文档制作技巧培训

文档制作技巧培训 目录 第一部分PPT制作原则第二部分PPT应用技巧第三部分Word文档格式应用技巧 第一部分PPT制作原则 第一部分PPT制作原则 目标逻辑风格布局配色过程 目标 听众 一个PPT只对一类人服务 不要试图在一个PPT里面既讲管理又讲技术 场合 演讲PPT的场合非常重要 是一对一 或是一对多 或是公开演讲 目的 你的PPT永远为观众服务 设计的时候千万不要以自我为中心 内容 你的PPT只讲一个重点 不要试图在某个PPT中面面俱到 第一部分PPT制作原则 目标逻辑风格布局配色过程 逻辑 逻辑关系 PPT的结构逻辑要清晰 简明常见的逻辑关系有并列 综合 递进 层级 冲突 包含 对比 关联 交叉 组织 扩散 强调 联动 循环等最好只用 并列 递进 两类逻辑关系 并列关系 递进关系 逻辑 逻辑关系 层级关系 包含关系 对比关系 交叉关系 综合关系 逻辑 层次结构 通过不同层次的标题 标明PPT的结构关系但最好不要超过三层纵深 第一层级XXXXXXX第二层级XXXXXXX第三层级XXXXXX第四层级XXXXXX 示例 逻辑 第一部分PPT制作原则 目标逻辑风格布局配色过程 风格 风格要与主题对应 所有风格中 最重要的是 简明 的风格 不会抢主题文字的风头留白天地宽 母版背景切忌用图片等 而只用空白或是很淡的底 以凸显其上图文尽量少的文字 尽可能多的图表与简洁的数字保证画面简洁通过几个简单的颜色搭配 加上简单的渐变就可以达到非常清爽的效果用标准的 已被成功应用的各类图表工具 不要自造 模板举例 如果做企业内部报告 应该用企业的模板如果做学校的答辩 可以用带学校Logo 比较传统的模板如果是做学术报告 可以使用白底色模板除非是特殊的场合 比如婚庆 生日宴会 不要用花哨的模板 模板举例 1 2 3 模板举例 4 5 6 7 风格 选择PPT模板四大戒律 戒律一 画面太花 画面太花两种表现 一种是单页画面过乱 各种颜色 各种元素 各种风格 就乱到了极致 另一种是背景变化过多 你能想像一套PPT每张背景都不一样 而且相互之间毫无关系是什么样子吗 风格 选择PPT模板四大戒律 戒律二 喧宾夺主 模板永远只是一种装饰 永远是为内容服而不能盖过内容颜色过亮 面积过大 或者位置过突出 是PPT模板分量太重的三个主要表现 往往容易分散观众视线 从而弱化演示内容 风格 选择PPT模板四大戒律 戒律三 动画过乱 动画功能的意义在于 强调之强调 动画最恰当的应用有三处 一是对于文字需要逐行提示出现时二是图表的元素逐项显示时三是需要突出某个要点时不要用超过3种的动画效果 包括幻灯片切换 下面的飘带在PPT的每一页都是循环动画显示 会产生什么效果呢 观众总是不自觉把视线集中到那里 从而影响了对内容的把握 正式场合慎用音效 风格 选择PPT模板四大戒律 戒律四 缺乏过渡 PPT内容各部分之间最好有一个过渡页相区隔过渡页的版式与内页版式类似 但应简洁 醒目 容易引起观众注意 第一部分PPT制作原则 目标逻辑风格布局配色过程 布局 布局 结构化你的PPT单个幻灯片布局要有空余空间 要有均衡感PPT有标题页 正文 结束页三类幻灯片 体现你的逻辑性整个PPT最好不要超过30页面完成PPT之后 切换到 浏览视图 整体看看有没有不协调的地方 布局 MagicSeven法则 7士2 5 9 每张幻灯片传达5个概念效果最好7个概念人脑恰恰好可以处理超过9个概念负担太重了 请重新组织 Tips 做PPT内容才是根本 只有对内容熟悉 才能做到精简 布局 10 20 30法则 演示文件不超过10页演讲时间不超过20分钟演示使用的字体不小于30号 30point 只是约数 没有这么认真 尽可能而不是绝对 不管你的想法是否能够颠覆世界 你必须要在有限的时间里 用较少的幻灯片和精炼的语言将其精华传达给听众 GuyKawasaki 布局 12字真言 能用图 不用表 能用表 不用字 图表也依赖于你对内容的理解 你理解了 就可以找出对比 有对比 有就图表存在的可能几种常用的以图表形式显示数据的方法 圆饼图 用于显示比例 将分割块的数目限制在4 6块 用颜色或碎化的方式突出最重要的块 条形图 用来比较数量 例如 比较公司四个部门的销售额 布局 柱状图 用来显示一段时间内数量的变化情况 将竖条的数目限制在4 8条最佳 曲线图 用于说明趋势 例如 说明公司销售在逐年增长 增长趋势良好 最后的箭头强调一个问题 我们将来的发展似乎不错 表格 最适于比较并行数据资料 但是表格可能缺乏视觉效果 第一部分PPT制作原则 目标逻辑风格布局配色过程 配色 一般颜色可分为两类 冷色 如蓝和绿 和暖色 如橙或红 冷色最适合做背景色 因为它们不会引起我们的注意 暖色最适于用在显著位置的主题上 如文本 因为它可造成扑面而来的效果 如果在暗室 如大厅 中进行演示 使用深色背景 深蓝 灰等 再配上白或浅色文字可取得不错的效果 灯光明亮的房间内 白色背景配上深色文字处理会更好地维持视觉效果 PPT配色原则 整个PPT 包括图表 最好不要超过4种颜色整个PPT的几种颜色 一定要协调 因此建议多用同一个色调的不要自造颜色 而应用 屏幕取色器 去 扒 已经成功应用的颜色完成PPT之后 切换到 浏览视图 整体看看颜色有无突兀的地方 调色板 233 233 233 228 224 234 216 229 241 227 239 212 227 239 212 255 228 201 247 229 189 229 27 46 169 171 175 186 151 212 134 192 241 176 202 145 245 190 30 251 135 43 230 187 132 152 15 57 81 82 86 61 29 63 45 83 129 85 128 23 199 139 8 156 75 0 85 70 57 0 0 0 255 255 255 浅 中 深 注意事项 注意事项 1 2 3 4 一些颜色有其惯用的含义 例如红色表示警告 而绿色表示认可可使用这些相关颜色表达您的观点 但由于这些颜色可能对不同国家的用户具有不同的含义 请谨慎使用 根据不同的调查显示 5 至8 的人有不同程度的色盲 其中红绿色盲为大多数因此 请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容 具有不同颜色的相同信息可能表达不同的含义例如 使用红色和橙色的文字显著增强单词 Hot 的含义 而使用蓝色文字 则该单词的含义就会被弱化 避免仅依靠颜色来表示信息内容应做到让所有用户 包括盲人和视觉稍有障碍的人都能获取演示文稿中的所有信息 第一部分PPT制作原则 目标逻辑风格布局配色过程 过程 过程 行动的PPT 演讲结构 开展白 主体演讲 结束语 1 最大的忌讳是演讲的时候 对着PPT照本宣科地念上面的文字 KISS KeepItSimpleandStupid 原则 人才是主角 不能让PPT代替你的存在 深入浅出才代表你对知识的真正掌握 主题 暂停 下一个主题 如此循环 注意使用 暂停 使演讲平滑过渡 不要试图去用PPT阐述复杂的概念 永远记住PPT只说清晰 简明的事物 善用比喻和象征 善于调动听者参与互动 但谨慎地使用幽默 2 3 4 5 6 注意事项 3 确定设备音频和视频功能 注意室内光线 要明确如果发生什么事情可以给谁打电话 2 提前到达现场 与设备人员共同进行演示准备工作 5 准备备用图像资料 4 过渡时间较长或回答听众问题时 建议保持空屏保障听众把注意力集中到你身上而不是屏幕上 注意事项 在演示前练习 练习 再练习 演示时再练习就太晚了 PPT制作经验分享 第二部分PPT应用技巧 交流说明 PowerPoint使用方法交流介绍基于PowerPoint2003 但大部分功能在2007同样适用学会使用 帮助 通过帮助可以灵活的掌握OFFICE的各种用法 脱机帮助网上帮助 第二部分PPT应用技巧 PPT基本功能PPT新建与编辑其他注意事项 常用快捷键 OFFICE家族通用 PPT专有F5 放映SHIFT F5 从当前页开始放映ESC 取消放映SHIFT F9 显示或隐藏网格ALT F9 显示或隐藏参考线ALT SHIFT 升级ALT SHIFT 降级ctrl 放大文字ctrl 缩小文字 可通过帮助查看所有的快捷键 Ctrl C 复制Ctrl X 剪切Ctrl V 粘贴Ctrl S 保存Ctrl A 全选Ctrl Z 撤销上一动作Ctrl Y 恢复上一动作Ctrl Alt C 复制格式 常用键 Ctrl 上下左右键 可微移图像按住Ctrl键 拖动图像可以复制图像按住shift键可水平垂直拖动图像Ctrl shift在水平竖直方向复制画直线时按住shift键 工具栏 内置工具栏 选择视图 工具栏 自定义 自定义工具栏 第二部分PPT应用技巧 PPT基本功能PPT新建与编辑其他注意事项 在制作之前预先考虑好整张图的布局 在制作一张幻灯片之前 你必须考虑好的事情 这张幻灯片里你想要传递多少信息 以何种次序 因此您就知道在一张幻灯片中把对象物体置于何处 这张幻灯片里我准备放置多少张图 表 照片 因此我就将对于对象物体的尺寸了然于心 当你变成一个熟练的幻灯片使用者之后 你就会在构思好整个幻灯片的结构的同时 对于其中每一个对象物体的大小也很明白 如果一张幻灯片中有太多的对象物体 那么建议做成两张 请看下面的例子 画草图是一种非常好的工具 复制与移动 复制一个目标对象需要多长的时间 注意 要求原型和新对象必须对齐 方法1 方法2 选中对象 按下 复制和 粘贴 键 将复制了的对象从原型对象边移开 使用 绘图 菜单中的 对齐 命令 完成时间估计 16秒钟 选中对象 在按下shift和ctrl键的同时将对象移动到想要移到的位置 完成时间估计 2秒钟 看出差别了嘛 14秒钟 在幻灯片的绘制中 复制操作是一个非常普遍的操作 通常我们估计一张中等复杂度的幻灯片的绘制中可能会产生20次或者更多的这种操作 因此14秒钟的差距就意味着一张幻灯片280秒钟的的差距 一份100页的报告那就是28000秒钟的差距 换算一下就是接近8个小时 并且这只是众多操作中的一种类型而已 VS 对齐与平均分布 怎样才能得到下面的结果 组合图形的画法 怎样得到这样的结果 组合图形的画法 画好每一种图形后再进行对齐调整吗 这是浪费时间 正确的做法 先画一组排列整齐的同种形状的图形 大概用时30秒就可以完成 选择你想改变形状的图形 采用编辑图形的功能进行 变形 文本录入 插入 文本框 选择添加水平或者竖直文本使用层级 编号 项目符号大小 用标尺调整bullet 字体设置 阴影 字体替换 中文 西文 艺术字不同设置 使用选择性粘贴与格式刷 SAMPLE样例 样例 样例 样例 文本格式的调整 1 2 上面的三角控制着段落第一行的缩进 下面的三角控制着段落第二行和第二行以后行的缩进 这些三角控制二级文本 表格标示 当您编辑文本框的时候 水平的标尺可能象下面一样 表格标示控制 1 2 1 2 未调整的粗体点未调整的粗体点 bullet 使得文本就象这样对齐 调整过的粗体点 bullet 使得文本象这样完美地左对齐 这里的三角都是用来调整粗体点 bullet 就是为了让位于左边的粗体点能够对齐 注意 千万不要试图用空格来对齐文本 这种方法不仅不可行并且是浪费时间 并且这种方法会给以后调整文本格式带来种种的麻烦 导入 导入 使用 插入 命令 从WORD中导入从其他PPT 导入 粘贴和选择性粘贴 把需要演示的excel和word文档导入PPT中 单击插入 对象 选择由文件创建 浏览本机选择要插入的文档 1 2 3 自选图形 插入改变形状和大小设置阴影和颜色渐变插入文本填充同时设置多个对象使用格式刷复制格式 文本 1111 1111 文本 文本 充分利用自选图形来丰富PPT的内容 巧克力 充分利用自选图形 举例 培训使用 系统配置实施 详细设计 初步方案 业务分析 研究软件 项目阶段 阶段工作内容 根据PICASO应用方案分析文档 下周与各业务部门开始共同讨论决策形成最终初步设计方案根据确定的实施方案开展项目实施工作 仔细查阅了APS MES访谈纪要 并对计划经营处 塑料厂计划科 塑料厂调度科进行了补充调研和数据分析结合软件功能 编写完成PICASO应用方案分析文档 业务与软件的充分结合 4月6日 4月13日 图片和剪贴画 插入图片选择性粘贴为图片点击右键选择显示图片工具栏 对图片进行编辑 MES 插入地图 连接线用法样例 2 3 1 4 5 6 7 8 叠放次序样例 3 1 点击图片右键选择叠放次序 插入表格 把表格粘贴后选择撤销自动套用格式右键选择边框和填充 对表格的颜色 字体 文本框进行调整更新元素时运用选择性粘贴 无文本粘贴方式 添加其他OFFICE对象 可以在PPT中插入VISIO流程图和图表 点击图形右键可以对图形属性 数据进行编辑 做好一套PPT后 应检查和注意的事项 PPT的大标题 页眉页脚日期是否正确每张PPT的标题是否正确PPT整体的协调性 包括每张PPT的字体 BULLET的大小 颜色和行距 多个图形是否对齐整篇PPT的颜色是否协调 不要用过于鲜艳的色彩文字 图片整体的摆放是否居中 最好不要把整张PPT充满运用的模板与PPT是否符合逻辑和结构当遇到细致 多元素的PPT时 最好以150 的显示比例进行制作和检查 第二部分PPT应用技巧 PPT基本功能PPT新建与编辑其他注意事项 利用画笔来做标记 在打开的演示文稿中单击鼠标右键依次选择 指针选项 绘图 即可调出画笔在幻灯片上做标记用完后按ESC键便可退出 PPT编辑放映两不误 按住Ctrl 单击 幻灯片放映 菜单中的 观看放映 幻灯片演示窗口缩小至屏幕左上角修改幻灯片时 演示窗口会最小化修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应效果 放映窗口 编辑窗口 打印清晰可读的PPT文档 点击 工具 选项 命令 单击 打印 选项卡 此文档的默认打印设置 标题下 单击 使用下列打印设置 在 颜色 灰度 框中选择 灰度 模式 是黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式在 颜色 灰度 框中选择 纯黑白 模式 将大部分灰色阴影更改为黑色或白色 可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义 灰度模式效果 纯黑白模式效果 建立自己的资料库 Office自带网上下载平时收集 收藏一些不规则图形 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