信函写作技巧范文.doc

信函写作技巧范文 （一）避免使用陈旧的商业术语 陈旧的与传统的商业术语（Commercialjargon）对信的内容没有什么作用，应该避免使用. 例一：Wordy：WewishtoacknowledgereceiptofyourletterofNovember14withthecheckforStg.10enclosedandwishtothankyouforsame.Concise：WeappreciateyourletterofNovember14andthecheckforStg.10yousentwithit. 例二：Wordy：Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbekindenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcities.Wouldyoupleaseintroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcity？Concise：（a）Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcity.（b）Wouldyoupleaseintroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcity.（注：此类简洁的表达方式很多.） （二）要长话短说，避免罗嗦 通常商业人士每天需要阅读大量的书信，对开门见山，长话短说，直接切题的信特别欢迎.因此，写信要力求长话短说， 例如：不要写应写作Pleaseseethatanenquiryisconductedtodetermihereason.Pleasefindoutthereason.Weexpressourregretatbeingunabletofulfillyourorderonthisoccasion.Wearesorrywecannotmeetyourpresentorder.要使用简洁的语言，有可能的话，尽量使用单词来代替某些娇柔做作的短语.（） 删去不必要的形容词，如下列句子中的形容词或副词删去后并不影响句子的原意：Theproposalisunder（active）consideration.Theansweris（definitely）correct.Iwould（rather）thinkthefareistoohigh.The（true）factsareasstated. （三）要注意每句句子的长短 例如：Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays，andifyouwouldbesokindastoallowustodoso，kindlygiveusyourreplybycablewithoutdelay.这句话过分客气，使句子过长而不清楚.内容要求对方同意延期交货20天，一般情况下，应尽可能提出延期到那一天的具体日期.这句话可压缩为：PleasereplybytelegramimmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.（如同意我们把交货延期到四月二十一日，请电复.） 有的作者为了使人们记住避免使用陈旧的商业术语，专门选择了一些他认为陈旧的商业术语搞成一首诗：WebegtoadviseandwishtostateThatyourshasarrivedofrecentdate.Wehaveitbeforeus，itscontentsnoted；Herewithenclosedarethepriceswequoted.Attachedpleasefind，asperyourrequest，Thedatayouwa