高校档案管理信息论文高校档案管理信息网络平台建设的.doc

高校档案管理信息论文：高校档案管理信息网络平台建设的研究与思考摘要本文根据高校档案管理中面临的现状和问题，分析了高校档案管理信息网络平台建设的必要性、可行性和现实问题，指出了平台建设的发展方向，和网络平台在高校档案管理现代化中的重要作用。关键词高校档案；管理信息；网络环境；人员素质；现代化在信息时代的今天，档案资料作为重要的信息资源之一，它的价值越来越被社会所认识。档案管理工作是高校工作的重要组成部分,也是高等教育中的一个重要环节,几乎涉及校内每一个机构、每一项工作、甚至每一个人。为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，有必要借助先进的通讯设施和技术手段，建设高校档案信息网络平台，实现档案信息资源的共享。1. 建设信息网络平台是现代经济社会发展的客观需要高校档案信息具有两方面的重要作用，其一是真实地记录高校发展的历史轨迹，其二是为档案使用者提供信息服务。随着社会的不断进步，档案管理工作进入了信息化时代，发挥档案服务作用的重要性正日益显现出来，工作重心也从“档案保管”转入到“档案利用”上来。落后的管理理念和服务手段与档案信息不断凸显的社会价值之间的矛盾日益尖锐，建设高校档案管理信息网络平台已如箭在弦。1.1建设信息网络平台是经济社会发展和科技进步的客观需要以纸张和各种书写材料为主要载体、建立在手工管理基础上的、以手工服务为主要手段的传统档案管理模式，已经不能适应现代经济社会发展需要和高校自身建设要求。随着网络技术的不断发展成熟，计算机被广泛应用于目录分类、存贮和管理等档案工作，利用的方式也由单机型信息存储工具、内部联机的档案管理计算机系统，发展到自动化与网络化的新阶段。高素质人才、大量学术前沿信息的汇聚，都为高校突破教书育人的传统定位，建设成向社会输出高技术信息的科研基地提供了必要条件。现代信息传播学研究成果表明，要充分发挥信息对社会的推动作用，除了要重视信息的开发环节，还要重视信息的发布和传播，否则，即使有再高价值的信息如果不能及时的发布和广泛的传播，那也是死信息、无效的信息。高校档案网络平台就是为采集、整理、向社会发布教育、科研信息，发挥高校科研先导作用和科技助推器的社会职能而产生发展起来的。2. 1.2建设信息网络平台是高校档案管理自身发展的客观需要高校档案管理是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校创造性劳动的凝结。建立高校档案管理信息网络平台，有利于在整体上提高档案管理工作的质量和水平。首先，档案管理的规范化需要网络平台。以手工管理为主的传统型档案，受到管理人员的水平、能力、责任心等诸多因素的影响，工作质量很难保证，水平很难提高。引入网络平台后，档案管理以计算机为工具，按照规范的计算机程序来实施管理，只要按照计算机指令操作即可，形成的电子档案差异性很小，档案管理质量上的问题也会相应减少。其次，提高工作效率，降低工作强度需要网络平台。各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，可以在网络平台上直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统，转成高校的完整档案库和管理系统。第三，档案工作现代化需要网络平台。把传统档案转制成网上可读的电子文件，输入档案管理信息网络系统，利用网络的强大功能进行存贮、检索、使用和管理，是档案管理工作的发展方向。1.3建设信息网络平台是提高档案管理工作服务水平和利用效率的客观需要高校档案管理信息网络平台不仅能够满足传统档案馆（室）咨询服务对象亲自到馆（室）查阅使用资料的需要，更以其功能强大、效率高而将服务范围扩大到全球各地，服务方式也由传统的面对面交谈或信函、电话式发展到不见面、直接在网上进行的参考咨询，利用E-mail表单、实时交互、聊天的方式就能够获取自己所需的服务。网络环境下的参考咨询服务，其层次更高，课题更深，对服务和效率的要求也更严苛，这些都是高校必须面对的现实。2. 加强高校档案管理信息网络平台建设全球性计算机信息网络的产生和发展冲破了地理界限，加快了信息传递速度，改变了信息传递方式，为广大师生、科研人员以及社会各界提供了一个全新的信息利用模式，从根本上改进了信息交流、科研合作和资源共享，促进了教育和科研事业的迅速发展。我国高校借助教育科研网和其它网络系统建立自己的档案管理信息网络平台时应注意以下几个问题。2.1档案信息的保密性不容忽视如何加强网络环境下的保密工作是档案工作者必须面对的全新课题。档案信息具有一定的保密性，在网上实现档案资源的开发利用和共享必须符合国家保密规定，既不是任何档案都可以上网，也不是只要涉密就不能输入信息网络系统。一般地说，涉及国家安全和利益、涉及社会秩序或个人隐私的档案，就应当对其利用范围加以必要的限制。实际操作中可以依据国家保密法律、法规的规定，对档案文件的上网范围、使用权限作出规定。如规定甲类档案绝对禁止输入信息网络系统，乙类档案可以在内部网络上使用，丙类档案可以在Internet网上交流。同时对现有的档案按照保密期限进行登记分类，定期鉴定，达到解密期的及时解密。争取做到该保密的不泄密，该开放的不保密。总高校档案管理信息网络平台建设的研究与思考史建侠黑龙江省政法管理干部学院黑龙江哈尔滨150080之，要正确处理好档案信息的开发利用与保守国家秘密之间的辩证关系，既要维护国家、集体和他人的合法权益，又要充分发挥档案资料的社会价值。如对技术、专利等档案可摘取其部分信息输入网络，以不构成泄密，同时又能帮助使用方判明是否有进一步查阅的必要为原则。当前，制定相关的档案信息网络使用制度规定已成当务之急。2.2档案软件对适用性和扩展性要求越来越高高校档案管理信息网络平台建设离不开优秀的档案管理信息网络软件，这种软件应该具有适用性强、扩展空间大，便于对不同密级档案信息交流使用的强大功能。由于当前还没有全国统一的高校档案管理信息网络软件发展规划和行业标准，各高校档案管理信息网络平台使用的软件及其功能各不相同。档案管理信息网络软件至少应当具备三方面的特性：一个是要有较强的适应性，档案业务要求软件具有较强的通用性，适应管理不同类型的档案，而且还应对不同应用人员素质和水平有较强的适应性；一个是要有较强的扩展性，档案管理信息网络软件用户的多变性和不确定性要求软件在设计阶段就要考虑使用人的多样性，注意增强软件功能使用的易操作性和可扩展空间；一个是要有较强的包容性。各高校之间的差异性决定了对档案管理信息网络软件的要求也各不相同，要允许使用者按照自己的需要作必要的改进，增强软件的易维护性、可靠性和安全性。2.3网络运行安全需保证高校档案管理信息网络平台运行安全性问题是来自黑客、病毒以及系统本身故障的互联网用户的共性问题。雅虎、CNN等世界知名网站都曾因受到互联网黑客攻击而瘫痪，这个问题已经引起了各国政府的高度关注。技术上的安全措施是必要的，防御一般性网络安全风险也绰绰有余，但对于专业性很强、甚至本身就是电脑网络专业人士的黑客高手来说，病毒与计算机网络技术是相生相伴的一对孪生兄弟，任何貌似强大的网络安全技术措施也难敌不断升级换代的病毒的侵袭。因此，我们必须高度关注网络运行的安全性问题，制定完善相关制度规定体系，用制度管人、用制度管事，规范各项操作规程，加强保密措施，尤其是加强相关立法，加大对涉及网络安全的违法犯罪行为的打击力度，集全社会的力量，才能使黑客高手们不能为、不敢为。同时还应加强上网信息安全性的前期控制，严格限定上网信息范围，避免成为黑客攻击的目标；加强技术保障措施，减少系统本身故障的发生率，并注意做好信息的备份工作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的完整。3. 档案管理信息网络平台建设中存在的问题及发展方向近年来，高校档案信系管理领域普遍引入了计算机管理，建立了局域服务网络，有的还利用计算机技术和网络通讯技术，建立了高校档案管理网络平台，随时将档案信息（不需保密的）上网，在为本校师生提供全天候、网络化的档案服务方式的同时，还打破了空间和地域的限制，为社会各界提供了方便快捷的服务，实现了真正意义上的档案资源共享，但还存在许多不足和需要改进的地方。 3.1领导重视不够，档案信息质量不高按照普通高等学校档案管理办法等相关法律法规规定，高校档案资料形成过程中要有必要的档案人员参与、职务作品必须按照规定向档案部门移交、非职务作品可由档案部门以征集、代管等多种形式进行管理。实践当中，许多高校还远没有做到这一点。由于领导重视不够，高校档案工作往往存在信息采集面窄、信息不完整等种种缺陷，建立的数据库规模比较小，标准化程度比较低，类型比较单一，实用性还不够强。 3.2网络建设各自为政，标准化水平低由于国家没有统一的高校档案管理信息网络平台发展规划和标准，各档案部门经济实力和技术条件也不尽相同，致使各高校网络平台建设中选用的硬件设备各不相同，水平参差不齐；软件功能单一、标准化水平低，数据不完整。3.3体制机制障碍，资源共享性差在不同高校隶属不同行政主管部门的管理体制和运行机制影响下，各高校档案管理部门形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。尽管近些年来，许多高校档案管理部门已经意识到资源共享的重要性，但是由于国家目前尚没有一个统一的档案管理网络化建设和资源共享的组织协调机制，各档案管理部门也缺乏合作的意愿，封闭式办馆、信息共享程度差、数据库利用率低，仅向社会开放条目数据库仍是大多数高校档案部门的管档方式，严重削弱了档案网络沟通高校与社会的信息平台作用，档案网络化建设的效能也大打折扣。3.4理顺各方关系，发挥网络优势建立高校档案信息管理网络化协调机构，通过一系列有实际约束力的规范和标准，改革当前的条块分割、各自为政的局面，建立一个规范、统一的全国高校档案网络，真正实现高校档案信息资源共享。在这一建设中，尤其要注意加强标准化建设，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标准