浅谈建筑施工企业财务管理的信息化网络化.doc

浅谈建筑施工企业财务管理的信息化建设段永毅面对当前日趋激烈的全球化市场竞争，以及飞速发展的信息技术、Internet和电子商务浪潮构成了企业生存和发展的宏观环境，使传统的财务管理受到新的挑战，尽快提高企业财务管理水平已显得迫在眉睫。特别对于建筑施工企业来讲，面对“工点多、战线长、项目高度分散、管理跨度大、管理成本高”的具体实际，如何创新财务管理方式，建立有效的财务管理模式，更是这些企业迫切解决的首要问题。我们中铁二十局集团第四工程公司通过推行财务网络化管理，实行财务集中管理模式，完善各项管理制度和规范管理行为，走出了一条运用现代化科技手段管理企业财务的新路子，从而减少了管理链条、增强了管理效能、降低了管理成本、提高了管理效率。其主要做法和体会是：一、推行财务网络化管理，在实践中丰富和完善管理制度与措施，确保网络运作实现规范化传统企业财务管理体制、资金运作方式、监管手段等方面表现出来的弊端，导致集团公司内部多级法人资金分散占用，子公司多头开户，投资随意性大，资金失控，使用效率低下；同时，致使出现了会计核算不准，报表不真实，信息滞后、管理失控等突出问题。另一方面，在传统财务管理模式下，由于各个部门之间缺乏交流，有的业务甚至存在重复，财务管理往往是事后的、静态的，即使出现了问题也只能事后弥补，造成的损失和影响将十分严重。过去，我公司对项目管理和财务监控与同行业其他企业一样，主要依靠派工作组检查、定期上报报表、电话了解、传真汇报等传统手段。然而，由于经营区域遍布全国十多个省市自治区，每年有大小工程项目四、五十个，一次财务大检查要走遍大半个中国，查阅半年的财务账目及报表需要数周甚至数月，既大量耗费人力、财力，又无法做到准确、及时。为提高工作水平和效率，增强企业管理能力，有效降低企业管理成本，我公司推行了财务网络化管理，并且很快就收到了实实在在的效果。其主要经验是：一是打破国人经营数千年的原始理财“藩篱”，铺就了方便快捷的信息高速公路。系统提供对公司财务全面管理，支持不同类型下级单位独立核算及合并账务处理，解决了公司对下属单位的财务核算、预算执行、资金结算的实时监控和管理。同时，总账系统确保了财务会计核算、成本核算、资金管理、会计基础工作等业务流程的规范运作；项目管理以成本、利润中心为出发点归集费用，向决策者提供项目收支分析报表；财务分析系统帮助领导及时了解公司所属各单位的项目评估、成本核算、指标量化及控制情况；固定资产管理系统实现了资产上下统一、集中调剂管理。并且公司于2003年1月一次性投入几十万元，为公司领导、业务部门配备了电脑，购买了用友财务NC.11系统软件和其它硬件设施，率先在公司办公楼引入光纤宽带，建立局域网，组建财务网络管理中心。在公司总部实行计算机联网的基础上，利用ERP等先进的网络技术，与公司各个基层单位实现了计算机联网。截至目前，已有50个项目（单位）并入网络系统，实现了财务工作业务的远程处理及查询。同时，为及时、准确掌握全公司“现金流”状况，我们又于2004年6月相继与建行青岛市分行签约开通了网上银行，使得现有的46个项目（单位）实现了建行联网，实现了资金查询与宏观调控的功能。二是根据财政部相关文件精神，结合公司实际制定了财务网络化管理的规章制度。我们依据财政部会计电算化工作规范和关于会计核算软件管理的几项规定等相关文件精神，结合公司财务网络管理系统的特点，相继制定下发了公司财务网络化管理若干规定和网上银行管理办法，从而规范了公司财务网络化管理，提高了管理效能，确保了网络系统的有效运行。三是建立了一支业务过硬的人才队伍，为财务网络化管理提供了智力支持和技术保证。我们注重从吸引、培养人才入手，力求在短期内对所有财会在岗人员进行普遍的计算机操作及电算化培训。从公司到项目、工程队，各级领导班子全力支持企业管理技术的更新、变革，近两年来，共吸收和培养财会电算化人员161人。其中专科以上学历会计人员达到67%。通过开展各类专业技能培训，使得会计电算网络化已经得到普及推广，从而为公司造就了一支业务精、能力强的财务网络化管理人才队伍，有力地促进了财务网络化管理的规范化运行。二、搭建高标准网络平台，以系统的先进性来适应业务的扩充与升级，确保网络建设总成本降低网络化管理加大了财务集中管理力度，取消了中间环节，总成本费用集中在管理层核算，费用控制直观、信息收集快捷、准确、不会产生潜伏的损益。比如：通过会计科目的统一设置 ，避免了在分散财务信息系统下，公司财务管理和各工点之间业务的对比分析与管理困难等问题。下属单位在建立账簿时引用公司基础信息设置 ,并根据自身特点个性化地增改明细科目，解决了公司对下属单位的会计核算、财务预算、货币资金的实时监控和对比分析等问题，从而发挥公司财务的计划与控制作用。会计期间和币种统一设置，同样保证了各级单位财务处理一体化的同步性和公司管理、监控的科学性和有效性，从而极大地降低管理成本。由于软件产品是一个日新月异、异彩纷呈、不断更新、变革的特殊商品，所以财务网络化管理可塑性很大。应用系统必须留有一定的可拓展空间，以适应因业务的变革和发展带来系统的扩充和升级，从而避免软件的结构性变动，为今后网络的长期发展打好基础。为此，在网络系统实施之前，一要着眼于长远发展目标，优选具有一定先进性的应用系统。选择的系统应该可以进行版本升级，增加功能模块，扩充账套，增加并发许可站到数据和信息共享，保证公司上下财务信息系统与其他业务系统的协同整合，从而保持规划设计的前瞻性，避免重复投资。二要明确系统适用范围，保持应用系统的先进性。推行财务网络化管理必须对硬件配置、人员配置、系统管理应用系统软件单位、安全措施、档案管理、银行开户、账户管理等均做相应规定，力求高标准、高起点，在系统实施过程中坚持着眼长远。三、加大财务网络化管理的直管力度，强化系统的高稳定性和高保密性，确保财务网络运行安全可靠切实加大公司财务职能部门对各个项目（单位）的直管力度，是保证财务网络系统安全运行的关键环节。我们在系统的稳定性、安全性和保密性上狠下功夫，主要做法是：制定网络安全防护措施，为每位操作员设置了17位的密码，并要求定期更换；安装网络硬件防火墙、配置数据服务器，保证财务数据服务器在接入INTERT的情况下具有较为稳定的安全性；为财务主管、记账员、审核员、出纳员设置了不同的操作权限。与此同时，公司财务信息管理系统主要从两个方面进行控制：一是明确界定软件应用范围。以NC管理软件为平台，建立了内部财务管理信息系统。系统将公司本部、直属独立核算单位及所属投资在1000万元以上的项目（单位）全部纳入财务集中管理网络，目前共设50个账套。应用模块包括总账核算、固定资产管理、现金银行、薪资管理等4个模块，使公司一体化集中管理，实现了财管管理的透明性和垂直可控性。二是制定切实可行的业务管理方法。即：集中设置单位账套。所有单位的账套由公司财务部按照统一的分类方式集中进行设置，方便公司对所属单位进行横向与纵向查询、统计和分析；统一会计基础工作设置。所有下级单位的会计科目、会计期间、币种等，由公司统一制定编码、名称，并集中进行设置。公司统一设置第一、二级会计核算科目和特定的明细科目，根据各单位行业属性及会计核算需要进行分配，取消下级单位对一、二级科目的修改权；设置“辅助项目”核算。系统下的辅助核算，能广泛提供财务、物资、资产、费用管理等方面的数据分析及考核依据。既可代替大量繁琐的台帐登记等手工业务，又便于内部监控和管理。2004年7月，中国铁道建筑总公司、北京用友软件股份有限公司和中铁二十局集团有关领导及专家组成考察组，对我公司财务网络系统运行情况进行全面观察，一致认为：网络核算和网上银行系统及与之配套的一系列应用管理措施，不但科学、规范、安全、可靠，而且实用、可操作性强。2004年，我公司财务网络化管理荣获中国铁道建筑总公司“科技进步应用成果奖”。四、推行财务网络化管理的体会1、通过推行财务网络化管理，切实增强了企业管理能力。利用集中管理数据库提供的联机分析处理（OLAP，ONLINE ANYLYTICAL PROCESSING）服务进行数据建模和决策支持，帮助我们实现了财务业务数据跨年度对比分析、跨单位合并账务处理，为公司领导提供决策支持信息。还做到了财务管理的事前计划、事中控制和事后分析，完整地实现了在任意时间点上的财务监控机制，将企业财务管理提高到一个新水平。比如：“辅助项目”核算设置，既实现从公司至工点财务核算项目统一，避免数据的层层筛选及分类，做到直接汇总和统计，又为财务运营状况提供更加详尽和科学的考评标准、考评手段。一项业务发生，系统在录入凭证时对发生部门信息添加在会计凭证上，将所有会计信息及时、准确地反映到财务系统中，便于及时监控和管理。由于软件采用JAVA开发工具，严格遵循CORBA技术研发而成，使公司财务管理实现了在分布异构环境下信息和资源的共享，将物理距离变成了鼠标距离。远程财务在线处理、远程审计、远程财务监控，将企业的管理能力延伸到全国的任何一个结点。2、推行财务网络化管理，有力地推进了企业管理现代化进程。财务网络化管理，实现了财务数据远程处理、记账、查账、审计和监控，保证了会计信息的真实性，使互联网上在线办公、分散办公以及移动办公成为现实。财务管理由过去的静态管理变为动态管理，由封闭式管理走向信息化、规范化、一体化和透明化，使人为因素造成的虚假帐、虚假报表无处藏身。同时还初步形成了自己的资源优势，在企业现代化管理中充分显示了优越性。其意义在于将财务系统所有的信息及数据统一汇总，并以此为基础提供一套实时、完整、有效的分析评价与监控体系，以便据此评价和判断企业经营绩效、经营风险、财务状况和获利能力，从而把这种资源优势适时变成管理优势，在企业管理中发挥最佳效果。当然，实现财务网络化管理并不意味着财务管理“百病皆除”，还存在着一定的问题尚待进一步探讨解决。一是项目可支配资金受到一定限制，影响基层单位积极性。为满足所属单位生产经营及核算需要，应尽