第三版差旅审批及报销管理规定20160714.docx

文件编号CW20160701版次：A4文件名称差旅费报销管理规定第8页 共8页差旅费报销管理规定编 制：审 核：批 准：生效日期：文件会签部门NO相关部门会签人员会签栏NO相关部门会签人员会签栏1142153164175186197208219221023112412251326文件发放部门（需要发放部门请把“”涂黑）董事办董事办 家纺事业部 外贸部总裁办秘书处 核价组 法务部 电子商务部 直营部 终端展示部 采购部 客服部 家纺事业部 人事行政部 酒店工程部财务部 审计部 信息部 品牌推广部营销中心黑马营 健康睡眠研究院 品牌推广部 海外营销部 招商部XX商学院 订单管理部 售后服务部 渠道管理部 XX综合品牌部制造中心物控部 设备部 生产一部 生产二部 生产三部 生产四部 生产五部 生产七部技术质量中心IQC部 质量体系管理部 检测室 品质部 工艺部 健康睡眠研究院文件修改记录版次修改内容编制人生效日期01财务部2010.06.2402财务部2012.10.3003修改了报销标准财务部2016.07.011目 的为了加强和规范公司内员工出差管理流程及差旅费报销，特制定本规定。2 适用范围本制度适用于东莞市XX有限公司所有因公出差的人员，差旅费包含出差期间发生的交通费、保险费、住宿费、差旅补贴。3、出差申请3.1出差人员由于公司业务需要，离开公司上班地点的，须在OA办公系统人事模块填写出差申请表，提交表单经审批后方可出差办理业务，出差行程如果需要派车或乘机的人员，一并填写派车申请和机票订购申请。4、出差借支事项4.1 因出差需要向公司借款，请在OA财务管理模块填制借款单，借款金额不超过借款人的月工资，提交表单进行审批；财务在收到经审批的借款单后将借款汇入借款人指定银行账户。4.2 借款人回厂进行差旅费报销时，请在OA系统选择冲减之前的借款，差旅费不够冲减的，借款人请将剩余借款在约定还款时间及时还清，超过预计还款期限无正当理由不归还借款，财务直接在借款人的工资中扣除相应借款金额。5出差规定及注意事项5.1 出差审批人应根据业务的紧急性、重要性和必要性，合理控制出差人员的数量、频率和食宿安排，以提高出差效率，降低出差成本。5.2 出差途中生病、遇意外情况或因工作实际需要，需要延长出差时间的，请在OA做出差单变更，严禁员工以出差为名办理私事，发现此类事件将追究其出差人和直接上级领导责任。5.3 未按公司规定办理出差手续出差的，公司不予报销费用，外出考勤按旷工处理。5.4 出差途中发生费用时，须从收款方索取正规发票以报销差旅费用。5.5 如出差参加会议、培训等活动，由经销商付费或住自己、朋友家里等，没有实际支付住宿费及餐饮费的，在报销时注明，公司不再给予食宿补贴。5.6 两人以上一起出差，本着节约目的，须合理安排行程和住宿，原则上两个同性别职员住一间客房（两人合住可按最高级别职员标准上浮20%），共同发生的住宿费、车费等，若由其中一人报销，须在备注中注明共同发生费用人员名单，未报销共同费用的职员在报销本人其他费用时注明共同费用由哪位职员报销。6. 报销审批流程：6.1 报销时间：出差人员回厂后7日内登录系统按要求填制差旅费报销单，长期在外出差职员每周整理费用票据，每月5号前寄回上月报销单据，15号交财务部报销,逾期不予报销。6.2 业务审批：出差人员直接上司对出差人员报销业务的真实性负责；6.2.1出差人员回厂后7日内登录OA系统，按要求填制差旅费报销单，粘贴相关票据附件。6.2.2单据整理完自行检查金额是否正确，票据是否齐全。6.2.3检查完在OA提交单据给领导审批。6.2.4在 OA系统打印报销单与附件票据一同交到财务部。 6.3财务审批：财务部核实报销资料的完整性、准确性、合规性，合法性。6.3.1财务部在收到报销单据时，会计对报销单据进行初步审核，对审核无误的报销单按财务部内部审批流程逐级向上呈批。6.3.2对经审批无误的报销单据4个工作日内支付报销费用到申请人银行账户。6.3.3如单据审核有误,初审会计就问题点在OA清单上备注，并在系统中退回至申请人，申请人须修改无误后提交。7. 差旅费报销标准：7.1 食宿标准：级别住宿费标准(附表1)差旅补贴备注特级城市一级城市二级城市其他级城市（伙食、饮水、通讯等）董事长/总裁级实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销根据出差紧急程度，效率原则选择出行方式核心管理团队成员500元/天450元/天350元/天300元/天80元/天总监/经理级330元/天280元/天250元/天200元/天60元/天主管(含)以下人员250元/天200元/天180元/天160元/天60元/天7.1.1依据实际出差天数和相关标准申请补助，出发时间或者返回时间在公司食堂就餐时间范围内的，不再给予生活补贴，途中如有报销应酬餐饮费，应扣除相应餐数的生活费补助。7.1.2节假日(劳动节,国庆,大型展会活动)住宿费标准可上浮20%。7.2 交通工具：7.2.1车船机票标准： 交通工具级别飞机高铁/动车火车/客轮公共交通董事长/总裁级实报实销实报实销实报实销实报实销核心管理团队成员经济仓二等座硬卧/经济位据实报销其他职员经济仓二等座硬卧/经济位据实报销7.2.2出租车：职员出差应优先选择乘坐公共交通工具（含机场巴士），没有公共交通工具的偏远地区，可选择出租车。但出差人员的出租车费用平均每日不得超过以下标准，超出部分不予报销：城市等级级别特级城市一级城市二级城市其他城市董事长/总裁实报实销实报实销实报实销实报实销核心管理团队成员实报实销实报实销实报实销实报实销其他职员50元/天40元/天30元/天30元/天7. 3 出差人员如因特殊情况，交通、住宿费用超出公司规定标准且有合理理由的，在备注中写明超标原因，按审批权限表经总裁或董事长审批后可以报销。7.4国外及港澳台出差，报销标准凭票实报实销处理。8. 票据规范要求：8.1 所有差旅费报销，必须有正规发票，在消费索取发票时，请注意发票抬头是否为公司全称，日期、金额和发票专用章必须齐全。8.2 生活补助：取得出差时间范围内的正规餐饮发票。8.3 交通费：取得与出差时间、地点、行程一致的发票。8.4 住宿费：取得与出差时间、地点、行程一致的发票及住宿清单。8.5 报销清单：在OA系统差旅费报销单表单中填写，报销清单按出差时间先后顺序不分类别详细列明每一笔费用，表单对应票据编号，并与发票编号一致，公司订购机票和使用企业版滴滴的行程不需要在清单上体现。8.6 票据的粘贴：请将发票整齐有序、正面朝上、横向、鱼鳞状张贴于A4纸;9. 自驾车出差费用报销标准广东省内出差,可自行驾车前往,出差距离由出差人根据实际距离如实记录，由上级领导进行审核，如发现自驾出差人员所报里程与实际里程相差较大时（如超过20%），超出部分不予报销，路桥费及停车费实报实销，油费补贴标准按1.2元/公里。出差人员去外地出差开车到机场的机场停车费不予报销,交通违章或中途维修费用不予报销。10. 监督及处罚机制10.1 财务部按月对公司出差人员的诚信进行内部评级，建立员工诚信档案。10.2 如发现报销人报销费用时弄虚作假,处虚报金额10倍罚款并直接开除。11. 本制度自2016年7月1日起实施。2015年4月15日修订的差旅费报销管理办法及关于差旅费的特殊审批全部作废。12. 本制度解释权归财务部。附件一：报销单格式2016差旅费城市级别划分特级城市北京上海深圳广州一级城市天津杭州南京济南重庆青岛大连厦门成都武汉哈尔滨沈阳西安长春长沙福州宁波郑州石家庄苏州三亚无锡佛山太原合肥南昌南宁昆明温州烟台海口贵阳二级城市乌鲁木齐拉萨兰州东莞西宁呼和浩特泉州银川包头南通大庆徐州潍坊常州鄂尔多斯绍兴济宁盐城邯郸临沂洛阳东营扬