研究办公室行政管理的方法.doc

研究办公室行政管理的方法 一、强化办公室的行政管理职能提高办公室工作的有效性 从行政管理的角度来看办公室工作主要涉及上级部门以及本单位下达的各项行政工作面对的人员主要是领导和各部门工作人员因此强化办公室的行政管理职能有利于提高办公室的工作效率和服务质量强化办公室的助手功能协助领导搞好管理工作办公室是单位的参谋部、智囊团是信息中心也是领导的左右手在工作中要搞好办公室行政管理工作就必须当好领导的参谋和助手充公发挥好办公室的助手作用要想领导之所想谋领导之所谋要为领导决策提供尽可能多的背景资料但不能越俎代庖同时要积极适应领导的工作思路和工作特点熟悉领导的工作习惯和工作风格办公室对上级部门的安排结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果对加强行政管理、维护正常工作秩序、保证工作质量起到组织、执行的重要作用强化办公室的参谋功能提升领导的决策力办公室工作与领导层工作同步运行领导层主抓的重点工作大都由办公室着力操办办公室与领导工作存在这种“思维共振”的关系办公室工作必须与领导工作的思路一致、行动合拍、配合默契充分发挥办公室的参谋作用辅助领导做出正确的决策办公室人员与领导朝夕相处应熟悉领导的思想方法、工作方法、领导艺术等能够较准确地领会和把握领导意图可随时向领导陈述见解和提供咨询最大限度地满足领导决策需要办公室人员还应经常深入工作一线了解基层情况并听取意见、总结经验、提出改革建议及时向领导汇报并提出建设性参考意见做领导的贴心参谋和得力助手强化办公室的协调功能提高单位的工作效率在日常工作中承担着沟通上下协调左右的重要职责以维持正常的工作秩序及时转达、传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神主动协调好各部门的关系起着承上启下、联系内外的枢纽作用在落实具体工作时办公室要在职能交叉的部门之间区分清主次责任协调好各方关系共同完成好各项工作举行大型会议时也需要办公室以文件或其它方式进行沟通和协调提前做好各项准备以保证会议顺利进行随着职能越分越细职责越来越明确需要全程系统性协调服务的层次、水平越来越高强化办公室的保障功能确保单位的正常运行办公室行政管理工作既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题又要同单位内各部门建立良好的工作关系倾听他们的意见及时反馈群众最关心的问题确保沟通畅通执行到位形成完整的反馈和监督机制树立主人翁意识凝聚全体员工的力量充分调动员工的积极性齐心协力完成好各项任务以保障本单位的发展战略和总体目标顺利实现 二、运用有效的行政管理工作方式提高办公室的工作效率 办公室是单位的服务窗口也是各业务部门的中心枢纽办公室面对的多数事务比较繁琐、复杂且矛盾和问题也比较集中因此在增进理解、化解矛盾、改进工作方面应采取行之有效的办法来强化政务、搞好事务、规范服务做到提高效率事半功倍提高服务意识化解多方矛盾办公室作为一个综合部门其服务的特殊性要求办公室要有“围绕中心服务大局”的意识切实处理好“小局”与“大局”的矛盾把大局意识作为办公室工作的出发点和落脚点自觉地做到小局服从大局、局部服从整体办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性切实处理好“被动”与“主动”的矛盾要善于在被动中求主动变被动为主动对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作要主动着手、提前准备;对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作要积极谋划灵活应对为领导当好助手和参谋切实处理好“主”与“从”的地位一定要把握“度”掌握分寸办公室在领导决策中处于辅助和从属地位不能缺位也不能越位增强责任意识提升业务水平办公室工作无小事树立“责任重于泰山”的意识对待具体工作应有严谨认真的态度自觉从严要求从优服务高标准高质量地做好办公室工作要不断提高办公室人员的综合素质培养良好的工作作风在行政管理岗位上做到忠于职守、善于思考、勇于创新在琐碎的事务中保持头脑清醒甘于吃苦乐于奉献讲究原则性、规范性严格按程序和规章制度办事坚持认真负责的态度做到不漏办、不误办、不错办办公室工作面广、综合性强行政管理人员要注重对新知识、新问题的学习和研究围绕实际工作学习相关的业务知识拓宽知识领域提升综合素质培养复合型人才在工作中做到有效沟通、及时协调、规范服务、高效合作保质保量地完成好办公室的各项事务强化团队意识建立良好的合作关系办公室工作虽然各有分工各有职责工作中少数业务依靠个人力量也可完成但更多的工作要依靠群体的力量合作完成因此要保证办公室的整体合力必须建立起同事间良好的工作关系在相互团结、相互支持、相互信任、相互尊重的基础上凝心聚力、协调配合、开拓创新、勇于奉献最大限度地发挥每个人的潜在能力办公室人员还需不断汲取知识丰富内涵增进理解真正实现思想同心、目标同向、工作同步营造团结和谐的工作氛围办公室工作“事无巨细皆大事”工