OA信息化的产品价值.doc

OA软件产品应用价值透析一、 工作流程管理：提高反应速度、信息的获取速度、信息标准化方便快速查询。比如公司行政部、工程部、设计预算部等各个部门的各种审批文件办理在传统模式下的问题：1领导不在或出差造成纸质的审批文件不能办理，带来重复劳动、浪费大量的时间。2审批文件太多，不能快速找到最重要需马上签核的文件。3文件流程不规范、审批不按照管理制度执行。4审批完的文件丢了或太多找不到。5审批无法跟踪，申请人不知道流程当前办理到哪个步骤。6每个办理人那里花了多少时间不能记录和分析。7领导无法主动了解公司目前协作状态。8领导忙于审批，无法按照自己的时间计划工作。二、 信息管理：公司很多的重要资料如工程文件、招标书、通知、制度、新闻等发布管理存在的问题：1重要文件都保存在员工电脑中，公司的知识信息不能共享。2员工与文档一起跳槽。3对方档的访问权限不容易控制。4海量的文件造成文件分类和保存极为困难。5电脑里面保存的文件因忘了文件名而无法找到。6文件服务器乱，不能或者不方便检索海量的数据和文件内容。7大量的重复劳动，工作效率低。8文件版本缺乏控制，缺乏标准。9文件系统缺乏科学、合理的文件分类体系。10工作文件不方便统一管理和分发，也无法控制和监督数据文件分发后效果！三、 OA系统达到的工作目的：OA系统支持完全的移动性，将公司各个工程上的全部人员都统一系统中来，只要能够上网，在国外、国内其它城市、家里都能够办公，这样可以大大的提高整个公司的办公效率。1将公司信息迅速传达到目标人员：在OA系统中发布公司的通知、制度、新闻、办事指南，对每一条信息都设立查看权限，这样所要传达的任何信息都能迅速传达到各个部门。2公司积累了大量无形资产：公司的工程文件、制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来，随时随地全公司员工都可以共享，它是单位最宝贵的资产。3员工可以迅速找到自己需要的文档、资料：公司文件太多容易丢失或不容易找到，在OA里面直接输入大概的文件名或日期范围能够在几秒钟之内找到需要的文档。4公司的流程运行速度与效率可以大大提高，减少协作工作成本：传统的流程审批效率很低的一个重要原因是：申请人需要拿着一份申请人到处找领导签字，而领导如果出差或不在则文件无法办理，文件真正办理的时间很短，花了大量的时间协调、沟通、等待。使用OA软件不受时间和空间的限制，只要能够上网，发出的文件能够立即收到，实现事务处理“零响应”，办理完毕即刻进入下一个办理人哪里，实现流程的各个环节之间的零传递时间。在办理文件的时候，文件按类别、紧急程度自动归类，并提供了搜索功能，领导收到几十份文件，但可以立刻找到最紧急需要办理的文件。5公司的流程得以规范、减少人为错误：使用OA软件可以规范流程，把流程的各种规则固化下来，让每个人按规定的流程规则运转，每个参与流程的人无需要记忆各种复杂的流转规则，减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。可以分析流程各环节办理效率。OA系统每个环节的办理时间、办理人、办理的具体内容都进行了保存和统计，这样通过OA系统单位的办事效率一目了然，可以快速分析每个流程哪个环节办事效率高，便于快速把脉哪个部位流通不畅，作出治疗方案。6重要信息的发布需要经过领导审批：在系统很多功能应用了流程审批的功能，比如发布公司很重要的规章制度、重要的文件时必须经过相应的领导审批之后才能让公司同事看到。7可以随时下属人员的业务情况，实现实时的管理监控：在OA系统中可以随时随地查阅各种资料，查阅各种流程审批情况，查看下达的工作任务发展情况，办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况，办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。8可以有计划地安排时间，排除打扰，不再被各种请示、报告、请款单打断用户的工作思路：可以按自己的时间计划审批流程，查看下属工作情况，约见客户，避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等。9可以在一个系统上看到关心的方方面面的内容，全面整合各个孤立的数据，大大节约时间，提高决策效率：在一个统一的界面上展现来自各个方面的数据，可以看到最新的工程文件，公司的通知公告，可以看到各种计划等，也可以看到来自销售一线的最新销售统计，进入系统，打开OA系统所有内容统一展现到领导面前。10实现单位全面的IT管理，可以建立文档管理，客户管理、资产管理、接待管理等以及更多的基础的管理功能，全面节省管理成本，提高工作效率。11可以实现公司文化的建设：“物质决定精神，内容需要形式”，文化的建设需要将理念层次上的内容用形工表现出来，传统方式在楼内张贴宣传画、简报，在办公室内悬挂公司文化价值观等，这种方式无法达到远处不在，无时不在的文化建设氛围，而OA软件是新形势下公司文化建设的最好工具，因为协同办公系统是面向公司内部员工的常用的办公工具，在OA软件中设立专门的栏目发布公司的文化理念体系、或经常性的在论坛中探讨公司文化，或将公司的简报通过OA发布出来，无处不在，无时不在的文化氛围。12通过OA系统使沟通成本更低、沟通方式更另丰富，沟通效率大大提高：我们传统方式是电话沟通，整个公司的沟通成本高，OA系统可以打破组织边界与地理位置边界，员工可以通过邮件、论坛等多方式进行沟通。并且每次沟通的内容能够进行保存，沟通形式更加丰富，效率更高。13可以实现无纸化办公，节省纸张成本：利润是公司追求的最终目标，在产出相对固定的情况下如何减少成本也是利润最大化的重要方法，在日常的办公中发个通知需