教学培训PPT档案登记与统计技能训练.ppt

档案管理技能训练 全国高职高专规划教材 第4章档案登记与统计技能训练 第4章档案登记与统计技能训练 学习任务和目标通过多个档案基础登记表格的填写 提高学生档案登记工作能力 通过几个重要统计表格的编制 提高学生编制三大类型档案统计表的能力 在掌握档案登记与统计技能的基础上 进一步提高学生分析档案统计数据 撰写档案数据分析报告的能力 内容概述挡案登记与统计工作是为各级党政领导决策提供优质服务的重要手段 同时也反映着档案工作部门管理水平 服务水平 档案登记与统计工作应保证档案和档案工作原始数据的真实性 统计源头资料的完整性 统计资料的连续性 本章重点训练基础登记表的填写和重要统计表格的编制技能 第4章档案登记与统计技能训练 4 1了解档案登记与统记4 2做好档案登记工作4 3编制档案统计报表 4 1了解档案登记与统计 4 1 1登记与统计登记 档案管理中所出现的重要事实 行为和数据进行记录 分档案状况和档案工作状况登记 统计 以表册 数字形式 对档案和档案工作发展情况进行统计调查 分析 提供统计资料 实行统监督 实体统计 档案馆档案总量 不同种类 不同保管期限 不同整理状况等统计 以及收藏资料的数量情况 档案事业发展统计 各个环节工作状况统计 档案经费及机构建设数量状况 工作人员基本情况统计等 登记是统计的基础 统计是登记的进一步发展 4 1了解档案登记与统计 4 1 2掌握档案统计的要求准确性及时性科学性法治性 4 2做好档案登记工作 4 2 1登记档案状况1 全宗名册2 全宗单3 全宗登记表4 全宗卡片5 档案成分和数量变化情况报道表6 案卷目录登记簿7 总登记簿 4 2做好档案登记工作 4 2 2登记档案工作状况1 工作日志2 人员进出库房登记表3 档案出入库登记4 档案清点 检查登记5 利用者登记卡6 档案借出登记簿7 档案复制 摘抄登记 4 3编制档案统计报表 4 3 1档案统计体系与类型1 档案统计的体系四个层次全国档案工作基本情况统计 纳入国家国民经济和社会发展计划的统计指标 由国家档案局组织进行 由国家统计局指导与监督 专业系统档案工作情况统计 由专业主管机关组织进行 地方 包括省 市 地 县各级 档案工作基本情况统计 由地方档案行政管理机关组织进行 档案馆 档案室 包括各种专门档案室 档案工作情况统计 由各档案馆 档案室自己组织进行 4 3编制档案统计报表 2 档案统计的类型档案构成统计档案利用统计档案工作人员情况统计档案馆建设状况统计档案室建立情况统计 4 3编制档案统计报表 4 3 2档案统计指标及选择原则1 档案统计指标绝对数相对数平均数2 统计指标的选择原则客观性统一性稳定性可比性 4 3编制档案统计报表 4 3 3编制统计报表1 统计表的构成总标题 概括统计表中全部资料的内容 是表的名称 横行标题 表示各组的名称 它说明统计表要说明的对象 是横行的名称 纵栏标题 表示汇总项目即统计指标的名称 数字资料 是各组 各汇总项目的数值 4 3编制档案统计报表 2 统计表的内容主词 是说明总体的 它可以是各个总体单位的名称 总体各个分组名称 行式上表现为横行标题 宾词 是说明总体的指标名称和数值的 形式上表现为纵栏标题和指标数值 4 3编制档案统计报表 3 统计表的类型按主词的结构 统计表可分为 简单表 主词未经任何分组的统计表 分组表 主词只按一个标志进行分组的统计表 复合表 主词按两个或两个以上标志进行分组的统计表 4 3编制档案统计报表 4 统计表的制作规则统计表一般为横长方形 上下两端封闭且为粗线 左右两端开口 统计表栏目多时要编号 一般主词部分按甲 乙 丙 宾词部分按 1 2 等次序编号 统计表总标题应简明扼要 符合表的内容 主词与宾词位置可互换 各栏排列次序应以时间先后 数量大小 空间位置等自然顺序编排 计量单位一般写在表的右上方或总栏标题下方 表内资料需要说明解释部分 写在表的下方 填写数字资料不留空格 即在空格处划上斜线 统计表经审核后 制表人和填报单位应签名并盖章 以示负责 4 3编制档案统计报表 5 编制简单表简单表即所反映的对象未经任何分组 它只是单位的排列 具有一览表的性质 4 3编制档案统计报表 6 编制分组表分组表即其主词按照某一标志进行分组的档案统计表 它可用来揭示挡案工作现象总体及其各组情况 4 3编制档案统计报表 7 编制复合表即其主词按两个或两个以上的标志进行复合分组的档案统计表 它可以用来对档案工作现象进行比较复杂的分析 研究 4 3编制档案统计报表 4 3 4分析档案统计资料 最后一个步骤对经过整理的大量调查资料进行分析研究 通过对统计数字的分析 可以进一步掌握不同时期内档案工作业务活动所达到的水平以及发展变化的程度 发现和总结出带有典型性的经验教训 以便进一步提高档案工作的管理水平 在统计分析中 可以采用的具体方法多种多样 如对比分析 相关分析 因果分析 静态分析 动态分析 专题分析 综合分析 系统分析等 8 既能用于组织馆藏和进行档案统计 又可用于检索 a 案卷目录b 分类目录c 主题目录d 专题目录4 试述档案统计工作的体系 答 档案统计工作体系大致可分为四个层次 第一 全国档案工作基本情况统计 由国家统计局批准 国家档案局组织实施 现已实行的全国档案事业统计年报制度 采用了