EXCEL数据处理 第01章 数据的输入与编辑.ppt

第1章 数据的输入与编辑 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 2 本章知识点 各种类型数据的输入方法特殊形式数据的快捷输入有规律数据的序列输入法数据有效性审核设置方法下拉式表框选择输入的设计选择性粘贴的主要应用场所 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 3 本章目录 1 1数据输入的一般操作1 2特殊数据的快捷输入1 3有规律数据的序列输入法1 4设置有效性对输入数据审核1 5下拉式列表选择输入的设计1 6数据的编辑操作小节习题 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 4 1 1数据输入的一般操作 1 1 1数据输入前的准备准备原始数据启动Excel软件建立新工作簿或者打开原有工作簿选择需要输入数据的工作表 如为新工作表还需要对工作表标签进行重命名 调整好输入方法状态选取需要数据的单元格准备开始输入数据 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 5 1 1 2单元格的选取方法 1 单元格选取的一般方法 1 选定单个单元格 2 选定连续单元格区域 3 选定整行 列 4 选定整个工作表 5 选定不连续单元格区域 6 选定局部连续整体不连续的单元格 7 快速定位到数据区域的边缘单元格 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 6 1 1 2单元格的选取方法 2 利用键盘激活单元格在输入数据时 有时使用键盘激活单元格可能比使用鼠标更方便 为此需要记住移动活动单元格操作的常用按键 在工作表中进行移动操作的常用键盘按键如教材表1 1所示 3 利用定位条件选择单元格区域 运行 编辑 定位 命令 或者直接按 Ctrl G 组合键利用定位条件 也可以快速地选择单元格区域 特别是在选取特定区域 例如 为进行单元格保护 需要选取包含计算公式的区域时 时非常有效 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 7 1 1 3数据输入的基本方法 向单元格中输入数据有两种方法 在单元格直接输入数据和在编辑栏中输入数据 单击要输入数据的单元格 可以直接在单元格中输入数据 或者双击单元格 将光标移到单元格内 再输入数据 单击要输入数据的单元格 然后将光标移动到编辑兰 便可在编辑栏中输入数据 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 8 1 1 4各类型数据输入的方法 1 数字的输入直接输入数字即可 注意长数字 负数 文本型数字情况 2 文本的输入注意多行文本的处理身份证号码文本型输入3 日期和时间的输入输入日期的格式一般为 年 月 日 或年 月 日 或月 日 或月 日 其中年还可省略世纪位 输入时间的格式一般为 时 分 秒 4 分数的输入在输入时可能与日期混淆的数值时 应在分数前加数字 0 和空格 5 特殊符号的输入一是运行 插入 特殊符号 命令 二是运行 视图 工具栏 符号栏 命令 6 数学公式的输入公式编辑器的应用 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 9 1 2特殊数据的快捷输入 1 2 1选定连续区域进行数据输入先选定该单元格区域 然后在第一个单元格输入数据 之后通过按有关键可以进行活动单元格切换 甚至可以进行自动折行或换列 1 2 2相邻单元格相同数据的输入 1 选中当前单元格 往上 下 左 右方向移动填充柄 即可在当前单元格的上 下 左 右方向的单元格中显示相同数据 2 选择当前单元格下方的相邻单元格 运行 编辑 填充 向下填充 命令 或者直接按 Ctrl D 键 即可将上方的数据填入选中的相邻下方单元格 3 选择当前单元格右侧的相邻单元格 运行 编辑 填充 向右填充 命令 或者直接按 Ctrl R 键 即可将左侧的数据填入选中的相邻右侧单元格 4 选择当前单元格上方的相邻单元格 运行 编辑 填充 向上填充 命令 即可将下方的数据填入选中的相邻上方单元格 5 选择当前单元格左侧的相邻单元格 运行 编辑 填充 向左填充 命令 即可将右侧的数据填入选中的相邻左侧单元格 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 10 1 2特殊数据的快捷输入 1 2 3不相邻单元格相同数据的输入 Ctrl Enter 组合键1 2 4多张工作表中相同数据的录入通过将这些工作表组成工作组来完成1 2 5带零和小数位较多数据的输入运行 工具 选项 命令 从弹出的 选项 对话框中选 编辑 选项卡 选上 自动设置小数点 复选框 然后在 位数 微调框中输入数字 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 11 1 2特殊数据的快捷输入 1 2 6利用自动更正工具快速输入数据运行 工具 自动更正选项 命令 可以快速输入一些常用的短语 例如 在工作中要经常输入产品的名称 可以先定义产品名称及其对应的拼音字头 如将 激光打印机 可设置为 jgdyj 这样 以后只要输入 jgdyj 就可以立即显示得到 激光打印机 1 2 7其他输入技巧介绍1 避免输入网址和电子邮件地址的超级链接形式2 记忆式输入方法3 输入汉语拼音4 查找替换法快速输入特殊符号5 斜线表头的输入方法 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 12 1 3有规律数据的序列输入法 1 3 1拖动填充柄快速输入序列或者特定格式数据通过选定相应的单元格并拖动填充柄 可以快速填充多种类型的数据序列 另外 基于在第一个单元格所建立的格式 Excel可以自动延续一系列数字 数字 文本组合 日期或时间段 比如输入 产品1 然后向下一直拖动 可以很快得到 产品2 产品3 产品4 产品5 产品6 等内容 1 3 2根据输入前两个数据的规律快速拖动输入数据基于所输入的前两个单元格中的数据 Excel可以计算出某些规律 然后再选定这两个单元格并向下拖动填充柄 可以快速输入一些非连续序列或者有规律的一系列数据 1 3 3自定义序列的应用自己如何建立序列1 3 4快速输入复杂的序列号自定义数据格式 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 13 1 4设置有效性对输入数据审核 在Excel中进行数据输入时 有些输入内容是需要进行审核的 不能什么都可以输入 为此 Excel提供了 数据有效性 工具 利用这个工具 操作者可以针对性地输入数据 在输入错误的数据后 系统会出现错误信息框 提醒用户修改 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 14 有效性输入的主要用途 数据有效性 的用处很多 下面进行详细介绍 1限制数值的输入范围2限制输入数据的格式3限制文本的录入长度4防止重复输入数据5确保必须输入特定内容6设置汉字字段自动切换汉字输入法7设置只能接受不超过总数的数值 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 15 1 5下拉式列表选择输入的设计 所谓下拉式列表输入方法 就是在单元格中建立下拉列表 在需要输入数据时 可以方便地从列表中进行选取 其目的主要是为了提高数据输入的速度和准确度 在Excel中 提供了四种不同难度的下拉列表输入方法 读者可逐个学习并选择使用 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 16 1 5下拉式列表选择输入的设计 本节内容的操作有一定的难度和技巧 详见教材 1 5 1利用数据有效性创建下拉式选择列表通过利用 数据有效性 的 序列 设置可以为单元格建立下拉列表 这种方法非常适用于同时要为多干单元格一次性地创建下拉列表 1 5 2利用右键菜单命令从下拉式列表中选择输入1 5 3利用窗体组合框创建下拉式列表1 5 4利用控件工具箱的组合框创建下拉式列表1 5 5级联式下拉式列表的设计方法 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 17 1 6数据的编辑操作 1 6 1单元格数据的一般编辑单元格数据的一般编辑包括对数据进行的修改 移动 复制 删除 插入等操作 1 6 2选择型粘贴的典型运用所谓 选择性粘贴 就是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中 它是 粘贴 命令的高级应用 如果只想对单元格中的公式 数字 格式进行选择性地复制 或者希望将一列数据复制到一行中 或者希望将一行数据复制到一列中 都可以使用 选择性粘贴 1 6 3清除单元格数据单元格中的数据不再需要 还可以进行清除 清除单元格数据包括两种方法 第一是按 Delete 键 第二是运行 编辑 清除 命令 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 18 小结 在用Excel处理庞大的数据信息时 如果不注意数据输入的方法与技巧 很可能会事倍功半 本章介绍了特殊数据的快捷输入方法 以及一些相关的数据输入技巧 灵活掌握本章内容 对于快速提升Excel的数据输入和编辑操作能力有很大的帮助 本章首先介绍了输入数据之前的准备工作 说明了各种基本类型数据的输入方法 接着重点说明了数据输入的一些主要技巧 包括特殊格式数据的快捷输入 有规律数据的序列输入 设置数据有效性对输入数据进行限制 下拉式列表输入方式设计 最后说明了数据的编辑方法 其中特别重点介绍了选择性粘贴的使用方法和应用技巧 总之 通过本章学习 读者应能准确 高效地输入数据工作表中的各项基本数据 EXCEL数据处理 电子教案 中国水利水电出版社 19 习题 1 在都有哪些快捷的输入方法 请列举10种 并说明其操作要点 2 在Exce