医院人事档案管理的数字信息化运用论文.doc

医院人事档案管理的数字信息化运用论文 【摘要】人事档案管理作为医院管理工作的基础构成有推动医院良性运转的作用人事档案作为各类事业单位有效开展人事管理工作的基础性内容涵盖管理对象的个人身份、工作经历及学历等内容是个人成长与发展的准确、实时记录者另在社会保障及职称评定等方面同样发挥着举足轻重的作用在当前社会经济及数字信息化技术深层次、全面化发展的大背景下人事档案工作发生了实质性改变数字信息化已成其必然趋势本文针对新形势下的医院人事档案管理工作就其数字信息化建设与应用路径作一探讨 【关键词】医院；人事档案管理；数字信息化；运用 当前在我院各级医院的人事组织与管理工作当中人事档案管理凭借其基础地位与作用在其中发挥着十分重要的促进作用与影响无论是在医院岗位分配、人才录用方面还是在职称评定工作中均提供了能够较好满足实际需求与要求的信息支持所谓人事档案实际就是在一定时期内对档案拥有者的各方面经历（如工作、生活等）给予的一种的全面、流程化、系统化反应针对医院人事组织部门来讲其通过对各项所需人事档案内容的调阅能够从整体上、全局层面对本部门旗下各工作人员的既往经历以及当前工作实况等内容有一深刻、细致的了解因而能够根据当前实况与需要更好的开展各项能够较好满足当前需求的人事管理工作推动人力资源工作的规范化、合理化实现人事档案管理的科学配置最大程度提升医院管理水平提高各业务层面的实践操作能力伴随我国当前医疗机构体制改革的持续深入此背景下的医院人事档案管理与数字信息化技术整合显得尤为迫切格外重要有效重大的现实意义与基础作用针对各级医院来讲应结合自身实况及未来发展需要切实采取各项有效措施对数字信息化资源进行持续、深入、全面性挖掘最大化发挥其功效为医院发展及人事档案管理提供更好、更加优质的服务 1.医院人事档案数字信息化的基本内涵 1.1人事档案数字信息化的基本定义 所谓人事档案数字信息化从本质上来讲即以当前计算机科学技术为基础与轴心秉持数据库技术发展趋向并在信息网络技术不断增强的综合大背景下通过系统的多元、深层整合而逐渐发展成熟的一种新兴的能够较好满足今后需要的档案管理模式在实际运行中基于人事档案管理需要通过将相关数字信息内容进行有效整合能把各种多题材、多形式的档案内容以一种更为先进、更加高效的数字信息化的形式不断记录下来并予以保存然后用数据库所具有的庞大功能体系对这些数字化档案内容进行集中化、规范化、系统化管理此外在得到相关授权的基本情况下利用内置的网络接口在网络平台上能够对所需内容进行实时、准确、细致化查阅还能根据实际需要进行调用因而具有较高的资源共享水平较强大的人事档案管理效率 1.2医院人事档案管理数字信息化的基本内涵 （1）在医院所开展的各项人事组织工作中人事档案的组织与管理为基础内容同时还是其开展工作的前提条件无论是在预测、人事决策方面还是在各项管理活动中均发挥着举足轻重的作用在人事档案管理工作中运用数字信息化技术能显著提升整个人事档案工作的运作效率与管理水平还能将人事档案信息资源所具有的内外作用、价值、效能以一种最为直接、最有效的方式展现出来 （2）医院人事档案管理过程中通过数字信息化管理方式、方法、模式的系统化运用能够充分发挥医院当前各方面优势依托自身软、硬件资源将有关人事管理的各方面内容高效化、深层次、准确的完成比如数据资源录入、数据储存、信息查询及档案调用等而通过将档案信资源进行规范化归类与整合所构建完善的、先进的、实用的人事管理系统能够实现人事档案管理整体工作量的大幅降低实现从繁到简的跨越此外还能及时录入各类新生成的人事信息因此通过数字信息化的运用能大幅提升人事管理工作时效性 （3）呈信息数字化状态的医院人事档案资源不仅便于查阅与调取而且还方便保存与运输对于既往纸质档案信息资源所存在的诸如调用投递不便、遗失、磨损等问题能够较好的将之避免与消除此外通过数字信息化管理能通过多种方式维持档案资料内容的完整性与保密性如授权访问、系统加密等所以在医院人事档案管理中运用数字信息化技术能大幅提升前者使用的安全性、完整性与便捷性 （4）无纸化办公是当前企事业单位积极推崇的一种办公管理模式而将数字信息化技术应用于医院人事档案管理中能大幅减少纸张使用量诸如云储存等工具能够实现各类资源的可重复利用因而在人事档案管理过程中能使其各项管理成本得到大幅降低 2.医院人事档案数据信息化管理中的突出问题及原因 2.1缺乏长远发展规划 针对发展规划来讲实际就是为了能够达成人事档案数据信息化管理目标而制定的中长期任务目标对于医院人事档案工作而言如若其未能制定科学、长远的发展规划或在实际运营中与之相背离那么医院在此领域实际管理建设当中便无法从真正意义上做到从实际出来也就难以切实有效、高效性调动医院各方面资源（如人财物、政策等）除此之外如若为制定合理的发展规划那么随之向对应的信息化管理意识、制度等内容也就无法真正意义上做到与时俱进长此以往现实需求越发难以得到满足当前在全部开展人事档案数据信息化建设的医院当中指定有全面信息化规划的占比为41.23%制定有发展规划但不全面占比为34.56%从整体层面来讲其在规划占比方面还是相对较高的但通过现实调查发现那些制定有相对较全面规划医院以大型化、高水平的综合性医院居多这些医院具有许多先天优势比如软硬件水平再比如资金投入可谓优势显著此外这些医院无论是在数据信息化技术上还是在医院现有管理与医护工作之间的相关衔接与整合方面均已经形成规范、体系已发展成熟；另外需指出的是这些医院在信息化建设基础方面均已经较早完成现今已经有着比较快的、高效化的发展速度与规模而针对那些与之相反在发展规划虽然已经制定但是却未能收到较小效果的医院来讲多为信息化建设整体水平偏低甚至处于停滞状态而且还有着较低的人事档案资料管理工作效率的医院对于这些医院而言他们非常需要借助于数据信息化技术来推动自身的建设与深层发展来提升自身的当前的管理质量与水平但从本质上来讲这些医院在推动自身信息化建设方面未能结合自身实际来开展在实际操作中未能将其落实到实处所开展的信息化建设工作无论是在执行方案方面还是在总体发展方向上均较模糊因而无法切实提升自身的信息化水平所制定的规划好似空中楼阁 .2.2资金投入不足重视程度不高 针对人事档案数据信息化而言其乃是近年来快速发展且已趋向成熟的一种较新型的技术方法同时还是一种比较先进的管理理念在实际数据信息化档案管理过程中要想使其变得质量好、水平更高首先要做的便是切实将陈旧、落后管理意识、观念的改变作为出发点与着眼点能够切实认识到档案管理的内在价值与意义认识到开展此工作的必要性与迫切性然后积极将之拓展对医院现有的各项信息资源与技术进行深化扩展与更新基于此开展全面、系统化的数据信息化建设经相关调查得知缺乏足够重视资金投入严重不足这些已经成为对医院更好发展造成制约的主要因素而且还较大程度影响到了人事档案信息化工作的高效、健康开展医院数据信息化建设必备条件即为信息终端软、硬件的升级、更新与换代提供足够的资金、人力投入加大在网络构建等的资金、技术投入而在实际开展管理工作中其与医院日常医护工作相比较通常情况下处在一种相对次要的地位；一些医院不重视信息化建设将原本用于此领域建设的资金挪作他用通常会将这些资金投入到医院的传统部门或环节中如医药管理、病患诊治等而真正意义上用作人事档案建设的资金可谓少之又少所以许多医院的人事档案信息化建设仅为口头支票并未实质性进展也没有切实性保障为其提供支撑此外一些医院管理者还存在片面、落伍的建设理念与思维比如一些管理者认为只要将网络、相关软硬件等内容搞好便已经算实现了档案信息化其并没有真正意识到在相关维护工作未能跟进或比较缺乏的情况下既有软硬件也无法将其作用发挥出来甚至还会由此而引发严重的档案信息安全隐患 2.3人员素质偏低缺乏复合型人才 在医院人事档案数据信息化建设过程中仅完成软硬件投入是远远不够的若离开人员的支持与支撑那么工作便无法持续进行工作质量也难以得到有效保证经相关调查显示在许多医院尤其是基层医院中其内部设置的档案管理部门较多未得到重视而是出于各类工作中的次要位置在人员安排以及岗位设置方面没有进行深入、系统化研究与分析受此影响此部门的档案管理软件或系统难以将其效能最大化发挥出来其中最为突出而且也是最为重要的问题就是在人事档案工作各核心岗位上大多为一些年级偏大的人员这些人员对档案数据信息化认识不深行动力不足学习与应用档案信息化系统效率较低此外这部分人员存在并不合理的档案信息管理知识结构通常并非专业、系统化知识的档案管理人才仅为其它行政或后勤部门中以转岗方式来负责管理档案的人员其在档案管理上往往不够专业也缺乏精准性因此面对当前日益发展与更新的人事档案管理工作会出现无法适应的情况 3.医院人事档案数据信息化建设与应用对策 3.1完善管理制度建设始终秉持数据信息化人事档案管理意识与理念 在建设医院档案管理数据信息化过程中各项工作的前提内容便是提升档案管理人员对档案工作的认识度、重视度与理解度始终秉持正确的信息化管理理念制定与医院实需相符的信息化建设制度所以针对医院管理部门而言需积极与既有信息化建设资源相结合与政策资金相融合制定合理、规范、科学的短、中、长期发展规划真正落实医院人事档案管理数据信息化建设工作此外在执行中医院需要对医疗改革未来发展趋向进行深入研究对医院当前人事管理工作基本要点、宗旨、特征等开展全面、系统化分析针对档案信息管理查阅、调用及转入等环节制定满足当前与今后发展要求更为科学、详尽的管理规范切实规避随意篡改、编造档案的行为另外还需积极完善各项流程避免档案丢失通过构建规范化的人事档案运作与管理制度提升此方面的实际安全性、高效性与完整性 3.2适当性增加资金投入提升信息化人事档案综合利用率 首先对于医院而言需以全国档案系统信息化建设实施纲要为基础遵照其中所给出的相关规定与要求为更好开展人事档案管理工作提供专业机房为数字信息化档案管理工作的高效性、专业性提供切实保障医院须加大投资为档案管理部门配置更为先进的档案管理软硬件设备比如档案管理系统、速印机、电脑登为医院更好发展人事档案数据信息化管理提供充足、基本的物质基础其次人事档案利用上需确保各项内容的完整性与性还需保证其动态性与全面性把医院人员各方面信息均详细记录下来如业务能力、思想道德及个人经历等利用医院局域网将人事档案与医德医风考核档案、生技术考核档案连接在一起在制式统一的数字化档案当中有目的性的划归人事档案信息提升人事档案实用性增强其准确性强化其即时性加大其边界性使之能更好、更为准确、更加细致的记录干部信息为组织培养工作的更好开展为优秀干部的选拔提供切实性便利 3.3增强人员素质切实落实人事档案信息化工作 当前在数字信息化技术大发展的社会背景下在医院人事档案管理工作中为了能够更好、更加全面、细致的推动此方面的建设提升其质量与水平首先须从管理者做起积极引导他们重视人事档案管理工作多在管理档案工作中运用各种实用、高效的数字信息技术首先对于人事档案管理人员来考量需以一种自觉、主动、积极的姿态来提升自身的理论知识水平与强化各方面操作技能不断丰富自身知识深度做到从整体上、从全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、对各种事件的综合分析能力等）除此之外在日常管理工作中还需重视并善于运用各种先进的数字软件在人事档案管理实践当中全面、深入掌握各种先进的、能切实满足使用需求的信息管理技能医院可根据当前实况积极组织相关人员以定期或不定期的方式组织各种有关人事档案管理知识学习、技能掌握的培训活动增强相关人员的业务水平与操作技能 4.结语 综上在医院人事档案管理中通过数字信息化管理的运用能使整个医院人事档案管理工作变得更加准确、更具效率这与时代发展要求也相适应将数字信息化应用于医院人事档案管理中除了可以实现医院人事档案资源的充分利用外还能最大程度提升医院工作人员的工作质量与效率乃是一种有效且与当前管理要求相符、相适应的管理方式将数字信息化技术运用于医院人事档案工作当中能将传统档案管理中诸多不足以最高效、最合理的方式解决掉因而