英语商务信函中的礼_貌_策_略.pdf

英语商务信函种类繁多 根据其功能来看 有推 销信 要求函 回复函 下订单 通知对方已发货 通知 对方无法发货 投诉信 感谢信 催款信等 根据其传 输的内容性质 又可分为好消息信函 Good news Let ter 坏消息信函 Bad news Letter 和劝说性信函 Per suasive Letter 三大类别 商务信函应满足五个重要原 则 即 清 楚 Clarity 简 明 Conciseness 礼 貌 Cour tesy 完整 Completeness 和正确 Correctness 其中 的礼貌原则最难把握 但又十分重要 一 礼貌策略的相关理论 礼貌原则一直是语用学的一个热门话题 莱考夫 Lakoff 里奇 Leech 布朗 Brown 列文森 Levinson 等学者都曾探讨过这一理论 其中 布朗和列文森的 面子保全理论 Face saving View 和 面子威胁行为 理论 Face Threatening Act 最为详细和透彻 也最适 用于商务英语信函中的礼貌问题研究 面子保全理论 是布朗和列文森于1978年在戈 夫曼 Goffman 的 面子 概念的基础上提出的 布朗 和列文森认为 面子是每一个有理性和具有正常交际 能力的人的一种公共的个人形象 面子既可以赢得 也可能丢失 言语交际中对面子的威胁是无时不在 的 所以必须采取礼貌补救策略给交际双方都留点面 子 减少对面子的威胁程度 礼貌补救策略分为五个 级别 依次为 1 不使用补救策略 赤裸裸地公开施 行面子威胁行为 2 积极礼貌策略 3 消极礼貌策 略 4 非公开地施行面子威胁行为 5 不施行面子 威胁行为 言语行为对面子的威胁程度越高 所需的 礼貌补救策略级别越高 布朗和列文森认为 一般情 况下 交际既要实现交际目的 又要讲求效率和礼貌 只有在情况十分紧急 对面子没有威胁或无需考虑对 面子的威胁的情况下 才有可能不采取任何礼貌补救 策略 公开施行面子威胁行为 上述五个礼貌补救策略主要是针对言语交际的 而英语商务信函是一种非常重视礼貌的书面交际方 式 不实施礼貌补救的情况非常少 但是在礼貌补救 的具体做法上又主要运用了积极礼貌策略和消极礼 貌策略这两种方法 积极礼貌策略是一种以 接近为 基础的 礼貌补救策略 说话人往往强调共同之处 诉 诸友谊或伙伴关系 布朗和列文森提出了15个积极 礼貌策略 包括 寻求一致 避免不和 假设有共同点 以伙伴关系著称 提高听话人的兴趣 注意听话人的 需要和夸张自己对听话人的兴趣 赞同 同情等 消极 礼貌策略的基本要求是保护听话人的隐私和自我决 策的权利 主要是以 回避 为基础的 包含说话迂回 模棱两可 尊重对方 避免突出个人 表示悲观 道歉 减小对对方所施加的压力等10种具体的礼貌策略 虽然这些积极礼貌策略和消极礼貌策略主要针对言 语交际 实施者均为 说话人 和 听话人 但这些理 论在英语商务信函中也有所体现 二 礼貌策略在英语商务信函中的体现 将 面子保全理论 和 面子威胁行为理论 运用 到英语商务信函中 我们不难发现 好消息英语商务 信函传递积极的有利于对方的信息 因此没有威胁对 方的面子 坏消息信函传达不利于甚至伤害对方的信 息 严重威胁了对方的面子 劝说性信函在一定程度 上威胁了对方的面子 由于这三类信函对对方面子的 重庆科技学院学报 社会科学版 2010年第8期 Journal of Chongqing University of Science and Technology Social Sciences Edition No 8 2010 英语商务信函中的礼貌策略 侯娟娟 周正履 摘要 礼貌是英语商务信函的一个重要原则 以布朗和列文森的 面子保全理论 Face saving View 和 面子威胁行为理 论 Face Threatening Act 为理论基础 分析了积极礼貌策略和消极礼貌策略在三大类英语商务信函 即好消息信函 坏 消息信函和劝说性信函中的应用和体现 关键词 英语商务信函 礼貌策略 面子 中图分类号 H315文献标识码 A文章编号 1673 1999 2010 08 0111 03 作者简介 侯娟娟 1977 女 陕西韩城人 延安大学 陕西延安716000 外国语学院讲师 周正履 1980 男 湖北仙 桃人 硕士 西安电子科技大学 陕西西安710071 人文学院讲师 收稿日期 2009 11 15 111 威胁程度不同 因而采用了不同的礼貌策略来补救或 保全对方的面子 其一 好消息信函通常传递给对方的是积极的信 息 例如积极性询问函 下订单 感谢函 确认函等 没有造成对对方 面子 的威胁 不会使对方感觉到 丢面子 在写这类信函时 应使用积极礼貌策略 以 迎合对方的 面子 需要 在谋篇布局上 好消息信函可采用直截了当的安 排方式 一般采用直接演绎的篇章安排 重在信函的 简洁和高效 使得读信者在第一时间内接受到好消 息 满足对方的心里需求 然后再提供有关细节问题 最后以礼貌的方式结尾 或者表达希望继续合作的愿 望 在遣词造句上 这类信函往往使用肯定句 句子的 语气也是以对方为主的态度 并进行恰当赞扬 真心 致谢 例如 1 We are interested in buying a large quantity of Liangmianzhen toothpaste advertised in the July issue of China Today 询问函开头 肯定句的策略 2 Congratulations to you on your decision to be come a new home owner 祝贺函 以对方为主的策 略 而不用I want to send my congratulations on your decision to become a new home owner 3 We greatly appreciate your letter describing your satisfaction with our work 感谢函 真心致谢 以 对方为主的策略 好消息英语商务信函中的积极礼貌策略可起到 锦上添花 的作用 使双方在顺利交际的基础上建立 起一种相互信任并互为对方着想的良好合作关系 在 传达信息的同时也促进了彼此的感情交流 为双方长 期合作打好基础 其二 坏消息信函主要用来传达负面的 消极的 信息 例如投诉信 撤销订单 发货延迟或通知客户无 法供货等批评或拒绝类信函 很明显 这些信函不利 于对方保全 面子 甚至会严重威胁到对方的 面 子 所以写信时应特别注重礼貌补救策略的运用 以 期将面子威胁降到最低程度 不破坏双方的合作关 系 这类信函主要使用消极礼貌策略 在篇章安排上 坏消息商务信函的篇章安排恰好 与好消息信函相反 往往采用间接归纳方式 其最大 特色在于间接性和迂回性 即先给出解释理由 而后 提出坏消息 间接归纳法能减少坏消息给对方带来的 伤害 一封典型的坏消息英语商务信函一般都有一个 缓冲 即在信开头并不直接给出坏消息 而是以一 个积极的 至少是中性的事实开始信件 然后提供相 应的背景信息 提出原因或给出解释 在前两部分的 铺垫下 第三部分才进入主题 提到坏消息 第四步则 应表现出对对方的关心 提出一个解决该问题的可行 性建议 最后可加上一个礼貌的结尾 帮助对方更自 信 以期今后保持更好的合作关系 在遣词造句上 这 类信函经常采用委婉的语句 避免直接表达 选用正 式语言和词汇 表示极大的尊重 多用表示悲观 道歉 的词语来减小对对方所施的压力 例如 4 We sincerely regret the inconvenience that this cancellation has caused you 撤销订单 表示悲观和 道歉的策略 5 We sincerely appreciate your interest and wish that we could fill your order However as manufactur ers we sell through retail dealers and not direct 通知 客户无法供货 说话委婉 避免的策略 6 We are confident that a manufacturer with your reputation for excellent products and service will want to resolve this matter quickly 投诉信 减小对对方所 施加的压力的策略 坏消息信函中的消极礼貌策略起到了 雪中送 炭 的作用 有助于写信方在不伤害双方关系的前提 下提出批评或转告不利于对方的消息 大大地维护了 对方的面子 也为自己赢得一个良好的形象 促进商 业合作顺利进行 其三 劝说性信函的目的在于说服对方认可写信 方的观点 或者说服对方采取具体行动 此类信函主 要是推销信和催款信 在说服的过程中礼貌起着至关 重要的作用 只有礼貌有加的信函才会给对方一个好 的印象 使对方有接受劝说的意愿 在推销信中 多使用积极的礼貌策略 包括强调 自己和对方的共同之处 提高对方的兴趣 注意对方 的需要和夸张自己对对方的兴趣 赞同 同情等来迎 合对方的面子 而在催款信中 多使用消极的礼貌策 略来保全对方的面子 包括说话迂回 尊重对方 避免 突出个人和减小对对方所施加的压力等 将对对方面 子的威胁程度降到最低 例如 7 I m going to let you in on my secret This se cret could make you hundreds of extra dollars per week 推销信 提高对方兴趣的策略 积极礼貌策 略 8 We know that you re working hard to get your business going on the Internet 推销信 夸张自己对对 方的兴趣和同情 积极礼貌策略 9 May we hear from you about non delivery or payment please 催款信 迂回表达方式和礼貌用语 消极礼貌策略 10 Perhaps you have forgotten to send us your last order payment which was past due now 催款信 112 高 而且代价太昂贵 不切合实际 米歇尔充分运用 服饰语言传递出实用主义至上的政治理念 把人们 的目光拉回到现实世界中 鼓励现代女性树立自己 的衣着风格 并引起人们对运用服饰语言来传达信 息这一问题的思考 作为第一夫人 米歇尔很少在公 开场合谈及政治 她不像希拉里 克林顿那样过于热 心分享丈夫的权利 也不像劳拉 布什那样总喜欢以 一副中规中矩的贤妻良母形象示人 她总是以一个 平凡的职业女性形象出现在人们的视线里 像普通 的美国民众一样 一件衣服会重复穿着 和不同的饰 品搭配 会在大众的小店 超市连锁品牌店购买衣 服 也会把大牌和大路货混搭 款式都简单时尚 实 用又大方 随和多变 极像一个普通的美国职业女 性 正是这种平民化的着装风格 拉近了她和民众的 距离 她将自己的政治信念 思想感情通过服饰这一 无声的语言静静地传递给了美国民众 让他们看到 了信心 看到了希望 看到了决心 米歇尔还是候选 总统夫人时 就深受美国民众的喜欢 奥巴马竞争对 手麦凯恩的夫人辛迪是亿万富婆 她的穿着体现出 她的奢华隆重 她永远保持着选美皇后的姿态 闪闪 亮亮 一丝不苟 她曾穿过一件昂贵的 金条装 那 是一件衬衫式的前开襟连衣裙 当时就有人给她的 裙子 珍珠项链 胸针算了笔账 发现它们总价值约 30万美元 在经济危机的节骨眼上 这种不恰当的 露富行为引起了大多数美国民众的不满 而米歇尔的 每次亮相 都是穿着款式简单但时尚大气的平民化 服装 珠宝也并不起眼 不花哨 很随和 很亲切 美 国民众从她的着装上读到她的信念以及她所要传递 的信息 也更加喜欢上了这个平实独立的黑人女性 聪明的米歇尔有着过人的政治智慧 她用自己的方 式默默地支持着丈夫的政治理想 运用服饰语言一次又 一次地充当了自己的最佳代言人 为自己传递 补充着 信息 强化传播效果 甚至在特定的场合代替着自己的 语言行为 著名时装设计师可可 夏奈尔曾经说过 穿着 差劲 使人们注意到的只是衣服 而完美无缺的穿着 人 们就会注意到这个穿着得体的人 一个人的服饰语言比 一笑一颦 一举一动更能给受众留下深刻的印象 选择 合适的服饰 更能有效 准确地传递你的信息 参考文献 1 路春艳 张洪忠 大众传播学教程 M 北京 北京师范大学出 版社 2007 2 李当岐 服装学概论 M 北京 高等教育出版社 1998 3 王渊 服饰搭配艺术 M 北京 中国纺织出版社 2008 减小对对方所施加的压力 消极礼貌策略 劝说性信函中的积极礼貌策略和消极礼貌策略 能起到 润滑剂 的作用 使对方不会反感写信人对自 己思想和行为的干涉 甚至乐于接受劝说而采取相应 的行动 这对开拓新业务 主要是推销信 和成功完成 原来的业务 主要是催款信 都有很大裨益 以上三大类英语商务信函中都体现出了礼貌策 略 其中坏消息信函对礼貌要求最迫切 主要使用消 极礼貌策略 好消息信函对礼貌要求不高 但也应加 以重视 主要使用积极礼貌策略 劝说性信函使具体 情况来选择适合的礼貌策略 三 结语 英语商务信函是现代国际贸易活动的一个重要 交际手段 由于英语商务信函直接服务于交易双方的 商务交际行为 礼貌就成了至关重要的原则和要求 通常 传达不同性质信