采购、入库、出库简明流程.docVIP

【日常采购流程图及说明】流程图说明权责部门相关表单文件采购员根据库存补货采购财务审核签字登记未到货明细表。要预付款，请填付款通知书，附上采购明细表或合同，按财务流程签字 填写采购单据或合同给付 经过采购、财务签字后才能将单据给总经理。总经理审批签字出纳转账付款并加盖付讫章，登记付款流水账，通知采购员已付款，安排到货。到货通知仓管验收，按入库流程办理手续。每天根据仓库库存表对库存或相关部门需求之商品提出申请补货采购采购（系统）仓库库存表或部门需求采购员按财务规范要求和规定时间，填写采购单据或签订合同，准备提交。采购（系统）采购单据或部门需求如要先预付款，请填写付款通知书并付上采购明细或合同，提交直接主管审核签字，直接主管必须对以下内容进行审核：1） 采购产生的原因及真实性；2） 采购价格的合理性；3） 采购总金额是否正确，是否已经付款。若发现不符合要求，退回重新提报。采购财务（系统）采购单据或部门需求付款通知书财务审核确认签字主要内容包括：1） 采购价格是否合理；2） 是否已经付款，重复申请；3） 登记付款记录、未到货明细表。若发现不符合要求，立即退回相关部门重新整理提报。财务（系统）采购单据或部门需求付款通知书付款记录未到货明细表付款通知书经总经理签字审批后，由出纳统一银行转账，并加盖银行付讫章，登记出款流水账，转财务进行财务处理，并由会计整理凭证保存。备注：如物品采购品项、数量等有变动，采购应及时通报给财务和仓管，以便做账和货物入库。出纳财务采购（系统）采购单据或部门需求付款通知书付款记录未到货明细表提货清单或供应商送货单备注：各个环节经办人，务必要认真操作。出现差错，将根据实际情况对出差错环节经办人进行通报批评、责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐20元/次之处罚；造成损失的将另行追究经办人的责任，出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任。【仓库常规入库流程图及说明】流程图说明权责部门相关表单文件或依据采购或入库单打印给仓管员，备注清楚自提还是送货上门仓管员与采购部核对实际到货名称、数量核对无误后，在采购单上签字确认、办理入库手续、登记账目、整理归位。仓管员开箱清点或抽检核对验收货物 仓管员到货验收入库，必须做到准确清点无误。仓管员将入库商品数量反馈给财务/采购；入库单据每天整理一次上交财务存档。财务核对并进行账务处理财务部并整理好凭证存档打单人员将已确定的采购单或入库单给仓管员打单人员（系统）采购或入库单如自提的，仓管员协调物流/外务人员凭单去提货，提货时，注意检查包装及外观等部件是否齐全、核对数量是否正确等，装车回仓库。仓管员物流/外务（系统）采购或入库单货物到仓库后，仓管员必须做到：1）到货商品品项是否正确；2）包装、配套是否齐全；3）开箱或抽检验收，数量是否正确，有否破损等。实际到货与采购入库单上一致，验收无误，在采购入库单上签字，或在供应商送货单签字，才放行车辆，如不一致，请及时与采购员核对。仓管员物流/外务/采购（系统）采购或入库单仓库、单据、财务管理相关规定货物验收无误后，仓管员办理货物入库手续，整理入库归位，登记账目，保存单据，每天汇总上交入库单据财务部。采购根据仓管员反馈结果将实际到货各品项信息（再核对）录入（系统）仓管员采购（系统）采购或入库单仓库、单据、财务管理相关规定财务根据上交的单据与预先登记的账目核对是否一致，并进行账目处理。财务（系统）采购或入库单仓库、单据、财务管理等相关规定财务整理凭证存档财务（系统）采购或入库单仓库、单据、财务管理相关规定备注：任何一个环节发现单据或流程有问题，可退回上一环节补充完整。如遇阻力，可越级上报公司领导处理。日常调拨单也要填写完整，并参照以上说明执行。各个环节经办人，务必要认真操作。出现差错，将根据实际情况对出差错环节经办人进行通报批评、责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐20元/次之处罚；造成损失的将另行追究经办人的责任，出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任。【仓库常规出库流程图及说明】流程图说明权责部门相关表单文件或依据业务人员电子出货单给财务打单人员打单给仓管人员款确认状态后，财务签字发单到打单人员财务审核款是否到账/担保 出货单经过财务确认款到或由担保，方可传单打单人员打单安排配送。仓管人员凭单进行配货仓管按单配好货，移交物流/外务人员并签字后进行配送仓管人员办理出库手续，登记出库账目，出库单仓库黄联保存，蓝联作帐，红联客户，白联每天上交前台做流水账。会计财务账务处理，并整理好凭证进行装订。业务人员按照公司财务要求填写电子出货单。收货人、收货地址、联系电话，商品明细、单价、金额、寄货物流公司，收款信息、备注其它说明等业务员（系统）出货单业务人员电子出货单传给财务审核：1） 公司账户是否收款、到账或有担保；2） 出货信息是否完整。3） 如要收现金的，先登记未到款，跟踪物流/外务人员收款上交出纳。财务（系统）出货单仓库、单据、财务管理等相关规定财务传单给打单人员，登记流水账，打单人员检查单据项目有否显示完整，完整则打印单据给仓管人员，仓管进行备货。打单人员或指定人员（系统）出货单（调拨单）仓库、单据、财务管理等相关规定仓管人员凭单出货，且要核对确认以下内容：1） 单据财务是否已审核和签字。2） 若发现不符合要求或遗漏项，立即退回相关环节重新整理提报。仓管（系统）出货单仓库、单据、财务管理相关规定物流/外务人员协助仓管根据出货单备货，装车，相互签字确认，留存单据，办理出库手续，登记仓库账目，每天汇总出库单据上交会计。（如备货时货物不齐，则启动采购程序） 仓管物流/外务人员（系统）出货单仓库、单据、财务管理相关规定物流/外务人员按出货单要求配送、寄货，如遇有问题，请及时反馈，如：要求收现金才放货的，客户不给现金，必须电话反馈到填单人，填单人与财务、公司领导沟通后，得到批准后，方可给货，否则不按规定办理，造成损失的，由物流/外务人员赔偿。收到现金，立即上交公司出纳或指定人员。财务要及时跟踪现金上交情况。物流/外务出纳财务（系统）出货单仓库、单据、财务管理相关规定备注：任何一个环节发现单据或流程有问题，可退回上一环节补充完整。如遇阻力，可越级上报公司领导处理。日常