办公室事务管理第四次作业.doc

江苏开放大学形成性考核作业学 号 姓 名 课程代码 110072课程名称 办公室事务管理 评阅教师 第 四 次任务共 四 次任务江苏开放大学任务内容：一、选择题1.会场的布置，气氛应该与会议内容相符，喜庆、热烈的氛围适合（ C ）会议。 A.代表大会、人大会议。 B.商贸洽谈、探讨合作。 C.庆祝会、联谊会。 D.日常工作会议。二、简答1、会议的基本要素有哪些？答：会议基本要素即所有会议必有的要素。包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等2、 如何选择合适的会议场所？答：根据需要选择会议的场所选择会议的场所，要考虑多种因素，以满足会议的多种需要。一: 要交通便利。会场应选择在距上司和与会者的工作地点均较近，且交通便利的地方。二：要大小适中。秘书应根据会议规模选择会场，一般来说，人均拥有二至三米左右的活动空间较为适宜。如果会议时间较长，场地可大一些；反之，场地则可小一些。三：要设施齐全。现代会场除了要具备桌椅家具、照明电器、卫生用具、安全通道、消防设施等会场基本设施以外，还应具备音响设备、声像设备、办公设备、通信设备、生活用品、文具纸张等备品。某些会议还要求配有会议专用的、同声传译设备、电子表决设备、电子签到机和计算机计票系统等。四 ：要安静舒适。会场应尽量避开闹市区，避免受外界干扰。会场内应该具有良好的隔音设备，场内尽量不要安装、使用电话等。五 ：要方便停车。会议规模越大，会议用车越多。如果没有足够的停车场所，也会影响会议的顺利进行。六 ：要费用合理。盲目讲究排场，无论会议大小均选择在高级饭店的会议厅召开，不考虑场地的租借成本，是错误的3、 会议经费预算应该包含哪几项目？答：会议经费预算应包含以下几个主要的项目：1.会场费用：包括场地租金、设备租金、专业人员服务费、茶水饮料费等；2.资料费用：包括购买会议办公文具和印制会议文件、资料等费用；3.食宿费用：包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用（此项一般为与会者自费，但往往需要会务组统筹安排）；4.交通运输费用：包括会议期间多次接、送与会代表所使用的租车费、燃油费、停车费、过桥费、司机劳务费等多项费用5.宣传联络费用：指用于会议宣传、新闻发布、联络通讯等方面的费用；6.其他杂费：诸如安排会议合照、会间活动、雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐、购买礼品赠品、租（或买）会场布置用品等所需的一切费用。预算的费用需经领导批准，按照财务管理制度预支、报销。4、 简述庆典准备工作包括哪些环节？答：1.做好典礼的舆论宣传工作2.准备开幕词、致答词3.拟定典礼程序4.做好来宾邀请工作5.发放请柬6.做好场地布置工作 7.做好各种物质准备8.安排接待服务人员9.做好礼品馈赠工作三、 情境分析题：有人说：“与会人员离开会场后，办公室人员的会议工作就结束了。”请你运用所学的知识来评价这种观点。思考提示：首先要读题，回答隐藏的第一问，这样说法是否正确。然后再用你所学的知识来结合自己的认识评价这个观点。答：这种观点是错误的。因为会议结束了，秘书人员的会务工作并没有完结，还要对会议期间所提出的问题和建议进行归纳整理，形成系统的文字材料，才能把会议成果体现出来。主要事务如下：（一）会后事务1.引导离场，清理会场大中型会议结束后，会务人员要引导与会者有秩序地离开会场。与会者离开会场后，会务人员要有条理地收拾、整理会场。如果是单位内部的小型会议，秘书应做清扫工作。2.做好与会者离会的服务工作会议结束后，要做好与会者离会的服务工作，使与会者在会议结束后及时踏上归程。3.发布会议消息对于有新闻价值且不在密级范围内的会议，秘书人员在领导的布置下要安排好新闻发布和报道工作。（二）拟写会议纪要会议纪要是记载和传达会议情况及其议定事项的正式公文。会议纪要一般是会议结束后为传达会议精神而拟写。印发会议纪要只限于日常工作会议，对于大型会议和专业会议，因为有正式文件和决议，一般不再印发会议纪要。（三）整理会议文件资料和归档 会议结束后，会议工作人员要对应退会议文件进行催退。会议所形成的文件，如通知、计划、报告、发言稿、会议记录、会议纪要等，会后要及时整理立卷。为保证机密文件的顺利收回，会上发出的机密性文件和材料，必须编号，并进行登记，在会议结束时全部收回，做到不失密、不泄密。（四）会议总结和催办1.会后总结为总结会务工作经验，不断改进会议的组织服务工作，在大中型会议或重要会议结束后，会议文秘人员应当及时总结会议工作经验，肯定成绩，找出存在的问题，作为今后开好同类型会议的借鉴。2.催办和反馈会后催办与反馈工作是会议善后工作的一个重要方面，也是会议工作不可缺少的组成部分。它能够直接反映出会议效果的好坏，以及检查会议的主旨精神是否得到了贯