业务部的作业程序.doc

深圳市同舟行科技有限公司 质量管理体系标 题业务作业程序编 号DRC-SA-01版本V1部 门业务部修订日期2011-12-27页次1/61.目的： 规范业务部门的作业，达到按时，按质，按量地完成客人的询价，索样和订单。从而高质量，高效率地为客人服务。2.职责范围：2.1: 客人索样的处理，2.2: 客人询价的处理，2.3: 寄样给客人2.4: 订单的处理，2.5: 协助船务人员安排订舱出货，2.6: 与车间协调大货包装，2.7: 协助本公司QC，或客人或第三方验货，2.8: 协助客人来访事宜，2.9: 协助客诉处理，2.10: 新样品开发。2.11: 供应商的开发，维护，管理和考核3. 作业流程 3.1: 客人索样的处理，3.1.1: 收到客人NEW INQUIRY时，要跟客人确认清楚产品的颜色，材料，尺寸，效果，样品的数量，交期。3.1.2: 把所有的细节确认清楚后，根据客人的要求开打样单给工厂，同时要注明清楚以上各种要素。完成后EMAIL发给工厂相关业务负责人。3.1.3: 索样单发出后要PUSH工厂回复确认，没有回复时要RESEND EMAIL或者打电话跟催。直至工厂明确确认具体的寄样时间。并把此票索样登记在工作计划书中，以备进一步跟踪。3.1.4: 我们一般给工厂的打样时间是7-10天，如有工厂确需更长一些时间，要尽量争取到最快的交期。3.1.5: 样品追踪（一般要在交期前去确认打样进度，工厂确认交期前一天再次确认）3.1.6: 工厂寄样：珠三角的工厂没所谓，远一些的工厂且样品体积较大的，要确认一下快递公司，快递费用。确认费用合理后再请工厂寄样品3.1.7: 工厂寄样后，要请工厂提供快递公司名称及快递单号，以便跟快递公司确认送到时间。3.1.8: 收到样品后要对照客人具体要求，核对工厂打样是否正确，如有不正确的地方，要判断是否要重新打样，如不能确定，要请示上级主管确认是否要重新打样。3.1.9: 在样品确认OK后送交样品管理人员帮忙编号，送样编号时要提供工厂名称，单价等资料，如果客人需要提供产品的尺寸，材质，重理，包装资料，则必须提供所有必要信息给样品人员编号。3.1.10: 编号OK后，除了样品室留底样，多余样品要根据客人需要的数量安排寄样给客人。日期：批 准审 核拟 定修订记录：标 题业务作业程序编 号DRC-SA-01版本V1部 门业务部修订日期2011-12-27页次2/63.2: 客人询价的FOLLOW3.2.1: 收到客人询价的SPECIFICATION或图片说明后，要跟客人确认清楚要求询价项目的颜色，材料，尺寸，效果，可能的订单数量及包装要求等。3.2.2: 确认清楚以上要素后，与工厂WORK报价，以及在此数量基础上的LEADTIME。3.2.3: 对每票询价最少要找两家工厂来报价，以比较哪家工厂的报价更有竟争力。3.2.4: 工厂报价后要把报价资料给销售部门主管，由他们制作报价单发给客人。 3.3：寄样给客人3.3.1: 寄样给客人前，要确认样品是否同客人要求的颜色，效果，尺寸，数量相同，3.3.2: 如跟客人要求有出入的，要在寄样前知会客人有出入的地方，请客人确认是否能接受。3.3.3: 如果客人不能接受，则要按以上3.1.8条重新打样。3.3.4: 如果客人确认OK，正式准备寄样给客人。3.3.5: 包装前要在每个产品上贴货号标，注明我司ITEM NO，PRICE及MOQ。标签要贴在产品背后或侧面，不得贴在产品正面，影响产品的美观。3.3.5: 要用汽泡纸包装时，只需用汽泡纸整齐地包住产品，不得用胶纸缠绕，以免客人难以开封。3.3.6: 寄样时要包装整齐，安全，同类或同主题的产品尽量放在一起。可以根据实际情况放在同一个大POLYBAG里或放入一个小内盒里。3.3.7: 如果收件人有几个不同业务人员，一定要在大包装上贴上贴纸并注明ATTENTION人的全名。3.3.8: 样品包装后要制作寄样SAMPLE INVOICE及快递单。3.3.9: SAMPLE INVOICE的格式见附件一，要注意的事项有如下几点：3.3.9.1: 因化妆品，沐浴用品及其他化学品被列为管制产品，不能走航空运输，我们一般用PLASTIC CASES或PLASTIC BOTTLE来代替。3.3.9.2: 每票寄样的总金额不得超过USD50美金，否则快递公司会要求我们作报关3.3.9.3: INVOICE后面REMARKS里要注明：1. Above samples made in China2. Above samples have no commercial value and only for samples purposes.3. above samples were sent via Fedex, UPS or DHL(实际使用的快递公司名称即可)，and the tracking No is XXXXX(提单号不得跟实际所使用的订单有出入)日期：批 准审 核拟 定修订记录：标 题业务作业程序编 号DRC-SA-01版本V1部 门业务部修订日期2011-12-27页次3/63.3.10: 快递单的填写要求： 3.3.10.1: 收件人名要写全。 3.3.10.2: 收件公司名及地址电话要书写公整，且书写要有力，以便后面的页次能清楚。 3.3.10.3: 如有客人到付帐号的尽量使用客人帐号寄样。并注明此票件是“freight collect” 3.3.10.4: 快递单上产品的品名和金额要与SAMPLE INVOICE相一致，不能有出入。 3.3.10.5: 要在快递单上注明原产地是“CN“ 3.3.10.6: 要尽量给出收件人的POST CODE，以方便货件投递。 3.3.10.7: 如需我司预付快递费的，在不是非常紧急的情况下，要选择经济件，以节省一些快递费。当然，如果很是紧急，也可以选择优先服务和快速服务。 3.3.10.7: 快递人员收件时我们要CHECK他们填写的货件尺寸及重量是否正确，特别是预付的货件，更要确认无误，因为这将是快递公司向我司收费的依据。 3.3.10.8: 样品寄出后，要制作报价单EXCEL大表给相关主管，以便报价给客人，并告知客人寄件提单号。3.4: 订单的跟踪: 接到客人新订单后的跟单程序及要求：3.4.1: 仔细核对客人订单，检查材料，尺寸，颜色，效果，数量，单价，包装方式，出货方式，出货时间，付款方式等等是否正确。如果有疑问，要跟客人勾通，直到所有细节都很清楚。3.4.2: 跟工厂确认订单的细节，如产品的颜色，尺寸，效果，单价，期中期未验货时间，交期等是否OK。如不能按时完成，要跟客人事先勾通，看客人能否接受。3.4.3: 跟客人及工厂确认完以上所有事项后，开PI给客人，同时开PO给工厂，同样要注明颜色，效果，尺寸，材料，确认样及大货样提供时间，交货时间，付款方式。贸易条款。3.4.4: 订单正式确认之后，要把相关信息，如PI，PO号码，确认样，检测样，大货样，交期等时间点，填在订单跟踪大表中。并及时更新需要更新的内容。3.4.5: 确定确认样的提供时间，并按时寄给客人确认。3.4.6: 收到工厂制作的确认样后一定要严格核对是否跟客人要求一致，如果有出入，要跟主管或客人确认能否接受，不能接受的要重新打样，并确认新的交样时间。3.4.7: 确认样确认OK后才能寄给客人确认3.4.8: 客人确认样品OK后才能安排工厂开始做大货。3.4.9: 金额超过6万RMB的订单，或是主管有特殊要求的订单，做货过程安排公司QC部门进行期中检验。3.4.10: 出货前2-3周要寄大货样给客人确认。3.4.11: 客人确认大货样后再租船订舱日期：批 准审 核拟 定修订记录：标 题业务作业程序编 号DRC-SA-01版本V1部 门业务部修订日期2011-12-27页次4/63.4.12: 出货前一周内要安排QC部门做期终验，只有验货OK，才可以安排报关以及出货。3.4.13: 出货后要核对船务部门所做发票，装箱单，产地证明，提单等单据。确认无误后发给销售部门，由他们转发给客人。3.5: 协助船务的出货安排3.5.1: 订单确认开始生产后，要更新公司订单跟踪大表，特别是交期安排，以便船务能尽早做出货安排。3.5.2: 结关前两周内提供包装明细给船务，由船务安排订舱。3.5.3：包装明细包括订单号码，客人货号，公司货号，产品品名，材质，每款总数量，装箱数量，箱数，装箱数，外箱尺寸，净重，毛重等等。具体内容请见附件二：同舟公司包装明细表。3.5.4：出货前最少四个工作日安排验货，验货OK后，通知船务安排报关事宜。3.6: 与车间协调包装事宜3.6.1: 需要在公司包装的订单，在客人确认包装细节后填写包装指令，安排包装车间预排单上线包装时间，具体内容请见附件三：同舟公司包装指令单。3.6.2: 包装指令单上要明确注明品质注意事项，各配件的到厂时间，订单数量及需要完成时间等，然后给BUDDY或KEN签字，然后交给车间安排包装。3.6.3: 产品上线包装前一定要亲自到车间现场再次跟车间说明包装要求及品质要求，并与车间主管一起再次在包装注意事项表上签字。在车间主管及工人完全了角包装要求和品质要求后才可以开始包装。3.6.4: 包装过程中，第一天要上午，下午各到车间去巡视两次，看是否有新的情况发生，并现场解决。巡视结果要填在QC现场巡视表上，并签字，并注明具体时间。3.6.5: 如果遇到自已难以届定的品质情况，要请示上级主管，由主管确定是继续包装还是中止包装。3.6.6: 在包装过程中，第二天起要每半天要去车间巡视一次，看工人是否根据品质要求在包装。并在QC巡视表上签名，并注明时间。直至大货包装完毕。3.7: 协助公司QC，或客人或公证行验货3.7.1: 原则上，除少数包装配件，如贴纸，纸箱，POLYBAG，卡片等在出货前不用验货，其它所有订单都要要求安排公司QC在工厂出货前进行最终货物检验。3.7.2: 如以上3.4.9:点所要求的那样，订单金额超过6万RMB的订单，还要在做货过程中安排QC进行期中检验。3.7.3: 公司领导特别强调的订单，要安排QC做期中或期末验货。3.7.4: 对于客人或公证行要验的货物，公司QC一律要在客人或公证行验货前进行自验，只有自验OK的货物才可以提供给客人或公证行检验。否则要返工处理。3.7.5: 对于客人要验货或是要求公证行验货的订单，出货前最少一周跟客人或公证行BOOK验货事宜。日期：批 准审 核拟 定修订记录：标 题业务作业程序编 号DRC-SA-01版本V1部 门业务部修订日期2011-12-27页次5/63.7.6: 验货当天一早要跟客人或公证行确认验货人员具体的到达时间及接送地点，以便安排公司车接送。3.7.7: 验货过程中要安排公司QC全程陪同验货人员，并帮忙抽验及检验事宜。3.7.8: 对于验货人员对品质提出质疑的地方要耐心解释，并知会验货人员有关客人确认的事项.3.7.9: 如验货人员提出重大的品质事项或最终AQL结果超过AQL标准，要马上知会上一级主管，以便协商处理事宜。3.8: 协助客人来访事项：当自已所负责客人来访时，要协助EDWIN或主管处理以下事宜：3.8.1: 客人来访样品的索样安排，客人索样要争取在客人来时打出实样给客人看。3.8.2: 如有客人报怨，要准备客人报怨事项经过，原由以及如何跟客人解释。3.8.3: 如有跟客人有争议事项，要准备双方相关往来EMAIL，以便客人来访时出示给客人看。3.8.4: 如有订单确认样或大货样要客人当场确认的，要准备好最少两套给客人确认，并预备给客人带走一套。3.8.5: 所有未出货订单的样品，最少也要准备一套，以备客人谈起时要查看。3.8.6: 如有需要，客人来访时作会议记录。3.9: 协助客诉处理, 收到客人报怨的信息后，要马上组织相关部门开会讨论，并填写客诉记录表。3.9.1: 如果是有关质量方面的报怨，要组织品保部门，业务主管，车间主管，生产副总开会讨论，分析产生的原因， 给出改善计划。重大质量问题还要请总经理参加。3.9.2: 产品如果是由外部工厂生产，要发邮件通知相关工厂，并要求工厂回复产生的原因，整改计划，改进保证。以期今后不再发生类似的错误。3.9.3: 如果是交期，时效，配合力度方面的报怨，要组织业务主管，生产副总开会讨论。分析产生原因，改进计划。如需要，也可以向公司申请相关培训，从而全面提高个人的业务能力，工作效率。确保能高效，快速地为客人服务。3.9.4: 客人报怨的原因搞清楚后，要进行进一步的整合，总结。然后回复客人产生的原因，改进措施，并保证今后不会犯类似的错误。3.10：新样品或新工厂开发3.10.1: 业务要熟悉所负责客人的属性，产品范围。要经常向工厂索要适合自已客人的新样。3.10.2: 去工厂时要主动去工厂样品室看看，看是否有适合所负责客人的样品，或是适合公司其他客人的样品。如有，要拍图留底，并要求工厂一周内寄样品给我司。3.10.3: 每周一周例会时，样品室人员会介绍上一周编号的新产品，业务人员要仔细听介绍。如果有什么新样品适合自已的客人，如有要做EXCEL表发给相关主管，请他帮忙推荐给自已的客人。日期：批 准审 核拟 定修订记录：标 题业务作业程序编 号DRC-SA-01版本V1部 门业务部修订日期2011-12-27页次6/6 3.11: 供应商的开发，维护，管理和考核3.11.1: 每个个业务每年要去开发一些新的工厂，