于项目原始资料保管及备案的规定.doc

采购员地产发展集团园林公司文件 地产尚字20110号 关于项目原始资料保管及备案的规定第一部分、背景说明目前，项目成本（尤其是零星成本）产生后，公司本部未能及时获取相关信息及资料，造成成本数据滞后和失真，无法及时掌握项目成本动态情况。为改变此局面，特作以下规定。第二部分、具体内容一、单据报备流程原件24小时内工程类单据：扫描件48小时内项目施工员工程部总部资料员项目资料员原件7个日历天内扫描件24小时内采购类单据：扫描件48小时内仓管员采招信息员原件8个日历天内原件7个日历天内二、单据范围（所有工程成本及费用）单据类别范围（包含但不局限于以下内容）对甲资料原件工程施工委托书、增减工程通知单、工程联络单、设计变更单、签证单、工程进度表、完工实地图片（含隐蔽完工图片）、扣款单成本类原件(对班组)零星派工单、机械使用纪录、增减工程通知单、工程签证单、扣款单、隐蔽验收图片采购类原件送货单、退货单费用类原件五项费用、房租、水电及押金等所有工程费用备注：其他临时要求的相关原始单据也需按上述时间报备。三、单据报备及保管分工要求1、项目施工人员：（包括施工员、工程师及项目负责人）所有项目相关的工程成本及费用，一旦发生，相关经手人必须第一时间（48小时内），将全部完整有效的单据交到项目资料员。需要由仓管现场检查签单的，项目相关负责人必须提前通知仓管员到场检查，仓管员根据实际检查的结果进行签单。2、项目资料员：各项目资料员作为单据指定提交人，必须在相关成本费用产生的48小时内，将相关单据扫描后发给工程部资料员（扫描件如需录入成本系统，须同时在48小时内上传），原件于7个日历天内上交。并要求每天下班前将更新的成本台账发给工程部资料员，同时抄送财务部成本会计人员及对应项目成本核算人员。3、工程本部资料员及采招信息员：工程部本部资料员作为工程单据指定接收人，采招信息员作为采购单据指定接收人。其中采购原始单据（如原始单据上交财务了，则留复印件）要求保存至少5年。必须每天分项目按时进行归档。实际提单付款时，必须核对原始单据与扫描归档资料相符后，才能提交付款单。所有项目资料员（采购员）上交的原始单据，必须有日期签收记录并保存5年。所有成本与结算资料，按项目分类装订保存至少5年，如有转移或销毁，需按单据销毁流程申请，如有岗位转移需作移交，否则视情节加以处罚。4、仓管员：仓管员接到通知，须第一时间赶到现场核实数量并据实签署意见。仓管员须将签字的一式三联送货单等原始单据及时（收货后扫描件24小时内，原件7个工作日内）移交采购员。5、采购员：采购员将原始单据及时（收货后扫描件48小时内，原件8个工作日内）移交采购信息员，异地项目扫描发邮件。单据移交时，必须做好签收记录，写明登记日期，以便追溯。采购员发票提供不及时，一律不允许付款。供应商需代开发票的，按发票金额的税率叠加10%的手续费，在付款金额中扣除四、责任考核1、项目现场环节所有原始单据扫描件漏报或超48小时（以邮件时间为准），并对项目负责人处罚100元/单，甲方资料缺少的处罚200元/单。凡是需要仓管现场验收的零星用工及机械等，项目负责人须提前通知仓库按时到场核实签字。金额低于1000元的零星采购单，经仓管电话委托后可以由现场工程师代签，事后仓管补签意见，其他的一律不允许代签。2、资料管理环节每季度对有关人员进行“原始单据管理情况”进行检查，对单据管理较完善的个人进行通报表扬并给予一定的物质奖励。对因单据缺失或错误所给企业带来经济损失的，对个人进行通报批评，并视情节严重程度给予必要的经济处罚。五、考核归口部门1、每季度由管理部组织各部门检查原始档案的归类、整理及保存情况。2、考核程序：各岗位做好登记明细表，每月底提交管理部；管理部汇总，并于每季度初的5日前通报上季度情