Word文章中自动生成目录的方法.doc

Word文章中自动生成目录的方法 自己在目录中打省略号很浪费时间，而且右部的页码总是对不齐，自动生成就没这个问题了。用Word根据文章的章节自动生成目录不只是简单的标题列表，而且它还具有超级链接功能，阅读查找内容时很方便，只要按住Ctrl点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页，如果觉得按Ctrl键太麻烦，只需依次单击工具选项编辑，找到并取消“用Ctrl+单击跟踪超链接”选项即可直接点击实现快速跳转。(以上操作在Word2000/XP中均能实现，区别只有一点点：在Word2000中制作的目录，无需进行任何设置即可实现直接点击跳转。)更重要的是自动生成的目录便于今后修改，因为写完的文章难免多次修改，可能增加或删减内容，倘若用手工给目录标页，中间内容一改，后面页码全要改是一件很让人头痛的事情，一不小心就会出错。如果是自动生成的目录，可以任意修改文章内容，最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。使用起来很方便! 具体步骤如下：（以下内容在Word2003中操作，其它版本的Word略有差别，但大同小异。） 1、想插入目录时，若直接单击插入引用索引和目录目录确定时则会以黑体字提示“错误！未找到目录项”。那么何谓“目录项”呢？目录项即文档中用来显示成为目录内容的一段或一行文本。因此，要想自动显示目录，必先定义目录项。 2、定义目录项：点击视图大纲切换至大纲模式(也可直接点Word文本中左下角工具栏中的大纲视图图标)，大纲模式下文档各段落的级别以及各标题的级别较其它视图显示清楚，利于下一步操作! 3、格式 样式和格式 (一般可形成3 级标题如：111，若次级标题很多如：11111时) 新样式样式基于标题456确定 4、在大纲视图下按Ctrl键同时选定文章中的所有一级标题，格式 样式和格式 在“请选择要应用的格式”栏下选标题1，二级、三级次级标题的选定方法同上，依次选标题2、标题3即可! 5、当然标题1，标题2，标题3的属性（如字体大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。修改方法：格式 样式和格式 “所选文字的格式” “标题1”处点右键修改，弹出修改菜单后可根据自己的要求自行修改。 6、切换到页面视图：视图页面切换至页面模式(也可直接点Word文本中左下角工具栏中的页面视图图标)。 7、把光标定位到文章第1页的首行第1个字符左侧（目录应在文章的前面）执行菜单命令插入引用索引和目录，打开“目录”对话框，进行设置(特别注意设置“显示级别”，此与你所选标题级别有关，若文章有5级标题则选5) 确定，文章的目录自动生成完成。 8、目录和正文不分别计算页码时，把光标定位在目录页末，执行插入分隔符下一页确定，在目录与正文之间则插入分页符，正文将另起一页排版。 9、目录和正文要求分别计算页码时，即目录页码从1，2开始，内容页码也要从1，2开始，且要在一个目录中显示。则执行视图页眉和页脚，把光标定位到正文首页的页脚处，单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮实现正文页脚与目录页脚的链接。执行插入页码命令，在“格式”中选择“页码格式”，选中“起始页码”为“1”，单击确定。至此完成正文的页码插入。 目录如果是多页，插入页码时可以选择与正文页码不同的页码格式。当然，如果目录只有一页，没有必要插入页码。 10、当重新修改文章内容后，记得更新所生成的目录。方法是：在目录区域内点右键，选更新域 只更新页码或更新整个目录确定。就OK了。样式的基本概念样式是格式的集合，它包括字体、段落、制表位、边框和底纹、图文框、语言和编号等格式。常见的段落样式有章节标题、正文、正文缩进、大纲缩进、项目符号、目录、题注、页眉/页脚、脚注和尾注，等等。样式分为两种：字符样式和段落样式。字符样式的设置可控制段落内选定文字的外观，包括字体、选用语言和边框的设置；段落样式可控制选定段落的外观，包括基本段落格式的设置、文本对齐、制表位的设置以及边框和底纹、语言、图文框、编号方式的设置。创建和修改样式（1）基于已排完版的文本创建新的样式：选择已排版的文本内容；在格式工具栏中的样式框中输入新样式名，按一下回车键，该新样式创建成功。（2）用样式命令新建样式：执行格式菜单中的样式命令，打开如图 326所示的样式对话框，在对话框中单击新建按扭，在新建样式对话框的名称框中输入新的样式名，在样式类型框内选择字符或段落，在基准样式列表框中选择一种样式为基准样式。单击格式按扭，在格式菜单中设置新样式所需的各种格式。图3-26 样式对话框 （3）直接把段落中格式采集到样式当中，做法如下：首先修改段落的默认格式，如全段的字号等，然后，双击鼠标选中整个段落内容，再从格式工具栏的样式列表框中选择该段原来所具有的样式名称，如选择正文文本缩进，将弹出如图327所示的更改样式对话框，单击更新样式，以反映最近所做修改单选框后，原正文首行缩进样式的所有格式都将被当前段落中的格式所替换。 图3-27 更改样式对话框的组成 （4）修改样式。Word2000为用户提供了多种样式，当用户对某些样式的参数不满意时，就要自己亲自动手，临时改变一下它的样式，修改样式的步骤与新建样式基本相同，需要注意的是，设定段落的后续段落样式时，一般要先建立这种后续段落的样式，然后再修改。保存样式样式建立后，只供当前文档应用，一旦关闭此文档，新建的样式作废。如果要保存新建样式，必须把样式保存到模板。把样式保存到共用模板的操作如下：(1)执行格式菜单中的样式命令，打开样式对话框，在对话框中单击管理器按扭，弹出“管理器”对话框，如图3-26-1所示。图3-26-1“管理器”对话框(2)在样式选项卡中选择要保存的自定义样式 ，单击“复制”按扭，将此样式复制到共用模板文件Normal.dot文件中，再单击“关闭”按扭。 则在其它新建的文件中就可以应用保存过的自定义样式了。删除和重新命名样式1、删除样式(1)在样式对话框中选择想删除的样式，单击删除按扭可以删除样式。(2)内置样式可以修改，但不能删除。2、重命名样式(1)在样式对话框中选择想重命名的样式，单击更改按钮，在样式名称框内输入该样式的新名称。(2)内置样式可以重命名，但原名仍然保留。复制样式(1)选择工具下拉菜单中的模板和加载项命令，在模板和加载项对话框中单击管理器按钮(2)在管理器对话框中选择样式选项卡，单击关闭文件按钮。然后，利用打开文件按钮打开所需的文件或模板。(3)在样式列表框中，单击准备复制的样式名称，然后单击复制按钮。如果要复制多个样式，可以先单击第一项，按住Shift键的同时，再单击最后一项。按住Ctrl键，可以选择不连续的样式。将样式应用到文档样式确定之后，有两条途径可以将样式应用到文本当中。方法1：利用格式工具栏应用样式。首先选择所需的字符或段落，然后在格式工具栏最左侧的样式下拉列表框中选择所需的样式。方法2：利用样式命令应用样式。首先选择所需的字符或段落，然后执行格式下拉菜单中的样式命令，在样式对话框中选择所需的样式，然后单击应用按钮。操作实例3.16演示新建一个文档，在新文档中新建一个样式，再对样式进行修改，然后，选用该样式作为新段落的样式，并按要求录入文本内容。具体要求如下： 建立样式。新建样式包括确定新建样式的属性和设置新建样式的具体格式。新建样式的属性。新建样式的属性包括以下四个方面内容：样式名称为报价单；样式类型为段落；基准样式为正文；后续段落样式为报价单。 新建样式的格式。设置段落行间距为最小值24磅；设置两个制表位：一个位置在标尺的6厘米处，小数点对齐，另一个在10厘米处，居中对齐，采用虚线前导字符。修改样式。设置中文字体为楷体、四号字；段落的底纹为25的灰色底纹。应用样式。选择报价单 样式作为新文档的样式，输入四段文本内容，使其具有报价单样式所具备的所有格式（详见操作方法）。根据要求，分为4个步骤完成本例题： 确定样式的四大要素：执行格式菜单样式命令，在对话框中，单击新建命令按钮，在新建样式对话框中，参照上文的要求，输入样式名称，基准样式、后续段落样式和段落类型取默认值。设置样式的格式。在新建样式列表框中，设置样式的各种格式。 设置段落格式：单击格式列表框中的段落选项，在段落对话框中，设置行间距为最小值24磅。 设置制表位格式：单击格式按钮，在格式列表框中，选择制表位选项，在制表位对话框中，设置第一个制表位格式为6厘米，小数点对齐；第二个制表位格式为10厘米，居中对齐，采用虚线型前导字符。修改样式：在样式对话框中，单击更改命令按钮，在更改对话框的格式列表框中，选择字体选项，设置中文字体为楷体、四号字。选择边框选项，设置段落的底纹为25的灰色底纹应用样式：将光标定位到一空行，单击格式工具栏样式列表框，选择列表框中的报价单样式，然后按下面要求输入正文内容。第1段：联想电脑（按Tab键）9 800.50元（按Tab键）代号AG102（回车）。第2段：四通电脑（按Tab键）8