建设项目管理中的档案管理研究论文.doc

建设项目管理中的档案管理研究论文 1建设项目管理中档案管理的重要性 建设项目中的档案资料是工程的重要资料项目档案既记录着工程建设过程中的史实又是建设项目竣工后建设单位进行维修及改建等工作的重要依据对建设项目的管理有很大的作用为了能够保证建设项目档案的系统、完整、准确促进建设项目管理中的档案管理规范化提高建设项目档案管理水平我国档案局制定了重大建设项目档案验收办法大力开展建设项目档案管理的业务指导与执法检查活动在重大建设项目档案验收办法中规定档案验收是项目竣工验收必不可少的一项工作没有经过项目档案验收或者项目档案验收不合格的建设项目不能通过整个建设项目工程的竣工验收由于项目档案验收对整个建设项目的竣工验收有着决定性的作用充分体现了项目档案管理在整个建设项目管理中的重要性因此切实做好建设项目管理中的档案管理工作是建设单位不可忽视的课题 2现阶段建设项目管理中的档案管理现状 2.1建设项目管理中的档案管理意识薄弱 现阶段很多建设项目单位的档案管理意识比较薄弱没有充分认识到项目档案管理工作的重要性在建设项目管理中总是存在一种重建设、轻档案的思想建设单位的领导及管理层都没有认识到建设项目档案是整个建设项目管理的重要依据对建设项目档案管理缺乏责任感尤其是在建设项目施工中因为建设施工的任务比较重、项目较多所以建设单位的领导层都比较重视工程施工的质量与进度等往往忽视了建设项目的档案管理工作没有将档案管理工作落实到位建设单位通常在建设工程快要完工的时候将档案管理纳入每日议程中这样就不能够保证项目档案的准确性与性从而影响到日后建设单位对建设档案的使用对建设工程质量不能完全保证 2.2项目档案管理的机制不健全运行机制不完善 在重大建设项目施工建设中涉及到的工程参建单位会比较多比如说建设项目的法人、施工、设计等工程参建单位由于建设单位的项目档案管理机制不健全档案部门虽然制定了一系列档案管理规章制度但是存在着形同虚设的现象在工程建设中没有形成有效的管理机制使得建设单位对档案管理制度的执行力不够再加上建设总承包公司对建设项目的档案管理任务分配不明确不能够很好的协调档案管理工作不能形成良好的档案管理网络对每个职能部门的职责划分不明确部门之间缺乏一定的沟通与配合这样就直接造成了建设项目的文件材料管理不顺畅档案的完整性得不到保证最后对建设项目的档案收集、整理及归档工作造成很大的影响从而影响到建设工程质量由于建设项目管理中档案管理的运行机制不完善在建设项目开始建设时建设单位很容易忽视项目档案的管理工作从而忽视建设项目各个环节中文件及资料的形成、积累以及整理归档的过程；还可能导致大部分的资料分散在各个分包单位在工程竣工时如果建设单位没有提前去收集档案资料等工程竣工之后收集这些资料的难度更是难上加难；还可能造成工程建设的监督不足建设单位没有按照国家的档案管理规定进行整理监督不力致使建设项目施工的档案资料收集零乱 2.3建设项目管理中的档案管理缺乏保障机制 由于建筑施工单位和监理很多时候都是采用比较灵活的用工制度而项目档案管理经常会被认为是一项没有很高技术含量的工作最后致使专职管理项目档案的人员越来越少建设项目工程的档案资料比较多而档案管理人员较少使得一个档案管理人员兼职管理档案较多人员流动比较频繁现阶段很多建设单位没有将比较重要的工程档案文件的形成、积累以及整理归档纳入到相关档案管理人员的职责范围这样就很很容易造成档案资料的流散由此可见我国的很多建设单位在建设项目管理中的档案管理缺乏一定的保障机制建设单位应该对档案管理工作予以重视 3加强建设项目档案管理的具体措施 3.1完善建设项目的档案管理制度 档案管理部门应该根据本单位建设项目的实际情况制定一系列可操作的规章制度对建设项目档案的收集、移交、整理等管理工作提出具体的要求从而保证建设项目的档案管理有效执行完善建设项目的档案管理制度需要由建设项目单位带头建立项目档案管理网络从而要求项目的施工单位、设计单位等配备专职档案管理人员负责项目建设期间的工程档案资料的收集、整理及归档建设单位还应配备一个专职项目档案主管人员来负责项目档案工作做好整个项目工程档案管理的统筹与协调工作明确分配档案管理部门的职责将档案管理工作真正的渗透到项目建设的每一个建设环节通过建设单位的对项目档案管理进行统一领导、分级管理整个项目工程的档案资料将会完全处于受控的状态有利于建设单位对项目档案的收集、整理及归档确保了项目档案资料的完整、准备 3.2提高项目档案管理意识 在这个信息化时代及时的信息能够对增强建设项目管理人员的档案管理意识建设单位应该充分的利用报刊、电视等媒体将与项目工程档案的有关的重要信息传播出去建立一个档案管理信息化共享平台通过法律的手段对每一个建设单位的职责要明确利用管理人员与系统的有效结合从而增强建设单位档案管理人员的管理意识现代建设项目工程的档案管理也需要与当地的经济发展相适应建设单位应该加强对项目工程的关注及时将有关信息化的有关消息反映到建设单位的管理层管理层应该将这些信息化消息加以提炼应用到建设项目的档案管理规定中从而提高项目工程档案管理人员的管理水平 3.3档案管理部门应当参加建设项目的竣工验收 对建设项目的工程档案审阅是工程竣工验收中的法定内容档案管理部门应当参加工程的竣工验收能够让档案管理部门充分认识到档案管理在整个项目建设过程中占有的重要位置从而引起档案管理部门对今后档案管理工作的重视对于建设项目验收过程中发现的有关于档案管理问题建设单位的档案管理部门应该要及时的解决档案管理部门要对档案管理坚持高标准、严要求才能够在一定程度上保证项目档案的质量 4结语