基于信息技术的S高校资金管理研究.pdf

投资理财 基于信息技术的 s 高校资金管理研究 绍兴 文理学院 章美春 摘要 随着信息技术更新周期的 缩短 高校信息化整体水平不断提 升 作为高校信息化的核心部分 高校资金管理也面临着升级创新的问 题 s高校作为一所普通地方高校 近年来 随着高等教育事业的快速 发展 s 高校办学规模不断扩大 运行经费来源渠道不断增多 经 费总量 迅速增长 各项经费在原有的资金管理方式下 出现了各种各样的问题 如何通过 资金管理模式的创新来疏通管理 使资金的管理走上 一个新 的台阶 这一问题亚待 解决 关键词 信息技术 高等院校 资金管理 当今 信息技术正成为占主导地位的技术 特别是已形成信息产业 的互联网 电子商务的迅速发展和广泛应用 极大地促进了经济发展和 社会进步 也是人类进人信息时代的重要特征 在信息时代 该如何利 用信息技术进 行资金管理创 新 如何利用信息技术对财务信息进 行有 效管理呢 一 信息化环境下S高校资金管理现状 S高校是一所普通全日制公办 院校 硕士学位授予单位 现有各类 全日制在 校学生23 0 2 7人 含独立学院学生 854 7 人 学校开设5 8个 本科专业 涵 盖经济学 法学 教育学 文学 理学 工学 农学 医学 管 理学 艺术学等十大学科门类 负责S高校资金管理的部门主要是学校的一级财务机构一计划财 务处 后面简 称计财处 下设计划管理 科 财务 管理科和结算中心 计财处目前有会计人员1 9人 其中高级会计师 3人 会计师1 1人 助理 会计师5人 随着信息技 术日新月异的变化 计算机在S高校财务管理 中的应 用是从200 0年开始的 先 是从工资核算开始 慢慢地过 渡到整个账务 处理系统的使用 逐步建立了计财处 内部的会计电算化局域网 当前 S高校财务管理尚处于信息化初级 阶段 资金管理方面也是单纯的电算 化代替人工操作 目前资金管理主要软件系统有 财务核算系统 工资 管理系统 薪酬系统 预算管理系统 学生收费系统 与 S高校财 务相 关的财政系统 有 部门预算管 理系统 国库集中支付系统 财政决算报 表系统 资产管理系统 政府采购系统等 与S高校财 务相关的其他系 统 校园网系统 网银系统 二 信息化环境下S高校资金管理存在的问题分析 第一 信息不对称引起的预算编制不精准 S高校预算编制 采用 零基预算 的编制方法 编制预算的总要求是 量人为出 量力而行 收 支平衡 留有后备 科学精细 规范透明 可按照两上两下编制流程进 行 其中 一上 一下是指计财处 通过 召开预算编制会议 下达预算编制通知及编制要求 然后等待各部门编 报其下年度经 费预算草案 接下来各部门陆续将预算草案递交计财处 汇总 由计财处编制预算初步方案 在初步方案 经各主管领导审核后 由计财处 向各部门下达预算初步方案 实际操作中 预算有问题需要修 改的部门 计财处采取电话通知或上门沟通的方式 预算没问题的部门 暂时不通知 二上二下是指各部门修改其下年度经费预算草案并上报 计财处 然后计财处编制学校财务预算建议方案 经校长办公会议讨论 通过后 由校党委常委会审议 批准 最后由计财处编制正式财务预算 这一过程的完成至少需要半年时间 由于资金管理系统主要由校领导决策层 资金管理职能部门和学 校经济运作部门以及教职员工几个层次组成 整个资金管理的信息系 统 就是 由纵向各层次之间与横向各部门之间纵横交错的信息收集 反 馈和发布 所构成的一个复杂的信息流系统 S高校资金管 理信息传递 渠道不 畅 信息流失 信息失真等信息不对称现象引起的博 弈思想 是S 高校预算编制不精准的根本原因 第二 经费核算效率低 首先 由于S高校 经费种类多 业务多 为 满足 学校资金管理的需要 业务经办人需要了解全校的财务制度 填写 不同类型的报销单据 不同的费用报销还需要不同的流程 所以报销借 款的流程复杂 其次 学 院及部门经 费报销存在着繁琐复杂的审批程 序 又由于领导 出差频繁 经常因为签 批问题耽误报销 使得很多程序 仅仅流于形式 这不仅延长结算所需时间 影响结算效率 对规范经费 支出也没起到应有的作用 最后 由于单据纸质填写 无法进行相应的 填写控制 使得单据填写不规范 为高校内部控制 留下了巨大的隐患 第三 财务内部控制局限于事后静态控制 S高校资金管理 中尽管 实现了会计电算化 但目前只能对已支出的指标进行会计核算 而不能 控 制和管理各院系 的指标支出情况 很容易造成指标超支 S高校只能 通过查询会计凭证事后控制预算指标的执行情况 不能直接输出资金 管 理所需的各种汇 总账表 如 反映学校指标期初余额 已支出金额 已借出指标 可用指标余额等信息 的表格 查询凭证等信息时耗时过 长 管理效率较低 财务难以结合预算形成控制机制 单位资金来源较 多 资金使用 流向不清楚 另外财务内部管理涉及软件 多 各软件相对 独立又无法建立相关连接 财务的内部控制 由于组织层次复杂 管理 链条长 特别是独立核算单位 更因交通 问题 无法实时监控 三 优化S高校资金管理的对策 第一 利用信息技术开发高校的预算管理系统 结合S高校的实 际需求情况 充分考虑S高校 当前预算管理 中存在的问题 利用 自上 而下 与 自下 而上 相结合这一先 进的管理方法对预算管理流程进行 重 组优化 新的预算编制流程通过网络完成 学校计财处根据学校年 度 发展总体目标 制定一个个子目标 并用财务术语进 行量化 下发到 各二 级学 院 部处 二级学 院 部处 根据自身业务特点 制定预算的细 化方 案 并上报学校预算管理 中心 计财处 进行审批 预算管理 中心对 上 报预算方案进行研究 审批后下达至二 级学院 部处 二级学院 部 处 基于预算编制方 案卡站预算工作 在预算执行的过程 中 预算中心 当发 挥监督控制只嗯呢刚 对预算执行过程进行全程监督 保障动态性 及全面性 按照实际情况在预算执行过程 中实现预算调整 并反馈全程 信息 年终进行预算考评 制备下一 次预算使用策 略 这一流程将过去 S高校依靠手工 报表 将预算上 报 审批 下达的程序简化 使S高校真 正实现高效及时的预算统筹工作 高校 预算管理系统始于预算草案编制 在经过 两上 两下 预算编 制 程序后 经校相关部门审批决策后将预算案纳人预算指标分配程序 中 预算指标分配基于计算机网络操作 以会计凭证为媒介 分学 院 部 处 资金管理系统 进行指标下达 落实至各个项目实施 部门 预算控制 系统通过实时或定期 获取资金管理系统数据 对预算实施内容进行控 制 预算执行分析系统收集并分析预算过程 中差异数据及差异原因 将 已审核数据进行分类 提出解决意见 预算执行反馈系统则负责将分析 结果传达 给相关责任人 并将各部门的反馈意见传达给管理层 以便对 预算管理目标及实施方案进行适当调整 第二 充分利用信息技 术优化财务 核算流程 根据S高校的实际 情 况 利用已有的计算机设备 设计网上报销 财务系统总体框架及网上 手 良辛肖 网上报销财务系统总体框架以财 务处理系统 为中心 收集财务基 础数据 包括预算数据 项目指标数据 固定资产数据 学生收费数据 等 能够完成与财务紧密相关的各 项核心业务处理 包括部门指标控 M oney eh认a 财经界187 投资理财 制 往来款项管理 报表管理 财务预算管理 银 行对账 固定资产管理 工资管理及学生收费管理等的全面管理 无论会计业务发生在何时何 地 一旦确认都将存人相应的服 务器 并主动送到网上报销财务系统 进行实时处理并自动生成 使会计核算实时和迅 速 基于信息技术的 网上报销系统不仅优化了财务 核算流程 还可以大大缩短教职工的报 销时间 使教职工可以把更多的精力投人到本职工作中 第三 充分刊用信息技术实现财务监控动态化 首先 对预算进 行实时控制 预算实时控制是指高校在利用财 务 一体化平台的基础上 将预算管理的整个流程嵌人财务网络系统中 并 通过系统将预算数与实际数进 行实时对比 而形成的一种实时控制和 自动控制 信息化条件下 高校通过预算管 理信息系统将各类预算表编制 完 成 并将信息存放于计算机系统 中 若高校发生相关经济业务 该事件 会引发系统处理程序 相应子系统自动收集信息 并驱动预算子系统收 集经济数据 预算控制器将实际数与计划书进行比较 调用已存在的控 制组策略进行实时控制 使得原有的事后控制转变为实时控制 信息技术环境中 控制器对预算进行控制的方案分为多累 按照 控制方式分 控制方法主要包括柔性控制与刚性控制两大类 其中 柔 性控制是在实际数大于计划数的条件下 系统将自动发送邮件至上 级 主管邮箱中 上级主管通过邮件获取预算控制信息 通过审批并进行调 整后实施计划 或提示控制人 将控制权交给控制人 刚性控制 即当 实际数大于计划数时 系统自动拒绝任何预算申请 此外 按照控制层 次分 还可以将控制办法分为总额控制与分项控制两 种 其中 总额 控 制不按项目状况分 不论各项目额度高低 只要 总额 度不超出警戒值 则该事件可通过 审批 完成 其次 对审批流的实时控制 根据财务内部控制管理的需要 经费 报销需要根据票据金额的大小经过层层审批才能进 人报销环节 由此 形成一条审批流程 因此笔者认为可以将审批流程和审批控制规则用 计算机语言表述并嵌人网络信息系统 实施审批流的实时控制 例如 当报销业务发生 时 若发 票金额等于1 0万元 财 务审核人员从系统 中 获取 此报销业务并进行付款处理时 系统根据数据库的控制规则进行 自动分析和判断 并给予提示 付款金额超过你的审批权限 请财务处 长审批 并将单据自动传递给财务处长 当财务处长审批时 系统根据 数据库的控制规则进行自动分析和判断 并给予提示 付款金额超过 你的审批权限 请分管校领导 并将单据自动传递给分管校领导 分管 校领导审批后 提交给财务人员进 行相关业务处理 利用信息技术不仅可以对资金管理过程 进行实时控制 而且可以 对资金管理实施远程控 制和监督 使财 务控制从事后 的静态控制发展 为事中的动态监控 尽管学校内部组织层次复杂 管理链条长 但通过 应用网络信息技术 可以突破时 间和空间的限制 随时监控各级的财务 活动 参考文献 l 陈靖 基于信息化的高校财务管理创新模 式研究 J 管理现代 化 2012年第l 期 2 陈丽 羽 基于网络环境下的高校财务信息化探 讨 J 会 计之友 20 0 9年第l 期 3 刘仁芝 基于数安校园的高校财务管理信息化研究 D 山东大 学 201 0 年 4 聂江珊 试论新时期高校财务 管理 工作 的特征和创新策略J 经 济师 2 0 1 3年第7期 5 J ames R po w ell TheF in an e ialM anagemen t p r aetie esof Small Priv ate N o n一Proi ft Col leg es D Ne wYo rk Hun ter Col leg eofthe City Uni v er sityof N e w Yo rk 201 1 上接第 129页 管控奖惩机制 如各下属公司的资金预算的执 行情况进行以及资金的 周转情况与下属公司的管理者及员工绩效考核钩 在确定各相关部门 的关键绩效考核 指标 KI P 时 不能只运用财务 指标 还应该运用非财 务性指标 应将超资金预算率 销售回笼款 去 化率作为KI P考核的重 要前提下 还应该考虑资金的总体流量 通过资金的实施情况与资金预 算计划对比 作为奖惩和绩效考核的指标依据 让全体员工懂得资金管 控全员参与 人人有责 四 结束语 总之资金 的运营从另一个方面反映了房地产企业的运行轨迹 所 以从经营 投资 筹资 融资等方面正确处理好资金的管控 在提高了资 金 的使用同时 更有效地优化了房地产企业 的资源配置 最终使资金 的 有效管理促进房地产企业的健康 稳定持续发展 参考文献 l 陈文科 房地产开发项目投资控制探讨 J 山西建筑 2 00 9 0 6 2 安尼 试论房地产企业资金管理存在的问题 及对策J 中国乡镇 企业会计 201 3 0 5 3 胡 改娟 房地产企业资金管理存在的问题及对策探讨J 中国经 贸 2014 23 4 郭耀忠 房地产企业资金管理存在的问题及对策J 东方企业文 化 20 0 9 34 上接第 130页 企业以借钱 方式进 行融资即债权融资 这种融资方式下 企业获得 资金以支付资金使用利息为前提 并且资金使用 时间是固定的 到期必 须返还本金 债权融资下 企业得到的是资金 的使用权 不是所有权 债权融资对企业 融资而言可谓是一把双刃剑 企业以借钱方式获得 发 展资金 必然会增加企业对外债务 给企业带来压力 这会促使企业管 理者不断提高企业经济效益 缓解 企业债务压力 但是如果企业债券 融资后 经 营状 况不 良 出现资不抵债或破产情况 可能带来债权人 控 制 干预 企业的问题 因此应谨慎利用债权融资 四 优化企业融资外部环境 企业融资成本与金融市场紧密联系 降低企业融资成本不仅需要企 业