可视化管理.doc

可视化管理办公区域管理一、 大门标示标准1. 为方便客户随时来访，公司大门在上班时间（9：0018：00）都要打开。2. 每日上班时要将大门的卫生搞干净，无尘、无迹3. 大门的吊灯要在上班时间打开，为了预防灯炮会烧，要准备好后备的灯炮。4. 公司招牌的整洁度5. 大门口的地毯的整洁度，逢周未要用清水清洗干净，晾干。二、公司人员通信标示标准 1. 及时更新公司人员的通信录，方便各部门的同事有最新的资料。2. 如有新同事入职，最迟在新同事入职的次日将最新的通信录发到各部门同事手中及邮箱。三、茶水间标示标准茶水间是员工饮水和暂时休息的空间，是众从企业人性化管理的表现之一，应明确标示茶水间名称，便于引导。1. 茶水间应设置饮水机等基本饮用设备2. 设置专人管理，或由办公室人员轮流值班，保持地面干净3. 下班之后或饮食水机内无水时，应关闭饮水机电源，避免浪费或烧坏饮水机。要提前备好饮用水，不要等到没有水了才叫送水。（至少备有一桶）4. 茶水间的门无人使用时应保持关闭状态。、5. 备好四种饮品：水、立顿红茶、咖啡、姜乐。6. 四种饮品呈递给来访客时的摆放。7. 设置茶水间的抽屉的标识：每个抽屉的纸张尺寸应统一规格，统一粘贴于抽屉外侧左上角，标明部门、管理责任人及物品类别8. 下班之后或饮水机内无水时，应关闭饮水机电源，避免浪费或烧坏饮水机四、 洗手间标示标准1. 卫生标准：环境整洁，无蜘蛛网、无烟头、无纸屑、无杂物、而内干净、畅通，全日保洁，无自无味，定期消毒2. 管理标准。责任到人，照明、供水、排污设施完好，如有损坏应及时修复，工具、物品摆放整齐。3. 如没有厕纸要及时更换五、 办公桌物品摆放标示标准办公桌物品摆放的标准化，目的在于保持办公桌整洁、美观，使员工养成规范工作的习惯，提高工作效率。1. 非上班时间，桌面只能摆放文件架、笔筒、水杯，摆放整齐。2. 办公时间，办公服务器、文件应与工作有关，非办公用品不能摆放在桌面上3. 文件资料应标示清楚4. 文件资料用完后应立即放回原处，保持原来的顺序5. 离开办公室时，应保持桌面整洁无杂物。六、 文件分类与归档标示标准标明文件归档标识，目的在于使文件管理规范化，防止文件混放或丢失，提高文件查找效率和文件利用率。l 以颜色（黑、蓝等颜色）区分文件类型l 颜色：白底黑字l 使用位置：在文件夹脊部标明文件名称及编号七、 文件（资料）柜标示标准设置文件（资料）柜标识，目的在于明确文件（资料）的放置位置，便宜于查找、增补和管理，防止丢失和混放。1. 写明文件碟编号、文件类别2. 颜色：白底黑字3. 使用位置：由于文件柜分类分隔或文件柜外侧4. 可同时标明文件柜性质、所属部门、基本内容5. 制作文件柜标签时，可设定管理责任人及备注栏6. 管理责任人负责清洁、整理文件，并保证文件的安全7. 秘密文件柜应加锁，严格钥匙管理及借阅管理八、 电话机定位标示标准九、 计算机定位标示标准十、 餐区餐具定位标示标准十一、 行政装标示标准十二、 准备工作1、 提前30分钟到达公司（即8:30）2、 到达公司后检查办公设备是否正常窗户：让办公室内空气流通。l 材质：铝合金+玻璃l 使用方式：打开、关上l 颜色：透明注意事项：来到公司第一件事就是打开窗户。电灯：让办公室内光线充足。l 材质：塑胶、铝合金l 使用方式：打开、关上l 颜色：黑、红、黄、白注意事项：要留意天色的变化，适时开关。空调：调整办公室内温度l 材质：塑胶、金属l 使用方式：打开、关上l 颜色：白色注意事项：1、有人坐在空调底下时空调的风向要往上吹。 2、没有人坐在空调底下时空调的风向要往中间吹。 3、温度要要在2526摄氏度之间。 桌椅：对办公桌椅进行定位，目的在于固定桌椅位置，使办公设施整齐划一，避免影响办公室布置和美观。l 材质：真皮、木l 使用方式：使用后桌椅要恢复原状。注意事项：1、固定办公桌位置，如非必要，应避免随意搬移办公桌 2、办公桌 椅可设置管理责任牌。由使用人负责日常清洁、维护工作 3、下班离开办公室后，将椅子放归原处 指纹机： 记录员工上下班的时间，有利于考勤员的工作。l 材质：塑胶、金属l 使用方式：记录上下班时间，指纹识别l 使用位置：3703室的前台处注意事项：1、采集所有员工的指纹样本 显示器：客户通过演示来了解公司，图文并茂，映像更深刻。l 材质：塑胶、金属l 使用方式：通过数据线连接到电脑和IPAD，把影像和文字在显示器上播放出来l 使用位置：根据客户的座位来调整l 数量：2台注意事项：1、做演示前要确保电脑和IPAD要满电 2、做完演示后要把显示器恢复原位 音响设备: 播放背景音乐，让办公室内有和谐的气氛，让人愉悦、轻松l 材质：塑胶、金属l 颜色：金黄色l 使用位置：周博士的办公注意事项：1、音量的大小要适中（坐在音乐的环境中，当在想事情的时候不想听到音乐，这时就听不到音乐；当想听到音乐的时候，可以清晰地听到音乐的内容。） 2、音乐结束了要立刻换碟片十三、 前台接待人员的要求仪表规范：前台人员在一定程度上代表着企业的形象，前台人员着装必须正规、庄重，在颜色上具有亲和力。1、 着装：正装2、 衣服整洁、美观、大方、无明显邹折、无污渍3、 仪容美观、大方、整洁，淡妆上岗4、 坐姿端正，精神饱满5、 服务用语规范，与人交流热情、礼貌，服务耐心周到 岗位职责：1、 接待来访客人，记录并通知相应部门2、协助组织和安排大型公司活动3、接听总机电话，并做相应转接信件包裹的收发和登记4、将来往传真按要求详细登记，并传达给相关人员5、操作、登记和控制复印，尤其是公司文件的复印6、统计办公用品需求，报行政助理采购，并负责分发和库存控制7、完成办公室主任交办的其他任务关键绩效指标：1、 电话控制情况、电话接听及时准确性、资料管理质量、信件包裹收发及时准确性、重要任务完成情况、传真收发记录完整性2、 考勤、服从安排、遵守制度3、 交际能力、沟通能力、判断能力、专业知识技能工作权限：1、 电话使用权限的监督权2、 监督节约使用办公用品的权力3、 资料被损坏时，有制止并要求赔偿的权力4、 监督传真来往并在有问题时向上级反映的权力任职资格：知识技能：1、 沟通（提问、聆听、反馈等）与公众演讲技能2、 熟悉内部培训的组织作业流程3、 熟悉岗位培训流程4、 能熟练使用电脑及常用办公软件5、 具备基本的网络知识6、中文输入速度每分钟在50字以上 个人素质：1、 具有较强的责任心、客户服务意识、能够自我提高，学习与总结能力强2、 沟通能力、判断能力十四、 具体工作电话接听：1、 铃响三声内接听（语气亲切，有耐心）您好，诺亚方舟2、 做好来电记录（时间、人物、电话号码、事件）3、 如有预约就转接4、 领导不在或开会时要把来电者的信息记录好（姓名、电话、什么事情）5、 找同事的电话就转接给同事来访预约：1、 有预约的（姓名、时间、联系人）2、 无预约的（找谁、来干什么、留名片）3、 有预约但过期（打电话跟进）接待访客：1、 VIP客户要到电梯口迎接（一人到电梯口等候，另一人要准备好倒茶水的前期工作）2、 普通客户在踏进办公室门口时，坐在左边的前台人员要站起来问好（您好，有什么可以帮到您的？）右边的人员要到茶水间准备茶水3、 把客户领到领导办公室门前，敲门（两下），等领导说请进后，开门，做请的手势，把客户领到领到办公室里，然后问客户喝什么4、 把饮品呈上，要先敲门（两下）5、 询问领到如果没什么事情就先出去工作了注意事项：白开水的水温要在3839摄氏度之间送访客：1、 要把客户送到电梯口2、 要主动按电梯按钮3、 客户坐上电梯时，要等电梯门关上方可离开接待面试人员：1、 面试人员在踏进办公室门口时，坐在左边的前台人员要站起来问好（您好，有什么可以帮到您的？）右边的人员要到茶水间准备茶水2、 问其是应聘什么职位的，写上编号