系(院)档案资料分类指导办法doc.doc

淮 阴 工 学 院院（系）档案资料分类指导办法【供各系（院）参考】二五年九月二十日一、党群（DQ）类 目 名 称保管期限转交自存备注DQ11 党务综合1. 组织机构，(总支、行政机构设置、人员任职文件；总支委员、系领导班子、支部委员名册；党员名册、教职工名册；系科介绍。) 党总支换届选举的材料、总支委员名单及分工。短期组织部重复件或转交表2. 院党委文件及职能部门发来的工作材料。长期3. 岗位职责及各种规章制度（党政联度会议、中心组学习、联系支部、班级、廉政建设、经费管理等）长期4. 会议记录、纪要（党员大会、总支委员会、党政联席会、民主生活会、总支扩大会、支部书记会等）决议及会议讨论的文件。短期档案室留转交表5. 领导班子建设（理论学习中心组名单；学习计划、学习资料；学习记录；学习笔记；学习成果。）短期宣传部报中心组名单及学习计划重复件6. 党总支工作规划；年度、学期工作计划、总结；目标管理及有关材料。短期档案室报规划、计划、总结重复件7. 队伍建设（干部队伍建设、后备队伍建设材料；学工队伍建设材料；作风建设材料）短期组织部报领导干部队伍建设材料，留转交表8. 成果材料（各项成果、图片资料）短期档案室重大成果留复印件DQ12 纪检、监察工作1. 院纪委颁发的文件长期类 目 名 称保管期限转交自存备注2. 廉政教育材料暂存3. 师生来信来访及处理意见等有关材料暂存DQ13 组织建设工作1. 党总支关于组织工作的计划、总结、决定、报告等短期2. 申请入党人员名册、入党积极分子名册、发展新党员、预备党员名册短期3. 入党申请书、发展对象、思想汇报及组织考察材料（按人分装）短期4. 基础培训材料短期5. 团员推优材料短期6. 发展党员公示材料短期组织部重复件7. 与发展对象的谈话记录短期8. 党费收缴登记表，支出情况表短期9. 组织关系接转材料暂存10. 民主评议党员材料短期11. 流动党员名册及管理材料短期组织部重复件12. 表彰先进党支部、优秀党员的材料、党总支受表彰材料、党员其他奖惩材料短期组织部重复件DQ14 宣传教育工作1. 党总支关于学习，宣传工作的计划、总结、决定、报告通知短期2. 党员学习记录、学习资料暂存3. 师德建设内容、措施、活动等材料；典型事迹材料暂存4. 精神文明建设（献爱心、扶贫、捐款、支农等）材料短期类 目 名 称保管期限转交自存备注5. 党建、思想政治工作研究论文及统计表短期组织部报统计表DQ15 统战工作1. 统战工作计划、总结长期2. 各民主党派成员和负责人名册及有关材料短期组织部重复件3. 统战工作重要会议记录短期4. 统战工作的其他材料暂存DQ16 工会工作1. 院工会颁发的文件、院教代会有关材料长期2. 系分工会机构干部名册，会员名册短期院工会重复件3. 系分工会工作计划、总结、报告、决定、4. 通知、会议记录短期院工会重复件或转交表5. 系分工会组织的各项活动材料暂存类 目 名 称保管期限转交自存备注DQ17 共青团工作1. 院团委，院学生会的文件及规章制度长期2. 系团代会文件材料短期3. 系团委工作计划、总结、报告、会议记录短期院团委报计划、总结4. 系学生会工作计划、总结、活动等材料，会议记录短期5. 系团委机构设置及人员名单，团员花名册；批准入团、离团材料及名单短期院团委重复件6. 团委组织的重大活动的有关材料暂存类 目 名 称保管期限转交自存备注7. 系学生会组织的重要活动的有关材料暂存8. 各种社团组成人员名册短期院团委重复件9. 各种社团组织的重点活动的有关材料暂存10. 学生暑期、寒假三下乡社会实践统计、总结、评比等材料，留校学生情况调查暂存11. 开展多共专题讲座一览表（名称、时期、人数、效果等）暂存12. 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料处分团员以复查材料短期院团委报统计表二、行政工作（XZ）类 目 名 称保管期限转交自存备注XZ11行政综合1. 院行政下发的有关行政管理的文件长期2. 院行政工作规章制度长期3. 系行政工作规章制度长期4. 系事业规划、实施计划、总结、上级批复长期档案室重复件5. 系年度、学期工作计划、总结、报告、系向学院的请示及批复短期档案室重复件6. 系主任办公会议及扩大会议的记录、记要短期档案室留转交表7. 系开展的各项专题活动（学术活动、外交活动、国内协作活动等）的材料短期档案室留转交表8. 系行政工作简报短期9. 各科 、室、办工作计划总结、报告、会议记录短期10. 系行政收发文登记表、印章使用登记表暂存XZ12人事工作1. 人事工作规章制度长期2. 系机构设置、干部岗位、人员划分表及变动材料短期人事处重复件3. 系师资工作规划、年度计划、报告、总结、调查材料、会议记录等材料短期人事处报计划总结重复件4. 引进人才的请示及批复、年终引进人才名册短期人事处重复件5. 新教师面试、试讲、岗前培训及批准上课的材料暂存类 目 名 称保管期限转交自存备注6. 客座教授、兼职教授、实习基地兼职教师聘用材料短期人事处报统计表7. 全体教职工年度考核材料短期档案室自留考核结果8. 全体教职工聘任、考核、续职、缓聘、复聘、辞退材料短期人事处留转交表9. 本系受表彰的材料，本系表彰和奖励先进集体的材料、教职工受奖励和处分的材料短期10. 临时用工材料暂存XZ13审计工作1. 上级有关审计工作的材料和工作制度长期2. 系接受审计的材料暂存XZ14安全保卫工作1. 保卫部（处）发来的安全工作的材料及系安全工作规章制度暂存2. 本系与学院签定的安全责任状短期3. 系保卫工作网络，岗位责任人及安全职责一览表暂存4. 安全事故的调查、处理材料短期保卫处5. 关于安全工作的请示报告及学校的批复短期XZ15总务1. 学校有关总务基建工作的材料及工作制度短期2. 系对总务方面的请示报告及回复短期总务处重复件XZ16档案、图书、文博类 目 名 称保管期限转交自存备注1. 系资料管理制度、开放、利用情况材料短期2. 系图书、重要教学、科研资料的登记册长期图书馆只报类型及册数三、教学工作（JX）类 目 名 称保管期限转交自存备注JX11教学综合1. 学院和教学管理部门颁发的教学管理文件和规章制度长期2. 本系制定的教学管理文件和规章制度长期3. 系教学工作（管理、改革、发展等）计划、总结、报告、校历表短期教务处重复件4. 系研究教学工作的会议记录、纪要、简报、请示及回复短期5. 教研活动计划、活动记录、总结、汇报短期6. 上级对本系教学评估的材料短期教务处重复件7. 学院对本系教学工作检查考核的材料短期8. 系教学自查考核材料暂存9. 省优秀课程材料短期档案室自存转交表10. 省教学成果奖材料短期档案室自存转交表11. 系教学竞赛及获奖材料、系教学竞赛及评奖材料短期12. 社会调查、专业调查、毕业生调查材料短期13. 客座教授、兼职教授学术报告、任课及指导科研的材料短期14. 校外实习基地一览表及合作办学协议、聘任教师名册，工作安排表短期15. 教师工作量核算材料暂存教务处重复件16. 外聘教师课酬结算材料暂存人事处重复件17. 系领导、教师、管理人员听课记录及汇总统计表和反馈材料暂存类 目 名 称保管期限转交自存备注18. 院、系教学督导组督导工作材料暂存JX12 学科与实验室建设1. 上级关于学科、专业、实验室建设的材料及规章制度长期2. 本系制定的有关学科、专业、实验室建设的文件及规章制度长期3. 新增专业的论证、申报、审批材料短期教务处重复件4. 省、院品牌专业、特色专业、重点专业、主干专业建设的申报、审批、实施、检查材料短期教务处重复件5. 新建实验室申报、计划、论证、审批材料短期设备处重复件6. 省、院重点实验建设申报、论证、计划、总结、审批材料短期科产处重复件7. 实验、实习教学大纲，实习工作规程及手册短期教务处重复件8. 实验、实习教学任务书、指导书、计划日程表暂存9. 实验、实习教学考勤、考核表暂存10. 实验、实习项目表短期11. 实验、实习成绩册短期教务处重复件12. 综合性、设计性实验开展统计表、学生反映材料，实验、实习教学改革、创新材料短期13. 学生职业技能鉴定通过名册及材料短期教务处重复件14. 实验室开放登记表、学生反映材料短期JX13 招生工作1. 上级有关招生的材料及规章制度长期2. 招生宣传、招生计划、录取、报到总结材料短期3. 研究生招生宣传、招生计划、录取及报到总结材料短期类 目 名 称保管期限转交自存备注4. 与外单位联合办班的材料短期教务处重复件JX14 学籍管理1. 本系在籍学生名册短期2. 学生成绩汇总册，学生平时成绩表、单科成绩表短期教务处3. 学生补考统计表，补考通知底根、补考成绩表、学生申请缓考表、补考成绩册暂存4. 学生重修统计表、重修通知底根、重修成绩表暂存5. 学生学年学分统计表暂存6. 学生重新编班统计表、重新编班通知底根暂存教务处重复件7. 学生学籍变更（休学、复学、转学、转班、退学、开除等）材料、通知底根短期教务处重复件8. 学生考试违纪处理材料短期学生处报结果材料9. 学生通过CET-4.6级或专业4.8级名册暂存10. 学生通过国家或省计算机等级考试名册暂存JX15 课堂教学与教学实践1. 各专业教学计划及调研论证材料长期教务处重复件2. 各专业理论课程教学大纲长期教务处重复件3. 院优秀课程、重点课程立项、建设、评审材料短期教务处重复及复印件4. 课程改革（教学内容、方法、考核等）材料短期5. 外购、自制CAI课件及一览表，多媒体上课统计表短期教务处报一览表6. 双语教学方案、师资、实施情况、学生评价、总结等材料暂存7. 教师（含实践教师）学期教学任务一览表及各课程教学进程表暂存教务处重复件类 目 名 称保管期限转交自存备注8. 学期总教学进程表、总课程表、班级课程表、期中、期末考试安排表暂存9. 公开课、优秀课程教案样本，重要备课笔记及教学观摩材料短期10. 课程优秀作业样本（本数10本以上）暂存教研室11. 学生课程设计项目、成绩一览表及报告、图纸样本短期教研室系存成绩表JX16 学位工作1. 学校学位委员会颁发有关文件及制度长期2. 本系学位委员会的工作文件及规章制度长期3. 本系学位分委员会会议记录、决定暂存4. 本系学位分委员会对学生授学位的上报名单短期院委重复件5. 研究生学位论文及评审材料短期院委报统计表JX17 毕业生1. 上级关于毕业生工作的文件、计划、制度长期2. 系毕业生工作计划、总结短期3. 毕业生名册短期教务处重复件4. 毕业证书验印名册短期教务处重复件5. 毕业设计（论文）(成果报告、图纸、软盘、光盘、实物等)短期教研室6. 毕业答辨评分标准、答辨记录暂存7. 毕业实习成绩册及实习报告暂存8. 优秀毕业论文（设计）汇编短期9. 往届毕业生返校座谈报告会材料暂存JX18 教材类 目 名 称保管期限转交自存备注1. 系自编、主编教材、讲义、专著、教学指导书、实验、实习指导书和习题集样本及统计表短期2. 其他有保存价值的自编参考资料短期四、科学研究（KY）类 目 名 称保管期限转交自存备注KY11科研综合1. 上级有关科研工作的材料及规章制度长期2. 教职工自然科学、社会科学、教育教学科研项目分类统计表短期科研处重复件3. 教职工发表论文统计表短期科研处重复件4. 学生发表论文（文章）统计表短期学生处重复件5. 参加学术会议的材料（学术资料归入图书资料类）暂存6. 学会工作材料暂存KY12科研项目（以项目立卷、结题后移交相关职能部门）1. 科研准备阶段材料（包括前期论证、开题报告、任务书、合同、研究计划、执行情况、经费预算等）短期2. 研究实验阶段材料（到自然科研可省）短期3. 总结鉴定阶段材料（包括研究报告、论文专著、鉴定会材料、鉴定证书、推广意见、课题总结等）短期4. 申报奖励阶段材料（包括成果登记表、申报及审批材料、奖状、奖杯、证书、专利申请材料等）短期5. 推广应用阶段材料（非自然科研可省）短期五、仪器设备管理类 目 名 称保管期限转交自存备注SB11综合1. 上级关于仪器设备管理的文件及规章制度长期2. 本系制定的仪器设备管理规章制度长期3. 设备工作计划、购置计划、报告、总结及批复短期设备处重复及复印件4. 教学设备固定资产明细帐、卡(以实验室设分册)长期5. 教学设备低质品明细帐长期6. 一般设备固定资产明细帐、卡长期7. 一般设备低质品明细帐长期8. 普通仪器设备（单价低于5万元）招标文件、投标文件、评标记录及结论、定购合同、验收报告等材料短期设备处重复及复印件9. 合作项目仪器设备使用合同、经费结算等材料短期设备处财务处复印件10. 仪器设备对外服务的审批、使用经费收入等材料短期设备处财务处复印件11. 仪器设备年终清点或其他检查的有关记录、材料短期设备处重复及复印件12. 仪器设备报废申请、论证、审核、估价、处理结果等材料短期设备处财务处重复及复印件13. 仪器设备调出、调入的申请、批准、估价等材料短期设备处财务处重复及复印件14. 仪器设备修理、改造的申请、审批、结论等材料短期设备处财务处重复及复印件15