网络信息时代的高校资产档案管理.doc

网络信息时代的高校资产档案管理 刘绪林（郧阳师范高等专科学校 资产与后勤管理处 ， 湖北 十堰 442000）摘 要 资产档案缺乏统一的集中管理、保管不符合要求、忽视对电子档案安全有效的管理以及资产档案管理人员素质不高等因素，是当前高校资产档案管理工作存在的主要问题。要解决这些问题，须从加强资产电子档案管理、提高资产档案管理人员素质、严格内部控制制度等方面采取措施。关键词高校；资产档案管理；问题；对策资产档案管理是高校固定资产管理工作的一个重要组成部分。20世纪中叶以来,信息技术正在成为促进经济发展和社会进步的主导技术,特别是互联网、电子商务的迅猛发展和广泛应用，使人类进入了以互联网为主要特征的信息时代网络信息时代。信息技术的发展带来管理现代化，要求资产管理人员除了应该具备现代资产管理的理论和方法外，还必须掌握计算机软件的应用技能，并能够根据多变的经济环境，建立各种分析和决策模型。这样，资产管理人员才能有效地利用资产信息和外部信息，提高资产管理水平。在高等院校的资产管理工作中，资产管理电算化经过多年的发展已经得到普及，对提高工作效率，规范资产管理起到重要作用，存贮在磁性介质上的资产数据、程序文件及其他资料均应视同为资产档案一并管理。目前，电子资产管理电子档案与纸质档案并存，而且电子资产档案大有取代纸质资产档案之势。本文试就网络信息时代高校资产档案管理问题作些探讨。一、网络信息时代高校资产档案管理中存在的主要问题网络信息时代，一些高校对资产档案管理工作不够重视，对工作中出现的新情况新问题不能及时研究并采取应对措施，其中包括忽视对电子资产档案的管理，以至于档案管理中存在许多问题，主要表现在以下几个方面：（一）资产档案管理处于混乱和无序状态，缺乏统一集中的管理。一些高校的资产管理部门对资产档案的管理不够重视，没有把它列入资产管理工作的议事日程。平时疏于对资产档案的管理，没有配备专人管理和专人负责，资产部门和档案管理部门也没有制订结合学校实际的档案管理制度，遇到上级主管部门检查时才突击一阵子。一些高校的资产部门没有按照新的档案管理办法规定的范围来整理立卷，只对资产购置资料进行立卷，但是对固定资产卡片、固定资产盘点表等没有作为资产档案管理；没有资产档案移交清册，或者其内容不完整，如缺少资产购置所附的原始凭证、学校内部没有具体明确的规定等。另外对资产账簿、报表的分类归档也是五花八门，缺乏合理、科学的分类办法，以至于查阅起来很不方便。更有甚者，一些高校资产部门在资产业务处理完毕后，没有将资产凭证装订成册，也无专人保管，往往造成凭证遗失，对资产档案也没有及时移交单位的档案室。资产档案长年存放在科室，未向学校档案馆移交，使资产档案无法集中管理，容易丢失。（二）资产档案保管不符合要求，查阅手续不健全。按照资产档案管理的要求，资产档案的保管应该做到存放排列整齐有序，便于查阅、保管。但有些学校因档案保管地点狭小，经费投入不够，使得资产档案最基本的保管条件没得到保证，资产档案乱堆乱放，难于查找；有的竟用纸箱保管且长期得不到改善，甚至被虫蛀、鼠咬、受潮、霉变。因存放无序，即使丢失也不易被发觉，给本单位造成不能弥补的经济损失。有的学校没有制订资产档案借阅查询的制度，或者虽然建立了借阅查询的制度但没有严格遵守，借阅或查询既不经单位领导审批，也没有设置档案借阅登记簿进行登记，经常是仅凭关系或借口需要就可以随便调档、查阅，甚至借出忘记归还，使资产档案遗失或难以追回。（三）电子资产档案对环境的依赖性强且缺乏直接客观性。电子资产档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，它的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。传统的资产档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的电子资产档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视，数字化的特征使资产电子档案缺乏视觉的直接感染力；导致资产电子档案与资产信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。（四）电子资产档案管理缺乏有效的安全措施。传统资产实行纸质档案管理，在网络时代，新型磁性介质档案管理将取代纸质档案管理成为新的管理方式。从电子数据的数据结构来看，电子数据具有数据高度集中的特点。电子数据是以数字编码的形式存储在各种磁性介质上的，而磁性介质不但体积小而且存储容量大，因此电子数据资料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范围广、涉及的时间长。 （五）资产档案管理人员的素质不能适应工作需要，大多忽视对电算化资产档案的管理。资产档案管理也是一门专业技能，要求资产档案管理人员具备相应的专业知识、工作能力和工作责任心。有些学校的资产管理人员因岗位流动频繁，对资产档案管理的具体办法和要求没有认真学习、掌握，往往依照旧的观念和习惯作法来整理和管理档案；或者缺乏档案管理的有关知识，没有按照资产档案管理办法来合理收集、组卷、装订，以至于档案目录编写不清楚，案卷标题不详实，立卷和保管的资产档案极不规范，给查找和利用档案造成了困难。有的虽然实行了电算化资产处理，但忽视了对有关电算化资产档案的管理，如不注意对资产数据的定期打印输出，没有对本单位购买或者开发使用的资产电算化系统的全套文档资料及软件程序视同资产档案管理而妥善保管，有关电算化软件的磁盘光盘没有集中给档案室保存而是留在使用者手中等。这样，时间一长或者人员变动后就不知去向，需要数据维护或者重新安装时只得再次购买，造成本单位资产管理工作的极大被动。二、网络信息时代高校资产档案管理应采取的对策高校资产档案的管理是学校资产管理的一项基础性工作，也是一项比较具体细致的工作，高校要按照有关规定和要求管好资产档案，并不是件轻而易举的事。笔者认为，高校应从以下几个方面着手，加强对资产档案的管理：（一）学校各级负责人尤其是资产部门负责人应重视资产档案的管理工作。资产档案不仅是资产管理工作不可分割的一部分，而且是资产工作情况的集中反映，从某种意义上说，资产档案管理是检验资产管理工作优劣的重要尺度。一个单位的资产档案管理水平可以反映出该单位资产工作的水平。所以高等学校各级负责人尤其是主管资产档案工作的资产部门负责人，要重视对单位资产档案的管理，不仅自己要认真学习和贯彻国家资产档案管理的政策法规，还要时刻要有资产档案管理的意识，对本单位的资产档案管理常抓不懈，并对档案管理工作负责。国家机关、社会团体、企业事业单位以及其他经济组织，是资产档案管理的主体单位，也是责任单位。高等学校资产部门的负责人应加强资产档案法制观念，重视本单位资产档案的管理工作。（二）建立严格的内部控制制度。内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、资产档案资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，资产档案信息化要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工资产系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。资产档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，程序化控制是其主要的控制手段。不难看出，保证资料准确可靠是内部控制的主要目的，内部控制制度可有效地保证电子资产档案的安全和可靠。（三）实现电子资产档案多备份管理的规范化和制度化。电子资产档案的备份和恢复是保证资产数据安全、准确、真实的重要措施。电子资产档案管理人员应养成数据备份的习惯，同时注明备份时间和操作员的编号；电子资产档案管理人员应根据资产数据业务量的多少定期对这些档案进行检查和拷贝，以防止因磁性介质的毁损而使信息丢失。对电子资产档案应定时进行双备份或多备份，备份数据和原件数据不能存放在同一地点，应设立两个资产电子档案保管室，并且分在不同的存放地点。实现电子资产档案多备份管理的规范化和制度化，设立信息备份员，专门负责电子会计档案的备份工作。同时，由专人进行检查和监督，以保证电子资产档案的绝对安全。所有备份的资产档案数据最好用质地优良的光盘刻录，以保证数据的安全。年终要将当年形成的所有电子资产档案信息整理归类，并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容。用于存档的光盘还需系统管理员和资产管理负责人签名。对系统日志文件要特别重视。系统日志文件是指系统以文本的形式将每天的财务系统操作人员和操作时间记录下来所形成的文件。它一方面可以用来考核各资产管理人员的工作业绩，另一方面一旦出现系统故障，能够及时查明故障原因，追查操作人员的责任。（四）加强对电算化资产档案的管理。电算化资产档案管理的主要任务是监督和保证按要求生成各种档案，保证各种资产档案的安全与保密，保证各种资产档案得到合理和有效的利用。各学校资产管理部门应单独制订电算化资产档案的管理制度，对电算化后的资产凭证和报表的生成与打印输出、资产软件系统及磁盘光盘等的使用与保存、安全和保密措施等要有具体的管理办法。按照规定，资产电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同资产档案保管，保管期截止该系统停止使用或有重大更改后的1-3年。对电算化后的资产凭证、报表应当及时或定期打印出书面形式。为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，对用来存储报表的磁盘、光盘、缩微胶片等介质，也应作为资产资料或档案进行保存，保存期限与打印输出的