涉外秘书概述.ppt

第一章涉外秘书概述 关于秘书角色的社会认知 对秘书的角色定位 秘书网通过网络对学生 个体户 公司职员 机关干部 自由职业者 居民等1600人进行了问卷调查 将回收的问卷进行整理后 发现被调查者对秘书的角色定位大体有如下四种认识 第一 家奴论 高达30 的人认为秘书扮演的是事事听命于人 伺候人的角色 这部分人认为 秘书大都圆滑世故 善于察言观色 阿谀奉承 第二 花瓶论 持此观点占被调查者总数的20 他们把秘书当成了专门陪同上司应酬的公关人员 甚至将其戏称为 酒保 男秘书 或 花瓶 小蜜 女秘书 第三 二首长论 22 的被调查者认为 秘书室领导的代言人 备受宠信 第四 助手论 28 的被调查者认为 秘书应是领导人的事务与信息助手 一 秘书的界定 一 欧美国家对秘书的界定 秘书 一词源于拉丁文 secretarias 意思为 可靠的职员 在西方国家 秘书一般指政府 各组织和个人聘用的从事公务服务 处理文字及办公事务的工作人员 英文演变为 Secretary 第一节秘书界定 国际职业秘书协会 ProfessionalSecretariesInternational 简称PSI 对秘书的定义 秘书应是主管人员的一位特殊助手 她 他 掌握办公室工作技巧 能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感 并以实际行动显示出主动性和正确判断的能力 并且在所给予的权力范围内作出决定 秘书 Secretary 可以指 1政党之内的要职 最高者称为总书记 2写字楼及商业机构内的文员职位 专长是速记 打字 安排日程 会议 订机票 订酒店等 3香港决策局的最高级公务员职位 美国联邦政府的部长英文名称亦为 总统的 部会秘书 如国务卿为SecretaryofState 陆军部长为SecretaryofArmy 平时称为部长先生Mr Secretary 二 我国对秘书的界定1 我国古代对秘书的界定秦始皇统一中国后 建立了比较完整的秘书工作体制 形成了从中央到地方的多层次的秘书队伍 主要有 尚书 主管文书起草 呈阅 拟办 是皇帝身边的文字秘书 博士 掌管史书典籍 提供咨询 是皇帝的顾问和专业秘书 长史 丞相府及汉代诸侯王的秘书长 主簿 郡守 县令的文字秘书 记室令史 郡县地方官的文书人员 最早的秘书一词 出现在东汉时期 指宫中秘藏之书 诏 刘 向领校五经秘书 汉书 刘向传 班游博学有俊材 与刘向校秘书 汉书 叙传 东汉后期秘书一词也指谶讳之书 郑玄 遂博稽六艺 时睹秘书纬术之奥 后汉书 郑玄传 东汉后期 秘书一词开始指朝廷中掌管图书秘籍的人的官职 后汉图书在东观 桓帝延熹二年 始置秘书监一人 文献通考 三国时魏国设秘书令 负责处理机要与文书工作 此后历代均设 秘书 官职 主要负责文件与典籍工作 总的来说 我国古代认为秘书是掌管文书 辅助国君或地方长官处理政事的 在行政长官身边工作的人员 2 我国现代对秘书的界定 秘书 是指身处领导机构或领导者身边 以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员 是组织或主管的助手 其任务是在认可的职权范围内 提供辅助工作与综合服务 并能运用办公室的工具设备 从事组织与主管制定的行政性任务的人员 秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边 秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务 秘书工作的根本性质是辅助管理 秘书人员的杂称 打字员文书文员前台接待员内勤主管助理办公室主任 二 秘书的分类 一 从服务对象和经济支取分类 公务秘书 国家机关企事业单位社会团体人民军队 由组织和人事部门选调从国家和集体财政支薪编制上属国家工作人员 服务对象是集体 私人秘书 由雇主支付薪酬不属于国家正式编 为私人服务 民间社团中外合资外商独资民办民营个体私营 二 从业务范围宽窄分 通用秘书 党 政 军 群等国家机关工作 业务范围广工作内容丰富专业性不强对专业技能要求较低 专业秘书 在某一行业工作 企业秘书科技秘书医学秘书教学秘书新闻秘书 业务范围狭窄内容较单一专业技术要求较高 三 按智能特长分类 参谋型秘书 办事型秘书 公关型秘书 技术型秘书 秀才型秘书 综合型秘书 四 从组织内部分工来分 行政秘书 一般具有较强的协调能力和组织能力 能协助领导处理各种行政事务 文字秘书 撰写文稿 能协助领导处理公文事务 机要秘书 从事机密文电处理 保管 传递工作 负责领导办公室的保密工作 承办领导交办的各项机密工作 通讯秘书 负责整个单位和领导的通讯工作 事务秘书 负责单位的日常事务性工作 如接待 值班 印信管理 车辆调度等 生活秘书 为高级别的领导提供生活帮助和服务的秘书 会务秘书 专门组织会议的秘书 五 从秘书所从事的行业来分 企业秘书 是指在工商企业里辅助领导经营 管理的秘书 具有一定的经济管理知识和法律知识 法律秘书 是指在各类司法机关协助领导处理法律事务的秘书 教学秘书 是各类院校中辅助领导做好教学工作的秘书 涉外秘书 是指在涉外机构工作的秘书 三 我国秘书职业的特点1 从属性 从属性对秘书工作的要求 要甘服从领导的指挥和调遣 所有的工作应围绕领导工作展开 工作方式要受制于领导 2 辅助性秘书是领导的助手 协助领导实施管理 秘书的工作内容是为领导的工作学习和生活提供条件处理任何问题都要按照领导的意图办理 3 服务性 这种特点要求秘书人员 强化服务意识 事无巨细 为领导想到 发挥主动性 努力提高服务水平 4 被动性5 全面性6 机密性 7 参谋性在1985年 时任中共中央总书记的胡耀邦出席全国秘书长与办公厅主任会议上说 秘书部门要充分发挥参谋助手作用 遇事能为领导出主意 想办法 提建议 提方案 领导同志还没有想到的事 秘书人员想到了 而且想得很周到 这就是好秘书 秘书部门不仅在具体问题上能辅助领导 而且在大政方针的决策中 也要能提供相关信息 诸如历史情况 有关文献 数据资料 权威观点 国内外各方面的看法等 乃至提供领导选择的建议或方案 便于领导做出正确的决定 秘书的参谋作用 答领导之疑问 纠领导之过错 补领导之不足 例 陆天明 省委书记 省委贡书记 贡开宸 开会开到晚上12点多 几天来 他一直为中央要调走马扬的事愁眉不展 他径直来到办公室 见焦秘书 焦来年 还在办公室等他 贡书记 焦秘书 你咋还不回去 焦秘书 我估摸今晚您有特别重要的事要我办 贡书记 那你说说看 有什么特别重要的事 焦秘书 那我猜猜看 中央要调走马扬 我想您需要给中央书记处写封信 陈述留下马扬的理由 这信需要一位您信得过的人来起草 贡书记如释重负 好 焦秘书 这信就由你来写 你今晚连夜写好 明天上班前放到我桌面上 焦秘书 是 但仍不离开 贡书记 你咋还不走 焦秘书 我想此事您需要找前任省委书记潘祥民同志出面向中央领导说说 贡书记 好 你马上给潘书记打个电话 告诉他 我一会儿上他家去看他 焦秘书 改明天吧 现在快一点了 老人家七十多了 可受不了您这电闪雷鸣般的冲击 贡书记 那就明天吧 上午十点 我修改完你写给中央的信之后 这下你该回去了吧 焦秘书 不 贡书记 我想您还需要我打个电话 告诉您儿媳妇修小眉 让她明天在家等您 贡书记 我找她干吗 焦秘书 她今天打过电话来找你 您忙 我挡了驾 她说可能后天去香港 走前一定要见您 贡书记 去香港 焦秘书 你马上打电话告诉她 没有我的同意她哪儿也不能去 并告诉家里其他人 明晚我回来开家庭会议 焦秘书 这么晚了 明天打吧 也不要说开家庭会 以免增加他们的心理压力 就说您好久没见他们了 回去跟他们共进晚餐 怎样 贡书记 好 就这样吧 这下你该回去休息了吧 焦秘书 不 贡书记 我想您还有件事急于要我去做 贡书记 哦 你说说看 焦秘书 大山子的经济大案眼看就要揭盖了 我想 您需要我通知政法委陈书记 公安厅唐厅长开会研究行动部署 贡书记 好 你马上打电话通知他们 明天下午一点半到这儿来开个小会 焦秘书 建议明天下午三点开会 您看都快两点了 明天中午您要睡个午觉 再说 陈书记他们也需要休息 贡书记 好 就这样吧 你先去写信 焦秘书 是 贡书记笑着拍着焦秘书的肩膀 焦秘书 我多想听到你这有见地的声音啊 女秘书与男上司的关系 如何处理女秘书与男上司的关系 1 发挥女性优势优雅仪表 细致周到 表示崇敬 2 保持自尊和稳重 3 保持适当距离 例 杜拉拉升职记 02 单相思与性骚扰的区别海伦像是猜到了她的心思 主动说 公司对谈恋爱没有相关限制 不过员工之间要结婚的话就有规定了 直线上 下级之间不可以有婚姻关系 否则其中一个要调开 一般说来 夫妻双方中会有一方主动离开公司 员工之间结婚的非常少见 尤其是经理级别以上的员工 到现在为止我还没见过哪位经理在公司谈恋爱呢 拉拉说 结婚的事情明确规定了吗 海伦说 当然 员工手册上写着的 新员工入职的时候不都让在员工手册上面签字 确认了解并保证遵守吗 回头你好好研究研究就知道啦 拉拉听说员工手册上还有这内容 当下就回去仔细通读了一遍 发现这手册还真能回答很多问题 拉拉上班第一周 在几样文件上签了名 除了劳动合同外 还有诸如意外险受益人指定书 员工手册 商业行为准则等 商业行为准则 就是公司用正式的书面形式 告诉员工什么可以做 什么不可以做 如果非做会受到什么样的处罚等 公司通过这套准则让员工明白 这里的企业文化认为 什么是道德的什么是不道德的 四 秘书的人际关系 一 秘书人际关系的特征 公务性 代表性 多向性 二 秘书人际交往的意义有利于提高效率 有利信息收集 有利于经贸往来 有利于心理健康 三 秘书人际交往的原则1 关系对等原则 地位对等 态度对等 价值对等 情感对等 2 互利互惠原则 精神和物质两方面3 诚实守信原则 诚实 守信 重诺 4 宽容忍让原则 四 秘书人际交往的方法加强感情投资 坚持求同存异 注意换位思考 人际关系两大法则 黄金法则白金法则 1 不注意自己说话的语气 经常以不悦而且对立的语气说话2 应该保持沉默的时候偏偏爱说话3 打断别人的话4 滥用人称代词 以至在每个句子中都有 我 这个字5 以傲慢的态度提出问题 给人一种只有他最重要的印象6 在谈话中插入一些和自己有亲密关系 但却会使别人感到不好意思的话题 交际中损害个人魅力的26条错误 交际中损害个人魅力的26条错误 7 不请自来8 自吹自擂9 嘲笑社会上的穿着规范10 在不适当时刻打电话11 在电话中谈一些别人不想听的无聊话12 对不熟悉的人写一封内容过分亲密的信13 不管自己了不了解 而任意对任何事情发表意见 交际中损害个人魅力的26条错误 14 公然质问他人意见的可靠性15 以傲慢的态度拒绝他人的要求16 在别人的朋友面前说一些瞧不起他的话17 指责和自己意见不同的人18 评论别人的无能力19 当着他人的面 指正部属和同事的错误 交际中损害个人魅力的26条错误 20 请求别人帮忙被拒绝后心生抱怨21 利用友谊请求帮助22 措词不当或具有攻击性23 当场表示不喜欢24 老是想着不幸或痛苦的事情25 对政治或宗教发出抱怨26 表现过于亲密的行为 例 杜拉拉升职记 42 专业秘书罗杰的助理约兰达是个上海女孩 二十八九岁的年纪 约兰达念大学的时候学天体物理 能说一口流利的英文 人很聪明 说起话来永远不高不低不紧不慢 她的漂亮是典型的上海式漂亮 天冷得时候 脸上的皮肤白里透红 娇嫩得一掐要冒水 披着一条水红色的羊绒长围巾 外面套件黑色的长大衣 背着价值两万多元的LV大手袋 飘逸又沉静地走过写字楼前面的广场 李斯特面试的时候 看看约兰达的眼神 就知道是个厉害角色 不适合罗杰 怎奈罗杰挑三拣四 又怪李斯特 不专业 老李不耐烦了 不怀好意地把约兰达推给罗杰 罗杰来中国以前 这辈子都没有享受过现在这样的待遇 约兰达这样飘逸沉静又冷又水的主 得在又冷又湿的水土上才养的出来 在新加坡那样热的地方不容易碰上 十万 一时不知死活 就要了约兰达 面试的时候 罗杰装出一幅nice 好 的大老板作派 约兰达便来了DB 过不了多久 罗杰和约兰达就开始不愉快了 罗杰太太有一回让约兰达订机票 约兰达照她要求给订了后 罗杰太太哭哭啼啼地打电话给罗杰说 满飞机的人都不用转机 就是她带着两个孩子要转机 太劳顿了 心脏都要跳不动了 罗杰向约兰达要解释 约兰达就找来公司的机票供应商解释 供应商回复邮件中说他们是按约兰达的指令订的票 约兰达就在供应商的邮件上进一步解释说 她是按罗杰太太的意思下的指令 罗杰太太看了约兰达的邮件非常愤怒 她觉得人犯了错不要紧 但是错了还狡辩就不能饶恕 俩人发生了口角 约兰达干脆挂了罗杰太太的电话 然后跑到罗杰办公室门口 笑吟吟地用一贯沉静的口吻和罗杰说 罗杰 可不可以回家跟你太太说一下 请她以后不要再给我打电话 DB雇我来是给VP做助理的 不是给你太太做助理的 对吧 她说话的时候 也不进罗杰的办公室说 就站在他办公室门口的走道上 用不高不低的嗓音说 在附近办公的员工们都把她的话听的一清二楚 约兰达说完 就自顾自没事人一样回到座位上干活去了 很快有人把事情告诉了李斯特 李斯特说 得 DB助理门事件 又要麻烦我开始给他找助理了 约兰达喝下午茶的时候 手里捧着精致的茶杯 微笑着和吕贝卡说 我又没有发MAIL给全体员工 我是和自己的主管直接沟通嘛 这样做是专业的呀 事情的发展出乎李斯特的意料 不知道是出于崇尚专业 还是别的什么原因 总之罗杰根本没有找他提换助理的事情 约兰达也没有辞职的意思 她每天照旧沉静而有条不紊地干活 该和罗杰笑就笑 不该和罗杰笑就不笑 透过罗杰办公室的玻璃隔墙 大家能看到两人一起对这电脑屏幕讨论的神态 和DB任何其他的老板与助理一起工作的样子没有分别 请思考 1 约兰达该不该帮助罗杰太太订票 2 约兰达和罗杰沟通的方式正确吗 3 约兰达合适的做法是什么 约兰达合适的做法 1 反省自己工作的失误 2 向罗杰说明真实的原因 并致歉 例 潜伏在办公室 第五章 交流是一种武器刚好这天 主管给王小峰发EMAIL 说晚上请他吃饭 这是破天荒的第一次 王小峰意识到 自己的机会来了 包厢里 老拉主管慢笃笃地说 小峰啊 最近公司的情形你也晓得 上面点名警告 我压力很大呀 老拉主管有四十岁 这年纪才做到部门主管 他在A公司也并不得意 如今靠山被人扳倒 他的前途更是堪忧 王小峰从前看过一本书 就说烧热灶和冷灶的事情 现在大区副总咸鱼翻身 姓鲜名于 成了真正的鲜总 整个华东大区的高官全都巴结上去 鲜总就是公司里的热灶 热灶正热 多一个烧 少一个人烧都不打紧 王小峰就算贴上去也不会被放在眼里 更何况冯晖已经是鲜总的亲信了 而老拉主管常年失意 又刚受打击 旁人都不太看好他的前程 甚至有人觉着冯晖很快就能后来居上 部门内众人更是背后闲话不断 开始对老拉不以为然 老拉主管是正宗的冷灶 冷冷清清 没人来烧 但对王小峰这个快被压到最底层的人来说 却是个机会 烧热灶只是埋没在众人当中 烧冷灶别人才会记得你 那本书里就是这么说的 所以当老拉摆出副说知心话的样子 王小峰赶紧碰了一杯 一口白酒下去 趁着酒劲 王小峰惭愧道 主管 这事情是我做的不对 其实那邮件 老拉摆摆手 都过去的事情 就不提了 王小峰点点头 谁发的电子邮件 其实部门里都心知肚明 他这句话 也不过是表个态度 希望能让老拉知道 自己是坦诚相对 鲜副总成了鲜总 刚上任就给我派了个好活 要去文县山区几个月 你说咱办公室那些人 不是忙的像陀螺就是拖家带口的 谁愿意去 搞的人人见我跟见鬼似的躲着走 你说我没难处么 还是我想让人去山里么 大不了我自个去么 不就是几个月 我就当去度假吃野味了 老拉一张嘴就是满腹的牢骚话 您别愁 我去 王小峰说 这个直截了当的表态 却让老拉吃了一惊 虽说老拉今天找王小峰吃饭 就是要把这活塞给他 但也预料到王小峰必然百般推脱 甚至以辞职要挟 却没想到他会主动承担 你愿意去 老拉还有点不太确信 亲手给王小峰倒了杯酒 事情总要人去做 难道真让您亲自进山里么 王小峰苦笑 咱办公室里大部分成家 新进公司的三个人 冯晖是鲜总的红人 林丛又是高层的子弟兵 这几个月 恐怕快要有副主管的升职令下来了 这么紧要关头 他们怎么可能愿意离开公司呢 那你还要去 老拉不经意地笑笑 我这个人没别的本事 平时也偷奸耍滑 可真安排给我的事情 还是会做好的 王小峰说 要不是我一封邮件 也不会出那么多事情 这发配的事情也到不了您手上 祸是我闯的 这责任当然也该我承担 老拉点点头 又碰了一杯 你小子 倒是敢担当 王小峰停了一下 再说 不过 有句话要跟您说下 这次发邮件给鲜总 可不是我的主意 尤其是捅给媒体的消息 我也全不知情 王小峰话里的意思 老拉怎么会不知道 这事情看起来王小峰是主谋 而实际在背后的推手却是冯晖 老拉沉吟了下 冯晖这个人吧 很世故 现在鲜总上位 林丛又被发警告信 副主管的位子 迟早是冯晖的 王小峰狠狠地咬筷子 不过他野心大得很 副主管也只不过暂居一下 你吧 老拉用筷子点点王小峰 有时候笨 有时候也鬼聪明 我哪有聪明 王小峰气鼓鼓地抱怨 要是聪明 也不会先被林丛害 再让冯晖利用 我还拿他当朋友呢 我真是笨的恨不能找块豆腐撞死算了 请思考 1 王小峰在饭桌上与领导沟通合适吗 2 王小峰的沟通技巧有哪些 王小峰的沟通技巧 1 善于捕捉沟通的时机 适时 适地 2 把握领导心理 3 主动承认错误 4 主动承担责任 5 适时消除误解 如果得罪了领导 有如下办法可以使用 1 反省原因 2 不要表现出来 3 不要寄希望于别人的理解 4 找个合适的机会沟通 5 找个合适的人充当和平使者 6 利用一些轻松的场合对领导表示尊重 例某董事长收到一封有长年生意往来的客户寄来的无礼信件 于是 董事长很愤怒 把秘书叫来 要他记下回信的大意 真没想到会收到如此不讲理的信 虽然我们有过长久的生意往来 也只能到此为止了 他要求秘书依据以上内容 迅速复函给对方 那么秘书应该采取何种态度呢 这里有四个可能 1 立即去打信 并邮寄 2 认为这项在董事长盛怒之下所作的决定 对董事长本身没有好处 倒不如擅做主张 把这封信压下来 不必去打信 更不必邮寄出去 3 向董事长建议 何必为了一时之气 得罪往来已久的客户呢 请三思 4 经过一段时间 董事长息怒后 将打好的信件让他过目 并问他是否可以寄出去 如果领导有了错误 有如下办法可以使用 1 尽量不批评领导 领导有了错 秘书要尽量解决 2 让领导自己想出解决错误的办法 秘书可以旁敲侧击地提示 3 要让领导感到你的良苦用心 4 以表扬的话语作为批评的开场白 5 在友好气氛中结束批评 6 以提醒代替批评 7 以关心体谅代替批评 8 私下批评 例某设计院张院长与王副院长 长期以来因工作上的矛盾 两人之间隔阂越来越大 院长办公室李秘书看在眼里急在心里 总是想方设法在其间进行协调 但收效甚微 他们的分歧与矛盾依然存在 双方都认为 对方跟自己过不去 有一天张院长病了 住进了医院 李秘书认为时机到了 当天李秘书就到医院看望张院长 他把带来的礼品放在张院长的床头说 我是代表王副院长来看您的 今天听说您生病了 王副院长就约我一起来看望您 谁知半路上被科技处的刘处长叫去了 省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目 他走 前让我叮咛您千万要好好休息 单位上的事情他会处理妥当的 处理不了 他会跟您联系 一定请您放心 张院长听了十分感动 过了一段时间 王副院长的母亲病了 李秘书到医院看望 又买了礼品放到床头 而后对王副院长母亲说 我是受张院长委托来的 张院长原来决定下班后和我一起来医院看望您 临时人事部门有个紧急会议 硬把他拉走了 张院长要我转达他对您的问候 并祝愿您早日康复 事后王院长十分感动 责怪自己错怪了张院长 于是两位院长和好如初 请思考 1 你认为李秘书有义务去协调领导之间的关系吗 2 李秘书这样做成功吗 有不妥的地方吗 3 如果是你 你该如何协调两位领导之间的矛盾 1 如果领导之间出现了矛盾 秘书一般采取不参与的 中立的态度 2 如果影响到了工作 对非原则性的问题 秘书要善于 和稀泥 避免事态扩大 尽量缓解矛盾 促进矛盾化解 增进团结 3 秘书切不可在其中搬弄是非 挑拨离间 扩大矛盾 4 李秘书增强了两位领导情感上的联系 使矛盾得到消除 其方法是可取的 例工作中会出现这样的情况 领导非常重视你 信任你 于是不知不觉把大量工作交给你做 使你负担沉重 不胜负荷 提问 你该怎么办呢 分析 这是领导对你的信任 你应该感到高兴 但是 如果无法完成这么多任务 你应该向领导说不 可以采用以下方式 1 将你的工作列出一个大体的计划 向领导请示 如果领导指出了轻重缓急 你的工作就可以按部就班地完成 2 可以向领导提出 把一些不太重要的事情交给别的同事 例在工作中会出现这样的情况 领导要求你做违法的事或违背道德良心的事 提问 你该怎么办呢 分析 做这样的事会使你触犯法律 或违背良心 最终对领导对单位都不好 可以采用以下方式 1 平静地表达你不安的情绪 2 理智地说明这样做可能产生的后果 3 不要将领导这样的要求泄露给其它人 这样 领导或者会收回自己的要求 或者把你驱逐出自己的阵营 但是你要坚持自己的价值观 按原则行事 例办公室的同事常在一起窃窃私语 你一走近 他们就不说了 或是同事带小孩到办公室 却没有给你介绍 周末同事们约好一起出去玩 却没有告诉你 或者虽告诉你 态度却不是很积极 为什么 怎么办 不同层次的秘书 官员秘书秘书部门负责人领导人的专职秘书高级秘书中级秘书初级秘书 不同领域的秘书 社会政治生活中的秘书社会经济生活中的秘书科技文化领域的秘书 秘书工作的主要内容 事务办理中介沟通文书工作信息工作参谋辅助会务操办综合协调督促检查 秘书的职业特色 1 直接性一是秘书工作的内容与领导工作是一致的 即领导做什么秘书也做什么 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派 直接安排的 秘书也是直接向领导请示 汇报的 三是秘书做工作是直接对领导负责的 其结果的成败与领导有直接的关系 2 稳定性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性 短至数月 长达几年甚至几十年 3 知识化秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识 4 年轻化发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右 一般为20 35岁 他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯 5 女性化近20年来 女性秘书有明显增加的趋势 这是由女性的心理素质所决定的 西方国家的初 中级女性秘书占总数的比例达到了90 秘书部门的涵义秘书部门又称秘书机构 有广义和狭义之分 广义的秘书机构 指承担办文办事 信息调研 综合协调 督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门 一般高层称办公厅 基层称办公室 包括其下属的秘书 档案 机要 调研 信访 行政 督查等部门 如下图 狭义的秘书机构 指承担以办文办会为主 专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门 如秘书局 秘书处 秘书科等 秘书部门 秘书机构图 办公室 主任 副主任 调研科室 秘书科室 档案科室 信访科室 行政科室 督查科室 机要科室 秘书部门的地位 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位 都是直接为单位领导层服务的 它处于承上启下 协调左右 沟通内外的枢纽地位 如图 秘书部门的基本特征 从属性秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门 中介性在党政机关 企事业单位内 领导层是决策机构 职能部门是执行机构 综合性秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的 活动内容涉及面广 秘书工作内容与形式 办文 主要围绕文书 文件 文字材料开展的工作 文稿撰拟 文书运行 文书整理 文献材料的保管和利用 办会 包括会前的筹划和准备 会中的组织和服务 会后的善后和落实 办事 主要分信息工作 技术工作和日常行政事务工作 日常事务 随机事务 授权事务 秘书工作的原则 1 准确原则理解和执行党和国家的现行方针政策 收集和提供领导工作所需要的信息资料 判断和贯彻领导意图 处理各种秘书事务和领导者交办的事项 进行文字表达和口头表达 秘书工作的原则 2 及时原则要确立正确的时间观念 要讲究工作效率 要分辨轻重缓急 要变被动为主动 3 严谨原则严密地思考 周详地运作 谨慎地行事 秘书工作的原则 4 同步原则要同步思维 要同步行动 要同步提高 5 保密原则要强化保密意识 要具备法律知识 秘书工作的特点 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点 被动性秘书机构的辅助地位 决定了秘书工作的被动性 事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作 综合性秘书机构是综合办事机构 秘书工作也就具有鲜明的综合性 机要性指秘书工作的机密性和重要性 秘书工作的作用 枢纽作用秘书部门的地位是承上启下 联系左右 沟通各方的枢纽 参谋助手作用秘书工作的参谋助手作用 贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中 形象作用秘书人员在工作中的一举一动 一言一行以及办事风格 都代表本单位的形象 秘书工作的发展趋势 逐步形成以公务秘书为主导 社会秘书为主体的职业阶层逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统逐渐走向秘书工作科学化的道路 国外秘书工作的发展趋势 由事务型转为智能型秘书工作日益专业化秘书人员的高学历 秘书工作的永业化 涉外秘书的特点 角色双重性文化冲突性管理广泛性工具双语性 史上最牛女秘书 05年发生的事如果你今天还不知道 史上最牛女秘书 是谁 或者你还没收到那封在网络上引起轩然大波的邮件 只能说明你不是那些著名外企中的一员 最近一周 从北京 上海到成都 广州 南京 全国所有知名外企都在疯狂转发一封来自EMC 全球最大的网络信息存储商 总部在美国 北京总部的电子邮件 EMC大中华区总裁陆纯初和他的高级女秘书因工作琐事发生激烈争吵 导致后者被迫离职 这起本该在企业内部消化的事件 却因牵起 老外和中国员工的文化障碍 的敏感话题 数天之内成为各大外企员工和网络舆论谈论的热点 昨天上午 当事人瑞贝卡 秘书的英文名 无奈地告诉记者 这件事传得太广 我都找不到工作了 而面对记者的质询 EMC公司从美国发来的邮件却认为 该员工离职只是个人事件 目前 该邮件仍在毫不停歇地转发中 下班锁门引起总裁不满4月7日晚 EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西 到门口才发现自己没带钥匙 此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班 陆试图联系后者未果 数小时后 陆纯初还是难抑怒火 于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的 谴责信 陆纯初在这封用英文写就的邮件中说 我曾告诉过你 想东西 做事情不要想当然 结果今天晚上你就把我锁在门外 我要取的东西都还在办公室里 问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙 从现在起 无论是午餐时段还是晚上下班后 你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室 明白了吗 事实上 英文原信的口气比上述译文要激烈得多 陆在发送这封邮件的时候 同时传给了公司几位高管 秘书回了咄咄逼人的邮件面对大中华区总裁的责备 一个小秘书应该怎样应对呢 一位曾在GE和甲骨文服务多年的资深人士告诉记者 正确的做法应该是 同样用英文写一封回信 解释当天的原委并接受总裁的要求 语气注意要温婉有礼 同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外去信说明 坦承自己的错误并道歉 但是瑞贝卡的做法大相径庭 并最终为她在网络上赢得了 史上最牛女秘书 的称号 两天后 她在邮件中用中文回复说 首先 我做这件事是完全正确的 我锁门是从安全角度上考虑的 如果一旦丢了东西 我无法承担这个责任 其次 你有钥匙 你自己忘了带 还要说别人不对 造成这件事的主要原因都是你自己 不要把自己的错误转移到别人的身上 第三 你无权干涉和控制我的私人时间 我一天就8小时工作时间 请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间 第四 从到EMC的第一天到现在为止 我工作尽职尽责 也加过很多次的班 我也没有任何怨言 但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情 我无法做到 第五 虽然咱们是上下级的关系 也请你注重一下你说话的语气 这是做人最基本的礼貌问题 第六 我要在这强调一下 我并没有猜想或者假定什么 因为我没有这个时间也没有这个必要 本来 这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了 但是瑞贝卡选择了更加过火的做法 她回信的对象选择了 EMC 北京 EMC 成都 EMC 广州 EMC 上海 这样一来 EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件 邮件被数千人转发昨天上午 记者打通瑞贝卡的电话 她已不愿回忆那两天的经历 这只是我和EMC之间的事 跟别人没关系 可就在瑞贝卡回邮件后不久 这封 女秘书PK老板 的火爆邮件就被她的同事在全国外企中广泛转发 近一周内 该邮件被数千外企白领接收和转发 几乎每个人都不止一次收到过邮件 很多人还在邮件上留下诸如 真牛 解气 骂得好 之类的点评 其中流传最广的版本居然署名达1000多个 而这只是无数转发邮件中的一个而已 记者在邮件上找到了两位留有私人邮件的人士 黄小姐供职于IBM中国研究院 据她回忆 该邮件最早从公司同事的大学同学处转来 后来的来路也多为业务关系 大学同学等 张先生就职于GE北京总部 我收到邮件比较早 当时就转给了成都和上海的大学同学 结果后来又从南京同学那里收回来了 从邮件的转发过程中 可以发现这样一个顺序 EMC Microsft MIC HP SAMSUNG Honeywell Thomson Motorola Nokia GE 这些大名鼎鼎的外企大多为IT或电子类相关企业 女秘书已离开公司邮件被转发出E