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学生干部培训 公文写作及礼仪 2013年12月10日 在前行中成长 在竞争中前行 培训主旨 现代人应掌握的七种能力 即获取信息能力 组织管理能力 科学研究能力 发明创造能力 文字表达能力 讲演能力 社会的交际能力 写作能力作为其中的一种 是极为重要的 公文写作能力作为学生干部必备素质之一 在提高学生干部全面素质的同时 欲加显示出其重要性 但同时也更突出其薄弱性 所以 对学生干部的文字处理能力急待提高 德才并育知行合一 公文的定义 公文 顾名思义 公 公务 公事 文 文书 公文有广义与狭义之分 狭义 指党和国家行政机关各自正式规定的文种 广义 除狭义公文之外 还包括党和国家机关常用的应用文 德才并育知行合一 公文的写作原则 合乎法规 实事求是 主题突出 用语得体 条理清晰 格式规范 德才并育知行合一 公文写作的普适办法 1 确定主题公文主题的提炼标准 就是集中单一 鲜明显露 2 确定正文框架工作计划 活动策划 会议纪要 讲话稿 通知等的基本框架 3 组织材料材料来源 参考之前的同类材料 查找同期的相关材料 搜索网络资料 德才并育知行合一 4 开始写作5 公文排版关键在于格式 字体 段落 页面等排版 6 检查错漏检查错别字 错用符号 错用称号等 德才并育知行合一 文件内容格式及相关注意事项 1 标题字体用黑体 三号 加粗 居中 要求与文件名相符 特殊除外 2 正文字体用宋体 小四 行距1 5倍或26 段落开头空四个字符 即两个汉字 3 落款字体用宋体 小四 日期要具体写明年 月 日 例如 二 一三年十二月十日 原则上落款和日期不单独占一页纸 德才并育知行合一 4 正文间的层次关系 第一层用 一 二 三 四 第二层用 一 二 三 四 第三层用 1 2 3 4 第四层用 1 2 3 4 5 如公文有附件 正文与附件间空一行 左空四个字符 即两个汉字 用小四号宋体注明 附件1 等 后标冒号和名称 6 附件在页面的第一行顶格写上附件标识 有序号的写上序号 附件正文格式与上相同 宋体 德才并育知行合一 学生工作常见公文 1 通知2 申请 请示3 公示4 借条 5 活动策划6 计划7 总结8 会议记录 德才并育知行合一 根据通知的内容 交代清楚各事项 1 组成部分 称呼 正文 落款 2 内容要求 称呼 通知对象标题 标题使用三号黑体加黑 居中 正文 小四 宋体 署名 小四宋体加粗 日期 最右侧 一 通知 德才并育知行合一 通知12级各班 2012年10月19日晚校团委在长岗校区篮球场举办 广西师范学院第十五届大学生科技文化节开幕仪式 请各班派10名同学在聚贤楼 食堂 正门前集合参加 不得缺席 物电学院学生工作办公室 范例一 于18 50分 2012年10月17日 12 范例二 通知各班班长 请于2013年10月8日19 00 20 00交各班返校情况 逾期不交责任自负 物电学院学生工作办公室2013年10月7日 到院学工办 瑞兴楼616室 厚德载物经世济民 13 手机短信的通知 From 1323867 通知 原定今日下午进行的校际足球对抗赛因雨改期 具体比赛日期经两校协商后 另行通知 另 午后的体育活动改为文艺活动 由各班按预案组织实施 范例三 学工办 月 日 注意事项 1 第一行正中写上 通知 二字 也可根据通知的内容标出 重要通知 紧急通知 更正通知 等 2 通知的正文要写清楚什么时间 什么地点 有什么事情 需要什么人参加等 内容要具体明确 语言要简练 3 落款要写清发通知单位和日期 二 申请 请示 一 几种常见的申请 1 活动申请2 场地申请3 经费申请 二 主要内容 1 标题 xx 申请人或单位 关于xx 申请目的 的申请2 称谓 申请对象 尊敬的XX老师 XX领导 3 正文 介绍情况 表达意愿4 署名 申请人或单位5 日期 二 申请 请示 三 请示 请示由标题 主送单位 正文 发文机关 日期构成 1 标题一般由请示单位 请示事由 文种或请示事由和文种组成 2 正文正文一般由三个部分组成 请示缘由 提出请示的原因和理由 请示事项 提出有关问题要求上级指示或批准 有的要求提出解决问题的建议和意见 供上级机关参考 提出的请示 要符合有关方针 政策 切实可行 不可矛盾上交 请示要求 应明确提出要求解决问题的方法或途径 常用 是否妥当 请批示 妥否 请批示 如无不妥 请批转有关单位执行 等等 申请与请示区别 1 申请是因事务需要 按规定程序向上级或职能部门 管理机构 组织 社团说明理由 提出请求 希望得到批准的一种事务文书 也叫申请书或申请表 请示和申请都有请求原由 请求事项 但请示是法定公文 申请为专用书信 属于不同文种 2 请示用于下级机关向上级提出请求 下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项 申请不仅用于下级向上级请求 不属于请求范围之内的事项 而且可用于不相录属的但按规定 程序必须向其请求的单位 部门等 3 请示的行文对象固定 而申请的行文对象不定 请示的内容限于本系统 本部门的事务或问题 写法规范 申请的内容不以系统 部门为限 写法不强求一律 且常以填写有关部门印制的各种表格代替 4 请示的作者是以部门为单位 而申请的作者可以是部门 社团 班级 也可以是个人 5 请示可以带附件 附件是请示的重要组成部分 作为对正文的补充说明或参考 范例一 关于使用足球场舞台灯光的申请书我院将于2013年10月23日晚19 30分在足球场进行第二次新生才艺表演彩排 需使用足球场灯光 望领导予以批准 物理与电子工程学院学生委员会 尊敬的 2013年10月20日 物电学院关于XX党支部成立支部委员会的请示物电学院党委 按照学校党支部选举工作实施方案的要求 经XXX党支部召开的党支部委员会预备候选人选举会议选举 经过投票 推荐XXX XXX等X名同志为新一届支委候选人 XX为支部书记候选人 本临时党支定于XX月XX日 在XX地点举行正式选举 妥否 请批复 附 支部候选人基本情况表XX党支部XX年X月X日 范例二 三 公示 一 标题 公示 或 关于 的公示 二 正文1 进行公示的原因 2 事物的基本情况 党员发展公示一般要包括有关人员的姓名 性别 出生年月 工作单位 职务 入党时间等 3 公示的起始及截止日期 以工作日计 意见反馈单位地址及联系方式 4 发布公示的单位名称 加盖公章 及发布时间 物电学院2011 2012学年度国家奖学金获奖学生初审名单的公示根据我校学生资助管理中心 关于做好我校2011 2012学年度国家奖学金评审和材料报送等有关工作的通知 要求 我院学工办组织 指导各专业 班级按照 广西师范学院 国家奖学金 评审办法 开展评选 经过学生个人申报 二级学院学工办仔细审查材料 认真评选推荐 评选出XXX XXX等2名学生为我院推荐2011 2012学年度国家奖学金获奖学生 现将评选结果在本院公示三天 9月26日 9月29日 如有异议 请以书面材料并署真实姓名或电话向我院学工办进行反映 举报电话 0771 5650642物电学院学工办1397867XXXX吴海原老师书面举报地址 广西师范学院长岗校区瑞兴楼616室物电学院学工办广西师范学院物理与电子工程学院 公章 二 一二年九月二十六日 范例一 四 借条 1 定义借条是人们彼此之间为处理财务 物资或事务来往 写给对方作为凭据或有所说明的条据 2 格式 四 借条 标题 借条上款 顶格写单位名称或老师名字 尊敬的XXX 正文 写明事由或事实 因什么原因向谁借什么东西 何时归还要写清楚 署名和日期 借条尊敬的分团委老师 电子10级1班因开展团日活动 特向团办借团旗壹面 并于2012年10月21日归还 望批准 签名 2012年10月17日 范例一 借条尊敬的院分团委老师 电子10级1班因开展团日活动 特向院分团委借团旗壹面 音响壹套 话筒壹支 电源线 音响壹对 并于2013年9月9日归还 望批准 签名盖章 2013年9月6日 范例二 负责人 联系方式 活动策划是在活动开展前 为了明确任务提高质量 对将要举行的活动总体安排的书面材料 一 标题标题要清晰明显 避免过于笼统 二 正文1 活动背景 目的2 活动主题3 活动时间 地点4 活动对象5 活动组织单位 主办 承办 五 活动策划 6 活动形式7 活动开展 包括活动流程安排 奖项设置 时间设定等 涉及到奖项评定标准 活动规则的内容可选择以附录的形式出现 8 宣传方式9 经费预算10 注意事项 包括应急预案等 三 落款与日期 六 工作计划 工作计划是根据指示精神对未来一段时间内的工作提出初步设想和总体安排形成的书面材料 计划内容的范围 做什么 怎么做 和 做到何种程度 三大项 即计划三要素 工作计划的格式一般包括标题 正文和落款三部分 工作计划不是写出来的 而是做出来的 工作计划的内容远比形式重要得多 拒绝一些华丽词藻 空洞内容 欢迎实实在在的东西 简单 清楚 可操作是工作计划的基本要求 一 标题正副标题型样式 正标题用一主题型语句概括 使用小二号宋体 副标题为四号宋体 并注明部门 时间 均加粗 居中 二 正文正文使用小四号宋体 1 5倍行距 正文中的小标题可加粗 1 前言 简明扼要表达出制定计划的背景 根据 目的 意义 指导思想等 2 主体 按实际情况分几个小标题写 如部门计划可以分为常规工作 特色工作和其他工作 机构计划如团委学期计划可分为思想建设 组织建设 社会实践 学术科技和校园文化建设等五个方面 3 结语 该部分可以补充说明有关问题 也可以立信心 表决心 三 落款正文右下方 包括署名和计划制定的日期 日期用中文 小四号宋体 四 页码应插入页码 底端居中 七 工作总结 工作总结就是把某一时期已经做过的工作 进行一次全面系统的总检查 总评价 进行一次具体的总分析 总研究 也就是看看取得了哪些成绩 存在哪些缺点和不足 有什么经验和提高 重点强调不足 包括 学期或年度部门总结 单项活动总结 一 标题一般由单位名称 时间 主要内容 文种组成 二 正文1 前言 是总结的开头 主要用来说明基本情况 包括单位名称 工作性质 主要任务 总结目的 主要内容等 文字尽量精简 2 主体 主要包括工作开展情况 经验总结 今后工作的设想和努力方向等内容 在该部分可以插入相关图片 3 结语 是总结的升华部分 展望未来 三 落款署名及总结完成的日期 四 页码应插入页码 居中 会议记录是指准确 如实记录会议组织情况和会议内容的一种公务文书 会议记录时间 地点 主持人 出席人 缺席人 记录人 会议主题 会议主要内容 会议讲话 会议讨论 会议决议会议遗留问题 八 会议记录 注意 一 要如实反映会议的精神和议程二 对会议的决定 决议 遗留问题必须详细记录三 讨论中的发言要按发言顺序逐个记录 允许摘其要点记 经世济民厚德载物 公文写作中常见的问题 一 文种使用不当二 格式不规范三 行文规则混乱四 提法不当五 名称表述混乱 六 时间表述含糊七 用词不当八 不符合语法九 数字使用不统一 建议 保存和收集一些材料 以备不时之需 利用网络资源 提高写作水准 多看相关的公文 善于借鉴和模仿 掌握公文写作的基本要求 多写无妨 不必墨守成规 创新思维自成风格 用心写 耐心修改 细心检查 经世济民厚德载物