办公用品管理办法.doc

办公用品管理办法一、为规范本公司办公用品管理工作，创造一个井然有序的办公环境，秉承物尽其用，不铺张浪费的原则，从公司实际情况出发，特制定本办法。 二、财产物品管理的原则 1、公司一切财物均属公司资产，任何人不得私自侵占，公司的任何财产、器材，员工只有使用、保管的义务，没有处置、外借的权力，未经公司领导同意，不得私自挪用转借外单位人员。 2、公司全体员工必须以高度的责任心爱护公司的一切财产物品，认真保管，正确使用，及时维护，对公用物品的维护应做到人人有责，自觉爱护。 3、公司根据职务工作需要按规定配备办公用品及交通工具，其配备发放范严格按公司标准执行，统一由公司综合管理部管理。4、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，原则上所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。特殊情况，各部门可自行购买，购买后需到综合的管理部备案方可报销。三、办公用品的划分标准根据办公用品的使用年限及性质特点分为经久耐用品和低值易耗品两类。1、经久耐用品：办公桌椅、沙发、茶几、打印机、彩印机、电脑、音响、电话、文件柜、传真机、报刊架、暖瓶、文件筐、订书机、剪刀、计算器、文件夹、资料册、垃圾筐、档案盒、移动硬盘、U盘、2、低值易耗品：中性笔、圆珠笔、稿纸、铅笔、橡皮、尺子、胶水、涂改液、口曲纸、回形针、大头针、订书钉、胶棒、刀片、复印纸、复写纸、比例尺、胶带、垃圾袋、纸杯、长尾夹、笔记本、签字笔、四、办公用品的购买1、制定购买计划（1） 每月25日各部门根据实际需要编制本部门办公用品 经理签字后交综合管理部备案，作为综合管理部制定下个月份办公用品购买计划的参考。（2） 综合管理部根据各部门上报情况和公司实际需要，汇总编制购买计划，由综合管理部经理审核后交总经理签批，严格按照购买计划购置办公用品2、购买方法和标准 1、公司财产物品的购入须按公司预算的采购计划严格执行，特殊情况临时应急采购物资用品由总经理批准。 2、低值易耗品的购入由综合管理部根据预算计划和需要购入。 3、各业务部门因工作需要购入物品由部门负责人提出申请报告，经总经理批准由综合管理部统一购买。专业技术强性强的物品由公司派专人购置。第二条 办公物品的订购 根据办公用品库存量情况以及消耗水平， 向办公用品管理人员通报，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向管理人员提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经行政主管审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。 第三条 采购办法 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。 第四条 订购单 在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。 行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。 第五条 跟踪 按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。2、配置标准二、办公用品的发放第八条 分发 办公用品原则上由公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下进行采购。在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。 领取程序 四、物品的领用 1、凡公司物品任何部门及个人在领用时，固定资产的领用由总经理批准，低值易耗品由综合管理部批准，未经批准任何部门及个人的不得擅自领用。 2、低质易耗品每月25日前由各部门将下月所需物品申报到综合管理部，每月1日为办公用品领取日。 2、领用程序，领用人填写物品领用单部门领导签字（特殊物品由总经理签批）领用人签字综合管理部经理签字保管员凭领用单发放。 3、任何人及保管员未经领导批准不得擅自领用公司物品，领用人绝不允许向保管员强行索取。三、办公用品的保管第二章 办公物品的申请、分发领用及报废处理 第九条 申请办法 各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品；另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。 第十条 分发办法 1接到各部门的申请书(两份)之后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送人员。 2发送人员在进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。 3用品分发后作好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交行政部记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。 第十一条 报废处理 对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其它有关事项。 第三章 办公物品的保管 第十二条 填写清单 所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。 第十三条 保管 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。 第十四条 盘存 办公用品仓库应定期清点。清点工作由管理室主任负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。 第十五条 印刷品与纸张管理 印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。 第十六条 持有量调查 必须对总公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计，向上报告。行政部对报告进行核对，检查各部门所报统计资料是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。 第四章 对办公物品使用的监督与调查 第十七条 调查内容 对公司各部门进行调查，调查内容包括： 1核对用品领用单据与用品清单。 2核对用品申请书与实际使用情况。 3核对用品领用清单与实际用品清单。 第十八条 行政主管职责 1核对收支传票与用品实物清单。 2核对支付传票与送货单据。三、财产物品的验收保管 1、公司财产按规定程序购入后，由综合管理部统一验收签字编号后，财务入帐。没有办公室保管员的签字，财务对购置发票不得予以报销。发现问题，要弄清情况，及时处理。 2、固定资产购入后应专门填写固定资产登记表专人负责验收，其说明书发票印件一并存档。 3、低值易耗品购入后由办公室人员负责验收，妥善保管，按计划发放。 4、公司财产物品应由财务登记总台帐，使用部门设分台帐登记，办公室留底存查，三帐合一，帐物相等，严格杜绝公司资产流失。 5、财务部有权监督审公司财产物品的使用、保管情况，对无预算计划，无人验收，无领导审批的物品，财务可拒绝报销。 6、根据公司规定因工作需要配备的物资器材，只规定员工本人使用，应妥善保管，正确使用，精心维护，不得转借他人使用，否则一经查实，公司将收回使用权。 7、公司物资器材在使用保管期间若有人为丢失、损坏、视其情节按原值30%80%赔偿，赔偿额由总经理酌定。 8、职员因工作内部调动，物品器材需要交回的应及时交回综合管理部，需继续使用的须经公司确认后继续使用。 9、职员调离公司时及时交清所有使用和持帐的物品器材后方可办理其它调动手续，拖延不交者由其部门负责人和综合管理部负责催交收回。 10、公司资产流失，经手人和保管使用人员及其部门领导、综合管理部负连带责任，视其轻重以予处罚。摆放、责任归属四、办公用品的报损和赔付使用年限、赔付