文件资料管理暂行规定.doc

文件资料管理暂行规定 1 目的 明确系统开发过程所形成的各种文件和资料的控制要求，确保开发过程形成的文件资料得到有效控制和管理。2 范围 信息系统工作小组（以下简称小组）配合咨询公司开发信息系统过程中所形成的各种文件资料的管理（文字资料可以呈任何媒体形式,如硬拷贝或电子媒体）。3 文件资料分类根据文件资料的来源分为以下几类：a、项目开发过程各阶段咨询公司正式提交的阶段性成果b、与咨询公司进行业务交流所形成的各种文字资料，包括电子邮件、传真等c、各相关单位（指与项目相关的单位，下同）对咨询公司提交成果评审后签字确认的资料及提交的评审意见d、业务调研报告e、制订的工作计划和工作报告f、会议纪要g、对各相关单位提出工作要求所形成的文件资料，以及各相关单位根据要求提交的文件资料h、购买的书籍i、参加会议带回的参考资料以及咨询公司提供的参考资料j、三个人以上的分组讨论意见汇总4 文件资料的编制和审批4.1 在信息系统开发全过程，以小组名义与咨询公司进行的业务交流（包括参加咨询公司对小组成员进行的培训等），需形成文字资料；如需发送咨询公司，由获得授权的小组成员编制或确认后发送咨询公司，必要时报小组组长批准后发送咨询公司。4.2 小组组长每月初或每周一对月度或每周工作作出安排，由指定人员编制形成工作计划，报小组组长批准后发放实施。4.3 小组组长根据工作需要指定人员编写工作报告，提交给筹备组的工作报告需经小组组长审批确认。4.4 小组相关人员如需进行各项业务调研，调研结束后三天内业务调研小组应编写完成专项调研报告提交给小组组长。4.5 小组组织召开的各种工作会议(包括咨询公司提交成果的评审会等)，由主持人安排人员在会后两天内编写成会议纪要发放给参会人员，由小组组长主持召开的会议，其会议纪要需经组长审批同意后才能发放。4.6 为配合信息系统开发，小组对各相关单位提出工作要求时，需形成文字资料，由小组组长或副组长安排人员编写并经其审批确认后发放。5 文件资料的收集 本规定条款3所列文件资料均应进行收集，其中：（1）咨询公司及各相关单位提交的文件资料，由授权接收人员进行收集。（2）本单位人员编写的文件资料，由编写人员进行收集。（3）相关单位提交的文件资料由发出要求的人员进行收集。（4）参会带回的参考资料由参会人员收集。（5）购买的书籍由申购人员进行收集。6 文件资料的归档6.1 收集的文件资料均需进行妥善保管。6.2 小组组长指定专人对文件资料进行分门别类的归档管理。6.3 本规定条款3中所列文件资料除g类由收集人员进行保管，并根据需要确定保存期限外，其它各类文件资料均需在以下期限内将正式文件资料原件及时移交指定人员归档保管，：（1）a、b、c和i类一个星期内移交。（2）h类办理完报帐手续后三天内移交。（3）其它类在一个月内移交。6.4 归档的文件资料保存期限为：本规定条款3中a、b、c、h和i类长期保存，其它类暂定为两年。6.5 为便于检索，应建立归档资料目录清单，并根据需要进行编号保管。7 文件资料查阅7.1 归档的纸版文件资料借阅时应进行登记，阅后应及时归还并登记。7.2 本规定条款3中a、b、c类文件资料如需借阅，需经小组副组长以上人员批准同意。7.3 为方便查阅，本规定条款3中a、d、e、f类电子版文件资料由接收人员或编写人员在接收到或经审批同意后及时录入到OA物流组论坛，供物流信息组成员查阅。8 附录：文件资料管理概要简表附录 文件资料管理概要简表序号文件资料类别编写时间要求编制人员要求审批要求收集人员保管人员移交时间保存期限备注a项目开发过程各阶段咨询公司正式提交的阶段性成果按计划（咨询公司相关人员）（咨询公司相关人员）授权接收人员指定专人接收后一个星期内长期借阅需经小组副组长以上人员批准同意。b与咨询公司进行业务交流所形成的各种文字资料以小组名义进行业务交流时参加交流人员如发送咨询公司，需经授权人员确认，必要时报小组组长批准编写人员或授权接收人员指定专人编制或接收后一个星期内长期借阅需经小组副组长以上人员批准同意c各相关单位对咨询公司提交成果评审后签字确认的资料及提交的评审意见按要求规定（相关单位人员）（相关单位人员）发出要求的人员指定专人接收后一个星期内长期借阅需经小组副组长以上人员批准同意d业务调研报告调研结束后三天内业务调研人员编写人员指定专人一个月内两年电子版本放OA论坛e制订的工作计划和工作报告每月初或每周一指定人员小组组长编写人员指定专人一个月内两年电子版本放OA论坛f会议纪要会后两天内主持人安排的人员组长主持的会议由组长审批编写人员指定专人一个月内两年电子版本放OA论坛g对各相关单位提出工作要求所形成的文件资料，以及各相关单位根据要求提交的文件资料根据工作需要副组长或组长安排的人员副组长或组长审批确认发出要求的人员收集人员不要求移交收集人员自定电子版本放OA论坛h购买的书籍申购人指定专人办完手续后三天内长期电子版本放OA论坛i参加会议带回的参考资料以及咨询公司提供的参考资料参会人员指定专人一个星期内长期电子版本放OA论坛j三