word的使用一些心的.docx

二、自动替换法 首先，打开菜单工具自动更正，在自动更正选项卡中选中键入时自动替换。下面有一些自带的自动更正项目，也可以由替换和替换为进行添加，然后就可以使用了。如：要输入Intel，可以在输入Intel后紧接着输入英文状态下的(r)（不含引号）。再如：要输入Windows、Lg，同样输入英文状态下的(tm)、(c)即可。需要说明两点：实现上述自动更正的前提是先将其添加到自动替换列表中（如图）；如果不想执行自动更正，按一下退格键即可。 五、Alt加数字键法 用A1t键加小键盘上数字键的组合方式也可以输入一些特殊字符。如：输入欧元符号可先按下Alt键，然后在小键盘上键入128这四个数字，放开A1t键，欧元符号是不是出现了。下表是一些常用的符号对应的数字。 3、自动图文集法 先将特殊符号输入到文档中，然后选中该特殊符号，执行“插入自动图文集新建”命令，打开“创建自动图文集”对话框（如图3），输入一个名称（如“编号”等），确定返回。以后需要输入该特殊符号时，只要执行“插入自动图文集正文编号”即可。4、自动更正法 执行“工具自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框（如图4），在“替换”下面的方框中输入字母（我用五笔输入法，故此处用字母“z”），在“替换为”下面的方框中输入“”，按“确定”按钮返回。以后需要输入特殊符号“”时，只要输入字母“z”以及后续文本，系统会自动将其转换为特殊符号“”。 特别提示 如果需要添加多个自动更正项目，请在上述对话框中按“添加”按钮继续进行。 如果文档中确实需要输入字母“z”，可以输入字母“za”及后续文本，然后将字母“a”删除即可。（或按“Ctrl+H”组合键），打开“查找和替换”对话框（如图5）， 6、剪贴板法。如果在一篇文档中需要多次输入多种特殊符号，可以利用其剪贴板功能：将多种特殊符号先分别插入到Word文档中，然后执行“视图工具栏剪贴板”命令，展开“剪贴板”工具栏（如图6），再分别对上述特殊符号执行“复制”操作，将其一一复制到剪贴板中（Word2000剪贴板可以容纳12项内容，Word XP剪贴板可以容纳24项内容），以后需要输入某种特殊符号时，只要单击“剪贴板”工具栏上相应的剪贴项就行了。7、自造词法 打开自己常用的输入法（如“快乐五笔”等），在状态条上右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框（如图7），在“词语”后面的方框中输入字母“”，在“外码”后面的方框中输入“bh”，按“添加”和“关闭”按钮返回，以后需要输入“”时，只要输入字母“bh”，并选择2即可。5、复制粘贴法如果我们想将Word工具栏上的某些图标（如“常用”工具栏上的“打印”按钮图标），可以采取下面的方法：执行“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“常用”工具栏的“打印”按钮上右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中（如图9），选择“复制按钮图标”选项，然后关闭“自定义”对话框，将光标定位在需要插入该图标的文本处，执行“粘贴”操作，即可将该图标插入到光标处。显然，文中提到的某些方法，不仅适用于输入特殊符号，对于输入一些文字、短语也是非常有效的，大家不妨一试。有时候我们需要在文本中输入汉字偏旁，下面提供几种方法供大家选择。1、用全拼输入法输入：输入“pianpang”，提示框内随即出现所有汉字的偏旁部首，选择输入就行了。创建、查看和保存文档Ctrl+N创建与当前或最近使用过的文档类型相同的新文档。Ctrl+O打开文档。Ctrl+W关闭文档。Alt+Ctrl+S拆分文档窗口。Alt+Shift+C撤消拆分文档窗口。Ctrl+S保存文档。查找、替换和浏览文本Ctrl+F查找内容、格式和特殊项。Alt+Ctrl+Y重复查找(在关闭“查找和替换”窗口之后)。Ctrl+H替换文字、特定格式和特殊项。Ctrl+G定位至页、书签、脚注、表格、注释、图形或其他位置。Alt+Ctrl+Z如果您使用 Word 作为您的电子邮件编辑器，则可以在文档间，或文档内各个部分以及在一个文档和一个打开的电子邮件间切换。Alt+Ctrl+Home打开一个浏览选项列表，使用箭头键选择一个选项，然后按 Enter 使用选定的选项对文档进行浏览。撤消和恢复操作Esc取消操作。Ctrl+Z撤消上一步操作。Ctrl+Y恢复或重复操作。切换至其他视图Alt+Ctrl+P切换到页面视图 (页面视图：文档或其他对象的一种视图，与打印效果一样。例如，页眉、页脚、栏和文本框等项目会出现在它们的实际位置上。)。Alt+Ctrl+O切换到大纲视图 (大纲视图：大纲视图用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别。您也可以使用大纲视图处理主控文档。)。Alt+Ctrl+N切换到普通视图 (普通视图：显示文本格式设置和简化页面的视图。普通视图便于进行大多数编辑和格式设置。)。Alt+R切换到阅读视图。Ctrl+在主控文档中展开或折叠子文档。大纲视图在大纲视图中，请按Alt+Shift+向左键提升段落级别。Alt+Shift+向右键降低段落级别。Ctrl+Shift+N降级为正文。Alt+Shift+向上键上移所选段落。Alt+Shift+向下键下移所选段落。Alt+Shift+(加号)扩展标题下的文本。Alt+Shift+-(减号)折叠标题下的文本。Alt+Shift+A扩展或折叠所有文本或标题。数字键盘上的斜杠 (/)隐藏或显示字符格式。Alt+Shift+L显示首行正文或所有正文。Alt+Shift+1显示所有具有“标题 1”样式的标题。Alt+Shift+n显示从“标题 1”到“标题 n”的所有标题。Ctrl+Tab插入制表符。Alt+Ctrl+减号长破折号Ctrl+减号短破折号Ctrl+连字符可选连字符Ctrl+Shift+-(连字符)不间断连字符Ctrl+Shift+空格键不间断空格Alt+Ctrl+C版权符号Alt+Ctrl+R注册商标符号Alt+Ctrl+T商标符号Alt+Ctrl+句号省略号Ctrl+, 左侧单引号Ctrl+, 右侧单引号Ctrl+, Shift+左侧双引号Ctrl+, Shift+右侧双引号F1得到“帮助”或访问 Microsoft Office 的联机帮助。F2移动文字或图形。F3插入自动图文集 (自动图文集：存储要重复使用的文字或图形的位置，例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。每个所选文字或图形录制为一个“自动图文集”词条并为其指定唯一的名称。)词条(在 Microsoft Word 显示该词条之后)。F4重复上一步操作F5选择“编辑”菜单中的“定位”命令。F6前往下一个窗格或框架。F7选择“工具”菜单上的“拼写和语法”命令。F8扩展所选内容。F9更新选定的域。F10激活菜单栏。F11前往下一个域。F12选择“文件”菜单上的“另存为”命令。Shift+功能键Shift+F1启动上下文相关“帮助”或展现格式。Shift+F2复制文本。Shift+F3更改字母大小写。Shift+F4重复“查找”或“定位”操作。Shift+F5移至最后一处更改。Shift+F6前往上一个窗格或框架。Shift+F7选择“同义词库”命令(“工具”菜单，“语言”子菜单)。Shift+F8缩小所选内容。Shift+F9在域代码及其结果之间进行切换。Shift+F10显示快捷菜单。Shift+F11定位于前一个域。Shift+F12选择“文件”菜单上的“保存”命令。Ctrl+功能键Ctrl+F2选择“文件”菜单上的“打印预览”命令。Ctrl+F3剪切至“图文场” (图文场：存储多项删除内容的特殊“自动图文集”词条。Microsoft Word 将一个项追加到另一个，直到将全部内容作为一个组粘贴到文档中的新位置。使用 Microsoft Office“剪贴板”可以获得相同的结果。)。Ctrl+F4关闭窗口。Ctrl+F5恢复文档窗口大小(例如，最大化以后)。Ctrl+F6前往下一个窗口。Ctrl+F7选择“移动”命令(标题栏的快捷菜单)。Ctrl+F8选择 “大小” 命令(标题栏的快捷菜单)。Ctrl+F9插入空域。Ctrl+F10将文档窗口最大化。Ctrl+F11锁定域。Ctrl+F12选择“文件”菜单上的“打开”命令。Ctrl+Shift+功能键Ctrl+Shift+F3插入“图文场” (图文场：存储多项删除内容的特殊“自动图文集”词条。Microsoft Word 将一个项追加到另一个，直到将全部内容作为一个组粘贴到文档中的新位置。使用 Microsoft Office“剪贴板”可以获得相同的结果。)的内容。Ctrl+Shift+F5编辑书签。Ctrl+Shift+F6前往上一个窗口。Ctrl+Shift+F7更新 Microsoft Word 源文档中的链接信息。Ctrl+Shift+F8扩展所选区域或块(然后按箭头键)。Ctrl+Shift+F9取消域的链接。Ctrl+Shift+F11解除对域的锁定。Ctrl+Shift+F12选择“文件”菜单上的“打印”命令。Alt+功能键Alt+F1前往下一个域。Alt+F3创建自动图文集 (自动图文集：存储要重复使用的文字或图形的位置，例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。每个所选文字或图形录制为一个“自动图文集”词条并为其指定唯一的名称。)词条。Alt+F4退出 Microsoft Word。Alt+F5还原程序窗口大小。Alt+F6为支持该行为的对话框(例如“查找和替换”)从打开的对话框切换回文档。Alt+F7查找下一处拼写或语法错误。事先需选中“键入时检查拼写”复选框(“工具”菜单，“选项”对话框，“拼写和语法”选项卡)。Alt+F8运行宏。Alt+F9在所有的域代码及其结果间进行切换。Alt+F10将程序窗口最大化。Alt+F11显示 Microsoft Visual Basic 代码。Alt+Shift+功能键Alt+Shift+F1定位至前一个域Alt+Shift+F2选择“文件”菜单上的“保存”命令。Alt+Shift+F9从显示域结果的域中运行 GotoButton 或 MacroButton。Alt+Shift+F10显示智能标记的菜单或消息。如果当前有多个智能标记，则切换到下一个智能标记并显示其菜单或消息。Alt+Shift+F11启动 Microsoft 脚本编辑器。Ctrl+Alt+功能键Ctrl+Alt+F1显示 Microsoft 系统信息。Ctrl+Alt+F2“文件”菜单上的“打开”命令。Ctrl+Shift+空格键创建不间断空格。Ctrl+连字符创建不间断连字符。Ctrl+B使字符变为粗体。Ctrl+I使字符变为斜体。Ctrl+U为字符添加下划线。Ctrl+Shift+增大字号。Ctrl+空格键删除段落或字符格式。Ctrl+C复制所选文本或对象。Ctrl+X剪切所选文本或对象。Ctrl+V粘贴文本或对象。Ctrl+Z撤消上一步操作。Ctrl+Y重复上一步操作。语言栏语音和手写识别左 Alt+Shift在语言或键盘布局之间切换。+V在开关麦克风之间切换。 +T在“声音命令”模式和“口述”模式之间切换。 +C显示一个更正可选项列表。 +H打开或关闭手写。Alt在 101 键盘上打开或关闭日语输入法编辑器 (IME) (输入法：一种程序，通过将键击转换为复杂东亚字符从而将东亚文字(简体中文、繁体中文、日语、朝鲜语)输入程序。输入法视为可选类型的键盘布局。)。右 Alt在 101 键盘上打开或关闭朝鲜语 IME。Ctrl+空格键在 101 键盘上打开或关闭中文 IME。注释可以在“高级键设置”对话框中设置用于在语言或键盘布局之间切换的按键组合。若要打开“高级键设置”对话框，请用鼠标右键单击“语言”栏，再单击“设置”。在“首选项”下，单击“键设置”。可以使用键盘上的Windows 快捷键 ( )，这些键位于大多数键盘的最底行。电子邮件发送电子邮件消息在插入点在电子邮件标题中，可使用下列快捷键(如果正在用电子邮件发送文档或邮件)。若要将插入点插入电子邮件标题，请按 Shift+Tab。Alt+S发送活动文档 (活动文档：正在处理的文档。在 Microsoft Word 中键入的文本或插入的图形将出现在活动文档中。活动文档的标题栏是突出显示的。)或邮件。Ctrl+Shift+B打开“通讯簿”。ALT+K，CTRL+K当插入点在邮件标题中，请检查对照“通讯簿”的“收件人”、“抄送”和“密件抄送”行中的名称。Alt+.(句号)在“收件人”域中打开“通讯簿”。Alt+C当插入点在邮件标题中，请打开“抄送”域中的“通讯簿”。Alt+B如果“密件抄送”域可见，请打开“密件抄送”域中的“通讯簿”。若要显示“密件抄送”域，请打开任意域的“通讯簿”，并在“密件抄送”框中插入或键入名称。Alt+J转到“主题”域。Alt+P打开 Microsoft Outlook“邮件选项”对话框。Ctrl+Shift+G创建邮件标志。Tab当插入点在邮件标题中，请选择电子邮件标题的下一个框。当电子邮件标题的最后一个框被激活时，按 Tab 可将插入点移至文档或邮件的正文部分。Shift+Tab选择电子邮件标题的前一个域或按钮。Ctrl+Tab当插入点在邮件标题中，请选择“发送”按钮。可使用箭头键移至其他按钮。若要执行选定按钮或命令的操作，请按 Enter。邮件合并和域执行邮件合并注释 在您使用这些命令前，必须启动 ”邮件合并“ 任务窗格(“工具” 菜单，“信函和邮件”命令，“邮件合并”子命令)。Alt+Shift+K预览邮件合并。Alt+Shift+N合并文档。Alt+Shift+M打印已合并的文档。Alt+Shift+E编辑邮件合并数据文档。Alt+Shift+F插入合并域。使用域Alt+Shift+D插入“日期”域 (域：指示 Microsoft Word 在文档中自动插入文字、图形、页码和其他资料的一组代码。例如，DATE 域用于插入当前日期。)。Alt+Ctrl+L插入 ListNum 域。Alt+Shift+P插入页字段。Alt+Shift+T插入时间域。Ctrl+F9插入空域。Ctrl+Shift+F7更新 Microsoft Word 源文档中的链接信息。F9更新选定的域。Ctrl+Shift+F9取消域的链接。Shift+F9在选定的域代码 (域代码：为占位符文本，显示数据源的指定信息的显示位置;或者为生成字段结果的字段中的元素。域代码包括字段字符、字段类型和指令。)及其结果 (域结果：当 Microsoft Word 执行域指令时，在文档中插入的文字或图形。在打印文档或隐藏域代码时，将以域结果替换域代码。)之间切换。Alt+F9在所有的域代码及其结果间进行切换。Alt+Shift+F9从显示域结果的域中运行 Gotobutton 或 Macrobutton。F11前往下一个域。Shift+F11定位至前一个域。Ctrl+F11锁定域。Ctrl+Shift+F11解除对域的锁定。插入分类汇总通过使用Excel“数据”选项卡的“分级显示”组中的“分类汇总”命令，可以自动计算列的列表 (列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。)中的分类汇总和总计。分类汇总 分类汇总是通过 SUBTOTAL 函数利用汇总函数 (汇总函数：是一种计算类型，用于在数据透视表或合并计算表中合并源数据，或在列表或数据库中插入自动分类汇总。汇总函数的例子包括 Sum、Count 和 Average。)(例如，“求和”或“平均值”)计算得到的。可以为每列显示多个汇总函数类型。总计 总计是从明细数据 (明细数据：在自动分类汇总和工作表分级显示中，由汇总数据汇总的分类汇总行或列。明细数据通常与汇总数据相邻，并位于其上方或左侧。)派生的，而不是从分类汇总中的值派生的。例如，如果使用“平均值”汇总函数，则总计行将显示列表中所有明细行的平均值，而不是分类汇总行中的值的平均值。如果将工作簿设置为自动计算公式，则在您编辑明细数据时，“分类汇总”命令将自动重新计算分类汇总和总计值。“分类汇总”命令还会分级显示 (分级显示：工作表数据，其中明细数据行或列进行了分组，以便能够创建汇总报表。分级显示可汇总整个工作表或其中的一部分。)列表，以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细行。1、确保每个列在第一行中都有标签，并且每个列中都包含相似的事实数据，而且该区域没有空的行或列。2、选择该区域中的某个单元格。3、请执行下列操作之一：插入一个分类汇总级别可以为一组数据插入一个分类汇总级别，如下例所示。 运动列中的每个更改. .销售额列的分类汇总。1、对构成组的列排序。有关排序的详细信息，请参阅对区域或表中的数据排序。2、在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。将显示“分类汇总”对话框。3、在“分类字段”框中，单击要计算分类汇总的列。在上面的示例中，应当选择“运动”。4、在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中，应当选择“求和”。5、在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。在上面的示例，应当选择“销售额”。6、如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。7、若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。在上面的示例中，应当清除该复选框。8、(可选)通过重复步骤一到步骤七，可以再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。插入分类汇总的嵌套级别可以在相应的外部组中为内部嵌套组插入分类汇总，如下例所示。 每次在外部组中更改时，地区列. .对该地区的销售额进行分类汇总，在每次在内部组中更改时，运动列对销售额进行分类汇总。1、对构成组的列排序。 有关排序的详细信息，请参阅对数据排序。2、插入外部分类汇总。如何插入外部分类汇总A 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。将显示“分类汇总”对话框。B 在“分类字段”框中，单击外部分类汇总的列。在上面的示例中，应当单击“地区”。C 在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中，应当选择“求和”。D 在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。在上面的示例，应当选择“销售额”。E 如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。F 若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。在上面的示例中，应当清除该复选框。G (可选)通过重复步骤一到步骤六，可以再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。3、插入嵌套分类汇总。如何插入嵌套分类汇总A 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。将显示“分类汇总”对话框。B 在“分类字段”框中，单击嵌套分类汇总列。在上面的示例中，应当选择“运动”。C 在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中，应当选择“求和”。选择所需的任何其他选项。D 清除“替换当前分类汇总”复选框。4、对多个嵌套的分类汇总，重复进行上一步，应从最外层的分类汇总开始进行。提示 若要只显示分类汇总和总计的汇总，请单击行编号旁边的分级显示符号 。使用和可以显示或隐藏单个分类汇总的明细行。删除分类汇总删除分类汇总时，Microsoft Office Excel 还将删除与分类汇总一起插入列表中的分级显示和任何分页符。1、单击列表中包含分类汇总的单元格。2、在“数据”选项卡的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。 将显示“分类汇总”对话框。3、单击“全部删除”。Excel 2007中若要汇总和报告多个单独工作表的结果，可以将每个单独工作表中的数据合并计算到一个主工作表中。这些工作表可以与主工作表在同一个工作簿中，也可以位于其他工作簿中。对数据进行合并计算就是组合数据，以便能够更容易地对数据进行定期或不定期的更新和汇总。例如，如果您有一个用于每个地区办事处开支数据的工作表，可使用合并计算将这些开支数据合并到公司的开支工作表中。这个主工作表中可以包含整个企业的销售总额和平均值、当前的库存水平和销售额最高的产品。要对数据进行合并计算，请使用“数据”选项卡上“数据工具”组中的“合并计算”命令。按位置进行合并计算 按同样的顺序排列所有工作表中的数据并将它们放在同一位置中1、在每个单独的工作表上设置要合并计算的数据。如何设置数据确保每个数据区域都采用列表 (列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。)格式：第一行中的每一列都具有标签，同一列中包含相似的数据，并且在列表中没有空行或空列。将每个区域分别置于单独的工作表中。不要将任何区域放在需要放置合并的工作表中。确保每个区域都具有相同的布局。命名每个区域：选择整个区域，然后在“公式”选项卡的“命名单元格”组中，单击“命名单元格区域”旁边的箭头，然后在“名称”框中键入该区域的名称。2、在包含要显示在主工作表中的合并数据的单元格区域中，单击左上方的单元格。注释 确保在该单元格右下侧为合并的数据留下足够的单元格。“合并计算”命令根据需要填充该区域。3、在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“合并”。4、在“函数”框中，单击 Microsoft Office Excel 用来对数据进行合并计算的汇总函数 (汇总函数：是一种计算类型，用于在数据透视表或合并计算表中合并源数据，或在列表或数据库中插入自动分类汇总。汇总函数的例子包括 Sum、Count 和 Average。)。5、如果工作表在另一个工作簿中，请单击“浏览”找到文件，然后单击“确定”以关闭“浏览”对话框。在“引用”框中输入后跟感叹号的文件路径。6、键入为区域指定的名称，然后单击“添加”。对每个区域重复这一步骤。7、确定希望如何更新合并计算。请执行下列操作之一：若要设置合并计算，以便它在源数据改变时自动更新，请选中“创建连至源数据的链接”复选框。要点 只有当该工作表位于其他工作簿中时，才能选中此复选框。一旦选中此复选框，则不能对在合并计算中包括哪些单元格和区域进行更改。若要设置合并计算，以便您可以通过更改合并计算中包括的单元格和区域来手动更新合并计算，请清除“创建连至源数据的链接”复选框。8、请将“标签位置”下的框留空。Excel 不将源区域中的行或列标签复制到合并计算中。如果您需要为合并的数据加标签，请从某个源区域复制它们或手动输入它们。通过单击Excel窗口底部的工作表（工作表：在 Excel 中用于存储和处理数据的主要文档。也称为电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。）标签，可以快速选择不同的工作表。如果要同时在几个工作表中输入或编辑数据，可以通过选择多个工作表组合工作表。还可以同时对选中的多个工作表进行格式设置或打印。选择操作一张工作表单击该工作表的标签。 如果看不到所需标签，请单击标签滚动按钮以显示所需标签，然后单击该标签。两张或多张相邻的工作表单击第一张工作表的标签，然后在按住 Shift 的同时单击要选择的最后一张工作表的标签。两张或多张不相邻的工作表单击第一张工作表的标签，然后在按住 Ctrl 的同时单击要选择的其他工作表的标签。工作