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公共图书馆档案管理工作探析论文 21世纪经济全球化和信息网络化已成为一种世界发展的大趋势在社会竞争空前激烈的今天各个领域的建设都开始迈向信息化档案事业的发展也不例外然而许多公共图书馆因为历史原因档案工作并未随着时代变迁而有所改变档案的利用开发渐渐不能满足现今工作需要 1公共图书馆档案管理工作现状 档案是公共图书馆各部门职能活动形成的原始记录是图书馆开展各项工作的重要依据然而档案工作通常又只作为图书馆日常工作的一部分很多公共图书馆的档案管理工作都存在如下问题 1.1档案管理不规范 1）档案管理制度缺乏许多公共图书馆是几十年甚至上百年的老馆早期档案工作相对单纯只有党政、人事、财务及业务之分且因没有专职档案人员档案意识不够档案在收集、鉴定、整理、归档等工作环节缺乏相应的制度 2）档案收集不完整、整理不规范由于缺乏专职档案人员和相应的档案管理制度档案收集工作不到位没有固定收集时间、收集范围导致收集到的档案结构不合理、不完整文书档案仅将党政文件及业务文件分开党政文件只用编号文与非编号文分卷没有系统分类保管期限划分没有统一标准业务文件更是散失不全保管混乱档案无法系统、完整的反应图书馆历史面貌、职能活动和发展情况不能发挥其重要作用 3）硬件设施缺乏、档案保存不规范由于历史原因公共图书馆人事档案、财务档案多由人事和财务部门自行管理文书档案由办公室兼管作为办公室业务工作的一部分而没有专职档案人员、专门的档案室、甚至密集架等存放档案且因人们对档案工作不够重视资金投入不足档案装订整理等设备无法及时更新档案装具老旧防火、防盗、除虫、通风等保管条件得不到改善限制了档案工作的快速发展 1.2档案散失严重开发利用滞后 档案具有原始记录性图书馆文书档案以纸质文档为主但由于档案意识不足许多应归档的文件分别由不同经办人自行保管档案收集工作不到位档案人员移交工作不规范档案保管不善或者人为损毁等纸质档案散失严重在电子信息化快速发展的今天传统的档案管理模式已经无法满足人们的需求然而部分公共图书馆档案激增尤其是电子档案的大量产生图书馆档案的价值鉴定工作变得更加繁重困难档案人员在开展鉴定工作的时候习惯性地采取“多多益善宁重无漏”的方式并且在判断档案保存价值划分保管期限时对划分难度大的文件不重视不做具体分析给予过长的保管期限任由图书馆档案无序增长造成档案堆积占用空间档案分类混乱没有实现文档一体化也导致查找困难开发利用率极低 1.3档案人才队伍建设有待加强 档案人才队伍建设是图书馆档案信息化建设的重要组成部分公共图书馆现有档案人员兼任多、专任少档案意识薄弱既熟悉档案业务又精通信息技术应用的复合型人才凤毛麟角同时图书馆档案管理人才的引入机制、激励政策有待完善 2采取有效措施提高公共图书馆档案工作水平 2.1完善档案管理相关制度、实现文档一体化 1）完善档案管理制度图书馆档案工作因由专职档案人员管理制定相应档案管理制度各部门兼任档案管理人员积极做好日常收集工作制度要统一收集时间、收集范围、鉴定方式要制定整理分类方案提出保管措施 2）与时俱进以件代卷重视电子文档作用随着时代进步信息化越来越多的体现在我们的日常工作中纸质档案不断增加电子档案也随之增多档案工作应与时俱进现今档案管理提倡以件代卷图书馆档案工作也应当在立卷上进行改革不单一保存纸质文件要重视电子文档作用积极实现文档一体化 2.2加大投入提高开发利用率 1）重视档案管理加大资金投入新时期新事物不断涌现科学技术发展迅猛过去旧的档案管理技术、设备已经不能满足档案工作开展的需要图书馆档案管理系统也需要更新、升级帮助图书馆档案工作者快速有效地进行档案管理图书馆应不断更新、完善档案管理工作的基础设备设施如设置专门档案室购置密集架、专用档案盒、档案装订机器等；同时采用先进的技术手段管理档案充分利用文档管理系统从收集到保管上保证档案管理的规范性、系统性和完整性因此图书馆的档案负责人应随时关注市场上已经开始使用的新技术、新设备通过各种渠道及时引进并组织档案人员学习、使用更新原有的档案管理系统为档案工作者需加强信息技术管理和运用的能力提供最优的平台使其更好地管理档案为档案开发利用创造条件 2）提高档案的开发利用率档案是图书馆历史活动的反应是图书馆工作开展的原始凭证尤其是业务档案能为图书馆发展和建设提供重要依据和参考素材具有重要的参考价值图书馆档案人员应重视收集工作查遗补漏在丰富馆藏的同时合理化档案结构；建立档案信息系统完善检索、借阅、复制、归档流程；增强服务主动性及时、有效的为图书馆日常工作提供服务积极提高档案利用率使档案在图书馆工作中发挥最大价值 2.3加强档案人才队伍建设 新时期图书馆档案工作面临许多新问题、新情况、新要求传统的档案管理在内容和方式上都不适应新时期的发展图书馆档案的工作环境也具有了多样性和复杂性图书馆必须加强档案人才队伍建设不断探索新形势下图书馆档案工作的新思路、新方法开拓图书馆档案工作的新局面 1）提高档案人员服务意识图书馆档案工作者应提高公关服务意识增强服务主动性积极与各部门沟通协调了解文件价值及时收集应当归档的文件并做好鉴定分类工作为查找利用提供服务 2）提高档案人员业务能力档案管理工作人员要在继承传统档案工作理论的条件下提高业务能力利用先进技术结合图书馆发展现状改进档案工作如档案的整理、著录目录、索引的编制排卷以及电子文件的归档等；要了解电子文件的特征掌握电子文件的收集、整理、鉴定以及保护、利用等知识和技术；要具备较强的组织管理能力和分析能力事物发展复杂多变要学会正确判断档案的价值；要具有独立从事和指导档案业务工作的能力 3）加强培训公共图书馆档案工作水平的提高在很大程度上决定于档案工作人员素质的提高图书馆可以根据自身的实际情况对档案部门的人员进行专业、专题的知识培训使其不断更新观念学习新知识掌握新技能使档案人员进一步提高自身专业知识水平更好地适应图书馆和社会的需要；可以借鉴和学习国家机关、事业单位以及国内外大型图书馆管理档案的先进经验和技术向本单位档案人员传授或者安排他们外出学习；可以进行双向互动培训即对内部档案人员进行现代档案管理必备的知识的培训尤其是外语和计算机管理知识对本单位的计算机技术人才进行档案专业知识的继续教育帮助他们掌握档案管理的基本理论和管理技术使其已具备的计算机技术能够与档案专业知识有机结合加快档案信息化的进程使现代信息技术更好地为档案工作服务不仅如此学习好计算机技术能及时有效的处理计算机中毒、档案信息系统损坏等问题也间接为公共图书馆电子档案安全性和问题发挥巨大作用 4）积极引进档案人才对于档案人员的录用应当严格把关广开选人渠道招揽优秀的档案人才 3结语 随着科学技术的迅猛发展人类社会进入新时期档案工作内容日趋复杂从内容到方法上都发生了很大变化公共图书馆档案部门应积极配合其他部门的工作结合实际积极主动地为图书馆服务要加强单位内外档案、资料的收集、开