药学部门精细化管理之初探ppt课件

药学部门精细化管理之初探 1 2 药剂科人员情况 3 药剂科组织架构 4 内容提要 精细化管理起源精细化管理基本含义精细化管理方法药学部门常见业务问题与流程优化 5 精细化管理起源 起源 1911年 泰勒出版了 科学管理原理 一书 这是世界上第一本精细化管理著作 W 爱德华兹 戴明 W EdwardsDeming 1900 1993 为质量而管理 美国顾问和学者 丰田生产方式 TPS ToyotaProductionSystem 即中国认为的精益生产 准时化 自动化 管理的理论往往形成于美国 而在日本得到应用 普及开花和结果 6 精细化管理基本含义 精细化管理是一种理念 一种文化 它是社会分工精细化 以及服务质量精细化对现代管理的必然要求 现代管理学认为 科学化管理有三个层次 第一个层次是规范化 第二层次是精细化 第三个层次是个性化 精细化管理就是落实管理责任 将管理责任具体化 明确化 它要求每一个管理者都要到位 尽职 第一次就把工作做到位 工作要日清日结 每天都要对当天的情况进行检查 发现问题及时纠正 及时处理等等 7 精细化管理必须建立科学量化的标准和可操作 易执行的作业程序 以及基于作业程序的管理工作 精细化管理是一种管理理念 体现了组织严谨 认真 精益求精思想的贯彻 精细化管理最终的解决方案只能通过训练达到组织成员素质提升的方式实现 精细化管理排斥人治 崇尚规则意识 8 意义 是一种对战略和目标分解细化和落实的过程 是提升企业整体执行能力的一个重要途径 具有把企业引向成功的功能和可能 关键点 最为重要的是要有规范性与创新性相结合的意识 精细 的境界就是将管理的规范性与创新性最好地结合起来 9 精细化管理核心价值 有机的整体 10 医院精细化管理方法 以目标和责任制管理为主线以医疗质量管理为核心 如药品准入制度等以经济管理为手段 如药品采购避免库存过多 造成资金积压 11 以目标和责任制管理为主线 建立专业化的岗位职责体系 各就各位建立目标管理体系 各干各事建立科学的考评体系 各考各评建立考评结果应用体系 各拿各钱方案设计 精细化管理调研 精细化管理策略规划设计 精细化职能管理深入 精细化管理导入 精细化营销管理 12 精细化管理的特征 四个方面特征 精是做精 求精 追求最佳 最优 准是准确 准时 细是做细 具体是把工作做细 管理做细 流程管细 严就是执行 主要体现对管理制度和流程的执行与控制 13 案例一 药品采购供应与管理 14 药品采购供应与管理 药品质量监控组织架构药品采购供应管理制度药品供应商的管理采购计划的制定药品验收制度与管理药品的仓储管理 养护 药品的效期管理药品的发放与盘点 15 集团药品管理流程 集团合理用药组织架构 16 领导重视 职责分明 成立了集团药事管理与药物治疗学委员会组织框架下的药品质量监督领导组 合理用药领导小组 药品质量监督领导小组 抗菌药物管理工作组 临床药师工作领导组 处方点评专家组六个领导小组 由集团总院长任组长 各领导小组分别负责相关的管理工作 从而保障集团临床科室的合理用药药剂科将与药品质量相关的内容纳入科室日常综合目标考核 作为药师晋升 评优 评先 绩效考核等的重要指标 17 药品质量管理组织架构 18 药品采购供应管理制度 制定依据 中华人民共和国药品管理法 山东省药品使用条例 山东省药品集中采购工作实施办法 试行 医疗机构药事管理规定 医疗机构中药饮片管理规范 医疗机构中药饮片质量管理办法 等文件 制定了我集团的相关文件 19 药品采购供应管理制度 药品采购相关管理制度 医院新药申请 审批制度医院药物遴选制度临时用药采购管理办法 附 申请表 目录外抗菌药物临时用药采购管理办法 附 申请表 医院网上采购药品制度药品采购前网上查询商业贿赂不良记录制度药剂科药品统计方式和监管办法药品供应商管理办法麻醉药品 第一类精神药品管理制度麻醉药品 第一类精神药品的三级管理和五专管理制度医院医疗用毒性药品管理制度 20 库管 采购员职责 库管依据医院 基本用药供应目录 结合近三个月药品实际销量 现有库存量 季节和特殊病种制定药品采购计划 交采购员做出采购计划 报采购办主任 药剂科主任 院长审核签字后 需召开药品 物资 器械集中采购会通过 由采购员按照药品采购计划进行采购 采购员负责全院中药 西药 中药饮片 特殊药品的采购工作 采购员必须严格遵守 中华人民共和国药品管理法 山东省药品使用条例 等相关法律法规的有关规定 严格执行药品购销合同 通过医院确定的供应企业采购药品 纳入集中招标采购的药品严格遵守相关规定 在山东省药品集中采购平台上进行网上采购 21 药品采购供应管理制度 药库工作人员应自觉遵守财务管理的有关规定 廉洁自律 把好药品质量关 不采购假劣药品和非药品 坚持主渠道购进药品 采购员认真执行药品采购计划 及时将采购计划通知供应商 遇有紧缺药品应积极组织货源 保证药品供应 库管员 验收员按照药品验收制度进行验收登记 微机录入工作人员对验收合格的药品 应及时按发票 办理药品入库手续 库管员按照各用药部门的申领计划及时发送药品 保证患者及时用药 对国家公布质量不合格药品应按照药品召回管理制度及时召回或封存并积极联系供应商退货或等待上级的通知和指示 对医院近效期药品 滞销药品 破损药品应通知供应商退货或协商解决 对新引进药品和缺货药品应及时通知相关人员和相关临床科室 22 23 药品供应商的管理 第一阶段 2010年 2011年备案第二阶段 2012年 2013年备案 季度考核第三阶段 2014年 备案 实地考核 网上查询 月考核 末位淘汰制 24 药品供应商的管理 药品供应商的选择 资质齐全的药品供应商 药品经营 生产 许可证 企业法人营业执照 药品GMP证书 组织机构代码证 税务登记证 质量保证协议书 法人授权委托书 被委托人身份证复印件等资质材料需加盖供应商的红色印章供应商所有的资质材料需要年检的需加盖年度检测印章 并且全部在有效期范围内 药品经营 生产 许可证 证号需在供应商所在省市药监局备案 并可在网上查询 并注明效期 企业法人营业执照 注册号需在供应商所在省市工商局备案 并可在网上查询 并注明效期药品供应商在医院销售的药品需在其生产或经营许可证规定的范围之内 不能超范围经营或生产药品 25 药品供应商的管理 实地调研 中药饮片供应商 通过初步资格审查的药品供应商 医院委派分管院长或药剂科主任带队的调研组 对药品供应商的供货能力 经营范围 仓储 运输 药检等情况进行实地调研 并写出调研报告 以提交药事管理与药物治疗学委员会或院长办公会进行讨论和论证网络查询 具有药品经营资格的供应商无论在工商局或药监局均有企业法人营业执照注册号和药品经营许可证证号等相关的备案证明 尤其是发生名称变更或商业单位股权转让的单位均需查询其网络备案情况 采购员查询后要将查询结果打印出纸质材料与相关资质共同存档备案填表 审批 通过资质审核 实地调研 网络查询 药事会等讨论通过的药品供应商需填写一式四份 两份财务科 两份药剂科存档 的相关表格 领导审批后 方可与医院产生业务关系 26 药品供应商的管理 新开户 变更名称 更换供应商的表格如下 27 药品供应商的管理 中药饮片 供应商考核与告知 28 药品供应商的管理 中药饮片 药品供应商的评价根据各药品供应商月考核成绩及告知书的整改反馈情况 将所有药品供应商进行月排序和年度排序 中药饮片供应商单独考核 定期召开供应商会议 通报阶段性的工作情况总结 让各供应商了解自己的供货情况 存在的问题及后续需要整改的工作将供应商的年度排序情况上报医院药事管理与药物治疗学委员会进行讨论 确定年度优秀药品供应商 合格药品供应商 不合格药品供应商 黄牌 红牌 药品供应商末位淘汰制 综合年度排名 排名最后的药品供应商将取消与医院的药品供应关系药品供应商之间建立良性的竞争关系 开展取长补短的经验交流会 让供应商看到其他商业做得好的方面 同时查找自身发展的不足 共同为医院的药品配送工作献计献策 29 30 药品计划的制定 原则 合规 合情 合理地制定采购计划的原则范围 我院所使用的药品目录范围内的品种 挂网招标品种 基本药物 常用药品 麻精药品 药事委员会通过的品种 临时用药 领导审批 具体参考数据 近三个月该药品的使用量的平均值 现有医院库存量 季节变化 特殊时期 甲流 限量管理等制定动态的药品采购计划制定月计划 但由于库房面积限制和等级医院对药品周转率的要求 将药品发票按金额大小分为大计划和小计划 先送大计划并且先入大计划 以保证临床用药并且合理压缩库存 便于药品的管理特殊情况下 可以合理制定临时采购计划 并在本月盘点前报领导签字备案 31 药品验收制度与管理 医院必须建立并执行药品的检查验收制度逐批验明药品的合格证明和其他包装 标识 不符合规定的不得购进验收时 应对药品的包装 标签 说明书和质量状况进行逐批检查 药品包装标签和所附说明书上应有生产企业的名称 地址 药品名称 规格 批准文号 产品批号 生产日期 有效期等 验收中药饮片应有包装 并附有质量合格标志 每件包装上标明品名 规格 产地 数量 生产企业 生产日期等 实施批准文号管理的还应标明批准文号验收药品应建立真实完整的购进验收记录 主要内容 药品通用名称 规格 批准文号 批号 有效期 生产厂商 供货单位 购进数量 购进日期 验收结论等内容 验收人员应签名购进验收记录保存至药品有效期后一年 但不少于三年验收药品应做到票 帐 物相符麻醉药品 精神药品 放射性药品 医疗用毒性药品应从具有相应资格的企业购进 并实行双人验收制度 验收到最小包装中药饮片 含小包装 设有专门的质量验收小组 外观形状的检查 药检室的抽检 成分含量测定 含硫量测定等 32 药品的仓储管理 养护 药品的仓储管理制度 储存药品的药房 药库面积应与其诊疗范围和规模相适应储存药品的药房 药库生活区与仓储区分开药房 药库的内墙壁 顶棚和地面光洁 平整 门窗应严密根据药品储存的质量要求 设置常温库 0 30 阴凉库 20 以下 冷库 2 10 相对湿度保持在45 75 防止药品污染 变质和失效有特殊储存要求的药品应按照说明书或包装上标注温度条件及规定储存 如冷冻条件下保存 药房 药库应有保持药品与地面一定距离的设施 如地脚架 药房 药库应有避光 通风设备药房 药库应有检测和调节温 湿度设备 如空调 除湿机等 药房 药库应有符合安全用电要求的照明设备药房 药库应有防尘 防潮 防污染以及防虫 防鼠 防火设施 33 药品的仓储管理 养护 药品的仓储管理制度 药库应实行色标管理 合格药品库 区 为绿色 待检验药品 退货药品库 区 为黄色 不合格药品库 区 为红色药库储存药品与地面 墙 屋顶之间应有相应间距或隔离措施 药品与墙 屋顶及散热器的间距不小于30cm 与地面间距不小于10cm 药品垛堆之间应有一定距离库存药品应按照药品属性分类存放 药品与非药品分开存放 内服药与外用药应分类存放 中药饮片分库存放 易串味药品单独存放 易燃 易爆 强腐蚀性等危险性药品必须设专库存放药品应按批号存放陈列药品应配备专用货架 34 药品的仓储管理 养护 药品的养护管理制度 根据 药品管理法 药品经营质量管理规范 等相关法律法规库管员进行库房温湿度的检测管理 每日上午9 10时 下午2 3时各一次 定时对库房的温湿度进行记录 温度常温库 0 30 阴凉库 20 以下 冷库 2 10 湿度在45 75 之间 超出规定范围及时采取调控措施 并予以记录对陈列和储藏的药品根据流转情况定期进行养护和检查 并做好记录 一般药品每季度检查一次 重点品种包括近效期在一年以内的药品 二类精神药品 易霉变 易潮解的药品 已发现质量问题药品的相邻批号药品和储存时间较长的药品视情况缩短检查周期 每月或每周检查一次 对质量有疑问及储存日久的药品及时抽样送检 对近效期的药品 按月填报效期表中药材和中药饮片按其特征 采取干燥 降氧 熏蒸等方法养护 并做好记录药品养护人员定期汇总 分析和上报养护检查情况以及近效期或长时间储存的药品等质量信息 35 药品的仓储管理 养护 药品的养护管理制度 药品养护人员具体负责养护仪器 设备 除湿机 排风扇 空调 冷藏设备 温湿度和监控仪器 仓库使用计量仪器及器具等管理工作 检查养护设备的运行情况养护中发现质量问题 应悬挂明显标志和暂停发货 并尽快通知相关部门和人员及时处理药品养护人员负责建立药品养护档案 定时记录温湿度 维修 保养仓储养护设施 按月填报效期报表 36 药品的仓储管理 养护 青岛市海慈医疗集团药剂科药品养护及日常检查记录表部门 养护人签字 37 药品的仓储管理 养护 青岛市海慈医疗集团药剂科药品重点养护检查登记表部门 日期 年月日养护人 38 案例二 缩短病人等候时间 中药饮片小包装 7连包 调配 39 门诊药房常见问题 忙 急 混乱 差错 稳 顺 整齐 准确 解决方案 40 忙碌中的门诊草药房 3 4 5月份平均每周有4 5天加班到6点半 41 1 2 3 主要内容 4 创新背景 取得成效 问题及打算 实施方案 42 中药饮片调剂方式 传统调配 戥称调配 小包装调配 中药免煎颗粒的调剂 煎药机 合剂共煎 43 44 45 46 小包装 的月平均销售量呈连年增长的态势 47 小包装调剂状态 说明 1 上表为今年5月15日 周四 的处方数据统计2 每天调剂台平均人数为11 5人3 当天下午1 30之后 从其他部门抽调4人协助调配 于晚上7点左右完成185张处方调配 48 小包装调剂工作中难点 热点问题 配方速度慢 劳动强度大 患者的候药时间长 焦点问题 49 取药作为患者诊疗过程的终端环节 给我们的服务带来更高的要求 经历了挂号 候诊 各项检查 缴费 到达取药窗口时患者已身心俱疲 心情难免焦躁就诊过程中无论哪个环节出现疏漏 使患者诊疗不顺利 那么在取药时造成患者积怨爆发的可能性最大 因此 患者在取药时非常希望 立等可取 这种心情可以理解 50 针对中药小包装调配采取措施 信息科按照药剂科提供的药品货位号进行药品排序 调配处方时使用依据货位号排序的调剂单进行调剂 根据医生的开方习惯 对药品位置进行重新调整 错时门诊 延时门诊 增加调配人员 改进奖金分配方案 提高员工积极性 金点子 设立 关爱通道 取药难 政务热线 集团意见箱 专家反馈 医生反馈 51 参观学习 借鉴外地先进经验 进行创新 并提出 7连包 调配模式头脑风暴 讨论 7连包 调配模式的可行性 进行现有规格调整 方便 7连包 调配 与供货商协商 确定 7连包 新包装供货时间 7连包 调剂工作流程的拟定广泛宣传 例会告知 医生告知 患者告知 52 7连包 的概念 将每7小包同品种同规格的药品包装成一个中包装 在调配7剂或7剂的倍数时 只要按处方中的每味药品