文书档案管理办法及实作.ppt

学校文书档案管理办法及实作 档案管理与我们的生活息息相关 档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 文书档案是指在公务活动中形成的 办理完毕 具有保存价值 应保存的各种纸质文件材料 学校各类档案是指在教学 科研 党政管理及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式 不同载体的文件材料 一 严格登记 及时收集收发文件的登记是保证机关单位主要文件的齐全完整的保障 及时收集是确保归档资料齐全完整的关键 收集 整理 归档 上架 查询 开发 二 确定归档和不归档的范围1 避免 有档不归 有文必归 2 与本部门工作有联系的必归 与本部门工作没有联系的不归 3 重分文件 临时性 一般性文件的历次修改稿等不归 三 保管期限按照1987年国家档案局发布的 关于机关档案保管期限的规定 文书档案的保管期限分为永久 长期和短期3种 永久为50年以上 长期为16 50年 短期为15年以下 四 归档文件的分类归档文件的分类是指对归档文件的实体分类 即将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 年度 组织机构 问题 和保管期限作为通用的分类方法 如 年度 机构 保管期限分类法 年度 问题 保管期限分类法 年度 保管期限分类法等 按年度 发文机构 保管期限分类法 2005年 校发 党发 永久 长期 短期2006年 校发 党发 永久 长期 短期年度 问题 保管期限分类法 2005年 部门总结 计划 永久 长期 短期2006年 班主任工作 永久 长期 短期 分类方案的最低一级 归档文件的排列归档文件的排列是指在类目内 根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程 先按事由原则 将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列 同一事由内归档文件的排列 最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列 也可按文件的重要程度排列 五 归档文件的整理单位1 件 即归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件的正本与底稿为一件 正文与附件为一件 正文与文件处理单为一件 复制件与原件作为一件 转发文与被转发文为一件 报表 图册 名册等按本来的装订方式一册或一本为一件 2 文件的修整包括对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易退变的文件进行复制 去除文件上易锈蚀的金属物 可采用不锈钢订书钉 对过大的文件进行折叠等 3 文件的装订 归档文件材料修整完毕 对它们进行排序后 从实体上最终确定 件 的形态 六 归档文件目录归档文件目录的项目包括件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注等项目 七 备考表备考表放在盒内所有归档文件之后 用以对盒内归档文件进行必要的注释说明 八 档案盒格式 归档文件的装盒需要注意的几个问题 1 归档文件要按件号的先后顺序装入档案盒 2 归档文件目录 备考表 档案盒封面及盒脊项目要填写清楚 规范 字迹材料要符合要求 3 同一事由的归档文件尽量在同一盒内 4 不同年度 不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒 九 档案兼职员职责1 切实加强档案意识 从文件材料形成之日起即做好收集 积累工作 确保文件材料的齐全 系统 完整 2 按照本单位 部门兼职档案员的要求