考勤软件使用说明.doc

网络版考勤管理系统考勤管理软件使用说明本文件说明了如何使用考勤管理软件。考勤软件是把员工的上下班时间详细记录下，并且进行分析的工具。所以考勤软件需要完成以下几个方面的任务：1. 人员管理，管理需要考勤的人的基本资料。2. 规定人员上下班的作息时间，我们称之为作息标准。3. 指定人员的作息方法，称之为作息制度，它说明了员工在具体每一天的作息时间。4. 指定如何考察员工的作息情况，也就是如何对不同的员工使用不同的考勤标准，称之为考勤策略。5. 考勤数据查询，在考勤数据结果的基础上需要改动或统计分析。考勤数据来自根据考勤策略和作息制度分析的结果。如何进入软件：1、 点击桌面上图标进入考勤软件2、 出现登陆界面： 系统默认的用户名为：admin，密码为空密码。点击确定进入软件操作主界面。软件主界面介绍：最上一行为软件主菜单，包括软件所有功能项目：第二行为主要功能快捷图标，点击这些快捷图标可方便的使用软件主要功能。下面是所选项目的具体操作窗口。菜单功能介绍：1、 系统：在菜单条上点击系统，出现下列选项：A：用户设定使用此软件的操作者，可增加或删除操作人员并对不同的操作人员设定不同的软件操作功能权限。点击用户，出现用户列表，选取其中一个用户（所选中用户底色为蓝色），点击鼠标右键可进行用户的增加、删除、修改用户及用户权限的设定。点击权限设置，进入设置界面，选取相应的功能点击，允许操作打勾，反之为不允许此项操作。设置完成点击确定按钮退出。B、日志查询某个日期段，软件登入者对本软进行过什么操作，以备日后有据可查C、选项设定软件进入后立即显示的功能，软件显示某些数据时候的背景颜色（以便和其他数据在显示上作区分），加班统计是以分钟还是小时为单位计算。D、Language可选择软件使用语言，简体或繁体E、修改密码修改登入者的密码F、退出系统关闭软件2、人事管理在菜单条上点击人事管理，出现下列选项：A、公司资料设定本公司有部门资料，公司职位资料。输入界面分两栏，左边一栏为部门管理，右边一栏为职称管理。部门分三级管理，每个大部门可再下分两个子部门，例如：生产部下分第二级为具体部门名称，第三级是每个部门再往下分的部门：例如：生产部下分包装车间，包装车间再下分印刷组。选取某个部门再点击鼠标右键可以增加部门（同级部门），增加下级部门（当前部门的下级部门），修改当前部门内容或删除当前部门，删除当前部门会一并删除这个部门的子部门。职位操作同部门操作类似，主要是设定公司内有些什么工种。B、假日设置设定公司在某个时间段放假，假日设置的时间在考勤里不作计算。C、人员管理输入公司需要考勤人员的名单，定义每个人员的基本资料，如：人名、所属部门、工号、人员所持卡号（指纹机则输入人员在指纹机登记的序列号）光标移动到人员项目栏，点击鼠标右键会弹出人员管理的功能菜单。新增人员：新增人员是输入新员工的人事资料，编辑人员是编辑当前鼠标所选中人员的资料。人员资料输入表格如下图：其中工号、姓名、部门是必须录入的资料，其他项目可以选填。发卡：在人员管理菜单下选中某个人，再按鼠标右键，弹出功能菜单，选择发卡项目点击，出现发卡内容对话框。这时填上人员所持感应卡上印刷的前面的10位号码。如果是指纹机考勤，则把人员在指纹机登记的序列号填入卡号栏(注意:卡号必须大于999，输入完成后按确定退出。删除人员：在人员管理项目栏选中需要删除的人员，再按鼠标右键，弹出功能菜单，选择是，则该人员从人员表中被删除，同时刷卡记录和考勤数据也被删除，因此人员删除功能要慎重使用。对控制器该卡的权限仍然有效。选择是，则控制器中的卡数据被删除，该卡的权限被取消。选择注销项目点击软件弹出提示项目问是否确定要注销当前人员如果按是，人员将被注销，这时在人员列表内此人将被注销，此人在表格内的背景颜色将变成绿色。被注销的人员门禁权限取消也不会被计算考勤。人员注销后也可恢复成正常状态（取消注销），操作方法和注销人员方法类同，不过是把人员注销项目前的勾去掉。人员被注销后方可使用人员删除功能，操作方法与人员注销方法类同。D、请假管理员工在上班时间内请假，则需要在此项目内输入请假登记。不然考勤软件会把无刷卡记录又无请假登记的人员作旷工处理。点击请假管理，弹出请假管理对话框光标移至项目内容栏内，点击鼠标右键，会弹出功能选项。新增：是新增加请假记录，界面如下图先在人员栏目里选择需要请假的人员，然后在请假日期时间段内选择好请假的开始、结束时间，请假事由栏目里则输入因何理由请假。输入完成后按确定退出。修改：操作方法与新增类同，修改已登记的请假记录删除：操作方法与新增类同，删除已登记的请假记录批准：输入的请假记录不会立即生效，需要选取某个请假记录再点击批准项后，此请假记录才会生效，请假人在请假时间内没有刷卡才不会被记录成旷工。点击批准后后审批项目栏内会自动填入批准人的人名(及软件登入者的人名)D、出差管理操作与请假管理类同，只不过人员不打卡是因工出差。2、考勤管理在菜单条上点击考勤管理，出现下列选项：A、作息标准设定公司有规定有那些班次，例如：早班、中班、晚班。每个班次的上班时段，例如：早班是08：0012：00、中班是13：0018：00、晚班是19：0022：00让我们举个简单的例子,公司行政人员每天上班时间是上午8：0012：00，下午13:0017:00每上五天班休息两天。我们点击作息标准弹出作息标准项目输入栏，光标移至作息班输入栏内，按鼠标右键弹出功能操作项，点击新增作息标准，弹出新增作息标准菜单在名称内输入行政班，因为行政班上班规律是每上五天班休息两天，因此可理解为每七天按此规律循环一次，所以在序列数栏目内输入7，按确定退出，出现如下画面。左边栏是班次名称，右边栏是7中每天的上班时间，每天可分三个时间段，在这个例子里我们把行政班规定每天只上2个时间段8：0012：00和13：0017：00。现在我们来定义这七天中每天的上班时间。光标到序号栏内按鼠标右键弹出功能选项按修改，弹出编辑作息时间段对话框上面的设置意思时一天要上两个时间段,上班提前60分钟打卡为无效.下班晚60分钟打卡为无效.加班的前面打勾表示这个时间段为加班时间.夜间的前面打勾表示这个时间段为夜间时间.时间段1和时间段2中间上下班可以不打卡的前面打勾表示一天可以只打两次卡早晚各一次.按时间段1区间记录,否则按最早最晚记录打卡时间前面打勾表示考勤统计时按作息标准时间统计.不打勾则是按实际的最早和最晚打卡时间统计.如果某些班次每天上班时间不同，并且是每十天循环一次，例如清洁工或保安，可以按以下例子设定。这个例子的意思是增加一个保安班，这个班第一天上班时间是08:00:0018:00:00，第二天和第三天的上班时间是08:00:0012:00:00，第四天又是上08:00:0018:00:00,第五天到第十天都是上08:00:0023:00:00C、作息制度作息制度是规定公司内某个部门是上什么班，或小到某个人上什么班，例如：规定行政部是上行政班，保安上保安班。点击作息制度，光标移动到行政部栏目上按鼠标右键，弹出功能菜单，点击新增部门考勤制度弹出部门作息制度菜单项。开始日期意思是行政班从哪天开始正式算考勤，本例是2007-07-11当天开始算行政班正式考勤时间。从上面的作息标准中我们了解行政班是上七天一个循环，我们班次定义的是第一到第七天为上班，公司假如规定行政部星期六、星期日为休息，我们知道2007-07-11日是星期三，于是我们选择作息标准中定义的序列1为七天循环周期中的第三天。因此在当天（2007-07-11日）上班栏内输入行政班中的序列3，计算下去班次序列6、序列7刚好是星期六、星期天。输入完成后选择确定退出。C、考勤策略考勤策略是对班次中迟到、早退、加班情况作出定义，例如：上班设定上班时间超过5分钟才算迟到，迟到超过60分钟就算旷工登。考勤策略中内容的意思比较好理解，这里就不作详细叙述。我们点击点击考勤策略，光标移动到行政部栏目上按鼠标右键，弹出功能菜单，点击新加部门考勤策略 弹出部门考勤策略菜单项，可以根据相关的内容填入不同的数值，达到公司的考勤要求。如图：D、刷卡记录管理刷卡纪录管理是查询某个日期段所有的刷卡记录，是数据库内数据内刷卡记录的查询，它是纯刷卡记录查询并不涉及到考勤规则的计算。点击刷卡记录管理，弹出查询结果界面点击查询，可以输入具体条件项进行分类查询，按确定开始查询。E、考勤计算考勤软件对刷卡数据可以自动在后台计算出考勤结果，如果刷卡数据被手动修改过后，就需要使用此功能进行手动计算，把修改后的数据计算入考勤结果。点击考勤计算，弹出考勤计算项目菜单E、人员考勤统计这是个考勤报表，人员考勤统计将列出公司员工在某个时间段内累计的考勤项目总数，例如：员工在某个时间段内总共迟到了多少分钟，旷工多少次，工作了多少分钟。点击人员考勤统计，弹出考勤统计结果窗口。也可选择不同的条件项进行分类统计：F、部门考勤统计这是个考勤报表，部门考勤统计将列出公司所有部门的考勤项目总计，类同人员考勤统计，不过它只按部门进行统计。G、考勤管理这是个考勤报表，考勤管理是员工每日考勤项目的明细列表，即是员工考勤的日报表，它详细列出员工每天考勤项目的情况，每天迟到了多少分钟，早退了多少分钟，这天是不是有旷工。点击考勤数据，弹出人员考勤日报表。也可按查询 进行分类查询4、数据导出数据导出功能是把软件中所提供的报表包括人员报表