企业档案管理讲座.ppt

中国人民大学信息资源管理学院钱毅qianyi 企业档案管理讲座 研修大纲 一 为什么需要企业档案和企业档案管理 二 企业档案是什么 三 企业档案管理的基本原理四 企业档案管理的体系构建五 企业档案工作实务六 企业档案信息化建设七 问答与讨论 一 为什么需要企业档案 记录企业历史案例 日本长寿企业著录企业资产维系企业运转保护企业权益 以德国企业档案馆为例 根本动力 企业经济发展的需要促进因素 政治和文化需求必要条件 档案学的繁荣 从档案的价值看 说起来重要 做起来次要 忙起来不要理解入口 反证法案例 德国科隆档案馆倒塌案例 东汽档案馆 从企业的需要看 企业发展的必然选择个人业主制合伙制公司制现代企业管理制度的有机组成部分 从国家法规看 国家全宗国有资产 二 企业档案是什么 内涵与属性种类与特点管理要求 1 企业档案的内涵与属性 企业档案 企业在生产 经营 管理等各项活动中形成的对国家 社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录 企业档案工作规范 企业档案是企业各项活动的历史记录 企业档案是企业活动的直接记录 企业档案是保存备查的企业活动的记录 企业是各种文献载体形式的记录 与文件 资料 信息等的区别 档案与文件档案与资料档案与信息 2 企业档案的种类与特点 现代企业一般分类制造业农业企业流通企业金融企业建筑安装交通运输邮电通讯 企业档案的共性 一般企业档案按所反映的企业活动的职能性质划分为五个基本类 管理类行政管理 物资管理 生活管理等企业活动内容业务类生产型企业多为科技生产活动和经营活动等 非生产型企业则专指以主要业务内容为中心的经营活动 主要档案为经营管理性档案财务类人事类用户类 制造业企业档案的特点 科技档案的数量和作用占有绝对的优势地位原本用于协调各种关系 明确各种职责的企业文件几乎绝大部分转化成具有法律意义的企业档案随着生产社会化程度的不断提高 制造业企业与外部有着广泛和密切的联系 从而使制造业企业档案的成分更加复杂 企业档案的形成呈网状特点 农业企业档案的特点 略 分散性时间上分散综合性情报性 商业企业档案的主要特点 经营管理性档案是商业企业档案的主体 绝大部分商业企业都拥有一定规模的基建档案和设备档案 时间性特征和项目性特征并存多按年 季 月 日进行管理以商品品种或主题展开项目 金融企业档案的特点 略 档案内容相对单一货币和信用 单一性便于按行业开展标准化的档案管理档案作用具有多功能性不仅是企业活动记录 还是社会各界经济权益的重要凭证档案价值的特殊性创造信用 3 现代企业档案的管理要求 管理要求是由其内在规定性决定的以追逐利润为目标要求企业档案成为经济发展的基本保障力和积极推动力不同企业管理有其独特性信息资源开发利用是企业档案管理的核心 三 企业档案管理的基本原理 理论原则来源原则文件生命周期档案价值理论集中管理知识管理工作原则 1 来源原则 是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类 要求保持同一来源的档案不可分散 不同来源的档案不得混淆的整理原则世界公认的档案整理理论原则来源即通常所说的档案形成者 2 文件生命周期理论 文件生命周期理论的基本内容 文件从其形成到销毁或永久保存 是一个完整的运动过程由于文件价值形态的变化 这一过程可划分为若干阶段现行 半现行 非现行每个阶段因其特定价值形态而与服务对象 保管场所 管理形式之间存在一种内在的对应关系 电子文件管理标准体系建设 文件连续体模式 3 档案价值理论 价值 凭证价值和情报价值现实价值和长远价值第一价值和第二价值 4 集成集中 集中管理原则企业档案综合管理 从总体上讲 是指按照企业档案工作的集中统一管理原则 将一个企业形成的各种门类 各种形式的档案材料由专门设立的综合档案工作机构进行统一的归档保存 分类整理和开发利用 集成 文件 档案管理集成多种信息资源管理的集成信息管理和业务管理的集成 5 知识管理 档案是企业的核心知识资源档案管理是重要的知识管理用知识管理理念加强对档案的管理和开发利用 28 档案是企业的核心知识资源 档案是组织在各项工作活动中形成的真实的历史记录 不仅记录了工作活动的历史过程 而且记载了其形成和积累的经验和知识 是重要的知识资源 美国Delphi咨询集团的一项调查表明 在组织所获取的知识中 大约46 是以文本和电子文档的形式存在的 29 档案管理是重要的知识管理 档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程 档案管理工作 包括对档案的收集 整理 编目 鉴定 保管 统计 检索和开发利用等工作 这一管理过程 实际上是对文件档案这种显性知识的获取 积累 储存 保护 控制和开发 30 用知识管理理念加强对档案的管理和开发利用 要求拓展和完善档案管理职能 要求实现档案管理业务流程再造 要求提供新的档案管理技术 要求强化档案知识智能化服务意识 工作原则 企业档案工作规范 4 1企业档案是企业资产的重要组成部分 企业档案工作是企业生产 经营和管理的基础工作 企业档案工作应以统一管理为原则 坚持资源整合和资源开发 4 2企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作 为企业生产 经营 管理和持续发展提供有效服务 满足企业各项活动在证据 责任和信息等方面的需要 4 3企业档案管理的方法与技术应适应企业生产 经营和管理发展的需要 并以档案管理信息化为发展方向 四 企业档案管理的体系构建 管理体制构建档案意识构建组织建设管理企业档案制度建设 1 企业档案管理体制构建 指企业档案工作的机构设置及隶属关系 行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称宏观管理体制国家及地方档案行政管理部门专业主管档案部门微观管理体制企业对自身档案管理的内部体制 95年首届企业档案工作会议 当前国家对企业档案工作的管理体制是 企业档案工作在档案行政管理部门的宏观管理下 依靠现有的的企业主管部门 形成档案行政管理部门与企业管理部门密切配合 分级管理与属地管理相结合的管理体制 企业档案管理的基本原则 统一领导 分级管理维护企业档案的完整与安全便于企业和社会对企业档案的有效利用 企业档案综合管理 从总体上讲 是指按照企业档案工作的集中统一管理原则 将一个企业形成的各种门类 各种形式的档案材料由专门设立的综合档案工作机构进行统一的归档保存 分类整理和开发利用 具体包括以下3个方面的涵义 在企业内部企业档案工作要实行归口管理 由专门设立的综合性的档案工作机构来对本企业的档案工作进行整体控制 在本企业的档案工作中要统一制定规章制度 在企业档案工作中 要树立整体观念 把各种门类 各种形式的档案作为一个有机整体来看待和管理 在强调企业档案信息资源的全面开发和综合利用 发挥企业档案整体的功能和作用 2 企业档案意识的构建 历史意识证据意识资产意识风险意识 历史意识 面临的问题 由于管理缺位 部分企业在破产 重组 兼并是档案处置不力 去向不明 会导致我国计划经济体制下经济建设和社会发展的失忆 企业向国家档案馆移交档案还面临法律和企业自身的阻碍 也尚未在档案馆中建立备案 存在风险 有必要监控 证据意识 档案法的要求 企业内部控制规范 国外 萨班斯法案 资产意识 ISO15489的条款 文件包含的信息是一个独特的宝贵的资源和重要的业务资产 企业档案工作规范 征求意见稿 企业档案是企业资产的重要组成部分 加拿大档案信息资源纳入财政部统一管理 因为其是 资产 应用纳入评价考核体系纳入责任体系在我国 档案与资产最初发生关联是在上个世纪90年代 其背景是当时有大量的国有资产产权发生变动 包括改组 联营 兼并 承包 租赁 出售 破产和股份合作等 1998年国家档案局 国家经济体制改革委员会 国家经济贸易委员会 国家国有资产管理局联合出台了 国有企业资产与产权变动档案管理办法 指出国有企业的档案是 企业资产的依据和凭证 在国有资产和产权变动时应安置好其归属和流向 有些学者则更进一步 提出国有资产档案是一种无形资产 应进行评估 并研究了评估方法 风险意识 环境社会环境 法律监管力度的增加从SOX到 企业内部控制规范 技术环境 技术环境的不断变迁 系统快速升级 应用澳大利亚国家档案馆认为 风险管理在文件管理领域中的应用有两种类型利用文件降低业务风险降低文件管理可能给业务造成的风险 3 企业档案管理组织建设 企业的工作体制5 1组织系统企业应建立分管档案工作领导 各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心 各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络 企业档案工作机构的设置原则 企业自身依法设立 自主决定的原则 与企业和企业档案工作的现状与发展相适应的原则 保证企业档案完整 安全和有效利用的原则 节约档案管理成本的原则 5 1 2档案部门根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门 档案部门统一管理企业各类档案 行使对企业档案工作的监督 指导 检查职能 大型企业应设立具有独立职能的档案机构 综合型企业档案工作机构类型 档案处 档案科 档案馆 档案室 档案资料信息中心 以企业档案馆为例 1 规模为国家统一标准确定的大型以上的企业和企业集团要设馆 2 企业内部职能部门较多 15个以上 下属单位较多 10个以上 应设馆 3 企业本身的历史较长 建立25年以上 形成的档案资料数量在3万卷 册以上 或排架长度600米以上 的企业 根据有关规定 一个企业只要符合上述建馆条件中的任何一条 即允许建馆 内部设置1 纵向制 即分别针对不同的档案大类 按照档案工作业务环节的纵向关系来设置内部机构 2 横向制 即针对全部馆藏 按照档案工作业务环节的横向关系来设置内部机构 3 纵向与横向结合制 即根据本企业的具体情况和某些业务环节的特殊要求 把纵向制和横向制结合起来设置内部机构 企业职责 5 2 1 1建立健全档案工作规章制度 将档案工作纳入企业发展规划和工作计划 5 2 1 2将文件形成 积累和归档要求纳入各部门 项目及工作职责和有关人员岗位职责 并对分管领导 部门领导及有关人员进行考核 5 2 1 3维护和确保档案真实 安全 预防突发事变及灾害的发生 并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施 设备保障 5 2 1 4在企业资产与产权变动时 同时提出所涉及档案的处置要求 5 2 1 5按规定向相应单位移交档案 档案部门职责 5 2 2 1贯彻国家有关档案工作法律 法规和方针政策 制定本企业文件材料归档和档案整理 保管 利用 鉴定 销毁 移交等有关规章制度 5 2 2 2统筹规划和负责本企业档案的收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用工作 5 2 2 3指导本企业各部门 项目及专项工作文件材料的形成 积累 整理及归档工作 5 2 2 4监督 指导 检查本企业所属机构 含境外机构 的档案工作 4 企业档案管理制度建设 工作规章管理制度业务标准规范 工作规章 企业应将文件材料收集 归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中 同时将企业档案工作规定 档案工作责任追究制度 档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分 管理制度 根据档案工作各环节需要 制定相关制度 其中文件材料归档 鉴定销毁 保密 利用 移交 电子文件管理 科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施 档案保管 统计 档案管理系统操作 库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施 业务标准规范 根据档案业务需要 提出技术和操作要求 五 企业档案工作实务 兼企业档案工作规范解读 1 形成积累 7 1 1文件材料形成时应使用符合档案要求的载体和记录方法 7 1 2文件形成者应随时积累自身形成的文件材料 2 归档 归档范围归档时间归档要求 归档范围 7 2 1 1本企业内部形成的文件材料 7 2 1 2本企业引进项目 外购设备等带来的文件材料 7 2 1 3本企业派出机构 包括境外机构 应报本企业的文件材料 7 2 1 4本企业所属单位 包括投资的全资 控股 参股企业 应向本企业提交的文件材料 7 2 1 5本企业参与的合作项目 合作单位按要求应向本企业提交的文件材料 7 2 1 6本企业执行 办理的外来文件材料 归档时间 根据文件材料形成特点确定归档时间 7 2 2 1党群工作 行政管理工作 经营管理工作 生产技术管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档 7 2 2 2产品生产或业务开发 科研课题 基建项目文件材料在其项目鉴定 竣工后或财务决算后三个月内归档 周期长的可分阶段 单项归档 7 2 2 3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记 安装调试后归档 7 2 2 4会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档 保管一年后向档案部门移交 7 2 2 5电子文件逻辑归档实时进行 物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致 7 2 2 6磁带 照片及底片 胶片 实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档 或与相应内容的其它载体归档时间一致 7 2 2 7更新 补充的文件材料 企业内部机构变动和职工调动 离岗时留在部门或个人手中的文件材料 企业产权变动过程中形成的文件材料 其他临时活动中形成的文件材料等 应做到随时归档 归档要求 7 2 3 1归档的文件材料应齐全 完整 准确 系统 其制成材料应有益于长久保存 7 2 3 2归档的文件材料应为原件 因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档 7 2 3 3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档 外文 或少数民族文字 材料若有汉译文的应与汉译文一并归档 无译文的要译出标题后归档 7 2 3 4归档的文件材料一般一式一份 重要的 利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数 7 2 3 5两个以上单位合作完成的项目 在无合同 协议要求情形下 主办单位保存全套文件材料 协办单位保存与承担任务相关的正本文件 7 2 3 6文件材料归档时 由承办部门填写归档材料移交清册 重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明 并经项目负责人审核签字 3 收集 归档范围内文件材料的接收7 3 1 1承办部门将核对无误的 档案移交 接收 登记表 参见附录A图A1 随同归档文件一起向档案部门移交 7 3 1 2档案部门接收档案时 要认真核对 档案移交 接收 登记表 并检查整理质量 移交清册双方各保留一份 有关档案资料的收集 7 3 2 1应接收所属单位因产权变动无规定接收单位却有保存价值的档案 7 3 2 2根据管理权限接收无法人资格的所属单位的档案 7 3 2 3根据企业需要 收集宣传报道本单位的新闻资料 7 3 2 4根据研发 市场竞争等需要 收集可供分析研究的资料 7 3 2 5根据企业历史研究需要 向社会 离退休人员收集 征集的档案资料 4 整理 文件材料整理档案整理全宗卷 文件材料整理 7 4 1 1文件材料整理应遵循文件材料形成规律 保持其有机联系 并符合有关标准 规范要求 7 4 1 2文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列 具有成套性特点的文件材料按项目 专业等分阶段或过程排列 图文并存的文件材料按文字在前 图样在后次序排列 7 4 1 3不同载体形式的文件材料应分别排列 7 4 1 4非纸质载体应编写时间 地点 事由 人物等文字说明 7 4 1 5根据需要填写相应目录 备考表等 档案整理 7 4 2 1企业应以本企业全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案形成特点 制定统一的分类方案 7 4 2 2分类方案应保持相对稳定性和可扩充性 同时附分类说明 分类层次不宜过多 一般为三级 全宗卷 7 4 3 1档案部门应对企业每个全宗档案建立全宗卷 7 4 3 2全宗卷的主要内容有 档案收集工作中形成的接收 移交目录 记录 说明 档案整理过程中形成的分类 档号编制方案 说明 档案鉴