行政管理制度.doc

i 目目 录录 第一部分第一部分 行政管理制度行政管理制度 1 第一章 员 工 守 则 1 第二章 员工礼仪规范 3 第三章 考勤 请休假管理制度 6 第四章 着装管理规定 11 第五章 办公用品 礼品及库房管理规定 15 第六章 例会管理规定 19 第七章 计算机管理规定 25 第八章 车辆使用管理制度 29 第九章 文档管理制度 32 第十章 书籍 报刊管理制度 36 第十一章 规章制度制定与修订流程 37 第十二章 会签制度 40 第十三章 5S 之清扫清洁 整理整顿及质量管理规定 42 第十四章 奖惩管理制度 47 第二部分第二部分 人力资源管理制度人力资源管理制度 57 第一章 招聘录用管理制度 57 第二章 入职引导 60 第三章 培训管理制度 61 第四章 绩效管理制度 66 第五章 薪酬福利管理制度 73 第六章 员工异动管理制度 76 第三部分第三部分 财务管理制度财务管理制度 88 第一章 费用报销 借款管理制度 88 第二章 固定资产管理制度 100 1 第一部分第一部分 行政管理制度行政管理制度 第一章第一章 员员 工工 守守 则则 一 遵守国家法律法规 遵守本企业规章制度以及所属部门的各项管理细则 二 严格遵守公司作息时间 按时上下班 不得无故缺勤 迟到早退 三 爱护公司财产 爱护使用办公用品 办公设备 节约使用水 电等能源以及各种办 公 耗材 不得损坏公司财物 四 工作时间内不得吃零食 睡觉 不得处理私人事务 不得登陆与工作无关网站 不得非 业务需要饮酒 五 不得使用公司电话处理私人事务 不得在办公场所会私客 六 保持办公环境安静 不得大声喧哗 嬉笑打闹 影响他人办公 七 保持办公环境干净整洁 室内物品 办公用品 桌面摆放整齐有序 不得杂乱无章 下 班前放置妥当所有文稿 以防遗失 泄密 八 遵循公司利益第一的原则 自觉维护公司的利益和形象 不得散布对公司声誉不利的言 论 九 严守公司的商业秘密 严禁将公司机密泄漏给任何人和单位 十 同事之间团结合作 互相尊重 互相支持 不得搬弄是非 背后议论上司和同事 不得 对同事或上司使用辱骂性语言 十一 不得从事旨在为个人谋利而危害公司的业务或兼职 十二 员工工资严格保密 任何人不得私下互相打探 讨论 员工守则员工守则 违规事项的解释违规事项的解释 一 员工出现违反国家法律法规情况 公司将全力配合政府对违规员工的惩处 员工违反本 企业的规章制度以及所属部门的各项管理细则 则严格按照各项管理制度及部门管理细则的 2 规定结合公司其他奖惩制度 进行违规处罚 二 对于旷工 迟到 早退情况的处罚 严格按照 考勤 请休假管理制度 的规定执行 三 对于任何公司财产的遗失或损坏 均须照价赔偿 四 工作时间吃零食 睡觉及登陆与工作无关的网站罚款 20 元 工作时间内处理私人事务 及非业务关系饮酒 罚款 50 元 五 使用公司电话处理私人事务及在办公场所会私客 罚款 30 元 六 在办公环境内大声喧哗 嬉笑打闹 影响他人办公 罚款 30 元 七 对于各种物品文件的摆放及卫生情况严格按照 5s 规定执行 八 公司员工若出现对公司形象不利的行为 语言记过一次 若散布对公司声誉不利的言论 对公司或公司员工采取危害性举动 将予以开除 九 公司员工若出现泄露公司机密等情况 将予以开除 并需赔偿对公司造成的一切经济损 失 十 公司员工若出现背后负面议论上司和同事者 将予以罚款 20 元 若出现对上司或同事 使用辱骂性语言 将予以记过一次 十一 若员工从事危害公司的业务或兼职 则予以开除 并须赔偿对公司造成的一切经济损 失 十二 员工出现互相打探工资者 对于打探者罚款 50 元 3 第二章第二章 员工礼仪规范员工礼仪规范 一 仪容仪表一 仪容仪表 1 注重仪容仪表 体现美观大方 2 头发保持清洁 发式大方 不提倡染发 男职员的头发不得过耳 女职员长发需盘头 佩戴头花 3 保持面部清洁 男职员每天剃须 女职员所用香水味道清新淡雅 4 服装平整 挺括 无皱褶 无掉扣 5 员工着西装时配深色皮鞋 袜子以深色为宜 无破损 长度以抬腿时不露出皮肤为准 男员工的领带无脏污 破损 不可歪斜松驰 在佩戴领带时 扣好衬衫所有纽扣 6 女职员着裙装时配肉色丝袜 秋冬装可配深色 及深色皮鞋 丝袜无勾丝 脱丝现象 袜口高于裙子的下摆 鞋跟不高于 6 CM 7 员工工作卡 项目工牌 端正佩戴于左胸前 男职员佩戴于西服或衬衫的上口袋 女职 员佩戴于衣服翻领 1 2 处 秋冬装 或衣襟上部左侧 夏装 8 皮鞋保持光亮且无破损 9 指甲干净 修剪整齐 不涂带有暗色的指甲油 二 二 电话礼仪电话礼仪 1 及时接电话 勿让铃声超过三遍 迟接电话须表示歉意 2 接电话时声音清晰 底气充足 富有激情 若为外线时答 您好 银海世邦 或 您好 项目名称 内线时答 您好 部 若对方没有回答 应继续问候 您好 连续三遍 您 好 后仍无回应 可就此挂断电话 避免使用 喂 需转接或叫他人听电话时 先说 请稍等 所要转接的人不在时 应礼貌询问对方是否需要转达 需要时记清转达内容 及时转达 3 接听电话时 仔细倾听对方讲话 避免在对方未讲完话时打断 对方声音不清楚时 善 意提醒 4 在通话过程中注意声音的控制 语气 语调以及表达的准确度 谈及的事情较复杂时 可重复关键部分 力求准确 4 5 对外拨打电话应选择适当的时间 公务电话尽量打到对方单位 最好避开临近下班的时 间 若确有必要打往对方家里时 注意避开吃饭或睡觉时间 6 电话接通后首先自报家门 若拨打手机 询问对方是否方便 在对方方便的情况下再开 始交谈 7 谈话结束后 要表示谢意 道 再见 后轻轻放下话筒 三 三 行为举止礼仪行为举止礼仪 1 对外交往中 员工应举止端庄 仪态大方 自然诚恳 客人来访时热情接待 不以貌取 人 客人等待时 可取公司资料 简介等给对方阅读 不冷落客人 2 行走时挺胸收腹 脚步轻快 自然目视前方 与客人交错而过时 面带笑容 点头示意 在办公区域行走 脚步轻稳 遇急事可加快步伐 不可奔跑 3 站立时 挺胸收腹 目光自然平视 双手自然放于小腹前 不 抱在胸前或放置于后 4 坐下时应从椅子左边入坐 保持上身挺直 坐姿端正 不前俯后仰 站起后把椅子放回 原处 5 遵时守约 树立严格的时间观念 参加活动或约见客户 提前几分钟或准时到达 若不 能准时到达 提前说明并表示歉意 对于承诺的一切问题 问题处理过程中 主动反馈 按 时处理或解决 没有把握的事情 不轻易对外承诺 四 四 待客礼仪待客礼仪 1 接待客户要主动上前打招呼 发挥自身的主观能动作用 主动为客户服务 客户离去时 送至门口并礼貌道别 2 对待不同的客户要一视同仁 热情接待 与客户谈话时态度和蔼 恰当使用文明用语 话语亲切体贴 举止大方 3 向客户介绍情况时按照统一口径 实是求事 恰如其分 不做盲目承诺 4 工作繁忙时不厌烦 不急躁 坚持态度和蔼 办事认真 与客户发生误会或遭遇不礼貌 言行时 要有较高的品德修养 平心静气 耐心进行说服解释 尽量消除误会 使问题得到 妥善合理的解决 五 五 职业道德职业道德 1 提高个人素质 讲究仪表仪态 5 2 热爱本职工作 树立起职业责任感和职业荣誉感 3 努力学习 钻研业务 熟练掌握岗位技能 不断提高自身业务水平 4 自觉遵守国家法律 法规 遵守社会公德 遵守本企业的各项规章制度 5 真诚待人 团结同事 互相尊重 互相理解 团结协作 顾全大局 6 礼貌周到 恪守信用 为客户提供优质的服务 六 六 工作要求工作要求 1 日常工作严格按标准化流程进行 上司布置工作应思路清晰 表达准确 并积极创造良 好的工作氛围 下属要服从分配 认真负责 按时按质完成工作任务 2 鼓励员工扩大职务视野或提出工作建议 主动收集有关资料 重要信息 及时上报 实 事求是地揭露管理工作中的弊端与错误 提高公司经营效率 3 严格遵守本公司的规章制度和劳动纪律 按时上下班 上班时间不处理私人事务 不对 外泄露本公司商业秘密和其他保密信息 4 保持工作环境干净 整洁 安静 舒适 七 违规处罚七 违规处罚 1 女员工上班时间必须化妆 若不化妆每次处罚 100 元 2 未按要求接听电话者 每次处罚当事人 50 元 3 违反着装规定者 按照 员工着装管理规定 进行处罚 6 根据现有公司岗位设置以及薪资标准的设置 现将根据现有公司岗位设置以及薪资标准的设置 现将 考勤 请休假管理制度考勤 请休假管理制度 进行修订 进行修订 第三章第三章 考勤 请休假管理制度考勤 请休假管理制度 一 目的一 目的 确保公司工作的正常开展和经营业务的持续运行 二 范围二 范围 公司全体员工 三 职责三 职责 办公室负责公司总部的考勤 质检部负责项目部考勤 请休假制度的顺畅执行 人力 资源部负责监督检查 四 考勤制度四 考勤制度 1 出勤 1 公司每周为六个工作日 公司总部周日为休息日 项目部人员采取轮休制度 2 公司总部员工上班时间 8 30 12 00 13 00 17 30 项目部的营业时间根据所在项目实际情况由公司确定 质检部根据公司要求书面通知项 目负责人 项目负责人根据实际情况安排本项目部人员的工作时间 报质检部备案 因公回 青第二天早 8 30 之前必须到岗 各项目部负责人在参加完公司集体会议后 次日必须于 8 30 之前准时到岗 3 如当日工作需要未能于工作时间完成者 需加班加点完成 4 因工作需要 全体员工应服从公司临时加班安排 2 考勤 1 办公室负责公司总部员工的考勤管理工作 公司总部员工于早晨上班和晚上下班时间在 公司考勤机上考勤 2 早上员工 因公事或请半天假 不能 8 30 来公司考勤时 应提前经部门领导同意 回 来后按实际到公司时间考勤并写内部通启注明原因提交部门领导签字 后交办公室 3 员工 因公事或请假 17 30 不能返回公司的 应提前经部门领导同意 按实际离开公司 时间考勤并写内部通启注明原因提交部门领导签字 后交办公室 4 项目部员工到公司出勤时按公司总部出勤管理规定执行 5 项目部的考勤由质检部进行视频监控 7 制管理 并在月末将考勤情况提交办公室 a 项目部每月月末将下月的排班情况以书面形 式提交给质检部 如有调休应提前以书面形式报告质检部 b 项目部严格执行考勤制度 员工一律按规定时间上下班 员工互相监督 对违反规定的现象可向人力资源部投诉 对迟 到者由人力资源部当日开具罚单 对早退者由人力资源部于次日开具罚单 3 迟到 早退 不签考勤 员工每迟到或早退一次 扣罚工资 50 元 其它情况不签考勤一次扣罚工资 10 元 4 旷工确认 1 未经批准擅自缺勤 事后无正当理由补假 2 以谎报 伪造证明等不正当手段骗取假期 经部门负责人或办公室核实 3 不服从工作分配或调动 借故不到岗者 4 消极怠工或故意扰乱他人工作正常运行者 5 迟到或早退超过 1 个小时者 6 旷工一次 扣罚工资 100 元 三次或一年内累计旷工 5 天以上者 予以除名 5 培训 在工作时间内参加公司安排的各类培训 按正常出勤记录 6 加班 严格限制员工加班 除国家规定的法定节假日如五一 十一 元旦 春节等办公室员工 加班 出差 外 其它情况均不计加班 7 考勤记录和统计务必真实 准确 由人力资源部负责监督 若发现谎报 隐瞒 伪造 等违纪行为 一经查实 一律按违反公司规章制度处理 8 办公室将 考勤簿 和 考勤统计表 分类归档 年度结束装订成册 五 请休假制度五 请休假制度 1 请假员工请假前填写 请假单 2 凡请假 2 天以内的 任何请假需经部门经理签字 凡请假 3 天 含 以上的 任何请假 需经总经理最后签字审批 将请假单附相关证明报送办公室审核后登记 考勤簿 3 休假期满及时向部门经理销假 提前销假的 应向部门经理和办公室说明实际休假时间 办公室审核后据实登记考勤 8 4 休假未满一天 4 小时以内按半天计算 4 小时 含 以上者按全天计算 5 未按程序事先请休假的 应在当天 8 00 之前电话通知部门经理 再由部门经理通知办 公室 办公室不得代员工向部门经理请假 请假员工在事后第一个工作日 2 小时内及时 补办请假手续 2 小时之后 办公室不予办理请休假登记 视为旷工 6 逾期未归者 事后必须及时补办请假手续 否则视为旷工 7 假别和薪资计扣说明 事假事假 a 员工月薪以每月应实际出勤工作日和一定比例的岗位工资及绩效工资计算 b 若请假理由未获批准但未出勤者 视为旷工 c 凡请事假 均扣发当日基本工资和岗位工资 每月事假为 1 6 天者 按实际请假天数扣发基本工资和岗位工资 每月事假在 7 天 含 以上者 按实际请假天数扣发基本工资和岗位工资 并全额扣发 当月绩效工资 比如 办公室人员李某 月薪构成 基本工资 500 岗位工资 1000 绩效工资 300 假设李某 8 月份应出勤 25 天 每天基本工资为 20 元 每天岗位工资为 40 元 绩效工资为 全额 300 元 按不同的请假天数计算 8 月份的月薪 1 事假 1 天 月薪 20 24 40 24 300 1740 元 2 事假 2 天 月薪 20 23 40 23 300 1680 元 3 事假 3 天 月薪 20 22 40 22 300 1620 元 4 事假 4 天 月薪 20 21 40 21 300 1560 元 5 事假 5 天 月薪 20 20 40 20 300 1500 元 6 事假 6 天 月薪 20 19 40 19 300 1440 元 7 事假 7 天 含 以上 月薪 20 25 事假天数 40 25 事假天数 d 累计年度事假根据不同天数 按比例扣减年终奖金 全年累计事假 13 20 天者 扣发年终奖金 10 全年累计事假 21 25 天者 扣发年终奖金 30 全年累计事假 26 30 天者 扣发年终奖金 50 9 全年累计事假 30 天以上者 扣发全部年终奖金 e 员工连续请事假超过 15 天或当月累计请事假超过 15 天者 按自动离职处理 病假病假 a 员工因病请假 1 2 天者 须有县级以上医院病历及医院开具的证明 由办公室主任签 字确认 超过 3 含 天以上者 须有县级以上医院病历及医院开具的证明 由办公室主任 签字 最后由总经理审批 b 病假期间 岗位工资为零 只发放部分基本工资 每月病假为 1 2 含 天者 病假期间的基本工资按 100 比例发放 每月病假为 3 4 含 天者 病假期间的基本工资按 50 比例发放 每月病假为 5 9 含 天者 病假期间的基本工资按 30 比例发放 每月病假为 10 含 天以上者 病假期间的基本工资按 30 比例发放 并全额扣发当月 绩效工资 比如 办公室人员李某 月薪构成 基本工资 500 岗位工资 1000 绩效工资 300 假设 8 月份应出勤 25 天 每天基本工资为 20 元 每天岗位工资为 40 元 绩效工资为全额 300 元 按不同的病假天数计算 8 月份的月薪 1 病假 1 天 月薪 25 20 24 40 300 1760 元 2 病假 2 天 月薪 25 20 23 40 300 1720 元 3 病假 3 天 月薪 22 20 3 20 50 22 40 300 1650 元 4 病假 4 天 月薪 21 20 4 20 50 21 40 300 1600 元 5 病假 5 9 天 月薪 应出勤天数 病假天数 20 病假天数 20 30 应出勤天数 病假天数 40 300 6 病假 10 含 天以上 月薪 应出勤天数 病假天数 20 病假天数 20 30 应出 勤天数 病假天数 40 产假产假 a 员工工作满一年 女性员工生育享有产假 90 天 晚育 24 周岁以上 女性员工可增加 产假 60 天 男性员工可享有陪产假 3 天 陪产假为带薪假 b 休产假须有医院出具的证明 经办公室审核 报总经理批准 10 c 产假前 30 天 必须报办公室备案 以便公司合理安排人员接替 适逢休息日或法定假期 的均作产假计算 d 产假期间 只享受基本工资待遇 所在年度无年终奖金 婚假婚假 a 员工工作满一年后 晚婚员工 男满 25 周岁 女满 23 周岁以上 可享有婚假 17 天 其 他员工享有 7 天的婚假 婚假为带薪假 b 婚假前一个星期 须经办公室审核 报总经理批准 丧假丧假 a 员工的直系亲属 父母 夫妻 子女 死亡时 经办公室审核 报总经理批准后 按其 亲属所在地 家居城镇的亲属享有丧假 3 天 家居农村的亲属享有丧假 7 天 路程时间另 计 期间为带薪假 b 员工的旁系亲属死亡时 一律按事假相关事宜办理 法定假日法定假日 假 日元旦春节清明五一端午中秋国庆 假 期一天三天一天一天一天一天三天 a 销售人员或因工作需要并经公司指定的其他人员 法定假日加班费以佣金形式体现 b 其他办公室人员的法定假日加班费按国家规定的法定假日加班工资标准执行 带薪年假 带薪年假 a 签订劳动合同并在本公司连续工作已满 1 年不满 10 年的员工 每年享有带薪年假 5 天 已满 10 年不满 20 年的 每年享有带薪年假 10 天 已满 20 年的 每年享有带薪年假 15 天 b 带薪年假根据公司工作性质特点 现一般安排员工在春节期间一次性休完 8 凡属下列情况之一的 不享受当年的带薪年假 a 一年内病假一次超过 20 天或累计超过 30 天 b 一年内事假一次超过 10 天或累计超过 15 天 c 一年内病 事假累计超过 30 天 d 当年已享受婚假或产假 11 第四章第四章 着装管理规定着装管理规定 一 一 目的目的 加强着装管理 规范个人仪容仪表 展示公司形象 二 二 适用范围适用范围 公司全体员工 三 三 责任人责任人 本规定直接责任人为各部门负责人 监督执行责任人为人力资源部 四 四 规定规定 1 员工配套服饰 夏季 男员工 半袖衬衫 西裤 领带 工牌 女员工 套裙 肉色丝袜 头花 司徽 工牌 冬季 男员工 西服 衬衫 领带 司徽 工牌 女员工 西服 衬衫 头花 司徽 工牌 项目部到工地时另配置安全帽 冬季有棉大衣 2 员工着装规定 员工在工作时间内必须穿着公司统一工装 佩戴工牌 徽章 男员工戴领带 女员工长 发须盘起并佩戴头花 公司总部办公人员可在周六穿着便装 员工对外开展工作时 除有特 殊情况不便显示身份 应穿着工装 3 工装管理规定 1 办公室负责工装的联系定制及发放回收工作 新员工入职 15 天后 由办公室秘书统一发 放工装及相关配饰 每次发放工装前 办公室秘书要做好检查工作 确保发放的工装整齐洁 净 完好无损 由领取人在 员工工装领用明细表 签字后方可发放 2 工装为公司财产 员工要爱惜穿戴 保持工装干净整洁 冬装要定期进行干洗熨烫 一 般半月一次 3 员工在职期间 工装若有损坏或丢失 应及时上报办公室 办公室应及时给予补发 并 界定损坏或丢失的原因 若个人原因则由责任人交纳工装成本费 由财务部在当月工资中扣 12 除 自然磨损除外 4 根据工作性质不同 工装使用期限分别为 办公室人员 2 年 项目部人员 1 5 年 工装 在穿着一年以上 出现褪色 磨损可申请重新定做工装 旧工装由办公室收回 5 每次发放换季工装时 由办公室向各部门发出书面通知 员工在收到通知后的七天内将 上季工装清洗干净 熨烫平整 并在衣服口袋内放置写有自己名字的卡片 由所在部门主管 负责收取 送办公室统一保管 6 由办公室秘书做好工装保管工作 可根据需要在衣服内放置樟脑球 干燥剂等辅助物品 定期清点库存工装数量 定期检查库存工装是否齐全 完好 并做详细检查记录 如有异常 情况及时向办公室主任汇报 7 每次换季或员工离职交回工装时 由办公室秘书做好交回登记和详细检查工作 填写 员工工装交回明细表 待检查完毕后 由交回人签字确认 冬季工装必须进行干洗 若 因洗涤不当 造成工装的损坏 走形由当事人承担费用 8 员工入职每满一年发放衬衫一件 上年衬衫归员工个人所有 9 公司为项目部配置的安全帽和棉大衣 供项目部人员在上工地时穿着 购置成本作为项 目部部门费用 人为原因丢失或损坏须按价赔偿 10 员工离职时 衬衫个人留存 公司按成本收取成本费 西装等须交回并按照入职时间分 档交纳折旧费 就职期间领用过两季工装的 离职时折旧费累加 具体标准如下 离职应交纳的折旧费离职应交纳的折旧费 人员类别人员类别限定条件限定条件套装 西装 西裤 需退还公司 套装 西装 西裤 需退还公司 衬衣 个人留存 衬衣 个人留存 试用期员工工作 16 天至 3 个月的员工按成本价 50 交纳按成本价 100 交纳 工作半年以内 含半年 的员 工 按成本价 50 交纳按成本价 100 交纳合同员工和 非合同员工 工作半年以上一年以内的员工按成本价 30 交纳按成本价 100 交纳 13 工作一年以上 含一年 的员 工 免折旧费免折旧费 注 以上工装是指因故 如体形特殊或储备不足 定制的新工装 折旧费按照工装实际价格 计算 如发放的是旧工装 离职时只需交回工装 免收折旧费 11 工装价格 分类分类配置配置价格价格 半袖衬衫一件80 元 件 男员工 西裤两条100 元 条 女员工 总部 套裙一套180 元 套 夏装 女员工 项目部 套裙一套398 元 套 西服一套 新入职 290 元 套 西服一套1180 元 套男员工 衬衫一件80 元 件 西服一件 西裤一条 裙子一条 220 元 套 女员工 总部 衬衫一件30 元 件 冬装 女员工 项目部 套裙一套648 元 套 男员工领带一条80 元 条 棉大衣一件120 元 件 项目部 安全帽一顶30 元 顶 4 配饰管理规定 1 员工在穿着工装时 要求佩戴工牌和司徽 2 司徽使用一年以上 出现质量问题可到办公室更换 如有丢失 应及时上报办公室 办公室给予补发 并从当事人月工资中扣除成本费 8 元 3 员工在职期间 发饰若有损坏或丢失 14 应在当日上报办公室 办公室须在 3 日内给予补发 并从当事人月工资中扣除成本费 发饰 使用 1 年以上 若有破损情况 则由办公室免费给予更换 4 员工离职时 入职不满 1 年的 发饰收取成本费 入职 1 年以上 含 1 年 的员工 免 收成本费 5 违规处罚 1 未按要求佩戴工牌 每次罚款 10 元 2 未按要求佩戴领带 每次罚款 20 元 3 未按要求配戴头花或工作时间未带头花 每次罚款 20 元 4 未按要求穿着衬衫 每次罚款 30 元 5 未按要求穿着公司工装 每次罚款 50 元 6 换季时 未按规定及时交回工装者 对责任人处以每天 10 元罚款 7 每月违反规定累计 2 次以上者 按照公司 员工奖惩制度 予以警告处分 15 第五章第五章 办公用品 礼品及库房管理规定办公用品 礼品及库房管理规定 一 目的一 目的 加强办公用品 礼品 库房的管理 提高合理利用程度 二 适用范围二 适用范围 公司所有办公用品及办公物资的收发 礼品的定制 保管 领用及效果跟踪 公司库房 及库房内各类物品 三 责任部门 三 责任部门 办公室办公室 四 办公用品管理规定四 办公用品管理规定 1 收发管理规定 1 公司办公用品原则上由办公室统一采购 特殊物品可由申购部门协助办公室共同进行采 购 采购应坚持货比三家 优质优价 2 各部门应于每月 25 日前根据工作需要编制下个月的办公用品需求计划 填写 办公用品 申请单 由部门负责人审核签字 于每月 25 日前提报办公室 3 办公室负责对各部门提报的办公用品申请进行审核 核查库存状况后 编制办公用品采 购计划 核算采购成本 呈报副总经理审核同意后实施采购 4 待办公用品到位办公室通知各部门统一领取 5 新进员工在培训结束正式到岗后 由个人根据需要填写 办公用品申请单 经部门经理 审核同意后报公司办公室 办公室审核无误后发放到位 6 各部门若需采购临时急需的办公用品 由部门经理填写 办公用品申请单 并在备注栏 内注明急需采购的原因 价值 200 元以内的由办公室审核 200 元以上的报副总经理批准后 由办公室负责实施采购 采购到位后由办公室办理入库出库手续 7 采购的办公用品到货后 由办公室秘书按送货单进行验收 经核对 名称 规格 数量 单价 金额 质量 无误后 在送货单上 一式二联 签字验收 然后将送货联留存归类 8 办公用品入库后 办公室秘书需按物品种类 规格 等级 存放次序等分区摆放 不得混乱堆放 并在 办公用品入库登记本 上进行登记 9 员工领用办公物品应在 办公用品领用明细表 上进行登记签字 10 对耐久使用的办公用品 如 计算器 16 打孔机 剪刀 裁纸刀 直尺等 原则上按照每个部门一套进行配置 各部门共用的办公用 品应指定专人负责保管 11 公司员工应本着节约的原则使用办公用品 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用 办 公用品若被人为损坏 应由责任人照价赔偿 12 员工离职时应依 办公用品领用明细表 上的登记将所领物品退回公司办公室 消耗品 除外 由办公室负责验收并在 员工离职移交手续清单 上签字确认 13 对过时 失效 报废的办公用品 由各部门填写报废申请 填清名称 价格 数量 金 额 报废原因等项后 经办公室主任审核 副总经理批准方能报废 14 凡与采购 申领 入库 验收 盘点 结算 送货单据 领用单据等办公用品采办领用 相关的管理记录凭证 都应定期归类归档保存 15 每月月末 办公室需根据各部门领取的办公用品数量及进价进行统计 并提交财务部 作为部门费用之一 2 库存管理规定 1 各部门通用常规办公用品 如 笔 笔记本 文件夹 大头针等 库存量为公司办公人 员数量的 1 3 2 部门专项办公用品储存数量必须保证至少一个的库存量 如 策划部彩色墨盒 3 在工作量增大时 相关部门应及时向办公室申报办公用品的使用情况 以便办公室做好 库存的准备工作 五 礼品管理规定五 礼品管理规定 1 本规定所指礼品主要为公司为开展业务需要订制的各类钥匙包 名片夹 钱包等 主要 用于各部门在开展外联工作时赠予与公司有业务往来的单位或个人 2 公司礼品由办公室统一定制和管理 办公室在定制礼品时 需货比三家 选择优质优价 的厂家和产品 3 公司举办促销活动需大量赠送礼品时 须由使用部门提前 15 天填写 礼品领用申请表 经部门经理审核及副总经理批准后 办公室方可予以发放 若库存不足 应及时定制或购买 4 各部门在日常开展外联工作过程中 需赠送礼品的 须由使用人员填写 礼品领用申请 17 表 写明赠予人 赠予人单位及赠予目的 经部门经理签字确认后报办公室主任审核 领 用礼品金额在 200 元以上的需由副总经理签字批准方可领用 5 办公室秘书应做好礼品收发时的登记工作 定制或购买时做好入库登记 领取时由领取 人员签字 同时注意保持一定的礼品库存量 当库存不足时 应及时报办公室主任审批 副 总经理签字确认后定制 6 每月月末办公室须将各部门所领用的礼品按领用数量及成本统计汇总 报财务部计为部 门办公费用 7 办公室秘书须在每月月末对库存礼品数量进行盘点 若有不符及时上报办公室主任处理 六 库房管理规定六 库房管理规定 1 公司库房主要用来存放各类办公用品 礼品 工装及宣传资料等物品 2 库房钥匙由办公室秘书掌管 办公室主任留存一把 当办公室秘书不在岗时 由办公室 主任临时管理库房 若涉及物品进出 事后应向办公室秘书说明 3 库房物资的存放必须按类别 品种 规格 型号分别建立出入库明细表 4 办公室秘书对购入的物品必须严格检查 收票时要当面点清数目 检查包装是否完好 如发现短缺或损坏 应立即拆包清点数目 如发现实物数量 规格不符时 应向交货人提出 并通知有关负责人 5 物资入库后 应立即填写 办公用品领用明细表 6 办公室秘书必须严格执行库房物品出入库手续 物品出库时立即填写 办公用品领用明 细表 由领取人员签字 7 库房贵重物资一般不可外借 特殊情况须由总经理批准 办理外借手续 8 办公室秘书要注意把握库存量 合理计划 如库存不足 应及时申报 200 元以内报办 公主任审批采购 200 元以上报副总经理审批采购 每月各部门申报的办公用品及其他采购 计划 并核查有无库存 如无库存 应及时申报购买 9 办公室秘书应严格管理帐册资料 所有帐册 帐单要填写整洁 清楚 计算准确 不得 随意涂改 10 由办公室秘书负责打扫库房卫生 保持库房清洁 库房内物品的摆放应整齐有序 便于 18 取放 11 库房内禁止无关工作人员入内 库房内注意防火 防盗 防潮 12 办公室秘书须在每日下班前认真检查库房门 窗 电器 电源情况 人离断电 落锁 13 库房每月 28 日进行盘点 检查帐物是否相符 物品是否完好 盘点由办公室主任 秘 书共同执行 核查无误后 双方签字确认 如发现问题 办公室主任需及时解决或上报 14 办公室秘书人员变动时 应做好交接工作 帐册 物品等应进行一一核对 15 库房管理情况视为办公室秘书考核的指标之一 七 七 职责范围内所保管的公司财务 物品短少 私用或擅送他人使用 造成损失者 照价赔 偿 19 第六章第六章 例会管理规定例会管理规定 一 一 目的目的 为了提高会议质量 增强会议效果 加强公司工作的计划性 指导性 周密性以及规范 例会的管理 特制订本规定 二 适用范围二 适用范围 各部门负责人 正式主管级以上人员 其他人员由各部门负责人报总经办批准后列席 三 责任人三 责任人 本规定直接责任人为各部门负责人 监督执行责任人为总经理助理 四 方式及规定四 方式及规定 1 例会时间及形式 例会时间及形式 1 时间 周度例会为每周周一 月度例会为每个月的第一个周一 季度例会为下个季度第一个月的第一个周一 年度例会为每年的一月初 具体时间依据当年度实际情况确定 2 地点 公司会议室 3 形式 总结 布置 交流 讨论 4 与会人员 周度例会与月度例会为董事长 总经理 各部门负责人 主管 以及相 关人员 季度例会与年度例会为董事长 总经理及部门经理级以上人员 2 20 例会准备 例会准备 2 1 周度例会与月度例会会前准备周度例会与月度例会会前准备 1 各部门负责人周五下班前将本部门的例会工作总结 计划及例会上需讨论解决的问 题 以书面或电子版形式提交至总经理助理 2 总经理助理负责整理例会工作总结 计划及例会上需讨论解决的问题于周六下班前 传至总经理及董事长处 3 总经理助理周六下班前将董事长或总经理布置的需在例会上讨论解决的问题以书面 或电子版形式提交至相关人员手中 4 会议所需笔记本电脑 投影仪等相关设备由市场研究部负责会前的准备与会后的收 拾 若出现相关问题由 IT 部协助解决 其它设备请自行准备 2 2 季度例会与年度例会会前准备季度例会与年度例会会前准备 1 由总经理助理负责提示董事长提前安排会议时间及与会人员 确定具体的会议议题 并负责将具体的会议时间 与会人员及相关议题通知到位 2 相关与会人员若有需会议上讨论解决的问题 以书面或电子版形式提交至总经理助 理 由总经理助理负责整理归纳于会议前提报给董事长 3 若有需与会人员提前准备的相关工作 由总经理助理负责监督跟进并于会议前及时 反馈给董事长 4 会议所需笔记本电脑 投影仪等相关设备由总经理助理负责准备 IT 部协助 其它 设备请自行准备 3 例会流程 例会流程 3 1 周度例会流程周度例会流程 1 市场资讯信息讲解 市场研究部提供 2 项目部质检工作汇报 人力资源部提供 3 会议布置工作完成情况汇报 21 例会布置工作需在规定时间内完成 并将工作完成情况提报总经理助理 由总经理 助理于例会汇报工作完成情况 4 与会人员对上周工作进行总结 结合工作排期表中的工作进度 汇报工作中遇到的 问题及解决方案 并做本周工作计划 工作总结周期为 周五 下周周四 5 本周重要工作部署 3 2 月度例会流程月度例会流程 1 各项目部结合上月工作计划汇报具体的工作推进情况及遇到的相关问题与解决方案 包括 月度工作业绩 完成计划比例 佣金结算情况 工作中遇到的困难及解决办法 需公 司或其他部门协助配合解决的问题以及对公司的合理建议 相关团队建设等 同时提报下月 度的工作排期 业绩目标等 2 财务部汇报各部预算费用 收入情况以及预算情况 各部门上月实际发生的费用 各项目的利润情况等 3 各部门结合上月的工作计划汇报本部门的工作推进情况 遇到的相关问题与解决方 案 相关团队建设情况 工作中遇到的困难及解决办法 需公司或其他部门协助配合解决的 问题以及对公司的合理建议 下月的主要工作计划等 4 布置工作的完成情况汇报 例会布置工作需在规定时间内完成 并将工作完成情况提报总经理助理 由总经理助理 于例会汇报工作完成情况 5 本月重要工作部署 3 3 季度例会流程季度例会流程 1 根据一季度公司各部门各项工作的推进情况 由董事长结合相关议题提出需解决的 核心问题与紧急事务 22 2 各部门结合一季度来各自部门工作的进展及计划的实施情况就重要问题与紧急事务 展开讨论并促成统一意见与解决办法 3 董事长结合各部门一季度来工作的进展情况与与会人员的讨论情况 对相关问 题的解决方案进行总结与最终决议 并进行相关工作的分派与布置 3 4 年度例会流程年度例会流程 1 总结上一年的整体工作情况与计划完成情况 梳理工作中存在的主要问题 2 结合上一年度的总体情况各部门负责人汇报下年的工作计划 2 相关人员进行计划交流 讨论 并最终确定下年度计划 3 下年度重要工作部署 4 4 会议纪要 会议纪要 1 周度例会与月度例会总经理助理负责制作 会议纪要 2 会议纪要 经行政总监 董事长审批后 周度例会与月度例会的 会议纪要 在公 司公告栏和公司论坛进行公示 3 全体员工须在公示后两天内签阅完毕 项目部员工 会议纪要 的签阅表由项目负 责人例会前提交总经办 4 季度例会与年度例会由总经理助理负责会议上相关重要问题及事件的总结 记录与 会议上布置的相关工作的派发 跟进 并及时反馈至董事长审核 五 例会要求五 例会要求 1 会议实行签到制 总经理助理负责签到工作 2 周度例会与月度例会各项目负责人需于周一 8 30 前到公司总部出勤参加例会 不 得迟到 不得无故缺勤 若因特殊情况不能按时参加例会者 必须 8 30 之前向董事长请示 23 3 季度例会与年度例会与会人员必须按规定的时间准时参加会议 不得迟到 不得无 故缺勤 若因特殊情况不能按时参加会议者 必须提前向董事长请示 4 例会期间建议手机来电提示设为静音或震动 5 无特殊情况不得离席 因紧急事物须接听电话或离席的需请示董事长 6 月度例会必须以 PPT 形式提报 7 会议上布置的相关工作总经理助理须及时派发 跟进并反馈 六 附则六 附则 1 凡本规定未明确规定的奖惩 按 奖惩管理制度 有关规定执行 2 本规定最终解释权归总经办 3 本规定自 2009 年 4 月起施行 24 备注 公司例会违规处罚 此项将统一放置在奖惩管理制度中 备注 公司例会违规处罚 此项将统一放置在奖惩管理制度中 1 对于迟到 无故缺勤 严格按照 考勤 请休假管理制度 的规定执行 2 未经董事长允许 私自不参加例会者 处罚 50 元 3 会议纪要 自公示之日起 两天内未签阅者 处罚当事人 20 元 4 会议布置工作未按期完成者 处罚责任人 100 元 工作未完成以及工作完成情况未及时提报总经理助理者 均视为工作未完成 工作未完 成者 需与工作审核人再次确定工作完成时间 并提报总经办 未进行再次确定完成时间以 及未提报总经办者 亦视为工作未完成 5 总经理助理瞒报工作完成情况 处罚总经理助理 100 元 6 例会布置的工作完成效果不佳或效率不高者 处罚 50 元 7 月度例会无 PPT 汇报者 罚款 50 元 25 第七章第七章 计算机管理规定计算机管理规定 一 目的 一 目的 加强计算机信息系统安全保密管理 增强保密观念和防范意识 规范计算机及相关设备 的使用管理和计算机网络使用管理 保障各部门计算机软硬件网络正常使用 二 适用范围 二 适用范围 公司全体员工 三 职责 三 职责 办公室是本管理规定的监督执行部门 全体员工对本规定的正确执行负直接责任 四 规定四 规定 1 计算机信息安全规定 计算机信息安全规定 1 计算机定人使用 专人管理 未经允许不得擅自使用他人计算机或浏览他人资料 2 每台计算机应加设 8 位以上密码 若发生信息丢失与泄露 使用者应负全部责任 3 严禁公司保密信息 在互联网和与互联网相连的计算机信息系统中存储 处理 传递 4 计算机信息系统存储 处理 传递 输出的涉密信息要有相应的密级标识 密级标识不 能与正文分离 打印输出的涉密文件 应当按相应密级的文件进行管理 5 严禁任何部门和个人在公司论坛或对外谈论和传播公司保密信息 6 未经公司允许 任何部门或个人不得利用电子函件传递 转发或抄送公司保密信息 7 杀毒软件定期升级 不要接受 打开陌生人的任何文件 8 有重要文件的机器不要设置共享 若因工作需要 即用即设 用完断开因特网 2 计算机硬件及其相关设备使用管理规定 计算机硬件及其相关设备使用管理规定 1 本规定所指计算机及相关设备 是指公司统一为各部门配置的办公使用的计算机主机 显示器 打印机 扫描仪 传真机 复印机等 2 计算机整机的配置 配件耗材的采购 计算机硬件升级 其他设备的增添等 须由使用 部门或网络管理人员写出书面申请报告 列明配置原由 配置规格 使用要求等 经部门主 管签字后 送办公室签批配置意见 呈报公司总经理审批通过后 由办公室统一采购 采购 需货比三家 同时报价 综合比较供货的各方面因素进行选择 3 公司所有计算机及其相关设备需统一编号 并入财务部的固定资产 26 4 公司网络管理人员 具体负责公司各部门的计算机及相关设备的日常管理 维护保养及 日常操作规范 注意事项的定期培训等工作 5 各部门新添加的设备 需经网络管理人员对使用人员进行培训后 方可投入使用 如因 违规操作导致设备损坏 应由当事人照价赔偿 6 各计算机及相关设备使用者要做好日常清洁保养 防尘 防潮 防磁等工作 下班时必 须关掉主机 显示器 打印机 扫描仪等设备电源 7 各计算机使用者不得随意对所使用计算机进行改动 不得私自拆装计算机的任何零部件 未经公司同意 各种配件不得擅自更换和互换 计算机不得外借或互换 8 严格计算机的操作规程 不准带电插拔软硬件设备连线 以免烧毁计算机及辅助设备 计算机使用完毕和下班时要安全关闭计算机和电源 9 保持工作台面和计算机的卫生 工作台面应保持整洁有序 计算机应定期清洁 10 办公室履行管理职责 明确岗位责任 严格网络检查制度 11 使用人对所应用的计算机 打印机等办公设备的安全负责 如出故障使用者不得擅自处 理设备 填写 报修表 并及时通知办公室并指定网络管理人员对其进行维修 12 网络管理人员在对设备进行维修时 应界定设备损坏原因 人为原因或是正常毁损 明 确故障人责任 若需更新或更换部件需由网络管理员 使用部门负责人签字确认 报财务部 和总经理审批 13 各计算机使用者在办理工作调动或离职手续时 必须对自己使用的计算机内电子文档一 并办理交接 重要电子文档资料交接 必须有主管领导在场负责监督交接 任何人不得私自 备份公司任何文档资料 14 各设备使用者不得擅自处理设备硬件 当设备出现故障时须由使用人员填写 计算机及 其相关设备报修单 送交设备管理人员统一处理 设备管理员需在规定时间内进行处理 保 证各部门正常工作的开展 3 计算机软件管理规定计算机软件管理规定 1 各计算机使用者不得随意安装与工作无关的软件等 应用软件的安装必须由公司网络管 理人员统一负责 2 网络管理人员定期检查各部门计算机 如发现有安装无关软件 应立即给予删除并做相 27 应处罚 3 对于涉及公司商业机密的文档 资料等 不得在计算机网络上设置共享或随意发布 传 播 相关人员需要查看或复制时 必须经主管领导批准 并做好记录 4 不得在工作时间内利用计算机上网聊天 打牌 下棋 游戏或浏览反动 黄色站点 5 各计算机使用人员必须把 IE 默认首页地址设为公司网站地址 http 不得随意修改 6 公司所有计算机都已安装防病毒软件 保护其不受侵害 网络管理人员需及时更新升级 并关注计算机病毒方面信息 提前预警病毒发作日期 书面通知各部门预防方法 如因病毒 影响工作或使公司资料丢失 追究网络管理人员相关责任 7 各部门负责人每月月末需将本部门电脑内重要文件备份 交办公室刻录成光盘 备份保 管 8 各计算机使用者在办理工作调动或离职续时 电脑资料需由部门经理在场整理 网络管 理人员检查设备是否有损坏 在公司内部网站将其注销 4 公司邮箱管理规定 公司邮箱管理规定 1 每天及时清理公司邮箱里的垃圾邮件 2 通知各部门人员是否有相关邮件 3 计算机使用者在收取电子邮件时一定要谨慎 来历不明的邮件禁止打开 以免感染病毒 4 不得将邮箱密码告之他人 5 共享文件夹管理规定 共享文件夹管理规定 1 各部门资料应该存放在部门共享文件夹内 不得随意乱放 2 被整个公司使用的 共享 只做为暂存共享文件夹 资料用完后随即删除 不得长时间在 此文件夹内存放 办公室将每天早晨清理一次 文件丢失 概不负责 3 不得在公司共享文件夹内存放与工作无关的资料 4 公司 共享 文件夹内不要存放重要资料 重要资料需存放在各部门共享文件夹内 6 局域网管理规定 局域网管理规定 1 除网络管理人员外 各计算机不得随意更改集线器和路由器设置 28 2 各计算机网线不得乱放 需摆放整齐 3 计算机使用人不得擅自修改计算机地址 如有需要由网络管理人员调整 4 计算机使用者不得修改计算机工作组和计算机名 如有需要由网络管理人员调整 7 网站管理规定 网站管理规定 1 网络管理人员必须每周备份网站资料 2 网站管理人员未经办公室领导同意不得随意修改网站内容 3 网站管理人员不得把网站相关密码告诉他人 如出现问题 重者开除 4 适用范围 网络管理人员 8 员工工作时间上网规定 员工工作时间上网规定 1 员工上网使用特定计算机 文件外传须填写 文件外传登记表 并由部门经理签字确认 后方可外传资料 2 对于项目部人员的工作时间 电脑只有项目秘书可以操作 其他人需要用电脑 需经项 目经理的同意 一经发现 对项目经理进行处罚 每次 50 元 3 在工作时间不得登陆公司网站以外的网站 不得上网聊天 特殊情况需向办公室说明 一经发现 每次罚款 50 元 29 第八章第八章 车辆使用管理制度车辆使用管理制度 一 目的一 目的 规范公司车辆管理 合理保养 使用车辆 二 适用范围二 适用范围 公司车辆使用 维护的控制管理 三 责任人三 责任人 各部门经理对本部门车辆的维护 保养及安全负责 四 管理规定四 管理规定 1 本规定所指车辆是公司为开展工作而配置的机动车辆 相关人员须爱惜乘驾 本着厉行 节约的原则 遵章守纪 安全行车 2 车辆使用部门应指定专人负责本部门车辆的维护与保管 办公室负责车辆的管理 有关 证件及保险资料的保管 以及与车辆有关的费用的缴纳 1 出车安排出车安排 1 市场部因公用车 由本部门经理酌情安排 2 其它部门如需外出用车 须到办公室登记 由出车人写明出车地点 出车里程 预计费 用 油费 路桥费等 经办公室主任审核批准 3 未经批准 任何人不得私自出车 更不得将