第3章 数据的编辑.ppt

第3章数据的编辑 主讲人 3 1使用工作组 3 1 1选择工作组1 连续的工作组选择连续的成组工作表 单击工作簿中的一个工作表标签 使用之变为活动工作表 按住键盘上的Shift键 再用鼠标单击选择范围中最后一个工作表的标签 选择全部工作表 3 1使用工作组 2 选择不连续的工作表选择了起始工作表标签后 按住键盘上的Ctrl键 然后分别单击要选择的工作表标签3 在工作表组间切换当只选择了工作簿中的部分工作时 不论是连续还是不连续的选择 我们只需单击成组工作表中的任意工作表标签就可以实现切换的目的 但如果单击了未编组的非当前工作表 就会取消成组工作表 当工作簿中的所有工作表都被选择时 我们就不能在工作表之间进行切换查看了 因为单击其任意一个工作表 都会取消成组工作表 3 1使用工作组 3 1 2取消工作组在活动工作表标签处 单击鼠标右键 在快捷菜单中选择 取消成组工作表 命令使用鼠标也可以快速的取消成组工作表 这分两种情况 若选择了工作簿中所有的工作表时 鼠标左键单击任意一张工作表的标签 都可以取消工作表组 若选择了工作簿中部分工作表 单击任意一张非工作表组内的工作表标签 都可以取消工作表 3 1使用工作组 3 1 3实例制作 木材销售记录表 3 2使用序列加快数据输入 3 2 1序列的类型常用的序列类型主要有 等差序列 将步长值 即等差序列中第二个值与第一个值的差 添加到初始值 然后将其依次与以后各值相加 如1 2 3 4 3 5 7 9 等 等比序列 将初始值与步长值相乘的结果为该序列的第二个值 此乘积和以后各个乘积再与步长值依次相乘 如2 4 8 16 提示 等差序列和差比序列只能应用于数值型数据 日期序列 可以按年 月 日或工作日的变化规律填充的一组数值 如10月1日 10月2日 10月3日 10月4日 等 3 2使用序列加快数据输入 3 2 2序列的填充方法1 使用填充柄鼠标拖动填充柄的方法比较直接且快速2 使用菜单命令执行 编辑 填充 序列 命令 3 2使用序列加快数据输入 3 利用等差序列填充序号 3 2使用序列加快数据输入 3 2 4日期序列在单元格中输入日期 向下拖动单元格B2右下角的填充柄 松开鼠标后 完成日期序列的填充 3 2使用序列加快数据输入 3 2 5自定义序列1 创建自定义序列执行 工具 选项 命令 弹出 选项 对话框 单击 自定义序列 选项卡 在 选项 对话框中的 自定义序列 选项卡中的 输入序列 文本框中输入自定义的序列内容 先输入一个起始值 按键盘中的Enter键换行 继续输入序列中的内容 输入完成后 单击 添加 按钮2 修改自定义序列 3 2使用序列加快数据输入 3 删除自定义序列在 自定义序列 列表中选择要删除的序列 单击 删除 按钮 3 3灵活数据输入 3 3 1单元格换行执行 格式 单元格 命令 弹出 单元格格式 对话框 在 对齐 选项卡中选中 自动换行 复选项 3 3灵活数据输入 3 3 2自动添加小数点执行 工具 选项 命令 弹出 选项 对话框 在 编辑 选项卡中 选中 自动设置小数点 复选项 在 位数 文本框中输入小数点右边的数字位数 这里使用默认值 2 3 3灵活数据输入 3 3 3把数字当文本1 先输入单引号 再输入数字内容先输入 英文形式的单引号 在英文输入法的状态下输入 后 输入指定的编号2 通过文本格式来输入默认情况下 单元格的格式为数值型 将其改为文本型后再进行数字的输入 Excel会把它作为文本来处理 3 4深入数据编辑 3 4 1查找与替换数据执行 编辑 查找 替换 命令 按F5键 1 查找文本与数字 查找和替换 对话框 单击 查找 选项卡 在 查找内容 文本框中输入要查找的信息单击 查找下一个 按钮 开始查找单击 查找全部 按钮 所找到的内容列在了对话框的下面 3 4深入数据编辑 2 查找格式在扩展后的 查找和替换 对话框中 单击 格式 按钮 在列中选择 从单元格选择格式 项 这样的话 就可以从现有的单元格格式中选择了 3 4深入数据编辑 3 替换内容执行 编辑 替换 命令 弹出 查找和替换 对话框 在 替换 选项卡中的 查找内容 文本框中 输入要查找并准备替换的内容单击 替换 按钮 将目标内容替换 3 4深入数据编辑 3 4 2单元格的数据操作1 复制单元格数据单击 常用 工具栏中的按钮执行 编辑 复制 命令复制内容 再执行 粘贴 命令将内容放置到目标位置 按Ctrl C组合键可以快速复制选定的内容 按Ctrl V组合键可以将复制的内容快速粘贴到指定的位置 在移动单元格的过程中 按住Ctrl 则会在鼠标指针的右上角显示 号 到达目标位置之后 先松开鼠标再松开Ctrl键就复制单元格的数据了 3 4深入数据编辑 2 复制格式单击 常用 工具栏中的 格式刷 按钮 移动鼠标到工作区 鼠标指针变形后击要应用格式的单元格应用所复制的格式 鼠标指针恢复为正常状态3 移动单元格数据对单元格数据进行移动的方法主要有 先按快捷键Ctrl X 再按快捷键Ctrl V 使用 常用 工具栏中的 剪切 粘贴 按钮 用鼠标直接拖动 3 4深入数据编辑 4 灵活使用清除命令执行 编辑 清除 命令 在子菜单中可以根据需要选择命令执行 各命令的意义 全部 可清除单元格中的内容 格式和批注 格式 可清除单元格中的格式 但保留内容和批注信息 批注 可清除单元格中的批注信息 但保留格式和内容 3 4深入数据编辑 3 4 3撤消与恢复若要撤消最近的一步操作 可以直接单击 常用 工具栏中的 撤消 按钮 每单击一次可向后撤消一步操作 若要撤消的多步操作 则需单击 常用 工具栏中 撤消 按钮右侧的三角箭头 然后在下拉列表中选择并单击要撤消的操作步 3 5调整工作表结构 3 5 1插入与删除单元格执行 插入 单元格 命令 弹出 插入 对话框对话框中 其他选项的意义如下 活动单元格右移 表示在当前位置插入空白单元格 活动单元格将向右侧移动 整行 表示将在活动单元格所在行的上方插入空白行 整列 表示将在活动单元格所在列的左侧插入空白列 3 5 2选择整行或整列1 选择单行或单列鼠标移动要选择的行的行号上 单击可以选择整行了 如左图所示 先选择一行鼠标移动要选择的列的列标上 单击可以选择整列了 3 5调整工作表结构 2 插入与删除行或列插入行的方法 执行 插入 行 命令 鼠标右键单击所选行 在快捷菜单中选择 插入 命令 插入列的方法执行 插入 列 命令 鼠标右键单击所选行 在快捷菜单中选择 插入 命令删除行或列的操作在相应的行号或者是列标上单击鼠标右键然后直接选择快捷菜单中的 删除 命令 选中要删除的行或列中的任意一个单元格 执行 编辑 删除 命令 3 5调整工作表结构 3 复制或移动行或列选中要复制的行或列 执行 编辑 复制 命令 然后选择目标位置 再执行 编辑 粘贴 命令 完成复制操作 选中要复制的行或列 单击 常用 工具栏中的 复制 按钮 然后选择目标位置 再单击 常用 工具栏中的 粘贴 按钮 完成复制操作 选中要复制的行或列 按Ctrl C组合键进行复制 然后选择目标位置 再按Ctrl V组合键粘贴 完成复制操作移动行或列的操作与单元格移动的方法相同 只是选择的目标由单元格变为了行或列而已 3 5调整工作表结构 3 5 3工作表的相关操作1 移动或复制工作表使用鼠标直接拖动工作表标签进行移动或复制右键单击要移动的工作表标签 在快捷菜单中选择 移动或复制工作表 命令复制工作表的主要方法有 在 移动或复制工作表 对话框中 选择 建立副本 选项 则可以实现复制工作表的操作 鼠标拖动工作表标签进行移动时 按住Ctrl键 则可以实现复制工作表要复制工作表 还可以先选中工作表中的全部内容 然后通过复制形成一张新工作表 3 5调整工作表结构 2 重命名工作表单击工作表标签 将其切换为活动工作表 输入新的工作表名称 在输入完新名称以后 我们会看到一个 I 形的光标 这表示还处在编辑的状态 此时 如果还没