集团资产管理制度.doc

集团资产管理制度1、 目的 为加强集团本部各项资产管理，提高资产使用效率，特制定本制度。成员公司委托集团管理的资产项目，参照本制度执行。2、 资产类别本制度管理的资产范围包括：办公易耗品、低值耐用品、固定资产、公司礼品。1、 非固定资产-办公易耗品：单件价格低于200元或使用期限不到一年的资产属于易耗品种。如笔、笔记本及复印纸张等。2、 非固定资产-低值耐用品：使用年限1年以上或单件价格不低于200元的非固定资产项目。如电话、茶具等。3、 固定资产：原则上使用期限在一年以上或单位价值在2000元以上的同类资产，具体由财务部确定。包括房屋及建筑物、办公家具、制冷设备、电子设备、机械设备、专用设备等等。4、 公司礼品：为维护公司公共关系，体现公司形象，而采购或定制的礼品。3、 职责1、 集团行政部职责：作为资产管理人，负责办公易耗品、低值耐用品的采购、验收、调配、盘点、维护、报损等。负责所有资产的登记、调配。2、 专业部门职责：作为专业部门，负责对专业设备的采购选型、处置提供专业意见，负责对专业设备的验收，负责按行政部或资产与工程部的要求，对资产进行维护等。3、 集团资产与工程部职责：负责牵头对集团固定资产的组织采购和处置。4、 集团财务中心职责：作为监督部门，负责对资产采购、登记、处置、变更等行为进行监督和管理，并牵头对所有资产进行盘点、审计。5、 使用部门及使用人职责：负责对领用资产进行保管和日常维护。4、 管理1、 资产申购及审批（1） 除办公易耗品申购由行政部根据采购周期直接采购外，其余资产申购均须填写资产请购单，并按资产类型及金额进行申购及授权审批，具体如下：表1 资产申购申请审批权限资产类型申购人所在部门技术部门行政部行政分管领导资产与工程部总 裁办公易耗品集团行政部内部审批低值耐用品/专业设备/固定资产/礼 品/重大资产项目组方式（2） 各部门职责。部门及分管领导：根据部门实际需求，结合年初制定的预算，对涉及的资产申购进行审批。技术专业部门：本着节约和匹配的原则，对使用部门需求中涉及的型号、规格等进行审核，并结合公司现有资产状况，探讨资产调配使用的可能。行政部：从采购价格、管理及调配角度，进行审核。总裁：对申购进行审批。涉及重大资产采购、调配事项，可由资产与工程部或有关领导召集专项会议，落实方案后，直接报总裁审批后申购。2、 资产采购（1） 原则上所有资产的采购由行政部和资产与工程部负责。涉及专业技术强的资产采购项目，由使用部门及专业部门配合采购选型，提出专业意见，采购中涉及的询价单据等须保留，以便审计部门进行相关审计。（2） 办公易耗品及部分常用低值耐用品采购应由行政部通过货比三家的方式确定供应商，并签订供货合同。行政部指定专人，根据库存和日常使用情况，定期采购，做到品种齐全、品质优良、价格合理、库存适当。（3） 金额在2000元以内的日常性资产采购，凭请购单采购。采购金额超过2000元的，原则上必须签订采购合同，并报公司领导审批。此外，大宗采购的资产可根据需要成立专项采购小组，通过集中询价、招标等方式，确定供应商及供应协议。（4） 采购验收，由行政部和资产与工程部指定负责人验收，对进库的物品的数量、质量、品种进行验收，并取得相应发票等有效票据。专业部门可接受行政部和资产与工程部委托，签署相关验收意见。验收人应设立专门账簿做好验收记录，记录包括但不限于验收日期、名称、规格型号、单位、数量、相应的发票号、验收结论、验收人签名、领用人、领用日期。（5） 付款及报销。行政部和资产与工程部应填写付款申请书或报销申请单，附上经审批的资产请购单及采购合同等相关凭证，按财务中心相关规定审批办理。（6） 采购过程中涉及的相关单据由行政部、资产与工程部、财务部等相关部门分类存档备查。3、 资产编号登账（7） 资产登账非固定资产-办公易耗品的登账由行政部自行建立台账，自行负责，行政部内部应将采购和记账保管分人负责。非固定资产-低值耐用品由行政部负责在财务资产管理软件上进行登账，财务部负责复核。行政部将软件上生成的编号打印，并贴在相关实物上。固定资产初次登账由财务部负责在财务资产管理软件上登账。财务登账后应及时通知行政部进系统查询打印软件上生成的编号，并贴在相关实物上。资产购入后，在票据齐全且款项付清后，应当月登账。（8） 信息部负责开发相关的界面供财务部和行政部登账使用。建立台账后，由财务部从财务角度对其进行管理。行政部负责对资产型号、数量、使用时间、使用部门等项目建立台账，进行管理。财务部和行政部应做好登账授权工作，防止基础数据被随意篡改。（9） 根据需求，可由信息部在各部门开放资产台账查询界面，部门负责人可查询自身部门资产使用情况。（10） 需要办理保险的资产，由行政部负责与相关保险公司洽谈，进行投保。并将投保信息维护至财务资产管理软件。4、 资产领用（11） 办公易耗品领用。行政部指定专人对办公易耗品及低值易耗品的采购、领用及库存按月统计，形成报表报公司领导。（12） 其他资产领用。资产领用须凭资产申购申请单，经由行政部统一办理资产转移手续。所有资产领用过程中均要签收，并在台账记录上记录使用保管人和领取时间。（13） 资产转移后，保管责任移交给使用人。5、 固定资产调配（14） 主动调配。行政部及其委托的资产管理人可根据公司资产使用状况进行合理调配，做到物尽其用。（15） 使用部门申请调配。使用部门可根据部门情况，主动提出资产调配申请（资产调配申请单），经审批后，由行政部及其委托的资产管理人进行调配。（16） 调配计划若涉及集团各公司间调配，还须事前经财务部签署意见。未经资产管理人审批，任何部门或个人不得自行调配。（17） 调配执行。调配若为公司内部之间调配，由行政部直接办理相关资产调配手续。行政部指定专人负责办理资产转移手续，同步更新资产管理软件内台账基础数据。调配若为公司之间调配或涉及资产产权转移，行政部应按审批意见办理完成正常资产转移手续，并及时将信息反馈财务部，由财务部及时按财务原则进行账务调整并更新资产管理软件内台账基础数据。6、 资产保管与使用（18） 资产使用为个人的，保管和使用责任落实到人。资产使用为部门的，保管和使用责任落实到部门。若因使用人的疏忽或不按规定程序操作而造成办公设备的损坏，由使用人承担相应的责任和维修费用。（19） 对个人使用的物品，如人员调离本部门时，应向行政部做好移交工作，及时变更使用人员的登记，防止财物丢失。7、 资产的维修和处置（20） 固定资产的维修，由行政部填写固定资产维修申请单，审批通过后由行政部负责同外界联系维修事宜，其他人员原则上不得自行决定维修事宜，但可以提供更好的维修渠道供行政部选择。（21） 固定资产转出公司外部或出售等涉及资产的变动的情形，由行政部填写固定资产处置申请书负责办理相关的手续，并在固定资产台帐上注销，同时通知财务部进行相应处理。（22） 固定资产损失报损应由使用部门填写固定资产处置申请书经申报批准后，方可进行财务和实物的处理。经批准报损的资产、废品，由行政部及资产与工程部回收处理。同时报财务部进行相应处理。8、 资产盘点及后续管理（23） 资产盘点由财务中心负责牵头，行政部及使用部门配合。（24） 每半年定期盘点对账一次，每年全面清查盘点一次。资产盘点分固定资产和低值耐用品和办公易耗品盘点。固定资产和低值耐用品盘点前由财务部相关盘点表，进行实物盘点。办公易耗品由行政部自盘，财务部和审计部可对办公易耗品进行抽查。盘点过程中如发现不符情况，应查明原因及时处理。（25） 固定资产盘亏应注明原因、责任、原值、净值。因资产使用人使用不当或资产管理部门管理不善，造成资产损失的，责任人应赔偿损失，并按公司行政处罚条例处理。 （26） 资产损失且已经投保的，使用人应对现场证据保留并尽快通知保险公司确认。应向对方索赔损失的，必须注意保留证据和凭证，及时办理索赔手续。5、 附则本制度经集团办公会议讨论通过，并经集团总裁签发后公布实施，修改亦同。附件请 购 单部门： 填表日期： 年 月 日品 名单 位单 价数 量金 额备 注申购理由：技术部门意见：审批程序部门意见分管领导技术部门分管行政部（资产与工程部）分管领导总 裁 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日资产处置申请书填表日期： 年 月 日资产编号资产名称购入日期购入价资产残值处置原因：审批程序部门意见分管领导技术部门行政部（资产与工程部）分管领导总裁 年 月 日