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编制单位 编制人 编制日期 2017年3月 Word技巧培训 1 2 3 第一部分 提高效率第二部分 格式规范 目录 3 如何快速选中文字 鼠标放在左侧页边距处 单击可以选中鼠标点击位置的整行文字 双击可以选中整段文字 三击可以选中整篇文档中的文字 不过全选一般都用快捷键Ctrl A 4 点文字时 按住Ctrl键 可以选中不连续的多个文字 比如一段里面需要选中不连续的多个文字加粗或变换颜色时使用 按住Alt键再点选文字 可以不受行的限制选中矩形区域内的文字 如藏头诗 5 按住Shift键再点选另外一个位置 可以选中开始光标位置到后来光标位置间的所有文字 比如需要改变其中一段内容的字体 颜色时使用 6 在office操作中用快捷键 很好记 我们都知道Ctrl C是复制 Ctrl V是粘贴 那么格式刷其实就是复制格式 快捷键在普通复制粘贴的基础上加上Shift 也就是Ctrl Shift C 复制格式 Ctrl Shift V 粘贴格式 PPT里也是这个快捷键 更方便地使用格式刷 7 如果是习惯鼠标流的话 还有个格式刷的技巧 双击格式刷可以让格式刷被鼠标记住 可以连续对多段文字内容进行设置格式 不需要格式刷的时候再按ESC键或者鼠标再点击一下格式刷 就可以解除格式刷的记忆 8 鼠标流可以点击顶部开始菜单栏里面字号右边的那两个A进行放大缩小 键盘流点击快捷键Ctrl 和Ctrl 来进行放大缩小 就是键盘P右边那两个中括号 PPT里这个方法也适用 如何快速调整文字大小 9 有时候我们在Word里面需要用到SUM COUNT AVERAGE等Excel函数进行计算 菜鸟只会打开Excel列好表之后再复制粘贴 其实用Word完全可以搞定 方法 插入表格 输入好原始数据后 在菜单栏表格工具 布局 数据 公式 然后设置好公式和编号格式 点击确定就好啦 表格无需EXCEL协助 10 需要注意的是 如果原始数据修改了 公式的数字是不会自动刷新的 手动刷新的方法也很简单 选中公式的数字 右键 更新域 就刷新成功啦 11 有时候我们会尴尬的发现 Word里面要插入的表格有点长 正好赶上表格出现的位置在某一页的下半部分 结果延长到了下一页 但是下一页没有表头又会显得不专业 设置的方法很简单 方法 选中表头 表格工具 布局 数据里面的重复标题行点一下 就可以啦 如果想要取消 再选中第一个表头然后再点一下重复标题行就好了 让表格每页都自动生成表头 12 大家曾经应该都遇到过这样的事情 发现表格最后一行是空行 但是怎么删也删不掉 甚至多出了一页 每次打印的时候都有一种浪费纸张的罪恶感 同时心里怨恨Word为什么这么难使 方法 在顶部开始菜单栏里面找到段落设置的那里 然后在行距那里设置为固定值 1磅 表格最后多出一行怎么办 13 14 有时候我们在做Word时候需要无耻的Copy网上的内容过来 结果发现复制过来有大量的空行 如果手工删除非常耗费时间 这时候我们就需要取巧 用替换功能批量删除 方法 Ctrl H可以打开查找对话框 在查找内容那里输入 l l 是英文输入法状态下Shift 6 l是hijklmn里面的l 然后在替换为那里输入 p 然后点击全部替换 从网页复制过来的文字格式错误怎么办 15 16 17 第一部分 提高效率第二部分 格式规范 目录 17 自动编号是Word经常自作聪明帮大家做的事情 相信绝大多数人都不太喜欢 因为不够灵活 所以宁可用手工编号也不愿意用自动编号 但是使用手工编号的话 一旦遇到文档内容顺序调整 就会带来大量的工作了 更多的校对时间 只要出现一次这种情况 你所浪费的时间就足以让你熟练自动编号的工作原理和操作技巧 自动编号要用就用好 18 19 大家可能没用过标尺 但是一定被标尺坑过 为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的 直到某一天知道了标尺原来可以这么玩 调出标尺 在视图 显示里面把标尺打勾即可 标尺的作用 20 标尺的功能 首行缩进 每个段落第一行空几个格 放在标尺的2就是空2个格 4就是空4个 悬挂缩进 每个段落除了第一行以外空几个格 左缩进 设置文字最左边的边界 右缩进 设置文字最右边的边界 21 在PPT里文字的黄金行距是1 3 在word这种几乎纯文字的文档里面段落更是尤为重要 根据不同的文档内容 我们可能需要不同的行距 段落间距设置 段落格式的灵活设置 22 当然还有快捷键法 推荐使用1 5倍行距 快捷设置 23 我们在做文件的时候经常需要换页 比如章节之间的区分 留出手写区域等等 菜鸟们习惯狂敲回车 然而一旦上面的文字有调整 比如行距 字号甚至多加了一句话 第二页顶部就会多出