文件管理办法.doc

深业集团（深圳）物业管理有限公司文件管理办法第一章 总则第一条 为了促进公司文件管理工作的规范化、制度化，提高工作效率和质量，结合公司实际，特制定本办法。第二条 按照“严谨、高效、优质”的原则，行政部负责公司文件管理工作，协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保办文的及时、准确、安全和保密。第三条 本办法是规范公司行政性文件的管理，主要管理内容：收文办理、发文办理、文件传阅、电子文件报批、文件立卷归档、文件使用等。第二章 收文办理第四条 收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理。第五条 收文登记1、送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人“亲启”、“亲收”的，除人事任免类文件由人力资源部负责收文处理外，应送行政部前台文员签收。业务部门应指定专人签收本部门的业务文件。2、文件拆封后，应进行分类、登记、编号，填贴收文呈报表后送部门负责人。第六条 拟办行政部负责人在收文呈报表内提出拟办意见，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司领导批示。第七条 批办。 公司领导对呈报文件作出批示，由行政部传送有关部门承办处理。第八条 承办。承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求；需要其它部门共同承办的，由主办部门牵头负责，协办部门积极配合。承办部门认为不属于本部门承办范围的，要及时向公司领导说明事由，由公司领导重新批示。第九条 催办、办复、归档。行政部对文件办理应跟踪、催办。承办部门（人员）把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告公司领导，并将收文及领导批办意见、办理情况送行政部存档。第三章 发文办理第十条 发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。发文办理程序主要包括：拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等。第十一条 拟稿、核稿。1、根据部门职责或公司领导批示，由主办部门拟稿。拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，填贴发文呈批表，经部门负责人审核后，送行政部核稿。如需相关部门会签的，应送相关部门负责人会签。2、核稿重点是：（1）是否需要行文；（2）文稿内容是否符合要求；（3）文字表达是否清晰；（4）使用文种是否得当。3、行政部应对文件体例、格式、行文规则等审核把关，对存在以下情况之一的，实行退文处理：（1）直送领导个人（领导交办专题事项和紧急突发文件除外）；（2）越级行文；（3）文件主旨表达不清，错漏文字严重； （4）未按领导批示行文； （5）主送，或抄报、抄送不当； （6）文件使用错误，“请示”与“报告”不分，或“请示”一文多事、“报告”夹带请示等； （7）不使用规定文件版头；（8）其它不符合行文规范的问题。第十二条 审批、签发1、行政部核稿后由拟稿人呈送公司领导审批、签发。2、公司分管领导按职责权限审批，呈报总经理、董事长审批的应在分管领导签署意见后呈送；重大事项的决定应依据公司的议事规则提请公司领导班子会议集体研究决定。3、签发文件。（1）董事会文件由董事签字、董事长签发；（2）公司行政编号文件由总经理签发；重要文件由总经理决定是否报经董事长签发；（3）公司行政非编号文件由公司分管领导签发；（4）公司行政对外发文必须经公司分管领导审核和总经理或董事长审批；（5）党群文件由党总支部书记签发。第十三条 校对、编号、用印、分发、存档1、文件签发后，拟稿人根据公司领导批示意见进行修改。2、以公司名义对外发出文件、内部下发的重要文件应送行政部复核签字和编号。3、拟稿人负责校对、打印正式文件和办理加盖印章。正式文件打印份数按存档1份及外发文件数量而定。4、经行政部编号的文件，拟稿人应将盖章后的正式文件及其电子文档、连同发文呈报表和领导修改审定底稿送交行政部，由行政部文秘统一发文后归档。非编号的业务性内部发文，由业务部门发文，并指定专人按规定归档。第十四条 公司内部下发的人事任免类文件由人力资源部编号、发文、存档。第四章 文件的主要种类和行文规则 第十五条 文件的主要种类1、决议。经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项；2、决定。对重大问题或行动做出安排或决策；3、规章制度。由公司制定或批准，规定某些事项或职权； 4、通知。传达上级指示，批转下级文件，转发上级、同级和不相隶属的文件，要求下级办理事项和需要周知或共同执行的事项；5、通报。表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；6、请示。向上级请求指示和批准；7、报告。向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级的询问或要求；8、批复。答复下级请示事项；9、函。相互商洽，询问和答复问题，向有关部门或单位提出请求等；10、会议纪要。记载会议主要精神和议定事项；要求与会单位或人员共同遵守、执行； 第十六条 行文规则1、在职权范围内行文。没有公司领导授权，任何部门或个人不得对外行文；部门文件只作为公司内部业务工作布置、请示、报告使用。 2、根据工作关系行文，选择适当文种。向下属单位制发下行文，如决定、通报、通知、批复等；向上级单位（部门）制发上行文，如请示、报告、汇报；平行关系、不相隶属关系的文件往来使用平行文，如函等。 3、确定行文路线。上下行文一般采用逐级行文，不得越级请示和报告；如特殊原因需越级行文的，必须抄报被越过的单位；重要事项下行文可采用多级行文，同时通报，提高工作效率； 4、确定行文方向主次。普发性下行文件可以多头行文；上行文或指导性文件通常以一个单位为主要受文者，即一个主送单位；在下列情况之一，文件应向次要受文单位抄报或抄送。（1）向下级主送重要规定性、领导指导性的文件时，可向上级抄报；（2）越级行文时，应向被越过上级抄报或向被越过下级抄送；（3）受双重领导或多重领导时，向其中一个负责办理责任的上级单位主送文件的同时，抄报其他上级单位；（4）抄送其他应当和需要了解文件内容单位。5、需协商的问题，应在行文前充分协商。第五章 文件格式第十七条 文件格式主要指文件的外观形式，包括具体反映在文件页面上的文件各个组成部份、附加标记等。如文件版头（文件头）、版面安排、字体字号、字距行距、用纸尺寸等，通过合理安排，使文件有一个整洁、舒适的外观，便于阅读和文书处理。我司文件格式主要依据国家行政机关公文处理办法和行政公文印制说明，结合公司的实际确定。第十八条 文件格式内容一、用纸规格。国际标准A4型纸（210mmx297mm）；二、版式要求。使用Word文档页面视图版式排版；三、文件版头。1、发文机关标识：发文机关全称+文件，1号宋体字，红色，顶行空2行，居中。2、发文字号（文号）：发文机关代字+年份+序号在发文机关标识下行，居中，3号黑色仿宋字体。发文号是公司制发文件依次编排的顺序代号：（1）公司董事会文件 董事会决议：深业物董决字XXXXXX号 董事会纪要：深业物董纪字XXXXXX号（2）公司经营管理文件深业物字XXXXXX号深业物纪总字XXXXXX号（3）公司对外函件：深业物函字XXXXXX号（4）党群文件党总支部文件：深业物党字XXXXXX号工会文件：深业物工字XXXXXX号团委文件：深业物团字XXXXXX号3、眉线：在发文字号下印一条与版心等宽的红色横线。四、文件标题。眉线下空一行，居中，2号仿宋体字。文件标题应准确简要概括文件的主要内容并标明文种，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。五、主送单位。标题下空一行，左侧顶格，3号仿宋体字，冒号；主送单位是文件的主要受文单位，应使用全称或规范化简称。六、正文。主送单位下一行，自然段始左空2字位，回行顶格，3号仿宋体字。正文文字排版应在版心尺寸之内，每页22行，单倍行距，每行2829个字；版面干净，字迹清楚无断划，版心不斜。七、附件。正文最后下空一行，左空2字位，3号仿宋体字，注明顺序和名称。即：附件：或附件：1、2、八、发文机关。发文机关名称，3号仿宋体字，应使用全称或规范性简称。九、成文日期。发文机关名称下一行，居中于发文机关名称，汉字，年、月、日写全，“零”写为“”，以公司领导最后签发的日期为准。十、发文印章。单一发文印章压成文日期，印章中正，骑年盖月，上大下小；联合发文两印章，相距3 mm均压成文日期。会议纪要一般不加盖印章。十一、主题词。3号加粗黑体字，居左顶格，词目用3号仿宋体字，词目之间空一字位。外发的正式文件应标注主题词。会议纪要和函件一般不加注主题词。十二、抄报。主题词下加印与版心同宽黑色反线，居左空一字位，3号仿宋体字，机关名称之间逗号隔开。十三、抄送。抄报下加印与版心同宽黑色反线，居左空一字位，3号仿宋体字，机关名称之间逗号隔开。抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓的其他单位，应使用全称或规范化简称。十四、印发机关及印发时间。抄送下加印黑色反线，左侧空一字体。以上八至十四的位置为文件最后一页。十五、页码。采用阿拉伯数字，由电脑设置形成，居中。 十六、颜色。文件头的文字、眉线和发文机关印章为红色，其他如文号、收发文机关、正文、成文日期、主题词等均为黑色。十七、印刷。着墨均匀，字面不花、不白、无断划。十八、装订。左侧装订，上下平装，不增页、不缺页、不倒页。第六章 文件传阅 第十九条 本着“保密、及时”的原则，按照文件规定或公司领导的批示进行传阅。文件传阅采取专人送传阅的方式，由行政部负责送、收、传，确保应阅领导或人员及时阅看文件。第二十条 传阅文件要填贴上文件传阅表，如要办文的，及时送承办部门阅办。第二十一条 行政部要根据传阅范围做好传阅文件的催阅、催退，加速文件的流转；文件传阅后，应及时归档。第七章 电子文件报批第二十二条 电子文件报批是指通过公司内部办公自动化系统，对自下而上报批包括工程项目、物品采购、付款申请和其它具体业务等文件的处理。电子文件报批程序主要包括：经办人填写报批表单、主办单位报批、职能部门初审、公司分管领导审核、总经理或董事长审批。第二十三条 填写报批表单。经办人在公司内部办公自动化系统新建报批表单，详细填写报批事项。第二十四条 主办单位报批。主办单位负责人应提出报批理由、实施方案、费用预算等意见。第二十五条 职能部门初审。相关职能部门负责人或授权主管对报批事项进行核实初审，需要其他职能部门会审的，应及时分送，汇总提出初审意见后报公司分管领导。第二十六条 公司分管领导审核。公司分管领导按职责权限对报批事项提出审核意见或审批意见。第二十七条 总经理审批。总经理对公司分管领导送转的报批事项进行审批，或按规定报送董事长审定。第八章 文件立卷归档 第二十八条 文件立卷的范围 1、公司经营的重要文件：如董事会决议、董事会和总经理办公会议纪要、领导班子会议决定、工作总结、工作计划、规章制度等等； 2、上级来文；3、内部发文、内部电子报批表单；4、对外发文。5、党群类重要文件资料。第二十九条 每年底将纸质文件立卷成册，将电子报批表单刻制光盘，于次年三月底前，按要求编制文件卷宗，归档保存。 第三十条 行政部文书档案员负责全公司的文件立卷归档管理和工作指导。各部门、管理处、分公司应指定专人负责本部门的文件立卷归档管理工作，凡应由公司统一存档的文件资料，必须送行政部存档。第三十一条 文件保存时间 1、永久性：董事会决议、公司章程、公司工商登记或资质文件、公司领导班子重要决议、公司规章制度等； 2、五年期：董事会会议纪要、年度工作总结； 3、三年期：年度工作计划，批复，办公会议纪要，指示性、决定性、重要内容的来文、发文及电子批件；4、一年期：通知、通报、函等一般周知性文件。第三十二条 超过文件保存时间，经鉴别和公司分管领导批准，可定期销毁，文件档案保存部门要做好销毁记录，专人监督销毁处理。第九章 文件使用 第三十三条 文件传达。按照文件内容和规定范围，可利用会议口头传达。 第三十四条 文件阅读。按文件规定和公司领导批示，把文件传送有关人员阅读。 第三十五条 文件借用。借用文件须经公司领导或行政部负责人同意，并办理借用登记手续，使用完毕，及时归档。第三十六条 文件复印、翻印。经公司领导或行政部负责人同意，可对文件进行复印、翻印。严禁乱翻印乱复印。第十章 附则第三十七条 各部门、管理处、分公司职责范围内的文件资料管理，参照本办法制订本单位的管理办法，并报行政部审核备案。第三十八条 公司人事档案、财务帐册分别由人力资源部、财务部负责立卷存档。 第三十九条 本办法自下发之日起执行，由行政部负责解释。文件办理程序表 收文办理 文件撰写 发文办理 签收 拟稿 修正校对 拆封 核稿 复核编文号 登记 签发 打印使用 呈批 盖章 批办 装订 承办 登记 催办 发文 办复 归档 立卷 归档 编目保存 文件利用（空两行）深业集团（深圳）物业管理有限公司文件深业物字 号（空一行）文件标题（空一行）XXXX单位： 正文（空一行）附：XXXXXXX 深业集团（深圳）物业管理有限公司XXXX年X月X日主题词：XX XXXX XX抄报：XXXX，XXXX抄送：XXXX，XXXX深业物