关于志书中表格设计的思考.pdf

黑龙江史志 表格作为表现统计资料的一种有效形式 在 新版志书 指新中国成立后出版的志书 中被广 泛采用 它的主要优点有 直观明了 阅读方 便 可在短时间内给读者以明确的概念 通过 合理 科学地排列统计资料 便于读者进行资料 的汇总 审查 计算和分析 从而发现现象之间 内在的规律 表格的运用极大地提高了志书的整体质量 但志书中运用表格的历史并不长 旧版志书很少 或者说基本上没有用到表格 以浙江省天台县为 例 从三国立县到新中国成立 多年里修成志 书 部 笔者所见的明 释传灯 天台山方外 志 清 李德耀康熙 天台县志 民国 褚 传诰 天台县志稿 部都没有用到表格 直到新 中国成立后编纂的 天台县志 年版 才 开始大量运用表格 究其原因有以下几点 当 时社会以小农经济为主 社会分工少 生产力不 发达 志书涉及到的事物少 用文字就能表述清 楚 古代志书大多详述自然景观 风俗民情 人物事迹 略写经济数据 古代排版印刷技术 重大项目时 处领导将个人整理和积累的重要资料 和数据交给史志办 局人事处在搞目标责任制时 史志办同志参加并且进行记录存史 局质量认证与 实验室评审处在搞全系统专业技术人员培训时 有 史志办同志拍照留档 省质量技术监督局系统内各 市 地 局的史志工作 也在省局史志办的督导下 卓有成效的进行和深入 他们不但将史志资料和初 稿报送省局史志办 遇到具有重大价值和意义的事 件 也及时沟通 提供相应的资料和图片 以便归档 存史 牡丹江市下属海林市质量技术监督局 当国 家质量监督检验检疫局主要领导来检查工作时 主 动提供了这方面的图片和资料 佳木斯市下属同江 市质量技术监督局 在最新的质量认证标志产生 后 及时报送局史志办备案 局史志办同志怀着强烈的事业心和责任感对待 本职工作 负责人高婕对史志工作全身心的投入 她 认为史志工作不是简单的记载过去 而是为了未来 面向未来的重要工作 以史为镜 鉴往知来 史志文化的作用意味深长 要用心的品味和领 会 不断增强做好工作的自觉性 局史志办 名同志 是由老 中 青三结合组成的 高婕介绍说 裴德福 老处长德高望重 退休前曾经担任过局质量处 计 量处等几个业务处室的领导 精通业务 从事修志 工作后 不怕辛苦 专心编写 还经常指导年轻人 发挥了重要的作用 大学毕业不久的张葳葳 虚心 学习 肯于钻研 业务水平不断提高 他们的工作 不但在全局受到重视和欢迎 年还被评选为省 地方志工作先进集体 意识支配行为 思想决定行动 我们在走访中 还感到 省质量技术监督局史志工作搞的这样好 还来源于它们对史志工作的认识高 马菠局长多次 指出 地方志工作不但是中华民族世代相传 承上 启下的传统优秀文化 还是社会主义先进文化的重 要载体 是社会主义政治建设 思想建设 文化建设 的系统工程 是继往开来 服务当代 有益后世的千 秋大业 我们相信 有了这样深刻和颇有见地的史 志文化理念 省质量技术监督局的史志工作会 百 尺竿头 更进一步 取得更大的成绩 郑日 天台县地方志办公室浙江天台 关于志书中表格设计的思考 续志交流 黑龙江史志 落后 表格在志书中的运用虽然取得了很大的成 绩 但也存在诸多问题 笔者在工作中阅读一些 已出版的志书 发现某些表格设计不够科学 形 式比较单一 归纳起来主要问题有 统计表总 标题的时间 地域 事件 序号四个要素设置不 规范 表中数值处理不当 编排不整齐 计 量单位选用混乱 编排不合理 一些基本统计 符 号 没 有 得 到 运 用 如 等 表格形式以统计表居多 其它形式的表格没有得到广泛应用 针对这些问 题 结合实践 笔者就如何更好的设计运用表格 谈谈个人的观点 权当抛砖引玉 以期与广大同 仁探讨 一 关于统计表的设计 志书中运用最多的是统计表 它由总标题 横行标题 纵栏标题 指标数值 注解 部分组 成 如表 所示 一 总标题 它是统计表的名称 用来 简明扼要地说明全表的内容 由时间 地域 事件 序号四个要素组成 位于表的上方 如 表 县人口情况 年 对这四要素的取舍 一些志书强调四要素齐 全 一些志书省略其中一二个要素 笔者认为 这四个要素的取舍要根据实际情况灵活运用 时间 如果表中时间明确 可以省略 如果 表中指标数值为某一特定时间的事物 应注 明 多数志书时间要素出现于标题之首 也有 括注于标题之后 笔者认为后者为妥 因为时 间后置可突出标题主要内容 如 第五次人口 普查情况 年 月 日 地域 记 述全县情况应该省略 因为县志是记述该县情 况 不言而喻 记述特定地域事项 应标明地 域名称 事件 力求用最简洁 但要全面反 映表格的内容 序号 它是统计表的编号 首轮修志一些志书的表格未编序号 有续表的 不管几张统一标 续表 二轮修志已出 版的志书表格一般都有序号 但续表的表示方 法大多沿用首轮修志的标法 不标序号给读者 查询检索带来不便 续表不编号不能显示续表 之间的先后关系 笔者认为按编标序号 排放 在标题下面一行左上角为妥 如第一编第一张 表格为 表 前一个数字表示表格在第几 编 后一个数字表示所在编的第几张表格 有 续表的分两种情况表示 只有一张续表的表示 为 表 表 续 有 张或以上的 表示为 表 表 续 表 续 依次类推 这样既方便了读者查询索 引 又使续表之间的先后关系一目了然 二 横行标题 它是统计表横行的名称 通常用来表示各组的名称 代表统计表所要说明 的对象 一般写在表的左方 编排时标题文字左 对齐 已出版的一些志书其中项和总项并列 或 者加上 其中 以示区别 这样既不能明显区分 总分关系 又造成表赘 采用其中项相对总项缩 进一个字 在其中主要项前加 可以使读者清 楚的区分总项 其中项和其中主要项的关系 简 洁明了 三 纵栏标题 它是统计表纵栏的名称 通常用来表示统计指标的名称 一般写在表的上 方 已出版的许多志书纵栏标题其中项和总项并 列或加上 其中 这些弊端上文已作出说明 笔者认为用 表示其中项为妥 统计表的内容由两部分组成 一是统计表所 要说明的总体 它可以是各个总体单位的名称 总体的各个组 或者是总体单位的全部 这一部 分习惯上称为主词 二是说明总体的统计指标 包括指标名称和指标数值 这一部分习惯上称为 宾词 以表 为例 这个表说明的是 县 续志交流 黑龙江史志 人口情况 年 按地域分为 个组 并 列有总计 这一部分就是主词 户数 总人 口 男 是指标名称 它和下边的指标数值一起 称为宾词 通常 统计表的主词列在横行标题的 位置 宾词中指标名称列在纵栏标题的位置 但 有时为了编排合理和阅读方便 也可以互换位 置 四 指标数值 表格的指标数值分为文字和 数据两类 位于横行标题和纵栏标题的交叉处 任 何一个指标数值的含义都由横行标题和纵栏标题共 同说明 从已出版的志书看主要存在下面两个问 题 数值的处理 首轮修志一些志书表格数值 主要存在的问题 同一列数据的小数点保留 不一致 有的取整数 有的保留一位小数 有的 保留二位小数 给人感觉数据取舍随意 编排不 整齐 笔者认为数据的小数点取舍要统一 编排 时做到位对齐 遇到统计指标数据不祥或无 该项数据的表示方法不一 或以空白表示 或以 横画表示 笔者认为采用后者较好 可以有效避 免空白给人空洞的感觉 现在看到的志书对 数据不足表最小计量单位的项一般都用空格 这 样不妥 空格意味着该项数据没有 这与事实不 符 碰到这种情况应该用符号 来表示 志书的数值总计项有的出现在分项前 有的 出现在分项后 笔者认为前者为妥 因为志书中 的表格目的不在于统计 总计项前置在最短时间 给读者以总体的印象 市制计量单位和国家法定计量单位混用 编排不规范 首轮修志一般选用市制计量单位 如 土地面积用亩 质量用斤 公斤 长度用米 里 公里等 二轮修志把市制和国家法定计量单位混 用 这些现象带来很多问题 市制计量单位 和国家法定计量单位的换算比较麻烦且结果不准 确 如 市亩 对 平方米 的换算是循环小数 市制计量单位和国家法定计量单位混用给阅 读带来不便 国家于 年 月 日起实施 中 华人民共和国计量法 明确规定 国家采用法定 计量单位 国际计量单位和国家选定的其它计量单 位为国家法定计量单位 非国家法定计量单位应该 废除 国家法定计量单位具有统一性 实用性 合 理性 科学性 国际通用等优点 志书记述地方历 史既为当代服务更主要的是为后代提供详实的史 料 非法定计量单位将给子孙后代的查阅带来不 便 因此志书要采用法定计量单位 如质量用克 千克 吨 面积用平方米 万平方米 平方千米 计量单位的编排一般分两类处理 如果表的内容只 有一种计量单位 则标在序号这一行的右上角 如 果有两种及以上 则应在横行 纵栏 标题的名称 后加括号注出 五 注解 表中的内容需要解释说明的 应 在表下用注加以说明 有续表的注解应放在最后一 张续表下面 如对表的数据来源 数值为现行价或 可比价作注 二 关于表格形式的创新 传统统计表具有上文所讲的诸多优点 今 后仍将是志书中主要的表格形式 但有些事物 只需要交代发展的趋势 不需精确数据 千篇 一律地使用统计表就显得呆板 读者期待形式 多样 新颖活泼的表格 这要求设计者对表格 形式进行创新 而现代电脑技术给设计各种形 式的表格提供了有利条件 笔者在工作中对这 个问题进行了探索 根据实际需要设计出折线 图 柱形图 饼形图等多种形式的表格 下面 简要说说这几种表格的特点和作用 一 折线图 适用于反映事物的变化趋势 使读者在第一时间内了解事物的发展情况 例如 县 变化情况 二 柱形图 适