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分析人事档案管理的困境与出路 下面是小编整理推荐的分析人事档案管理的困境与出路欢迎各位档案管理毕业的同学阅读同时为大家推荐事业单位人事档案的信息化管理 摘要：人事档案管理具有重要的价值但现行的人事档案管理在思想认识、制度建设、业务管理、信息化程度等方面还存在诸多问题影响人事档案功能的发挥亟待改进提高认识健全制度规范管理推进人事档案管理的信息化和社会化是必由之路 关键词：人事档案;问题;对策;信息化;社会化 一、人事档案管理的价值 人事档案是“机关、事业单位、社会组织在人事管理活动中形成的记录相关人员个人的自然情况、思想品德、社会经历、专业水平、业务能力、历史和现实的表现以及奖励处罚情况的由有关机构统一整理、保存起来用以备查的原始材料”1人事档案管理对社会经济发展与个人利益的促进具有重要的价值其价值主要体现在以下几点： (一)人事档案全面反映相关个人的思想政治表现、爱好特长、学习工作经历以及奖惩情况其中的“登记表、自我鉴定、履历表等等充分反映了有关人员的经历、家庭和社会关系;而年度考核则记载着个人不同时期的现实表现和组织的评价;入党、入团、提职、晋级等原始材料则是个人在组织教育培养下成长的佐证;工作情况的考核、奖惩与科研成果的登记是个人工作能力、成绩贡献、技术专长的充分展现”2 (二)人事档案也就是人事文件材料它是依照一定的程序保存起来以备查在人事管理活动中出于管理需要反映个人情况的文件材料需要特别保存这就形成档案“人事档案以个人姓名为特征组成的专卷或专册这是由人事档案的形成特点与作用决定的人事档案管理所具有的现实性、性、动态性、机密性的特点使之成为各级组织考察、了解和正确使用人员的重要依据”3因此管好用好人事档案对人才资源的优化配置起着非常重要的作用 (三)人事档案信息是一种重要的公共信息资源它记载了个人学习工作的历史发展与现实表现等各方面情况使得全面了解和正确选拔人才得以实现加强人事档案管理显然有助于提高人事工作效率和质量有助于全社会的人才调配对社会经济发展起着积极的推动作用 二、人事档案管理中存在的问题 我国现行的人事档案制度是我国计划经济体制和干部制度的产物它作为一种公共管理工具对干部管理和社会经济发展等方面作出了历史性的特别重要的贡献但是随着改革开放和社会经济发展的不断加快人事档案管理的一些弊端也逐渐显现当前存在的主要问题是： (一)对人事档案管理的重要性认识不到位长期以来一些工作人员甚至单位领导认为人事档案管理只是保管档案的事务性工作只要能应付查档和外调就可以了没有充分认识到人事档案管理的重要价值这种观念严重制约了人事档案管理工作效率和质量的提高有些单位就连人员、经费、场所都没有保障更谈不上档案管理工作的创新提高“目前由于很多用人单位根本不用调档相关人员认为只要有工作素质和创新能力有施展才华的舞台就可以人事档案可有可无还有一些单位采用重新建档的做法引进人才使得一些求职者根本不管自己的人事档案此外档案管理投入偏低经费投入不足档案室设施不够且多数档案室建设不标准、不规范保管条件比较差柜架配备不到位库房条件简陋”4迄今为止全国还有一些管档单位没有配备专用库房相关设备陈旧管理手段落后档案检索主要靠传统的手工操作 (二)人事档案的相关制度不健全管理分散隶属混乱就我国总体而言人事档案大多是由用人单位来保管随着我国社会经济发展流动人口增多再加上对人事档案的认识不到位“分散多头”现象在人事档案管理中屡见不鲜有的由过去的单位保存有的由现在的单位保存还有的由人才交流中心保存处于一种“分散”的管理状态而人事档案管理牵涉到多个主管部门职能交叉权责不明管理分散隶属混乱有些基层单位档案材料收集不齐采集不科学立卷不规范案卷质量不高“目前不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门大都没有专职人员分管人事档案工作人事档案长期无人整理根本做不到鉴别认真、分类准确、归档齐全完整、目录清楚、编排有序、装订整齐的要求存在零乱无序、死档弃档、虚假档案、人档脱节、档案克隆等现象严重影响了人事档案的性和严肃性”5 (三)人事档案管理人员业务能力偏低管理手段落后人事档案管理具有较高的专业性而多数档案管理员对业务不熟专业知识缺乏责任心有待提高敬业精神有待加强加上管档人员更换频繁后续培训跟不上致使管档人员的工作状态差分类混乱数据不准6而且人事档案的管理手段也陈旧落后目前调阅档案时大多采用手工操作反复使用原件经常造成纸张揉皱破损和字迹褪色现象档案的完整与安全缺乏保障 (四)人事档案管理的信息化程度不高资源利用率低人事档案的利用大多是被动性的缺乏主动精神只是等待查阅和调动“利用材料主要是党团材料和工资调资方面的真正用于人才选拔培养开发及预算等方面的较少没有发挥人事档案应有的作用另外人事档案查找方式落后检索工具单一严重限制了其信息服务和交流功能的发挥人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到制约”7近年来虽然科技手段在更新计算机水平在提高但有些先进的技术手段还没有广泛应用于人事档案管理资源浪费严重工作效率亟待提高 (五)现行的人事档案管理限制了人才的合理流动人才资源也是社会生产力社会迅猛发展的重要基础就是最大限度地开发人力资源如果人才不流动甚至被搁浅埋没就会造成资源浪费进而影响整个社会的发展现行人事档案管理随意性大有关个人的品行和工作鉴定全凭主管领导的偏好而定当事人却全不知情这样容易产生单位负责人借此压人、整人的情况还有基于私人利益的考量千方百计篡改档案 三、人事档案管理的完善 (一)提高认识加强领导增加投入进一步夯实人事档案管理工作基础领导重视是做好档案工作的重要保证应将档案管理工作摆到重要位置定期或不定期对档案管理工作进行检查发现问题及时解决基于目前人事档案意识普遍不强的状况当务之急是加强档案宣传增强档案意识档案工作要有专门的经费预算以保障人事档案的维护、抢救及信息化建设;要搞好综合档案室的规范化建设“注重通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等设施配套添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备”8努力提高档案管理的信息化程度保障档案利用的安全与高效 (二)提高人事档案管理人员的素质档案人员的政治觉悟与业务水平的高低决定档案工作质量的好坏因此要配置专门的档案管理人员并对他们进行及时培训这非常重要要配置政治素养和文化水平高、工作责任心强的人员担任档案管理人员并注重培训在新的历史时期人事档案管理人员应更加具有高度的政治责任心、严明的政治纪律和良好的职业道德能够担当起人事档案管理的重任人事档案管理人员不但要有埋头苦干的工作精神还要全面学习业务知识熟练掌握和运用现代化管理手段 (三)健全制度进一步规范档案管理人事档案的规范化管理的可靠保证是相关制度的完善因此各单位要及时建立健全一套完整科学的人事档案管理制度以“保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化真正发挥人事档案的作用为了避免档案的丢失、改动必须建立健全人事档案工作目标管理考核制度和责任追究制度严格手续有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素”9对档案管理中出现的问题的要及时解决要严格追究相关人员的责任以保证人事档案管理的规范有序 (四)加强人事档案管理的信息化建设推进档案管理的现代化要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新实现档案信息的社会共享而要实现人事档案管理的信息化人事档案管理电子化则是第一步要实现的即要“把原先的纸质型档案转换成电子型档案将人事档案有关信息输入计算机通过电子手段建立个人信息体系并建立准确、完备的人事信息数据库通过办公自动化网络系统建立综合信息实现无纸化办公、无纸档案与纸质档案相互结合”10 (五)改革人事档案的宏观管理机制实现人事档案管理的社会化国家要制定有关人事档案管理的政策和制度努力建设面向社会的开放型的人事档案管理模式这种模式实际上是一种社会化的管理模式该模式建立了具有较强社会性的人事档案管理机构面向社会可以为整个社会提供人事档案服务有利于人才的合理流动“传统的人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使人事档案来源仅限于本机构人员内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构其来源要可以是社会各类人员档案内容也丰富多样传统干部档案工作由组织、人事部门管理工人档案由劳动部门管理但新的用人制度打破了传统干部、工人的身份界限传统的干部档案、工人档案正逐渐被以职业特点为标志的国家公务员档案、医生档案、教师档案、职工档案等所替代”11当前我国各行各业的的人事档案都在走向社会化这种变化是顺应时势的 综上所述人事档案管理是一项长期重要的工作要在改革创新的过程中不断发现问题并及时解决为社会经济发展做出更大贡献 参考文献： 1王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨J.黑龙江档案(1). 2王英玮,张秋燕.关于改革我国人事档案管理机制的几点建议J.档案学通讯(4). 3王英玮,陈晓,张秋燕.关于人事档案管理改革指导思想的理性思考J.北京档案(3). 4王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨J.黑龙江档案(1) 5昌韬.对人事档案管理工作改进策略的思考J.桂林师范高等专科学校学报(1). 6李海燕.当前人事档案管理存在的问题及对策J.兰台