合同管理办法措施范文.doc

合同管理办法措施范文 为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定合同管理办法措施范文。 第一章目的 第一条为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。 第二章适用范围 第二条本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、供电(水、汽)合同、服务合同等。 第三章合同管理部门及职责 第三条公司总法律顾问负责公司销售、采购合同及其他经济合同的法律事务的审批; 第四条集团公司政策法律室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是： (一)参与除销售、采购合同以外其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同; (二)负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理; (三)参与各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查，并向法定代表人提交审查意见; (四)参与经济合同纠纷的处理; (五)负责经济合同的档案管理; (六)监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出意见; (七)负责本制度的监督执行。 第五条合同具体承办部门的主要职责： (一)负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料; (二)具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草; (三)严格按照规定的程序完成合同的审批手续; (四)负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。 遇有合同变更、解除等重大事项，须报合同综合管理部门审核同意; (五)负责向合同综合管理部门报送合同统计报表及有关资料; (六)负责所承办合同的归档。 第四章合同的授权委托 第六条签订合同可以实行授权委托制度。 合同由有法定代表人或主要负责人签订，也可以由企业法定代表人或主要负责人书面授权的企业有关人员代理签订。 第七条代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的法定代表人授权委托书(见附件一)，并在授权范围内签订合同。 法定代表人授权委托书采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。 第八条各单位法律事务机构负责管理授权委托书，根据法定代表人或者负责人的决定，办理出具授权委托书事宜。 第九条代理人必须忠实履行职责，维护本单位的合法权益，对本单位负责，对法定代表人或者负责人负责。 第十条代理人实施损害本单位合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，各单位有权随时终止委托代理关系。 终止委托代理关系的，由法定代表人或者负责人做出决定，公司政策法律室负责收回授权委托书。 第五章一般合同的签订、审查批准 第十一条订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。 第十二条订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等)，除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。 第十三条当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。 第十四条合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。 第十五条合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电子邮件、传真、送货单、发票等)。 第十六条对于质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。 第十七条价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇)、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。 第十八条履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式; 合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级; 买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。 第十九条合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。 第二十条合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。 第二十一条对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。 第二十二条履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。 第二十三条根据合同法对违约责任作适当约定，注意合同的公平性。 第二十四条解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。 第六章重大经济合同的签订、审批和履行 第二十五条订立重大经济合同，须由合同承办部门牵头，会同政策法律室、财务部、生产安全部、审计部、监察部等部门组成合同谈判小组，共同参与合同签订的调研、招标、谈判。 未经合同谈判小组参与订立的重大合同，发生问题由合同承办部门负责。 第二十六条合同承办部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况： (一)对方当事人主体资格审查。 包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证。 (二)对方当事人资信情况及履约能力审查。 包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。 (三)对方合同承办人员资格审查。 包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。 第二十七条合同应按下列程序办理签订、审批手续： (一)草拟会签：合同承办单位应就商谈约定的内容草拟经济合同文本，填写“唐山三友集团有限公司合同审查会签表”，送相关部门会签，各相关部门应在2日内完成会签，并将会签意见及合同文本交政策法律室。 (二)审查修改：政策法律室于3日内就合同文本的合法性，有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由政策法律室进行协调定稿。 (三)最后签订：经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送主管领导或法定代表人签批后，由法律事务部门加盖合同专用章。 第二十八条合同承办、审查会签部门的审查事项及责任： (一)合同承办部门应对合同的业务、技术条款进行审查，并对之负责; (二)财会部门对合同项目是否与国家、上级主管部门、本单位的计划抵触以及合同支付条款进行审查，并对之负责; (三)安全生产部应对合同项目是否符合政策法规、规章制度、生产技术标准、安全保护标准进行审查，并对之负责。 (四)政策法律室对合同的合法性，主要条款是否完备，文字用语是否准确、规范进行审查，并对之负责。 第二十九条法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室依法及时办理。 第三十条合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同审查会审表交存公司政策法律室一份备案。 第七章合同的变更、解除 第三十一条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。 本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。 第三十二条存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同： (一)因不可抗力致使不能实现合同目的; (二)在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务; (三)对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行; (四)对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的; (五)法律规定的其他情形。 第三十三条变更或解除合同的，应当采用书面形式(包括书信、电报); 第三十四条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。 法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。 第八章合同的履行 第三十五条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。 第三十六条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。 (一)履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。 向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。 (二)履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。 第三十七条在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报政策法律室处理，并报总法律顾问。 (一)经营状况严重恶化; (二)转移财产，抽逃资金，以逃避债务; (三)丧失商业信誉; (四)有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形; 第三十八条在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务; 第三十九条在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。 第九章合同纠纷的调解、仲裁和诉讼 第四十条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。 第四十一条合同双方在一定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和政策法律室，并拟定处理意见，报政策法律室决定。 对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司政策法律室和总法律顾问。 第四十二条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况成书面材料连同有关证据报集团公司政策法律室。 第十章合同的日常管理 第四十三条本公司实行二级合同管理，公司政策法律室全面负责公司的合同管理;销售、采购部门的业务人员负责所在部门的合同管理。 第四十四条公司的合同专用章专人管理，公司财务部负责保管。 公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总法律顾问批准。 合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。 第四十五条已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好;重要资料应将原件交公司政策法律室随合同保管。 第四十六条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。 合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司政策法律室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。 第十一章考核与奖惩 第四十七条公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。 公司政策法律室负责本制度执行情况的监督考核。 第四十八条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。 第四十九条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失： (一)未经授权批准或超越职权签订合同; (二)为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书; (三)应当签订书面合同而未签订书面合同。 第五十条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失： (一)因工作过失致使公司被诈骗; (二)公司履行合同未经对方当事人确认; (三)遗失重要证据; (四)发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的; (五)合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告; (六)其他违反公司相关制度的。 公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。 第十二章附则 第五十一条本制度从*年*月*日开始执行。 第一章总则 第一条为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。 第二条本办法适用于公司及公司下属单位的一切合同管理活动。 劳动合同的管理按照上级劳动人事部门的有关规定执行，借款合同、财产保险合同按公司财务部门要求执行。 第三条本规定所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 第四条本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。 第五条合同经办部门负责本部门合同的订立和管理工作，实行“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。主要职责为： 1、负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判，拟定合同条款; 2、全面准确地填写合同条款，必要时组织进行合同评审。办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续; 3、负责合同履行跟踪，追踪合同标的的内外质量，收集使用单位意见; 4、及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报管理规划部和有关领导审查、批准; 5、及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更澄清等资料，及时反映合同履行中出现的法律问题; 6、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关的一切资料; 7、安排专人负责合同管理工作，及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作，建立本部门合同台账; 订立合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最相近的部门负责，或由与该项业务最相近的上级主管领导确定哪个部门作为合同的经办部门。 第二章合同管理部门 第六条管理规划部为公司合同管理的主管部门，统一管理公司的合同工作。其主要职责是： 1、负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施; 2、组织宣传贯彻合同法及相关法律法规，组织对各业务部门合同经办人的培训; 3、参与公司对外订立重大合同的谈判; 4、参与标书评审和合同评审; 5、对合同订立、变更及解除进行审查把关; 6、负责公司本部及所属各单位的各类合同执行情况的监督检查; 7、负责公司合同专用章的管理; 8、负责公司合同台账、合同档案的建立和管理; 9、协调单位内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼; 10、合同管理中需要解决的其他问题。 第七条公司财务部是合同财务监督部门，主要职责： 1、负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况，注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关; 2、负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致;合同批准程序是否符合规定，程序不完备的，拒绝付款; 3、负责按合同结算条款收、付款; 第八条其他相关单位的职责： 1、申购单位负责向管理部门提供本单位所需物品的规格、型号、数量、质量、时间要求等;需要进行工程建筑施工的单位，负责向主管部门提供包括维修、改造、新建、扩建工程建设的需求报告; 2、质量验收小组负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收，并出具验收报告; 3、验收单位负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理入库手续; 4、配合管理规划部进行重大合同审查或评审，并签署审查或评审意见; 第三章合同的订立 第九条订立合同应严格按中华人民共和国合同法的要求及本办法的有关规定，必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。 第十条合同订立的程序 1、顾客提出要约邀请的合同订立程序 资信审查接受要约邀请合同填写审查批准签章。 2、我方提出要约邀请的合同订立程序 对方资信情况审核要约邀请要约信息反馈合同填写审查批准签章。 3、通过招标订立合同的程序 市场调查标书制作、发放接收投标评审定标订立合同审查批准签章。 4、设备、材料、物资买卖合同的订立程序 计划准备考察小组对标的咨询(质量、价格、售后服务等)资信审查技术或商务谈判草拟合同文本审查批准签章。 第十一条合同签订内容一般包括以下条款： 1、当事人名称(或姓名)、住所、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号; 2、标的或标的物(指货物、劳务、工程项目等)名称、型号、规格等; 3、数量和质量，包括适用规范、质量标准和检测方式等; 4、价款或酬金; 5、履行的期限、地点和方式; 6、违约责任; 7、合同争议的解决方法; 8、合同订立的时间、地点; 9、根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。 对数量、质量、履行期限限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。 第十二条合同内容应符合下列要求： 1、主体合格、标的明确、手续完备; 2、条款齐全、意思表示真实; 3、文字清晰、语言规范; 4、无矛盾条款、无空白条款。 5、数据电文合同信息可以调取以备日后查用，有可靠的方法保证信息自首次以最终形式生成并保持完整性，同时可以将信息展示。 6、订立合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最相关的部门或该项业务最相关的上级主管领导，确定哪个部门作为合同的经办部门。 第四章合同的审查 第十三条合同订立前，合同承办部门应当审查对方的资信状况和履约能力，内容包括： 1、社会信誉(近三年是否有重大违约，是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等)和履约能力(如生产能力、支付能力、运输能力等); 2、审查营业执照是否真实、有效; 3、核实对方的资产(资金)证明; 4、审查合同对方的资质等级证书; 5、审查法人证书及法人委托证书; 6、根据合同性质需要审查的其他内容。 合同对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其签订合同。 第十四条经办部门组织对合同进行业务性审查，审查的内容为： 1、对方当事人是否具有签约主体资格; 2、是否各方谈判、协商的一致意见，是否符合决策部门的决策意见; 3、是否违反公司的规章制度; 4、是否超越业务权限; 5、语言是否准确、通顺。 第十五条合同管理部门对合同进行合法性审查，主要内容包括： 1、合同签订主体是否符合法律规定; 2、条款是否违反法律、法规和司法解释的规定; 3、条款是否有冲突; 4、条款是否有歧义; 5、条款是否有效维护我公司合法权益; 6、条款是否完备。 管理规划部对合同严密性可进行监督审查。 第十六条提交管理规划部审查的合同应符合下列要求： 1、经办部门已经对合同进行了业务性审查，涉及财务事项的已经经过财务部门审查; 2、合同当事人均未在合同合同上签字盖章; 3、合同约定的内容尚未实际履行; 4、需要同时附送的材料完备; 第十七条合同管理部门审查的期限为在收到合同后的3个工作日内完成，并视情况提出法律意见或解决问题的方案，业务紧急的，因尽可能满足业务部门的时间要求，业务特别疑难的，应合理延长审查时间。 第十八条合同管理部门审查后，出具书面法律意见书，对存在的问题进行分析，对风险做出判断，并视情况提出防范或降低风险的对策。该意见不是最终的决策意见，而是业务部门做出决策的重要参考。 第十九条合同报送法人代表或授权代表批准时，必须将法律意见书做为附件一并报送，根据批准人的要求对采纳部分和不采纳部分进行说明，经办部门合同存档时也应将法律意见书一并存档。 第二十条同一内容合同一般审查一次，由经办部门对采纳部分进行修改，特殊情况需要再次报送审查的，最多进行两次，审查人对合同文本和审查意见一并保存。 第二十一条审查人对合同审查中涉及到的商业秘密负有保密义务。 第五章合同的批准 第二十二条公司总经理受董事会及董事长的委托，全权处理公司的各类业务，代表公司对外签订合同。公司其他人员对外订立合同，应得到公司总经理的授权并在授权范围内对外订立合同。 第二十三条以公司名义签订的合同，合同承办部门应做好履行合同批准的程序： 1、工程承包合同： 公司本部土建工程、设备安装工程的承包合同，由公司预算人员审核总造价后，经主管副总经理批准后(金额较大的递交班子会讨论通过)由公司总经理授权副总经理签订合同。 2、销售合同： 公司销售合同，必须注明单价、供货数量、供货时间、回款时间、回款方式等，由公司总经理授权主管销售副总经理签订有关合同。 如遇索赔、善后处理等有关事宜，必须经合同主管部门和其它合同监督部门讨论后报班子会通过。 3、采购合同： 公司本部大宗物资、设备及其配件的采购经物资部负责招投标后，再报主管副总经理批准(金额较大的递交班子会讨论通过)，最后由公司总经理授权副总经理签订合同。 4、其它各类合同批准程序： 公司本部以公司名义签订的其他各类合同，经合同业务部门拟定后，报主管副总经理批准后，有必要时递交班子会讨论通过，由公司总经理授权签订有关合同。 第二十四条公司所属法人单位以其公司名义订立外协工程合同，应严格按公司“外协工程管理规定”有关内容订立。 第二十五条以公司名义对外订立合同应当使用合同专用章，以其他各种公章签订合同对本公司不发生效力，除非公司追认。违反规定签订合同的追究有关人员责任。 第六章合同的履行 第二十六条合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行所规定的权利义务，确保合同实际、全面地履行。 第二十七条公司合同实行合同履约责任制，部门及单位一把手是合同履约的第一责任人，第一责任人对合同的全面、正确履行负责。 第二十八条各签约单位、签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。应当积极妥善地行使抗辩权、代位权、撤销权、留置权，否则致使合同不能履行或不能完全履行，给公司造成损失的，要追究有关人员的相应责任。 第二十九条根据合同性质，合同执行部门应按照合同约定的标的物的数量、质量等进行验收，对不符合合同约定的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议，并督促合同对方继续履行。 第三十条对于公司为付款方的合同，支付合同价款时，须经公司领导审批签字。未经合同主管部门及公司领导签字，财务部门应不予付款。 第三十一条对于公司为付款方的合同，支付最后一笔合同款项时，合同执行部门应填写合同履行终结报告，送管理规划部终止合同。 第七章合同的变更与解除 第三十二条在合同履行过程中遇到困难，各单位应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。 第三十三条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。 第三十四条合同需要变更、解除，合同执行部门应向合同主管部门提交经本部门负责人签字的书面报告，经管理规划部门审查出具意见后，报法人代表或授权代表签字同意后方可变更、解除。经办部门应及时采取补救措施，尽量减少由此造成的损失。 第三十五条合同变更、解除必须采取书面形式。 第三十六条合同执行部门应将变更、解除合同的各种文件、纪要、信函等原件报送合同主管部门。 第七章合同纠纷的处理 第三十七条发生合同纠纷时签约单位应在24小时内到合同主管部门提交书面报告，并根据实际情况，提出相应的解决以及应对办法; 第三十八条合同纠纷原则上由签约单位负责处理，签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及公司内多个单位的，或签约单位处理不了的，报主管领导协调处理。 第三十九条对经协商仍无法解决的合同纠纷，经总经理同意，可