的读者能够得到真实的信息； 、对读者众多来说，书面沟通的信息传递方式速度快； 、书面沟通可以特别关注问题的细节，而且就读者来说，也可以更多的获得细节方面的信息； 、比口头表达采用更为精确的用词。 二、 第一步 分析：确定自己的目标。选择最合适的沟通形式为读者提供可视化的帮助。 预测：站在对方的立场上，预测他或她可能会有的反应。 改编：考虑以合适的方式改编信息以适应读者的需要，使用他或她熟悉的语言。 第二步 调查：采取正式和非正式的手段搜集资料；运用头脑风暴和图解的方法产生想法。 组织：将想法的要点归纳成列表或提纲的形式；选用直接或者间接的模式。 撰稿：撰写初稿，最好使用文字处理软件。 第三步 修改：进行修改从而使得内容清楚准确、语气适当而又富有力量；增强文章的可读性。 校对：对拼写、语法、标点符号和格式进行校对；检查整个外观的情况。 评价：对自己最终形成的信息是否达到了目标进行判定。 三、 、直接组织模式：相应的解释和内容细节应该紧随直接式开头之后。重要的是要尽快地揭示出要点。这种直接的方式，又叫做开门见山模式， 、其优点如下： 、节省读者时间 、为读者设定一个合理的心理预期 、防止读者不满心理的产生 、开门见山的模式尤其适应于对方乐意接受或者至少不会否定信息的情况。采用这种模式的典型商务文件包括日常的轻视、恢复、命令和通知、不包含敏感内容的备忘录以及通知型备忘录等。 、间接模式：相应的解释和内容细节在揭示出要点之前。 、间接模式的优点 、尊重读者的感情 、保证读者能够静心阅读下去 、使消极反应减至最小 、当你预计到对方可能不感兴趣、不愿意、不高兴或者甚至抱有敌意的时候，间接模式更适合一些。在这种模式下，你要在做出足够的阐述与提出足够的证据后，才揭示主要观点。 间接模式尤其适用于以下三种信息： 、坏消息 、需要进行说服的信息 、敏感的内容，特别是需要交给上司的信息 四、 、不要套近乎 就是不要提到与接收者个人生活有关的任何事情，除非和他很熟悉。带有亲近意思的语句应避免使用。此外，说话的语气听上去不要太随便，因为您的接收者可能会将此误解为您想扮演一位老朋友的角色；而实际上您根本没有这个意思。 、不要奉承您的接收者 尽管几乎无人会拒绝来自他人的表扬或者尊重，但并不意味着表扬得越多越好。 、别说教 要注意别向您的接收者说教。没有什么会比摆出一副无所不知、而别人几乎是一无所知的架子更令接收者气愤的了。 此外，别打算对您的接收着谈一些显而易见或是一些近乎于常识的东西。 、别自我吹嘘 由于自我吹嘘与说教关系密切，故而同样会冒犯接收者。 、实事求是 为和您的接收者建立良好的关系，最重要的一点是要实事求是。您有着自己的写作风格、对问题的分析方式以及您的经营之道；通过您的能力以及您的写作风格，您能逐步建立起自己的信誉。/ms/zhidao/20090527/14054242.html/关于录像答题技巧： 一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如您好等？上班时间不得占用电话聊天（4）保密：不能对好朋友泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板吵你，赌气泄密 （一） 关于商务活动中的签字仪式：书上第389页 注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。 （二）宴请 注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉 (三)有关商务旅行：详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员） 注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。 （四）有关沟通：可能员工家属来闹事 注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。 秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。一、案例分析(第1题20分，第2题30分，共50分) 1. 参考答案：1. 着装正确。（）2. 能够提前到会议地点检查会议的准备情况。（）3. 没有将箱子移至较安全的地方而使其挡在了消防栓前造成了隐患。（）4. 能够注意通风换气，保持会议室空气新鲜。（）5. 能够与初萌一起整理会议室。（）6. 能够事先准备好与会人员的文件和茶水。（）7. 能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。（）8. 知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。（）9. 在对公司情况不熟的前提下，能够为会议记录事先备好座次表。（）10. 在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧（使用挑衅性的语言）。（）11. 能够指导下属将会议室室温控制在适度的范围内。（）12. 整理会议室时忘了擦拭会议桌，工作不仔细。（）13. 在进行会议记录时，能够同时运用手工记录和录音机记录以保证记录的准确性。（）评分标准：1. 本题满分为20分2. 每答对1点给2分，答对10点即得满分。3. 如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。4. 本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。 2. 参考答案：1秘书着装不符合规范（）2接待台整洁有序（）3文件夹有分类，能够将信函分类存放（）4接待来访者不礼貌，没有抬头，目光注视，没有微笑，（）5没有保密意识。在打合同时，客户来访，既不调整电脑页面，也未倒扣合同文本。（）6对来访者说话不礼貌，用语不当（）5单手接名片，不规范（）6接过名片后没有拜读，对递出方不尊重（）7有工作日志，能记录预约客人，能在接待中区分预约客和未预约客（）8对未预约客人态度生硬，沟通能力不强（）9有接待椅和茶具，但没有向来访者让座（）10没有及时清理来访者的茶杯。（）10已经接收李先生名片，还称呼那位先生，称呼语言不礼貌（）11能够要求来访者作登记（）12未能及时将登记所需的笔递给来访者，缺乏服务意识（）13能够提醒来访者下次预约（）14能够提前到会议地点检查会议的准备情况。（）15能够事先准备好与会人员的文件和茶水。（）16知道准备好了多媒体和录音机、录音磁带。（）17在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。（）18遇到问题，越级请示，不注意与同事搞好团结（）19在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控制在适度的范围内。（）评分说明：1、本题满分为30分；2、以上各点每点计2分，答出上面中的15点，即可给满分30分；3、如考生所写答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每点可给2分，但最多给2分二、操作题(第3题第4题，每题15分，第5题20分，共50分) 3. 答：1电子邮件格式正确2接待计划的工作程序（1）了解掌握背景资料2）草拟接待计划3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况5）报请上司审批3 制定接待计划的注意事项（1）遵守本单位接待的规章制度2）了解来宾的饮食习惯3）做好保密工作4商务旅行计划的内容（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；（2）出差线路，住宿安排；3）会晤计划；4）交通工具的选择；（5）携带的文件；6）上司和接待人的特别要求；（7）上司旅行区域的天气状况；8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；（9）差旅费用；10）上司住宅电话号码。评分标准：1本题满分15分。2第一大点2分，第二大点3分，第三大点3分，第四大点7分；3第二大点答出3点即给3分，第三大点中每小点1分，第四大点答出7点即给7分；4若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。5在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。 4. 答：一、值班工作内容1在会议中协助搜集、传递各种信息。2控制与会无关人员出入会场。3手边备有公司和各部门领导的联络方式。4备设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录，5人不离岗，保证会议信息的畅通。6督导和协助专职会议服务人员为与会者做好服务。7做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。8必要时，建立主管领导带班制度。二、值班工作制度。值班时，手边要有相关的人员通讯录1岗位责任制度坚守岗位，无论发生什么事情也不能擅离职守。2交接班制度由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。对尚未办完的事项要详细讲明处理情况，以便保证工作的连续性。评分标准：1本题满分15分。2第一大点共8分，每点1分。3第二大点共4分，每点2分。4电子邮件格式3分。5若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。6在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。5. 答：1传阅方式（1）阅览室阅文（2）会议传达 （3）利用副本（4）利用刊物公布文书（5）利用现代化技术手段2.传阅要求（1）严格传阅范围（2）不能阅文人之间随意传递（3）合理安排传阅顺序（4）履行传阅手续（5）选择合适的阅文方式评分标准：1本题满分20分。2每点2分。3若阐述符合情理,可酌情给分,但总分不能超过20分。4在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。200705秘书四级理论试卷答案(一) 单项选择(第1题第8题，每题1分，共8分。)1题. B 2题. A 3题. B 4题. D 5题. C 6题. B 7题. A 8题. B (二) 多项选择(第9题第16题，每题1分，共8分。)9题. A,B,C10题. A,B,C,D11题. A,D 12题. A,B 13题. A,B,D14题. A,D 15题. A,B,C16题. A,B,C,D离散选择(第17题第25题，每题1分，共9分。)17题. A:0.6,B:0,C:0.7,D:1 18题. A:0,B:0.5,C:1,D:0.6 19题. A:0.5,B:0.2,C:0.8,D:1 20题. A:0,B:0.8,C:1,D:0.4 21题. A:0,B:0.9,C:0.5,D:1 22题. A:1,B:0.2,C:0,D:0 23题. A:0,B:0.3,C:0.7,D:1 24题. A:0.3,B:1,C:0.3,D:0 25题. A:0.6,B:0.9,C:0.8,D:1 一、单项选择(第26题第85题，每题1分，共60分。)26题. C 27题. C 28题. D 29题. B 30题. B 31题. A 32题. D 33题. A 34题. D 35题. A 36题. D 37题. D 38题. C 39题. B 40题. A 41题. D 42题. D 43题. A 44题. A 45题. C 46题. D 47题. A 48题. B 49题. D 50题. B 51题. B 52题. B 53题. D 54题. B 55题. B 56题. D 57题. C 58题. B 59题. C 60题. C 61题. D 62题. C 63题. A 64题. C 65题. B 66题. A 67题. D 68题. B 69题. B 70题. B 71题. B 72题. A 73题. C 74题. C 75题. B 76题. C 77题. A 78题. B 79题. B 80题. B 81题. D 82题. D 83题. B 84题. A 85题. A 二、多项选择(第86题第125题，每题1分，共40分。)86题. A,C 87题. A,B,C,D88题. A,C 89题. A,B 90题. A,B,C,D91题. A,B,C,D92题. A,B,C,D93题. A,B 94题. A,C 95题. B,D 96题. A,D 97题. A,B,C98题. B,C,D99题. A,B,C,D100题. B,C,D101题. B,C,D102题. A,D103题. A,B,C,D104题. A,B,C105题. B,C,D106题. A,C107题. A,B,C108题. A,D109题. A,C,D110题. A,B,C111题. B,C,D112题. A,B,C,D113题. B,C,D114题. A,B115题. A,B,D116题. A,B,D117题. A,B,C,D118题. B,D119题. A,D120题. A,B,C121题. A,B,C122题. B,D123题. A,D124题. A,B,C,D125题. A,C一题参考答案及评分标准（一）发送通知应注意：1、检查所有的通知中是否已经附上了会议日程，然后再封口。2、检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。3、如某些客户不熟悉会议场所的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。（二）带回执的会议通知：会议通知邀请函尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日在上午9：00至5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程/路线图回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部初萌小姐，邮编：100110，电话：87654321 我公司参加此次会议，参加人数：我公司不能参加此次会议 姓名： 公司：评分标准：注意事项能写出两点以上合理内容的给满分4分，共计10分。会议通知拟写：4分回执拟写：1、回执样式包括了本公司地址、邮编、电话、接收人的给2分2、回执中能注明来与不来内容给2分3、有落款署名的给2分第二题参考答案及评分标准（1）信息收集前的准备，2分；能列出具体的准备事项，如认真阅读来信、明确来信反映的问题、确定需要的信息内容，设计具体问题每列出一项给1分，最高3分。共5分。（2）正确地进行电话信息交流，2分；能列出进行信息交流时应注意的问题，如报出本人的姓名和单位名称、礼貌用语、提问表述清楚、注意谈话语气、语言简洁每答出一点给1分，最高3分。共5分。（3）引导对方提供信息，能提出开放性的问题引导顾客，提出的问题具体、明确，2分。（4）做好信息的纪录。2分。（5）纪录的重要内容重复一遍，请顾客复核，1分。第三题参考答案及评分标准总分15分，其中：1、标题，写出具体标题，1分。2、确定本次接待属低规格接待，1分。3、日程安排表，满分7分。表哥应包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员、备注几项内容，每项给1分，最高6分，表格整体清晰给1分。4、接待经费列支，共5分。每项1分：（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）纪念品费；（4）宣传、公关费；（5）其他费用。考生可自拟具体数目。 .答：备忘录发自：秘书钟苗发给：行政经理日期：X年X月X日主题：有关会议讨论形式和临时动议一、可以考虑从下面形式中选择讨论形式1典型的会议形式 多数采取自由讨论形式，以作出一个决定为结束。这种形式讨论会持续很长时间，难于有结果。2头脑风暴形式 协调人要确保参加者遵守下面三条基本准则(1)在会议前进行充分准备。(2)会议进行中，自由地联想思考提出其他新的想法；(3)等与会者所有的想法都说完之后再进行评论。3团队列名方法 能够保证每一个人都参与其中(1)会前，参加者用书面的形式将想法分别列出；(2)会议协调人不分先后顺序地在题板或黑板上记下每个人的想法；(3)团队讨论所有不清楚的事项了解每一项内容之后开始讨论和评估4小型团队 把参与者分成不同的小组。在各小组讨论之后，都要向全体到会者提供一份书面或者口头的总结，并把总结作为团队讨论的基础。二、关于临时会议动议1在公司会议管理规定中明文规定不搞临时动议。如果必要，应提前一周按程序上报总经理办公室。2因特殊原因需要研究临时动议，应该先与会议主要负责人及时沟通，不能上会时，要与提出动议者在下面认真沟通，做好工作。3确定要搞临时动议，也要和与会代表、相关人士讲明情况。并节省时间，控制节奏，提高会议效率。评分标准：1本题满分15分。2备忘录的格式2分。3第一大点共8分，每点2分。4第二大点共5分，其中1、2小点各2分5若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。6在叙述中出现错字、别字，每2个字可扣除1分，但最多扣除3分。 4答：1数码相机与传统相机的区别：(1)感光不同(2)存储介质不同(3)图像质量不同(4)输入输出方式不同2注意事项：(1)数码相机不适宜拍摄自然风光(2)拍摄时要尽可能靠近被摄体(3)取景要准确(4)在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光评分标准：1本题满分15分2数码相机与传统相机的区别每点2分，共日分。3注意事项前两点每点3分，后两点只要答出一点即可给1分，满分?分4在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。 5答：1传阅方式(1)阅览室阅文(2)会议传达(3)利用副本(4)利用刊物公布文书(5)利用现代化技术手段2传阅要求(1)严格传阅范围(2)不能阅文人之间随意传递(3)合理安排传阅顷序(4)履行传阅手续(5)选择合适的阅文方式2003年6月秘书四级情景录象题 一、情景录象参考答案及评分标准：答出以下各点，每点计2分： 1、将挡住通道的移开，保持畅通。（） 2、公文标题错误（请示和报告是两个文种）（） 3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（） 4、报销手续错误（零用现金凭单没有领导签字就付现金）（） 5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（） 6、报销环节错误（零用现金凭单没有附发票就付现金）（） 7、泄露会议中信息（） 8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（） 9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当）（） 10、能主动提示他人室内禁止吸烟（） 11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（） 12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（） 13、接电话用语不规范。（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）（） 14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（） 15、能快速接应电话； 评分标准： 按以上标准评分，最高30分； 如考试所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理每点可计1分，最多计4分。 二、情景录象参考答案及评分标准： 答出以下各点，每点计2分： 1、请柬格式不规范，“敬请”应格书写；（） 2、请柬中没有写明活动地点；（） 3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；（） 4、没有准备宣传资料（） 5、对参观路线不熟悉（） 6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（） 7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（） 8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。（） 9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露）（） 10、参观路线不安全，准备工作不到位（） 11、休息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够）；（） 12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用）（） 13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（） 14、能够在门口迎候来宾（） 15、接应电话及时，符合电话礼仪（） 答出以下各点，每点计1分： 16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶）；（） 17、钟苗的问话不够礼貌（应说：“请问各位是来参观的嘉宾吧！”）（） 18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手）。（） 评分说明：按以上标准评分，最高30分；如考生所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每点可计1分，最多计4分。 2005年5月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题（二）答案 情景录像题（二） 第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对； 第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对； 第三，会议室温度低于16度。错； 第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对； 第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。错； 第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。对； 第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对； 第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。错； 第九，没有及时做好会议文件的退清工作。错； 第十，会后能整理“会议简报”。对； 第十一，“第三季度会议时间表”编制不规范。错； 第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去做，既不利于调动同事积极性，又影响了工作效率。错； 第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错； 第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了”就擅自离去。错； 第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD法则。错； 第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。对； 第十七，文件传真后，能打电话问对方是否收到。对； 第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德”，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。错。 2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(一) 1.电脑与打印机放置一处,便于电源线连接,对; 2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错; 3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错; 4.钟苗着装不规范,错; 5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对; 6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错; 7.把本该放在电话机旁的电话记录本放在抽屉里,错; 8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对; 9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里”的原则,错; 10“请柬”两字未居中排布,错; 11.请柬正文用“自定于”开头,错; 12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错; 13.请柬的时间不具体,且将2005年简写为“05年”不规范,错; 14“.敬请光临”未左端顶格排布,错; 15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日”,错; 16.请柬未提前一周发送,错; 17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对; 18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济适用”的原则,对; 19.电话通知结束时未说礼貌语,错; 20.传真前把原件的别针(硬物)取下,对; 21.在取下原件别针时将文件弄破(容易造成卡纸),错。 2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(二)答案 1.职业培训着装规范,对; 2.提前十分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备,对; 3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对; 4.办公室采光充足,环境良好,对; 5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,错; 6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了”,错; 7.制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间,对; 8.电话用语礼貌规范,对; 9.上班时间补妆,错; 10.离开办公室没关电脑,错; 11.进王总办公室先敲门,对; 12.制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错; 13.邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员,错; 14.做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作,错; 15.领导布置工作时能做好记录,对; 16.与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议,对; 17.马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对; 18.会议通知中“参加人员”未按职位由高到低排列,错; 19.会议时间不具体,且将下午写成了上午,错; 20.会议通知中没说明会议主题,错; 21.用车计划考虑不周全,错; 22.预订车辆,出现矛盾时能主动和相关部门协调,对; 2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错; 3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错; 4.钟苗着装不规范,错; 5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对; 6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错; 7.把本该放在电话机旁的电话记录本放在抽屉里,错; 8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对; 9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里”的原则,错; 10“请柬”两字未居中排布,错; 11.请柬正文用“自定于”开头,错; 12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错; 13.请柬的时间不具体,且将2005年简写为“05年”不规范,错; 14“.敬请光临”未左端顶格排布,错; 15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日”,错; 16.请柬未提前一周发送,错; 17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对; 18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济适用”的原则,对; 19.电话通知结束时未说礼貌语,错; 20.传真前把原件的别针(硬物)取下,对; 21.在取下原件别针时将文件弄破(容易造成卡纸),错。 2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录